Criando pontes entre o Workfront e o AEM Assets

14 minutos

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O gerenciamento de metadados no Adobe Workfront e no Adobe Experience Manager Assets é um desafio comum para as equipes de operações digitais. Com base nas experiências dos especialistas Autumn Earle e John Lemme, este guia apresenta as estratégias, funções e soluções que ajudam as organizações a alcançar integridade de dados, eficiência operacional e governança escalável.

Introdução

Se suas equipes dividirem o tempo entre o Adobe Workfront e o AEM Assets, o alinhamento claro de metadados será responsável por acelerar a velocidade do conteúdo. Em um recente webinário “Aprenda com seus colegas”, os autores deste artigo abordaram como tornam confiável o mapeamento do Workfront → AEM. Os tópicos abordados incluem o aproveitamento de um sistema de registro por campo, controle de alterações leves e sincronizações baseadas em eventos com o conector nativo. Também foram abordados casos de uso do Fusion em que governança ou lógica de vários sistemas são necessárias.

Neste artigo, você aprenderá:

Apresentação da implementação: uma abordagem passo a passo para implementar o conector nativo do Workfront → AEM Assets
Práticas recomendadas de metadados: mapeamento de campos de metadados entre formulários do Workfront e esquemas do AEM
Diretrizes de governança: funções e documentação necessárias para dimensionar com confiança
Conector nativo versus Fusion: quando confiar no conector nativo e quando usar o Fusion para medidas de proteção e orquestração

A sessão foi projetada para as partes interessadas em operações digitais no setor técnico e comercial, DAM e gerenciamento de projetos. O objetivo: desmistificar o mapeamento de metadados entre o Workfront e o AEM Assets, enfrentar desafios comuns e compartilhar práticas recomendadas para melhorar a integridade dos metadados e aproveitar a automação.

Fundamentos de metadados

Os metadados são o princípio organizacional por trás do gerenciamento de ativos digitais. No AEM, os metadados acompanham o ativo e possibilitam a pesquisa, o fluxo de trabalho e a política. No Workfront, os metadados são coletados por formulários personalizados nos níveis de projeto, tarefa e documento. Manter uma única fonte de verdade por campo e o controle básico de alterações impede o retrabalho no downstream.

Função dos metadados: os metadados são essenciais para gerenciar ativos e projetos digitais com eficiência, fornecendo informações e controle organizados.
Fonte da verdade: uma única fonte da verdade garante consistência, relatórios precisos e conformidade em sistemas de ativos digitais.
Mecanismo de controle de alterações: a implementação do controle de alterações é essencial para gerenciar atualizações e manter a integridade de metadados em todas as plataformas.

TIP

Se você está apenas começando, pode achar útil este webinário sobre os pré-requisitos para usar o conector nativo.

Antes de integrar o Workfront e o AEM Assets, verifique:

Configuração do Workfront: esse processo é feito no Adobe Admin Console com uma ID de organização atribuída
Produtos atribuídos: o Workfront e o AEM Assets (ou o Assets Essentials) são atribuídos como produtos ao usuário que está configurando a integração

Essas etapas são essenciais para ativar o conector nativo e garantir um fluxo de dados contínuo.

Alinhamento: a “Equipe M”

Os metadados bem-sucedidos são um esforço de equipe multifuncional. As seguintes funções são essenciais:

Gerentes de projeto: supervisionam linhas do tempo, recursos e comunicação
Partes interessadas do negócio: definem requisitos e critérios de sucesso
Equipe de integração técnica: configura sistemas e gerencia conexões de API
Administradores do DAM: controlam os metadados e garantem a preparação dos ativos
Líderes de gerenciamento de alterações e treinamento: impulsionam a adoção de usuários e fornecem treinamento

Cada função contribui para uma estratégia integral que mantém os metadados alinhados aos objetivos de negócios.

Estratégia de alinhamento e mapeamento de campos

Fundamentos do alinhamento de campos: o alinhamento de tipos de campos, convenções de nomenclatura e formatos de valor garante a consistência entre vários sistemas
Uso da matriz de metadados: uma matriz de metadados visualiza relações de campo e identifica fontes de dados autoritativas de maneira eficaz no Planejamento do Workfront
Prevenção da duplicação: a definição da propriedade de campos do sistema ajuda a impedir a duplicação de dados e mantém a governança
Base para escalabilidade: estratégias de metadados consistentes dão suporte a estruturas de metadados escaláveis, integradas e robustas

Práticas recomendadas:

Normalizar convenções: nomes, tipos e valores permitidos
Definir um sistema de registro para cada campo: direção de sincronização (unilateral e bilateral), acionador (evento/agenda) e regras de conflito
Esta é uma matriz de mapeamento de metadados ativa: crie uma versão dela sob controle de alteração e mantenha a consistência

Alternativa padrão

Demonstrações do conector nativo e do Fusion

DICA: clique nos “pontos” abaixo de cada carrossel para avançar pelas demonstrações.

