Skapa en godkännandeprocess för arbetsobjekt

Låt det här alternativet vara aktiverat om du vill att andra användare ska kunna koppla godkännandeprocessen till projekt, uppgifter och utgåvor som de skapar.

Det här alternativet är aktiverat som standard.

Tips! Det kan vara bra att markera en godkännandeprocess som inaktiv när organisationen inte längre behöver använda den, men du vill bevara historik om hur den används.

Om du vill att godkännandeprocessen ska vara tillgänglig för projekt, uppgifter, utgåvor och mallar som bara tillhör en viss grupp börjar du skriva namnet på gruppen och väljer sedan namnet när den visas:

• Om du är systemadministratör eller har administrativ åtkomst till godkännandeprocesser kan du se vilken grupp som helst i systemet när du skriver dess namn. Alla grupper är markerade som standard.
• Om du är gruppadministratör utan administrativ åtkomst till godkännandeprocesser kan du tilldela godkännandeprocessen till alla grupper som du hanterar när du skriver dess namn. Alternativet Alla grupper är inte tillgängligt.

Det här alternativet är inte tillgängligt för enstaka godkännandeprocesser.

VARNING: När du gör ändringar i den gruppspecifika godkännandeprocessen kan de befintliga godkännandeprocesserna som redan har associerats med arbetsobjekten ändras. Mer information om de här ändringarna finns i Hur ändringar i grupp- och godkännandeprocessen påverkar tilldelade godkännandeprocesser.

Mer information om hur du listar och hanterar gruppens godkännandeprocesser från gruppens sida finns i Godkännandeprocesser på gruppnivå.

Mer information om administrativ åtkomst till godkännandeprocesser finns i Bevilja användare administrativ åtkomst till vissa områden.

Välj den status som ska utlösa godkännandeprocessen för arbetsobjekt. När någon uppdaterar en arbetsuppgift till den här statusen påbörjas godkännandeprocessen.

Samma status kan inte väljas för flera godkännandeprocesssökvägar.

De tillgängliga statusvärdena baseras på vad som har valts under alternativet Det här godkännandet kan användas av (förklaras i tabellen ovan):

• Om alla grupper är markerade är endast systemomfattande statusar tillgängliga

• Om en viss grupp är markerad är bara de statusar som är tillgängliga för den gruppen tillgängliga

Mer information om hur godkännandeprocesser fungerar med status finns i avsnittet Hur godkännandeprocesser bygger på status i artikeln Översikt över godkännandeprocessen.

Börja skriva namnet på den användare, det team eller den jobbroll som du vill utse till godkännare för den här scenen och klicka sedan på namnet när det visas i listrutan. Du kan bara lägga till aktiva användare, jobbroller och team.

TIPS:

När du lägger till en användare som godkännare ska du lägga märke till avataren, användarens primära roll eller användarens e-postadress för att skilja mellan användare med identiska namn. Användarna måste vara associerade med minst en jobbroll för att kunna visa den när du lägger till dem.

Du måste ha inställningen Visa kontaktinformation aktiverad på din åtkomstnivå för att användare ska kunna visa användarnas e-postmeddelanden. Mer information finns i Bevilja åtkomst för användare.

OBS:

När du lägger till en användare, ett team eller en roll som godkännare får de inte automatiskt behörighet till objektet som är kopplat till det godkännandet. De får behörigheter till objektet när godkännandesteget aktiveras. Annars måste objekten delas med dem innan de kan fatta ett beslut om godkännande.

Du kan också utse en person till godkännare genom att ange den enskildes roll. Du kan till exempel tilldela en projektägare, en projektsponsor, en Portfolio-ägare, en programägare eller en projektledare som godkännare. Dessa alternativ visas automatiskt när du börjar skriva.

VIKTIGT:

• När du tilldelar ett godkännande till projektsponsorn och ingen utses till projektledare tilldelas godkännandet till projektägaren. Om ingen har utsetts till projektägare tilldelas Workfront-administratören godkännandet.

• När du tilldelar ett godkännande till en roll och Godkännaren behöver inte vara i projektteamet (för godkännandeprocesser som innehåller en roll) är inaktiverad, men det finns inga roller i projektteamet som matchar rollen i godkännandet, tilldelas godkännandet om till projektägaren. Mer information om godkännandeinställningar finns i Konfigurera globala godkännandeinställningar.

• När du tilldelar projektägaren ett godkännande och ingen utses till projektägare tilldelas godkännandet till Workfront huvudadministratör enligt anvisningarna i avsnittet Kundinformation i inställningsområdet. Mer information finns i Konfigurera grundläggande information för systemet.

Du kan upprepa den här processen om du vill lägga till flera godkännare på scenen. I ett och samma steg kan en kombination av användare, team och jobbroller ingå som godkännare. Det finns ingen gräns för hur många godkännare du kan lägga till på en scen.

VIKTIGT:

När du tilldelar jobbroller som godkännare kan alla användare som är kopplade till den jobbrollen som också finns i projektteamet fatta ett beslut om godkännandet.

När du tilldelar ett team som godkännare kan alla användare i det teamet fatta ett beslut om godkännandet.

Mer information om projektteamet finns i Översikt över projektteamet. Mer information om hur du godkänner arbete finns i Godkänna arbete.

Välj det här alternativet om någon av godkännarna på scenen kan godkänna eller avvisa arbetsuppgiften under den här fasen. Den här åtgärden gör att arbetsobjektet kan lämna scenen.

När det här alternativet inte är markerat måste alla identifierade godkännare godkänna eller avvisa scenen (i valfri ordning) innan artikeln lämnar scenen. Om någon av godkännarna avvisar scenen avbryts processen och börjar om så att nödvändiga ändringar kan göras. Sedan kan godkännarna godkänna eller avvisa scenen en gång till.

När ett team utses till godkännare kan alla medlemmar i teamet bevilja eller avvisa en fas.

Välj den åtgärd som du vill utföra om arbetsuppgiften avvisas i något skede av sökvägen:

• Skapa ett problem: (Endast tillgängligt för projekt- och uppgiftsgodkännandeprocesser) Ett problem skapas i projektet eller aktiviteten där godkännandeprocessen körs. Den tilldelade standardresursen för aktiviteten eller projektägaren är tilldelad till utgåvan. Som standard är namnet på det skapade problemet Godkännande nekat (<projekt- eller aktivitetsnamn>). Det här är ett avvisningsproblem som anges under uppgiften eller projektet, beroende på vilken godkännandeprocess som avvisades.

• Ange status till : Välj något av följande:

  • Tidigare status: Det avvisade projektet, aktiviteten eller problemet återgår till den status som gällde före den status som aktiverar godkännandeprocessen.

  • Annan status i listan: Det avvisade objektet flyttas till den status du väljer, till exempel Väntande. Du kan välja en av standardstatusarna eller en anpassad status som du har lagt till i ditt Workfront-system.

    Om du väljer en status som är associerad med en godkännandeprocess som avvisningsstatus, flyttas det avvisade objektet till den valda statusen och markeras som"Väntande godkännande".

    Om du t.ex. väljer Väntande som avvisandestatus och statusen Väntande är associerad med en godkännandeprocess, placeras det avvisade objektet i statusen "Väntande - godkännande", vilket kräver godkännande.