Gör det möjligt för användare att skicka ett ärende via e-post till ett begärandeköprojekt
Du kan konfigurera ett projekt så att användare kan lägga till problem i projektet via e-post. Du kan bara tillåta att utleveranser e-postas till ett projekt om projektet har angetts som en frågekö. Mer information om hur du skapar ett begärandeköprojekt finns i Skapa en begärandekö.
Åtkomstkrav
Du måste ha följande åtkomst för att kunna utföra stegen i den här artikeln:
*Kontakta Workfront-administratören om du vill veta vilken plan, licenstyp eller åtkomst du har.
Förutsättningar
Följande krav krävs för att konfigurera ett projekt så att användare kan lägga till problem i projektet via e-post.
Dessa villkor måste vara uppfyllda innan den här funktionen aktiveras:
- Användare som skickar e-postmeddelanden till det här kontot måste vara aktiva användare med en licens för Workfront.
- Användare som skickar e-postmeddelanden till det här kontot måste ha behörigheten Lägg till problem i projektet.
- Externa användare kan inte skicka e-postmeddelanden till en begärandekö eftersom de inte har åtkomst att skapa problem.
- Det är bara e-postmeddelanden som kommer från en e-postadress som är kopplad till en aktiv Workfront-användare som kan skicka utgåvor till projektet. E-postmeddelanden som vidarebefordras till en aktiv Workfront-användare via e-post som inte är kopplad till ett Workfront-konto kan inte skapa problem under projektet eftersom den ursprungliga avsändarens e-postadress måste kopplas till ett aktivt Workfront-konto.
- Projektet är konfigurerat som en begärandekö.
- E-postkontot som är kopplat till projektet är inte länkat till ett Workfront-användarkonto.
Konfigurera projektet i Workfront
-
Workfront tillåter en unik e-postkö per begäran för alla kluster. Om du väljer att inaktivera din begärandekö behåller du den e-postadress du skapade så länge som den fortfarande finns i rutan Ange e-postadress. Om du väljer att inte längre använda e-postadressen måste du ta bort den från fältet Intag-e-post så att den kan användas senare.
-
Om det finns flera köämnen eller ämnesgrupper i kön i begärandekön väljer Workfront slumpmässigt det köämne som förfrågningarna ska gå till, vilket gör det svårt att hantera e-postförfrågningar.
Vi rekommenderar att det projekt som du ställer in för att ta emot begäranden via e-post inte ska ha mer än ett köämne. Om de inskickade förfrågningarna är avsedda för olika resurser eller projekt bör du dirigera eller flytta dem manuellt efter att de har skickats.
-
Gå till det projekt som du vill aktivera för att ta emot utgåvor via e-post.
-
Klicka på Köinformation i den vänstra panelen. Du kan behöva klicka på Visa fler först.
-
I området Kötyp väljer du Publish som kö för hjälpbegäran.
-
Bläddra ned till området Inställningar för e-postkö och välj sedan Aktivera inmatning av begäran via e-post.
-
Ange början på e-postadressen i rutan Ange e-postadress.
Du måste skapa en unik e-postadress. Vi rekommenderar att du använder ditt företagsnamn som en del av din e-postadress.
note caution CAUTION -
E-postadressen kan inte återställas från papperskorgen om projektet som innehåller begärandekön tas bort.
-
Eftersom e-postadressen måste vara unik kanske den inte är tillgänglig i framtiden om den tas bort.
-
-
(Valfritt) Markera Vidarebefordra alla problem som inte kan skickas via e-post och ange sedan en e-postadress för vidarebefordran i rutan nedan.
Den här e-postadressen får information om e-postmeddelanden som inte kunde skickas till projektet.
-
Klicka på Spara. När användare med ett aktivt Workfront-konto skickar ett e-postmeddelande till den här e-postadressen skapas nu ett problem i Workfront-projektet.
note note NOTE Användarna måste kunna skapa problem i projektet för att kunna skicka via e-post. Du kan bevilja den här åtkomsten i dialogrutan Delning under Avancerade inställningar. Externa användare kan inte skicka e-postmeddelanden till en begärandekö eftersom de inte har åtkomst att skapa problem.
Ta emot utgåvan i Workfront
När en Workfront-användare skickar ett e-postmeddelande till Workfront händer följande:
- Ämnesraden i e-postmeddelandet blir Ärendenamn.
- E-postmeddelandets brödtext blir en beskrivning av problemet.
- Om det finns några dokument bifogade till e-postmeddelandet bifogas dessa dokument till utgåvan i Workfront.
- Användaren som skickar e-postmeddelandet blir den primära kontakten för den nya utgåvan i Workfront.
- E-postmeddelandets brödtext får inte vara längre än 4 000 tecken.
- E-postbilagor får inte överskrida totalt 7 MB.