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Demonstração do conector nativo, etapa 1: página inicial do Workfront

Navegue até a Página inicial da sua instância do Workfront.
Selecione o ícone “Configurações” nas opções de menu do painel esquerdo.
OBSERVAÇÃO: se o menu está à direita, o Admin Console precisa ser atualizado para concluir esta conexão.

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Etapa 2 da demonstração: configurações de documento do Workfront

Em “Documentos”, selecione “Experience Manager Assets”.
Clique no ícone de adição e em “Adicionar integração com o Experience Manager”.

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Etapa 3 da demonstração: conexão do Workfront com o AEM

Adicione um nome para a conexão.
Selecione o ambiente do AEM na lista suspensa do repositório.

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Etapa 4 da demonstração: mapeamento de metadados da conexão do Workfront com o AEM

Mapeie TODOS os metadados que você deseja que estejam em cada ativo no AEM nesta seção.
Pré-requisitos:
- Os formulários personalizados do Workfront são criados com todos os metadados para o projeto e o ativo.
- O Esquema de metadados é criado no AEM e atribuído às pastas apropriadas.
- Os Tipos de metadados se alinham (por exemplo, A região é de seleção única em ambos os sistemas).
OBSERVAÇÃO: ao selecionar uma opção, como “descrição” do documento, verifique se você selecionou o item principal correto.

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Etapa 5 da demonstração: detalhes do projeto do Workfront

Navegue até o projeto do Workfront.
Confirme se todos os detalhes do projeto estão preenchidos no formulário personalizado.

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Etapa 6 da demonstração: documentos de projeto do Workfront (1 de 3)

Selecione o ícone “Adicionar novo” no canto superior esquerdo do projeto na guia “Documentos”.
Selecione Detalhes do documento e adicione uma descrição.

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Etapa 6 da demonstração: documentos de projeto do Workfront (2 de 3)

Adicione um formulário personalizado na pesquisa superior direita, se aplicável, e preencha os dados.

OBSERVAÇÃO: fornecerei um blueprint de cenário do Fusion que permite anexar dinamicamente um formulário personalizado a um documento no momento do upload, podendo ser modificado para atender às necessidades da sua empresa.

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Etapa 6 da demonstração: documentos do projeto do Workfront (3 de 3)

Clique no Nome do projeto na hierarquia do portfólio para voltar à guia Documentos principal.
Clique na seta para a direita e clique na conexão com o AEM para onde deseja enviar o ativo.
Determine a pasta em que o ativo deve permanecer e clique em “Selecionar pasta.”
Os usuários devem ver uma mensagem de sucesso e um ícone vermelho da Adobe ao lado do ativo enviado para o AEM.

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Etapa 7 da demonstração: AEM Assets

Clique no Título azul do ativo e seu navegador deve abrir uma nova guia no AEM que será aberta no ativo.
A visualização pode ser diferente, dependendo se você estiver usando o AEM Assets (à direita) ou o AEM padrão (abaixo).
Abra o ativo “Propriedades” ou “Detalhes” para ver os metadados sincronizados durante a conexão.

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Etapa 1 de demonstração do Fusion: módulos do Fusion

O primeiro módulo autenticador se conecta ao conector nativo.
O segundo módulo move os documentos.
Observe que este recurso atualmente usa chamadas de API não documentadas.

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Etapa 2 da demonstração: configurações de documento do Workfront

Conexão: sua conexão precisa ser configurada no Adobe Developer Console.
URL: este é o URL da API e não é alterado.
“sendDocumentToExternalProvider” é o comando que aciona o upload.

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Etapa 2b da demonstração: conexão do conector

A documentID é o documento que você deseja carregar.
A destinationFolderID é a pasta do AEM Assets para onde o documento é carregado.
O providerID é a integração do Experience Manager específica que você planeja usar.

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Etapa 3 da demonstração: mover arquivos

Conexão: sua conexão precisa ser configurada no Adobe Developer Console.
URL: este é o URL da API e não muda.
“sendDocumentToExternalProvider” é o comando que aciona o upload.
O documentID é o documento que você deseja fazer o upload.
A destinationFolderID é a pasta do AEM Assets para onde o documento será carregado.
O providerID não é necessário.

