Configurar uma prova com um Fluxo de Trabalho Automatizado no Workfront Proof
O fluxo de trabalho automatizado facilita o gerenciamento da revisão e aprovação de conteúdo quando você tem processos de revisão complexos ou envia conteúdo para revisão para os mesmos grupos de pessoas regularmente.
Você cria a prova e, em seguida, ela se move de estágio para estágio até a aprovação final. Os usuários relevantes são notificados sempre que precisam fazer uma aprovação.
Você pode adicionar um fluxo de trabalho automatizado a uma prova ao carregar o documento ou depois que o documento for carregado.
Criar uma prova com o fluxo de trabalho automatizado
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Comece a criar a prova.
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Na seção Compartilhar, clique em Usar Fluxo de Trabalho Automatizado.
É possível desmarcar essa opção para alternar de volta para um workflow padrão.
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(Opcional) Se quiser usar um modelo de Fluxo de Trabalho Automatizado que o administrador do Workfront configurou e compartilhou com você, selecione-o no menu suspenso Selecionar um modelo de Fluxo de Trabalho.
note note NOTE Sua capacidade de modificar o modelo depende das configurações do modelo definidas pelo administrador Workfront. Se a capacidade de modificar o modelo estiver desativada, somente o proprietário do modelo poderá modificá-lo. -
Especifique as seguintes informações para configurar o primeiro estágio do fluxo de trabalho automatizado:
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Nome: O nome do estágio aparece no diagrama de Fluxo de Trabalho e está incluído nas notificações de email enviadas aos revisores.
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Prazo: A funcionalidade deste campo difere dependendo da opção selecionada na lista suspensa Prazo calculado a partir de.
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Da criação da prova: selecione a data limite para a prova.
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Da ativação do estágio: Selecione o número de dias úteis que serão adicionados à data de ativação do estágio para definir automaticamente um prazo na prova.
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Ativar estágio: Para cada estágio do fluxo de trabalho, você pode decidir quando ele deve ser ativado. Para o primeiro estágio, as seguintes opções estão disponíveis.
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Na criação da prova
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Em uma hora e data específicas
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Manualmente\
Opções adicionais estão disponíveis para estágios subsequentes. Essas opções exigem um estágio principal. São eles:
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Depois que o prazo final anterior é atingido
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Todas as decisões são aprovadas ou aprovadas com alterações
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Todas as decisões são aprovadas
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Todas as decisões são tomadas
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Prazo calculado de: A opção selecionada nesta lista suspensa afeta as opções disponíveis no campo Prazo.
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Criação da prova: No campo Prazo, selecione a data do prazo final para a prova.
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Ativação de preparo: No campo Prazo, selecione o número de dias úteis que serão adicionados à data de ativação do preparo para definir automaticamente um prazo na prova.
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Estágio de bloqueio: Selecione quando o estágio pode ser bloqueado.
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Tomador de decisão principal: Selecione o tomador de decisão principal no estágio. Os tomadores de decisão estão disponíveis na lista suspensa somente após adicionar revisores ao estágio.
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Somente uma decisão necessária: Selecione esta opção para que a revisão seja concluída depois que um dos tomadores de decisão tomar sua decisão.\
Esta opção não estará disponível se você tiver designado um usuário no menu suspenso Tomador de decisão principal.
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Estágio privado: Quando esta opção está selecionada, comentários e decisões não ficam visíveis para pessoas que não foram adicionadas a este estágio ou não são Supervisores, Administradores ou Administradores de Cobrança na conta
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(Opcional) Adicione revisores ao estágio.
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Considere o seguinte ao adicionar revisores:
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Um revisor pode ser adicionado a uma prova apenas uma vez. (Não é possível adicionar a mesma pessoa a mais de um estágio na prova.)
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Os revisores adicionados a um estágio privado poderão ver somente o estágio ao qual foram adicionados na prova e nos comentários feitos nesse estágio.
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Por padrão, adicionar um usuário a um estágio concede a ele acesso para visualizar a prova a partir do momento em que a prova é criada.\
O administrador do sistema pode configurar o sistema de prova para impedir que os usuários acessem a prova até que o fluxo de trabalho entre no estágio em que o usuário foi adicionado. Para obter mais informações, consulte
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(Opcional) Clique em Novo estágio e repita as Etapas 4 e 5 para adicionar vários estágios ao fluxo de trabalho automatizado.
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Continue criando a prova especificando as informações necessárias nas seções Organizar e Mais configurações na página Nova Prova, conforme descrito em
Diagramas de fluxo de trabalho automatizados
Ao configurar o fluxo de trabalho para sua prova, você observará um diagrama sendo criado. Cada estágio adicionado à prova será exibido no diagrama, indicando claramente as dependências entre os estágios. Os estágios privados são marcados com um ícone de chave.
O diagrama flutua, o que significa que ele permanecerá visível mesmo se você rolar a página para baixo.
Se não precisar ver o diagrama, você pode ocultá-lo (1).
Adicionar um estágio
É possível adicionar outro estágio a um workflow que está criando ou modificando.
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Se você estiver adicionando um estágio a uma prova existente, vá para a página Detalhes da prova, conforme descrito em Gerenciar detalhes da prova em Workfront Proof.
