Criar um fluxo de trabalho de aprovação de documento
Você pode solicitar aprovação de outros usuários ou equipes para um documento no Adobe Workfront ou solicitar que eles revisem um documento sem precisar aprová-lo.
Requisitos de acesso
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Pacote do Adobe Workfront |
Qualquer pacote do Workfront para gerenciar aprovações usando o armazenamento herdado do Workfront Qualquer pacote de fluxo de trabalho para gerenciar aprovações usando o Adobe Cloud Storage |
| Licença do Adobe Workfront |
Colaborador ou posterior Revisar ou superior Se você estiver usando a integração Frame.io, é necessário ter uma licença Standard para criar workflows de aprovação. |
| Configurações de nível de acesso | Visualize ou tenha acesso superior a projetos, tarefas, problemas, modelos, portfólios, programas, relatórios, painéis e calendários, documentos |
| Permissões de objeto | Gerenciar acesso ao objeto associado à solicitação de acesso ou aprovação |
Para obter informações, consulte Requisitos de acesso na documentação do Workfront.
Criar um fluxo de trabalho de aprovação na área de documentos herdados
Se sua organização estiver no armazenamento da Workfront, você verá a área de documentos herdados ao acessar documentos no Workfront. Para obter mais informações sobre o armazenamento Workfront, consulte Diferenças entre o armazenamento na nuvem Adobe e o armazenamento Workfront herdado.
Criar um fluxo de trabalho básico de aprovação
Para criar um workflow de aprovação de estágio único:
-
Vá para o projeto, tarefa ou problema que contém o documento e selecione Documentos no painel esquerdo.
-
Clique no documento necessário e o painel Resumo do documento desse documento será aberto.
-
Selecione a versão do documento para a qual deseja criar uma aprovação no menu suspenso versão. A versão mais recente é selecionada por padrão.
-
Role para baixo até a seção Aprovações e clique em Criar fluxo de trabalho. A caixa de diálogo Solicitar aprovação é aberta no modo Básico.
-
Preencha os seguintes detalhes:
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 html-authored no-header Usar um modelo de aprovação (opcional) Selecione um modelo no menu suspenso. Se o modelo tiver um caminho e um estágio, ele se aplica no modo Básico. Se o modelo tiver mais de um estágio ou mais de um caminho, a caixa de diálogo alternará automaticamente para o modo Avançado e qualquer entrada inserida no modo Básico será substituída pelo conteúdo do modelo. Adicionar nomes ou emails Comece a digitar um nome de usuário ou de equipe para adicionar como aprovador ou revisor. Se você tiver apenas revisores, eles serão notificados e terão a opção de concluir a revisão, mas nenhuma decisão será necessária ou tomada. É necessária apenas uma decisão (opcional) A primeira pessoa que toma uma decisão completa a etapa. Vencimento em (opcional) Defina uma data de vencimento para a aprovação. Os usuários e as equipes são notificados por email 72 horas e, em seguida, 24 horas antes da data de vencimento especificada. Adicionar mensagem personalizada (opcional) Digite uma mensagem na caixa de texto Adicionar mensagem personalizada. A mensagem aparece na notificação por email de aprovação e na guia Approvals no Workfront.
Observação: se você editar uma mensagem personalizada após a criação do fluxo de trabalho de aprovação, uma notificação por email atualizada será enviada a todos os participantes existentes. Se você adicionar um participante posteriormente, a mensagem personalizada será incluída em sua notificação por email.
-
Clique em Solicitar aprovação.
Criar um fluxo de trabalho de aprovação avançado
O modo avançado suporta vários estágios, bem como caminhos paralelos. Cada caminho é executado independentemente e contém um ou mais estágios sequenciais. Quando todas as decisões necessárias em um estágio são tomadas, o próximo estágio nesse caminho começa, o estágio anterior é bloqueado e os revisores e aprovadores do novo estágio recebem uma notificação por email.
Uma decisão “Precisa de trabalho” interrompe o caminho em seu, mas não afeta o fluxo de trabalho de aprovação em outros caminhos. É possível configurar até 30 caminhos e um total de 100 estágios.
Para criar um workflow avançado de aprovação:
-
Vá para o projeto, tarefa ou problema que contém o documento e selecione Documentos no painel esquerdo.
-
Clique no documento necessário e o painel Resumo do documento desse documento será aberto.
-
Selecione a versão do documento para a qual deseja criar uma aprovação no menu suspenso versão. A versão mais recente é selecionada por padrão.
-
Role para baixo até a seção Aprovações e clique em Criar fluxo de trabalho.