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Comparação entre o conector nativo e o Fusion

Quando se trata de sincronizar metadados, as organizações têm duas opções principais:

Conector nativo: sincronizações orientadas por eventos, mapeamentos simples, movimentação mínima de arquivos
- Permite a sincronização dinâmica: atualizações em tempo real ou acionadas por eventos agendados, como uploads de ativos ou alterações de status de projeto. Isso reduz a intervenção manual e o risco de sobrescrever conteúdo
Automação do Fusion: quando você precisar de validação, medidas de proteção, pesquisas ou orquestração de vários sistemas, ou para automatizar o acionamento de ações de conectores em grande escala
- Estende os recursos por automatizar verificações complexas de integridade de dados, integrando o Workfront e o AEM com outras ferramentas e aplicando políticas de governança em segundo plano

A integração da governança é fundamental para se manter a qualidade e a conformidade dos metadados, exigindo políticas e protocolos documentados.

Alternativa padrão

Desafios comuns de metadados

As organizações geralmente enfrentam desafios como:

Erros de usuário causados por opções confusas ou ações no momento inadequado
- Geralmente, isso é causado por solicitar metadados no momento errado ou oferecer uma série de opções confusas. Isso pode resultar em frustração do usuário e problemas de qualidade dos dados.
Dados inconsistentes entre sistemas, resultando na falha do processo
- São muitas as causas de dados inadequados, como diferenças entre unidades de negócios, limitações de tecnologia, erros do usuário ou ausência de uma governança sólida. Isso pode resultar em relatórios imprecisos, na apresentação de ativos incorretos para os clientes em potencial ou em falhas de automação.
Ausência de governança, resultando em fluxos de trabalho fragmentados
- Uma boa governança necessita de diretrizes claras, mecanismos para garantir que elas sejam seguidas e auditorias regulares para manter os materiais de treinamento atualizados e detectar problemas na qualidade dos dados. Uma governança inadequada incentiva a formação de silos e impede que o departamento trabalhe em equipe.
Conflitos de permissão que criam gargalos
Redundâncias e excesso de campos de metadados

Solucionar esses problemas requer soluções estruturadas, incluindo uma documentação clara, políticas eficazes e ferramentas de automação.

Automação e soluções estratégicas

Para enfrentar os desafios de metadados, as organizações devem seguir as seguintes práticas recomendadas:

Políticas de governança: a automação pode impor padrões e identificar exceções. Nenhum processo de governança manual é perfeito; permita que a automação seja o seu suporte de contenção.
Transferências de dados entre sistemas: o uso da automação para mover dados entre sistemas permite que as pessoas trabalhem com valores significativos, além de garantir que o mapeamento seja feito de forma consistente e correta. Também evita erros do usuário.
Confusão entre dados de ativo e dados de projeto: mantenha os dados de ativo no AEM e os dados do fluxo de trabalho e projeto no Workfront; sincronize apenas o que os consumidores do ativo precisam
Dados centralizados: o Fusion pode ser usado para pesquisar valores de metadados com base em uma chave. No caso de itens como conteúdo da web, isso ajuda a controlar quando os metadados são alterados e quem pode alterá-los.
Automação de usuários: trabalhos entediantes e propensos a erros podem ser automatizados, permitindo que funcionários se concentrem em atividades de maior valor, em vez de tarefas repetitivas.

A superação desses desafios requer planejamento cuidadoso, comunicação clara e uso estratégico de automação.

Alternativa padrão

Documentação essencial: recursos a serem aproveitados

Uma estratégia de metadados robusta depende de vários documentos importantes, e alguns exemplos são fornecidos aqui.

Esses recursos fornecem estrutura e clareza para um gerenciamento consistente de metadados.

DICA: clique nos links azuis para baixar os arquivos. No caso de exemplos de código .xml e .json, passe o mouse sobre a caixa de código e use a função “copiar” no canto superior direito para exportar os arquivos .xml e .json fornecidos e salvá-los como arquivos locais do tipo correto.

1. Modelo de projeto do Workfront

Um exemplo de projeto real que mostra como converter a estratégia de metadados em fases acionáveis, produtos finais e resultados
Passe o mouse sobre o código .xml abaixo, clique em “copiar” no canto superior direito, cole-o em um arquivo local e salve-o em um arquivo .xml local