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Na seção Fluxo de trabalho, clique em Novo estágio.
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Especifique informações para o estágio como na etapa 4 na seção Criação de uma prova com um fluxo de trabalho automatizado neste artigo.
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Clique em Adicionar estágio e em Concluído.
Excluir um estágio
- Clique no ícone de lixeira disponível no canto superior direito do estágio (1).
O ícone é exibido quando você passa o mouse sobre o palco.
Configurações de preparo
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Nome do estágio: aparece no diagrama de Fluxo de Trabalho e está incluído nas notificações por email enviadas aos revisores.
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Ativar estágio: para cada estágio do fluxo de trabalho, você pode decidir quando ele deve ser ativado. Para o primeiro estágio, as seguintes opções estarão disponíveis:
- Na criação da prova
- Em uma hora e data específicas
- Manual
- Somente essas três opções estão disponíveis para o primeiro estágio. As outras opções ficarão disponíveis quando você adicionar um segundo estágio; elas exigem que você selecione um estágio principal.
- Depois que o prazo final anterior é atingido (requer a escolha de um estágio principal)
- Todas as decisões são Aprovadas ou Aprovadas com alterações (é necessário escolher um estágio principal)
- Todas as decisões são Aprovadas (requer a escolha de um estágio principal)
- Todas as decisões são tomadas (requer a escolha de um estágio principal)
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Prazo: Você pode decidir como o prazo deve ser calculado em cada estágio de um fluxo de trabalho. As opções são:
- Na criação da prova: no campo deadline (9), é possível selecionar a data do prazo para a prova.
- Na lista suspensa prazo: selecione o número de dias úteis que serão adicionados à data de ativação do estágio para definir automaticamente um prazo na prova.
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Bloqueio: Há várias opções que determinam quando um estágio pode ser bloqueado. As opções incluem:
- Bloqueio manual
- Nunca
- Quando o próximo estágio começar
- Quando todas as decisões são tomadas
Tomador de decisão principal: você define o tomador de decisão principal no estágio. Os tomadores de decisão disponíveis aparecem na lista somente após adicionar os revisores ao estágio.
- É necessária somente uma decisão: você pode habilitar esta opção em um estágio. Isto significa que a revisão será concluída assim que um dos tomadores de decisão tomar a sua decisão.
- Privacidade: Cada estágio pode ser privado. Se um estágio for privado, os comentários e as decisões não estarão visíveis para as pessoas que não foram adicionadas a esse estágio ou que não são Supervisores, Administradores ou Administradores de Faturamento na conta. Para obter mais informações, consulte Visão geral do Fluxo de Trabalho Automatizado.
Adicionar revisores a um estágio
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Insira um nome de contato ou endereço de email no campo na parte inferior de cada estágio.
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Clique no ícone de adição verde para adicioná-los.
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Defina a função na prova.
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Definir o alerta de email.
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Ao configurar o primeiro estágio, você também tem a opção de alterar o Proprietário da prova.
note note NOTE - Um revisor pode ser adicionado a uma prova apenas uma vez. Não é possível adicionar a mesma pessoa a mais de um estágio na prova.
- Os revisores que não são adicionados a um estágio privado não podem ver o estágio na prova ou nos comentários feitos nesse estágio.
Converter uma prova em um fluxo de trabalho automatizado
Você pode converter uma prova básica em um Fluxo de trabalho automatizado.
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Clique em Converter em Fluxo de Trabalho Automatizado na página Detalhes da prova.
Depois que a prova é retrabalhada para o Fluxo de Trabalho Automatizado, todos os estágios são ativos, públicos e sua opção Bloquear estágio é definida como Manual por padrão. Todos os estágios permanecem com os usuários e suas configurações.- Ativar estágio está definido como Na criação de prova em cada estágio.
- O prazo calculado a partir da opção é definido para a Criação de prova em cada estágio.
- Se apenas uma opção de decisão foi selecionada na prova básica, todas as etapas a terão selecionada.
- Se um Tomador de decisão principal da prova básica tiver sido selecionado, os estágios com esse destinatário serão definidos como eles e todos os outros terão o valor definido como Nenhum.
- O nome do estágio permanece o mesmo.
Adicionar um modelo adicional a um Fluxo de trabalho automatizado existente
Depois que uma prova básica é convertida em Fluxo de trabalho automatizado, é possível adicionar outro modelo a ela.
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Na página Detalhes da prova, na seção Fluxo de trabalho, clique em Adicionar modelo.
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As configurações do modelo determinam o que pode ser feito com uma prova à qual esse modelo foi adicionado. Por exemplo, se o modelo tiver as opções Adicionar um estágio e Adicionar pessoas a estágios desabilitadas, os botões para adicionar estágio e compartilhar prova não estarão visíveis.
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Se a opção Adicionar um estágio estiver desabilitada no modelo fornecido, o botão Adicionar modelo não ficará visível após adicioná-la.
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Quando uma pessoa é adicionada a um estágio em um modelo de Fluxo de trabalho automatizado, mas também já está presente na prova, se esse modelo for aplicado, o sistema removerá automaticamente essa pessoa do estágio. Se não houver mais ninguém adicionado a esse estágio específico, o erro a seguir será exibido, pois o sistema não permitirá a adição de um estágio vazio ao workflow.
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