-
Na parte superior direita da caixa de diálogo Solicitar aprovação, clique em Ir para avançado. Qualquer entrada inserida no modo Básico é preservada e aplicada ao Caminho 1, Estágio 1.
note tip TIP Ao criar a aprovação, você pode retornar ao modo Básico clicando em Ir para básico no canto superior direito. Depois de clicar em Solicitar aprovação, a opção Ir para básico não estará mais disponível. -
Preencha os detalhes para o Estágio 1 do Caminho 1:
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 html-authored no-header Nome do estágio Os estágios são nomeados como Estágio 1, Estágio 2 e assim por diante por padrão. Renomeie o estágio para algo mais descritivo, como Revisão inicial ou Aprovação final. Adicionar nomes ou emails Comece a digitar um nome de usuário ou de equipe para adicionar como aprovador ou revisor. Se você tiver apenas revisores, eles serão notificados e terão a opção de concluir a revisão, mas nenhuma decisão será necessária ou tomada.
Nota: Um revisor ou aprovador pode ser atribuído a apenas um estágio aberto por vez no mesmo ativo. Se vários estágios paralelos forem abertos simultaneamente, a mesma pessoa não poderá ser adicionada a mais de um.
É necessária apenas uma decisão (opcional) A primeira pessoa que toma uma decisão completa a etapa. Vencimento em (opcional) O primeiro estágio de cada caminho suporta uma data de vencimento absoluta. Cada estágio subsequente no caminho oferece suporte a uma data de vencimento relativa — o número de dias a partir de quando esse estágio é aberto. Os usuários e as equipes são notificados por email 72 horas e, em seguida, 24 horas antes do prazo. Adicionar mensagem personalizada (opcional) Digite uma mensagem na caixa de texto Adicionar mensagem personalizada. A mensagem aparece na notificação por email de aprovação e na guia Approvals no Workfront.
Ao adicionar um segundo estágio, Mostrar esta mensagem em todos os estágios é selecionado por padrão. Deixe-a selecionada para usar a mesma mensagem em cada estágio. Para usar uma mensagem diferente para cada estágio, desmarque Mostrar esta mensagem em todos os estágios e digite a mensagem específica do estágio na caixa de texto Adicionar Mensagem Personalizada de cada estágio.
-
(Opcional) Clique em Adicionar estágio para adicionar outro estágio ao caminho. Os estágios em um caminho são executados sequencialmente na ordem em que estão listados. É possível reordenar os estágios em um caminho, mas não é possível mover um estágio de um caminho para outro. Cada caminho pode ter um número diferente de estágios.
-
(Opcional) Em Caminhos paralelos, clique em Adicionar caminho para adicionar outro caminho. O novo caminho começa com uma etapa vazia e se torna o caminho selecionado. Para renomear um caminho, passe o mouse sobre o rótulo do caminho, clique no ícone de lápis e digite um novo nome.
-
(Opcional) Para remover um caminho, passe o mouse sobre o rótulo do caminho e clique no ícone de lixeira. O Caminho 1 não pode ser removido e os caminhos não podem ser reordenados. Outros caminhos podem ser removidos somente se nenhum estágio no caminho estiver bloqueado ou concluído.
-
(Opcional) Para limpar todos os caminhos e estágios e começar novamente, clique em Redefinir na parte superior direita.
-
Clique em Solicitar aprovação.
Criar um fluxo de trabalho de aprovação na nova área Documentos
Se sua organização usar o armazenamento em nuvem do Adobe, você verá a nova área Documentos ao acessar documentos no Workfront. Para obter mais informações sobre o Adobe Cloud Storage, consulte Visão geral do Adobe Cloud Storage.
A caixa de diálogo Solicitar aprovação é aberta no modo Básico por padrão. O modo básico é um estágio único com um conjunto de aprovadores ou revisores. Mudar para o modo Avançado para configurar aprovações de vários estágios ou caminhos paralelos.
Criar um fluxo de trabalho básico de aprovação
Para criar um workflow de aprovação de estágio único:
-
Vá para o projeto, tarefa ou problema que contém o documento e selecione Documentos no painel esquerdo.
-
Clique no documento e, em seguida, clique no ícone Aprovações, no lado direito da página.
-
Clique em Criar workflow. A caixa de diálogo Solicitar aprovação é aberta no modo Básico.
-
Preencha os seguintes detalhes:
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 html-authored no-header Usar um modelo de aprovação (opcional) O campo templates é recolhido por padrão. Clique no campo para expandi-lo e selecione um template no menu suspenso. Se o modelo tiver um caminho e um estágio, ele se aplica no modo Básico. Se o modelo tiver mais de um estágio ou mais de um caminho, a caixa de diálogo alternará automaticamente para o modo Avançado e qualquer entrada inserida no modo Básico será substituída pelo conteúdo do modelo. Adicionar nomes ou emails Comece a digitar um nome de usuário ou de equipe para adicionar como aprovador ou revisor. Se você tiver apenas revisores, eles serão notificados e terão a opção de concluir a revisão, mas nenhuma decisão será necessária ou tomada. É necessária apenas uma decisão (opcional) A primeira pessoa que toma uma decisão completa a etapa. Vencimento em (opcional) Defina uma data de vencimento para a aprovação. Os usuários e as equipes são notificados por email 72 horas e, em seguida, 24 horas antes da data de vencimento especificada. Adicionar mensagem personalizada (opcional) Digite uma mensagem na caixa de texto Adicionar mensagem personalizada. A mensagem aparece na notificação por email de aprovação e na guia Approvals no Workfront. -
Clique em Solicitar aprovação.