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?>

<Title>Metadata Strategy Example Project</Title>

<Author>AtTask Export;690283d50006f4fba99ccb40139a3750;20251110125935</Author>

</ExtendedAttribute>

</ExtendedAttribute>

</ExtendedAttribute>

</ExtendedAttributes>

<Name>Standard</Name>

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</WorkingTime>

</WorkingTimes>

</WeekDay>

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</WeekDay>

</WorkingTime>

</WorkingTimes>

</WeekDay>

</WorkingTime>

</WorkingTimes>

</WeekDay>

</WeekDay>

</WeekDays>

</Calendar>

<Name>Libby Rogers</Name>

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</WorkingTimes>

</WeekDay>

</WorkingTime>

</WorkingTimes>

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</WeekDay>

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</WeekDays>

</Calendar>

<Name>Autumn Earle</Name>

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</WorkingTimes>

</WeekDay>

</WeekDay>

</WeekDays>

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</Calendars>

<Tasks>

<Task>

<Name>Strategy Planning</Name>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Create Metadata Governance Policy</Name>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Create Metadata Integration flow</Name>

</PredecessorLink>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Create Metadata Mapping Matrix in WF Planning</Name>

</PredecessorLink>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Implementation</Name>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Create Workfront Custom Form(s) for Project/Asset Metadata</Name>

</PredecessorLink>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Create AEM Asset Schema</Name>

</PredecessorLink>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Create AEM Asset Folder Structure (if applicable)</Name>

</PredecessorLink>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Create new connection to AEMaaCS in Settings</Name>

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</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Map metadata in native connector</Name>

</PredecessorLink>

</PredecessorLink>

</PredecessorLink>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Map folder structure (if applicable)</Name>

</PredecessorLink>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Test Native Connection to AEM w/ metadata</Name>

<Notes>This task should include an approval process</Notes>

</PredecessorLink>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Promote to Production Environments (if applicable)</Name>

</PredecessorLink>

<Value>69036ec7000453beeeebdb014099fce2</Value>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Training & Adoption</Name>

</PredecessorLink>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Create Training & Adoption Plan</Name>

</PredecessorLink>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Create Change Control Document</Name>

</PredecessorLink>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Phase 1: Core User Enablement</Name>

</PredecessorLink>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Phase 2: General User Rollout</Name>

</PredecessorLink>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Optional: Create Fusion QC Scenario</Name>

</PredecessorLink>

</ExtendedAttribute>

</Task>

</Tasks>

<Name>Libby Rogers</Name>

</ExtendedAttribute>

</ExtendedAttribute>

</Resource>

<Name>Autumn Earle</Name>

</ExtendedAttribute>

</ExtendedAttribute>

</Resource>

</Resources>

</Project>

2. Política de governança de metadados

Um exemplo de política que descreve funções, responsabilidades e direitos de decisão para estabelecer propriedade e responsabilidade claras para a governança da cadeia de suprimento de conteúdo
Baixe a Política de governança de metadados

3. Matriz de mapeamento de metadados

Uma planilha prática para documentar, padronizar e alinhar elementos de metadados entre sistemas para uso e relatórios consistentes
Baixar a Matriz de mapeamento de metadados

4. Documento de controle de alterações

Um processo estruturado para revisão, aprovação e controle de alterações de metadados para minimizar o risco e manter a consistência ao longo do tempo
Baixar o Documento de controle de alterações

5. Plano de treinamento e adoção

Um guia leve de capacitação para ajudar as equipes a entender os padrões de metadados e aplicá-los de forma consistente no trabalho diário
Baixar o Plano de treinamento e adoção

6. Blueprint do cenário do Fusion (veja o .json abaixo)

Um modelo de integração pré-criado que mostra como automatizar a anexação de metadados a um ativo a partir da seção Detalhes do projeto usando o Workfront Fusion
Passe o mouse sobre o código .json abaixo, clique em “copiar” no canto superior direito, cole o conteúdo em um arquivo local e salve como um arquivo .json

{

"name": "AE-Attach-CustomForm-UploadedDocument",

"flow": [

{

"id": 17,

"module": "workfront-workfront:watchEvents",

"version": 1,

"parameters": {

"maxResults": 2,

"__IMTHOOK__": 111601

"mapper": {},

"metadata": {

"designer": {

"x": 0,

"y": 0,

"name": "Watch for Uploaded Documents"

"restore": {

"__IMTHOOK__": {

"label": "My Adobe Workfront webhook"

}

"parameters": [

{

"name": "__IMTHOOK__",

"type": "hook",

"label": "Webhook",

"required": true

{

"name": "maxResults",

"type": "uinteger",

"label": "Maximum number of returned events",

"required": true

}

"interface": [

{

"name": "eventType",

"type": "text"

{

"name": "subscriptionId",

"type": "text"

{

"name": "subscriptionVersion",

"type": "text"

{

"name": "newState",

"spec": [

{

"name": "ID",

"type": "text"

{

"name": "accessorIDs",

"spec": {

"type": "text"

"type": "array"

{

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"type": "text"