- A caixa de diálogo Solicitar aprovação é aberta no modo Básico sempre, independentemente da sessão anterior.
- Se você editar uma mensagem personalizada após a criação do fluxo de trabalho de aprovação, uma notificação por email atualizada será enviada a todos os participantes existentes. Se você adicionar um participante posteriormente, a mensagem personalizada será incluída em sua notificação por email.
- Depois que uma aprovação é salva, não é possível alterná-la de volta para o modo Básico. Você pode alternar uma aprovação em andamento de Básico para Avançado, desde que a aprovação não esteja bloqueada ou concluída.
Criar um fluxo de trabalho de aprovação avançado
O modo avançado suporta caminhos paralelos. Cada caminho é executado independentemente e contém um ou mais estágios sequenciais. Quando todas as decisões necessárias em um estágio são tomadas, o próximo estágio nesse caminho começa, o estágio anterior é bloqueado e os revisores e aprovadores do novo estágio recebem uma notificação por email.
Uma decisão “Precisa de trabalho” interrompe o caminho em seu, mas não afeta o fluxo de trabalho de aprovação em outros caminhos. É possível configurar até 30 caminhos e um total de 100 estágios.
Para criar um workflow avançado de aprovação:
-
Vá para o projeto, tarefa ou problema que contém o documento e selecione Documentos no painel esquerdo.
-
Clique no documento e, em seguida, clique no ícone Aprovações, no lado direito da página.
-
Clique em Criar workflow.
-
Na parte superior direita da caixa de diálogo Solicitar aprovação, clique em Ir para avançado. Qualquer entrada inserida no modo Básico é preservada e aplicada ao Caminho 1, Estágio 1.
note tip TIP Ao criar a aprovação, você pode retornar ao modo Básico clicando em Ir para básico no canto superior direito. Depois de clicar em Solicitar aprovação, a opção Ir para básico não estará mais disponível. -
Preencha os detalhes para o Estágio 1 do Caminho 1:
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 html-authored no-header Nome do estágio Os estágios são nomeados como Estágio 1, Estágio 2 e assim por diante por padrão. Renomeie o estágio para algo mais descritivo, como Revisão inicial ou Aprovação final. Adicionar nomes ou emails Comece a digitar um nome de usuário ou de equipe para adicionar como aprovador ou revisor. Se você tiver apenas revisores, eles serão notificados e terão a opção de concluir a revisão, mas nenhuma decisão será necessária ou tomada.
Nota: Um revisor ou aprovador pode ser atribuído a apenas um estágio aberto por vez no mesmo ativo. Se vários estágios paralelos forem abertos simultaneamente, a mesma pessoa não poderá ser adicionada a mais de um.
É necessária apenas uma decisão (opcional) A primeira pessoa que toma uma decisão completa a etapa. Vencimento em (opcional) O primeiro estágio de cada caminho suporta uma data de vencimento absoluta. Cada estágio subsequente no caminho oferece suporte a uma data de vencimento relativa — o número de dias a partir de quando esse estágio é aberto. Os usuários e as equipes são notificados por email 72 horas e, em seguida, 24 horas antes do prazo. Adicionar mensagem personalizada (opcional) Digite uma mensagem na caixa de texto Adicionar mensagem personalizada. A mensagem aparece na notificação por email de aprovação e na guia Approvals no Workfront.
Ao adicionar um segundo estágio, Mostrar esta mensagem em todos os estágios é selecionado por padrão. Deixe-a selecionada para usar a mesma mensagem em cada estágio. Para usar uma mensagem diferente para cada estágio, desmarque Mostrar esta mensagem em todos os estágios e digite a mensagem específica do estágio na caixa de texto Adicionar Mensagem Personalizada de cada estágio.
-
(Opcional) Clique em Adicionar estágio para adicionar outro estágio ao caminho. Os estágios em um caminho são executados sequencialmente na ordem em que estão listados. É possível reordenar os estágios em um caminho, mas não é possível mover um estágio de um caminho para outro. Cada caminho pode ter um número diferente de estágios.
-
(Opcional) Em Caminhos paralelos, clique em Adicionar caminho para adicionar outro caminho. O novo caminho começa com uma etapa vazia e se torna o caminho selecionado. Para renomear um caminho, passe o mouse sobre o rótulo do caminho, clique no ícone de lápis e digite um novo nome.
-
(Opcional) Para remover um caminho, passe o mouse sobre o rótulo do caminho e clique no ícone de lixeira. O Caminho 1 não pode ser removido e os caminhos não podem ser reordenados. Outros caminhos podem ser removidos somente se nenhum estágio no caminho estiver bloqueado ou concluído.
-
(Opcional) Para limpar todos os caminhos e estágios e começar novamente, clique em Redefinir na parte superior direita.
-
Clique em Solicitar aprovação.