{

"name": "currentVersionID",

"type": "text"

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"name": "customer:isAdvancedDocMgmtEnabled",

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{

"name": "customerID",

"type": "text"

{

"name": "description",

"type": "text"

{

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"type": "text"

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"name": "lastUpdatedByID",

"type": "text"

{

"name": "name",

"type": "text"

{

"name": "ownerID",

"type": "text"

{

"name": "referenceNumber",

"type": "number"

}

"type": "collection"

{

"name": "oldState",

"spec": [

{

"name": "ID",

"type": "text"

{

"name": "accessorIDs",

"spec": {

"type": "text"

"type": "array"

{

"name": "categoryID",

"type": "text"

{

"name": "currentVersionID",

"type": "text"

{

"name": "customer:isAdvancedDocMgmtEnabled",

"type": "boolean"

{

"name": "customerID",

"type": "text"

{

"name": "description",

"type": "text"

{

"name": "groups",

"type": "text"

{

"name": "lastUpdateDate",

"type": "date"

{

"name": "lastUpdatedByID",

"type": "text"

{

"name": "name",

"type": "text"

{

"name": "ownerID",

"type": "text"

{

"name": "referenceNumber",

"type": "number"

}

"type": "collection"

{

"name": "eventTime",

"type": "collection"

}

]

}

{

"id": 14,

"module": "workfront-workfront:readv2",

"version": 1,

"parameters": {

"__IMTCONN__": 120610

"mapper": {

"object_code": "PROJ",

"ID": "{{17.newState.projectID}}",

"fieldNames": [

"ID"

"customForms": [

"690283450004c1144b8e48189bcea81a"

"customFields": [

"DE:Requested By",

"DE:Job Number",

"DE:Project Overview/Brief",

"DE:Request Type",

"DE:Campaign Name",

"DE:Audience",

"DE:Channel",

"DE:Country",

"DE:Product",

"DE:Fiscal Year",

"DE:Who else needs visibility into this request/project?",

"DE:Project Goal",

"DE:Key Objectives & Success Metrics",

"DE:Budget",

"DE:Target Due Date",

"DE:Region"

]

"metadata": {

"designer": {

"x": 300,

"y": 0,

"name": "Read Project Details"

"restore": {

"__IMTCONN__": {

"label": "AE Perficient SB-Prod (Autumn Earle | perficientincpartnersandbox.my.workfront.com)"

"object_code": {

"mode": "chose",

"label": "Project"

"fieldNames": {

"mode": "chose",

"label": [

null

]

"customForms": {

"mode": "chose",

"label": [

null

]

"references": {

"mode": "chose"

"collections": {

"mode": "chose"

"customFields": {

"mode": "chose",

"label": [

null,

null

]

}

"parameters": [

{

"name": "__IMTCONN__",

"type": "account",

"label": "Connection",

"required": true

}

"expect": [

{

"name": "object_code",

"type": "select",

"label": "Record Type",

"required": true,

"validate": {

"enum": [

"ARVPRC",

"ASSGN",

"BLIN",

"BILL",

"RATE",

"CMPY",

"DOCU",

"DOCFDR",

"DOCV",

"EXRATE",

"EXPNS",

"EXPTYP",

"GROUP",

"HOUR",

"HOURT",

"OPTASK",

"ITRN",

"ROLE",

"JRNLE",

"MILE",

"MPATH",

"NOTE",

"NTAG",

"PORT",

"PRGM",

"PROJ",

"PRTU",

"RESVT",

"RISK",

"RSKTYP",

"SPAPVR",

"TASK",

"TEAMOB",

"Template",

"TTSK",

"TSHET",

"UPDATE",

"USER",

"USRDEL"

]

}

{

"name": "ID",

"type": "text",

"required": true

{

"name": "fieldNames",

"type": "select",

"label": "Outputs",

"dynamic": true,

"multiple": true,

"required": true,

"validate": false

{

"name": "customForms",

"type": "select",

"label": "Output custom form",

"multiple": true,

"validate": false

{

"name": "references",

"type": "select",

"label": "References",

"dynamic": true,

"multiple": true,

"validate": false

{

"name": "collections",

"type": "select",

"label": "Collections",

"dynamic": true,

"multiple": true,

"validate": false

{

"name": "customFields",

"type": "select",

"label": "Select Custom Form Field",

"dynamic": true,

"multiple": true,

"validate": false

}

"interface": [

{

"name": "ID",

"type": "text"

{

"name": "DE:Requested By",

"type": "text"

{

"name": "DE:Job Number",

"type": "text"

{

"name": "DE:Project Overview/Brief",

"type": "text"

{

"name": "DE:Request Type",

"type": "text"

{

"name": "DE:Campaign Name",

"type": "text"

{

"name": "DE:Audience",

"type": "text"

{

"name": "DE:Channel",

"type": "text"

{

"name": "DE:Country",

"type": "text"

{

"name": "DE:Product",

"type": "text"

{

"name": "DE:Fiscal Year",

"type": "text"

{

"name": "DE:Who else needs visibility into this request/project?",

"type": "text"

{

"name": "DE:Project Goal",

"type": "text"

{

"name": "DE:Key Objectives & Success Metrics",

"type": "text"

{

"name": "DE:Budget",

"type": "text"

{

"name": "DE:Target Due Date",

"type": "date"

{

"name": "DE:Region",

"type": "text"

}

]

}

{

"id": 10,

"module": "workfront-workfront:miscAction",

"version": 1,

"parameters": {

"__IMTCONN__": 120610

"mapper": {

"object_code": "DOCU",

"action": "assignCategories",

"objID": "{{17.newState.ID}}",

"objCode": "DOCU",

"categoryIDs": [

"690283450004c1144b8e48189bcea81a",

"6913c60f00015e06e14d43cf65325160"

]

"metadata": {

"designer": {

"x": 600,

"y": 0,

"name": "Attach Asset Custom Forms to Doc"

"restore": {

"__IMTCONN__": {

"label": "AE Perficient SB-Prod (Autumn Earle | perficientincpartnersandbox.my.workfront.com)"

"object_code": {

"mode": "chose",

"label": "Document"

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"mode": "chose",

"label": "assignCategories"

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"mode": "chose",

"items": [

"undefined",

"undefined"

]

}

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{

"name": "__IMTCONN__",

"type": "account",

"label": "Connection",

"required": true

}

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{

"name": "object_code",

"type": "select",

"label": "Record Type",

"required": true,

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"enum": [

"APPROVAL",

"ASSGN",

"CMPY",

"CUSTPR",

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"DOCFDR",

"DOCV",

"EXPNS",

"EXTDOC",

"GROUP",

"OPTASK",

"JRNLE",

"NOTE",

"PORT",

"PRGM",

"PROJ",

"TASK",

"TTSK",

"USER"

]

}

{

"name": "action",

"type": "select",

"label": "Action",

"required": true,

"validate": false

{

"name": "objID",

"type": "text",

"dynamic": true

{

"name": "objCode",

"type": "text",

"dynamic": true

{

"name": "categoryIDs",

"type": "array",

"dynamic": true

}

]

}

{

"id": 4,

"module": "workfront-workfront:updateARecord",

"version": 1,

"parameters": {

"__IMTCONN__": 120610

"mapper": {

"ID": "{{17.newState.ID}}",

"object_code": "DOCU",

"customForms": [

"6913c60f00015e06e14d43cf65325160",

"690283450004c1144b8e48189bcea81a"

"customFormsCollection": {

"DE:Requested By": "{{17.oldState.ownerID}}",

"DE:Campaign Name": "{{14.`DE:Campaign Name`}}",

"DE:Audience": "{{14.`DE:Audience`}}",

"DE:Channel": "{{14.`DE:Channel`}}",

"DE:Country": "{{14.`DE:Country`}}",

"DE:Product": "{{14.`DE:Product`}}",

"DE:Fiscal Year": "{{14.`DE:Fiscal Year`}}",

"DE:Project Goal": "{{14.`DE:Project Goal`}}",

"DE:Key Objectives & Success Metrics": "{{14.`DE:Key Objectives & Success Metrics`}}",

"DE:Budget": "{{14.`DE:Budget`}}",

"DE:Target Due Date": "{{14.`DE:Target Due Date`}}",

"DE:Region": "{{14.`DE:Region`}}",

"DE:Permission Usage": "permission xyz",

"DE:Approval Status": "Approved",

"DE:Created By": "{{17.newState.ownerID}}",

"DE:Target Publishing Date": "01/14/2025",

"DE:Signed Release Form Available?": "Yes",

"DE:Content Type": "Image",

"DE:Language": "en-us"

}

"metadata": {

"designer": {

"x": 900,

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"name": "Update Custom Form Metadata on Doc"

"restore": {

"__IMTCONN__": {

"label": "AE Perficient SB-Prod (Autumn Earle | perficientincpartnersandbox.my.workfront.com)"

"object_code": {

"mode": "chose",

"label": "Document"

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"mode": "chose"

"customForms": {

"mode": "chose",

"label": [

null,

null

]

"customFormsCollection": {

"nested": {

"DE:Audience": {

"mode": "edit"

"DE:Channel": {

"mode": "edit"

"DE:Country": {

"mode": "edit"

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"mode": "edit"

"DE:Fiscal Year": {

"mode": "edit"

"DE:Project Goal": {

"mode": "edit"

"DE:Region": {

"mode": "edit"

"DE:Approval Status": {

"mode": "chose",

"label": "Approved"

"DE:Signed Release Form Available?": {

"mode": "chose",

"label": "Yes"

"DE:Content Type": {

"mode": "chose",

"label": "Image"

"DE:Language": {

"mode": "chose",

"label": "en-us"

}

"parameters": [

{

"name": "__IMTCONN__",

"type": "account",

"label": "Connection",

"required": true

}

"expect": [

{

"name": "ID",

"type": "text",

"required": true

{

"name": "object_code",

"type": "select",

"label": "Record Type",

"required": true,

"validate": {

"enum": [

"ARVPRC",

"ASSGN",

"BILL",

"RATE",

"CMPY",

"DOCU",

"DOCFDR",

"DOCV",

"EXPNS",

"EXPTYP",

"GROUP",

"HOUR",

"HOURT",

"OPTASK",

"ITRN",

"ROLE",

"JRNLE",

"MILE",

"MPATH",

"NOTE",

"NTAG",

"PORT",

"PRGM",

"PROJ",

"PRTU",

"RESVT",

"RISK",

"RSKTYP",

"SPAPVR",

"TASK",

"TEAMOB",

"Template",

"TTSK",

"TSHET",

"USER"

]

}

{

"name": "fieldNames",

"type": "select",

"label": "Select fields to map",

"multiple": true,

"validate": false

{

"name": "customForms",

"type": "select",

"label": "Select forms to map",

"multiple": true,

"validate": false

{

"name": "customFormsCollection",

"type": "collection",

"label": "AE Project Brief Details",

"spec": [

{

"name": "DE:Requested By",

"label": "Requested By",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Job Number",

"label": "Job Number",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

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{

"name": "DE:Project Overview/Brief",

"label": "Project Overview/Brief",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Request Type",

"label": "Request Type",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Campaign Name",

"label": "Campaign Name",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Audience",

"label": "Audience",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Channel",

"label": "Channel",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Country",

"label": "Country",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": true

{

"name": "DE:Product",

"label": "Product",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Fiscal Year",

"label": "Fiscal Year",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Who else needs visibility into this request/project?",

"label": "Who else needs visibility into this request/project?",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Project Goal",

"label": "Project Goal",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Key Objectives & Success Metrics",

"label": "Key Objectives & Success Metrics",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Budget",

"label": "Budget",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

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{

"name": "DE:Target Due Date",

"label": "Target Due Date",

"type": "date",

"options": [],

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{

"name": "DE:Region",

"label": "Region",

"type": "select",

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"multiple": false

}

]

{

"name": "customFormsCollection",

"type": "collection",

"label": "AE Asset Details",

"spec": [

{

"name": "DE:Product Information - SKU/ID",

"label": "Product Information - SKU/ID",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Permission Usage",

"label": "Permission Usage",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

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{

"name": "DE:Approval Status",

"label": "Approval Status",

"type": "select",

"dynamic": true,

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{

"name": "DE:Created By",

"label": "Created By",

"type": "text",

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{

"name": "DE:Target Publishing Date",

"label": "Target Publishing Date",

"type": "date",

"options": [],

"dynamic": true,

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{

"name": "DE:Signed Release Form Available?",

"label": "Signed Release Form Available?",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Product",

"label": "Product",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Content Type",

"label": "Content Type",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Language",

"label": "Language",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

}

]

}

]

}

{

"id": 37,

"module": "workfront-workfront:createARecord",

"version": 1,

"parameters": {

"__IMTCONN__": 120610

"mapper": {

"tags": [

{

"objID": "{{17.newState.ownerID}}",

"objObjCode": "USER"

}

"objID": "{{17.newState.ID}}",

"noteText": "Asset Details form has been attached and metadata updated.",

"fieldNames": [

"noteObjCode",

"objID",

"noteText",

"tags"

"noteObjCode": "DOCU",

"object_code": "UPDATE"

"metadata": {

"designer": {

"x": 1200,

"y": 0,

"name": "Notify Owner"

"restore": {

"tags": {

"mode": "chose",

"items": [

{

"objObjCode": {

"mode": "chose",

"label": "User"

}

]

"fieldNames": {

"mode": "chose",

"label": [

null,

null

]

"__IMTCONN__": {

"label": "AE Perficient SB-Prod (Autumn Earle | perficientincpartnersandbox.my.workfront.com)"

"customForms": {

"mode": "chose"

"noteObjCode": {

"mode": "chose",

"label": "Document"

"object_code": {

"mode": "chose",

"label": "Update"

}

"parameters": [

{

"name": "__IMTCONN__",

"type": "account",

"label": "Connection",

"required": true

}

"expect": [

{

"name": "object_code",

"type": "select",

"label": "Record Type",

"required": true,

"validate": {

"enum": [

"ARVPRC",

"ASSGN",

"BLIN",

"BILL",

"RATE",

"CMPY",

"DOCU",

"DOCFDR",

"DOCV",

"EXRATE",

"EXPNS",

"EXPTYP",

"GROUP",

"HOUR",

"HOURT",

"OPTASK",

"ITRN",

"ROLE",

"JRNLE",

"MILE",

"MPATH",

"NOTE",

"NTAG",

"PORT",

"PRGM",

"PROJ",

"PRTU",

"RESVT",

"RISK",

"RSKTYP",

"SPAPVR",

"TASK",

"TEAMOB",

"TMPL",

"TTSK",

"TSHET",

"UPDATE",

"USER"

]

}

{

"name": "fieldNames",

"type": "select",

"label": "Select fields to map",

"multiple": true,

"validate": false

{

"name": "customForms",

"type": "select",

"label": "Attach custom form",

"multiple": true,

"validate": false

{

"name": "noteObjCode",

"type": "select",

"label": "Object Type",

"required": true,

"validate": {

"enum": [

"PROJ",

"TASK",

"OPTASK",

"DOCU",

"ITRN",

"PORT",

"PRGM",

"Template",

"TTSK",

"TSHET",

"USER"

]

}

{

"name": "objID",

"type": "text",

"label": "Object ID",

"required": true

{

"name": "noteText",

"type": "text",

"label": "Update Text",

"required": true

{

"name": "tags",

"spec": [

{

"name": "objID",

"type": "text",

"label": "ID",

"required": true

{

"name": "objObjCode",

"type": "select",

"label": "User Or Team",

"options": [

{

"label": "User",

"value": "USER"

{

"label": "Team",

"value": "TEAMOB"

}

"required": true

}

"type": "array",

"label": "Notify"

}

]

}

"metadata": {

"instant": true,

"version": 1,

"scenario": {

"roundtrips": 1,

"maxErrors": 3,

"autoCommit": true,

"autoCommitTriggerLast": true,

"sequential": false,

"confidential": false,

"dataloss": false,

"dlq": false

"designer": {

"orphans": []

"zone": "app.workfrontfusion.com"

}

Perguntas frequentes sobre a cadeia de suprimento de conteúdo comum

“Podemos tornar tudo bidirecional?”
1. Resposta curta: você pode, mas não deve. Escolha um sistema de registro por campo para evitar sobrescrever conteúdo; reserve o sistema bidirecional para campos realmente colaborativos com regras de conflito claras.
“Como lidar com a variação de taxonomia entre listas de opções do Workfront e tags do AEM”
1. Resposta curta: controle um único vocabulário e use o Fusion para reconciliar e transformar valores (exemplo: descrição → tagID) antes de o AEM executar a gravação.
“Onde os dados de direitos e uso devem ficar?”
1. Resposta curta: trate dados de direitos e uso como metadados administrativos no AEM com um sistema forte de governança; forneça uma visualização somente leitura ao Workfront caso envolvam informações sobre decisões.
“O Assets Essentials é diferente para os metadados?”
1. Resposta curta: o Essentials oferece suporte à captura de metadados principais e à marcação inteligente; os princípios de governança são os mesmos, mas a administração avançada de esquemas/tags é diferente.
“Como evitar dados corrompidos no upload?”
1. Resposta curta: use a lógica de formulário do Workfront + validação do Fusion + campos obrigatórios do AEM; retorne rapidamente com erros úteis.

Principais conclusões

Uma estratégia robusta de mapeamento de metadados é essencial para organização e governança de dados eficazes.
Autenticação e permissões seguras são essenciais para manter a integridade e a segurança dos dados.
A sincronização e a automação dinâmicas simplificam o gerenciamento de metadados e as operações digitais.
A governança é difícil, mas necessária.

Dominar o gerenciamento de metadados entre o Workfront e o AEM Assets requer planejamento estratégico, funções colaborativas, documentação essencial e automação criteriosa. Por seguir essas estratégias de especialistas, as organizações podem superar desafios comuns, melhorar a integridade dos dados e criar estruturas escaláveis para promover o sucesso futuro.

Para obter aprendizado e suporte contínuos, conecte-se com especialistas no LinkedIn ou confira os recursos na Experience League.

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