Stel een proefdruk in met een geautomatiseerde workflow in Workfront Proof
Dankzij de geautomatiseerde workflow kunt u de controle en goedkeuring van inhoud gemakkelijker beheren wanneer u complexe revisieprocessen hebt of wanneer u inhoud ter controle regelmatig naar dezelfde groepen personen verzendt.
Als u de proefdruk maakt, gaat deze van het werkgebied naar het werkgebied totdat de eindgoedkeuring is verkregen. De relevante gebruikers worden op elk moment dat zij een goedkeuring moeten verlenen, op de hoogte gebracht.
U kunt een geautomatiseerde workflow aan een proefdruk toevoegen tijdens het uploaden van het document of nadat het document is geüpload.
Een proefdruk maken met Geautomatiseerde workflow
-
Maak de proefdruk.
-
In de Share sectie, klikt u op Use Automated Workflow.
U kunt deze optie deselecteren om terug te schakelen naar een standaardworkflow.
-
(Optioneel) Als u een geautomatiseerde workflow-sjabloon wilt gebruiken die Workfront beheerder gevormd en met u gedeeld, selecteer het in Select a Workflow template vervolgkeuzemenu.
note note NOTE Uw vermogen om het malplaatje te wijzigen hangt van de malplaatjemontages af die door worden gevormd Workfront beheerder. Als de mogelijkheid om de sjabloon te wijzigen is uitgeschakeld, kan alleen de eigenaar van de sjabloon deze wijzigen. -
Geef de volgende informatie op om de eerste fase van de geautomatiseerde workflow te configureren:
-
Name: De naam van het werkgebied wordt weergegeven in het workflowdiagram en is opgenomen in de e-mailmeldingen die worden verzonden aan revisoren.
-
Deadline: De functionaliteit van dit veld is afhankelijk van de optie die u in het dialoogvenster Deadline calculated from vervolgkeuzelijst.
-
From proof creation: Selecteer de uiterste datum voor het bewijs.
-
From stage activation: Selecteer het aantal werkdagen dat wordt toegevoegd aan de activeringsdatum van het werkgebied om automatisch een deadline voor de proefdruk in te stellen.
-
Activate stage: Voor elke fase van uw workflow kunt u bepalen wanneer deze moet worden geactiveerd. Voor de eerste fase zijn de volgende opties beschikbaar.
-
Bij proefmaken
-
Op een bepaald tijdstip en een bepaalde datum
-
Handmatig\
Er zijn aanvullende opties beschikbaar voor volgende fasen. Voor deze opties is een hoofdwerkgebied vereist. Het zijn:
-
Wanneer de vorige deadline is bereikt
-
Alle beslissingen worden goedgekeurd of goedgekeurd met wijzigingen
-
Alle besluiten worden goedgekeurd
-
Alle besluiten worden genomen
-
-
Deadline calculated from: De optie die u in deze vervolgkeuzelijst selecteert, bepaalt welke opties beschikbaar zijn in het dialoogvenster Deadline veld.
-
Proof creation: In de Deadline de uiterste datum voor het bewijs te selecteren.
-
Stage activation: In de Deadline selecteert u het aantal werkdagen dat wordt toegevoegd aan de activeringsdatum van het werkgebied om automatisch een deadline voor de proefdruk in te stellen.
-
Lock stage: Selecteer wanneer het werkgebied kan worden vergrendeld.
-
Primary decision maker: Selecteer de primaire besluitvormer in het werkgebied. De besluitvormers zijn beschikbaar in de drop-down lijst slechts nadat u recensenten aan het stadium toevoegt.
-
Only one decision required: Selecteer deze optie om de revisie te voltooien nadat een van de besluitvormers zijn beslissing heeft genomen.\
Deze optie is niet beschikbaar als u een gebruiker hebt aangewezen in het dialoogvenster Primary decision maker vervolgkeuzemenu.
-
Private stage: Als deze optie is geselecteerd, zijn opmerkingen en beslissingen niet zichtbaar voor personen die niet aan dit werkgebied zijn toegevoegd of die geen toezichthouder, beheerder of factuuradbeheerder in de account zijn
-
-
(Optioneel) Voeg revisoren toe aan het werkgebied.
-
Houd rekening met het volgende wanneer u revisoren toevoegt:
-
Een controleur kan slechts eenmaal aan een proefdruk worden toegevoegd. (U kunt dezelfde persoon niet aan meerdere etappes toevoegen op de proefdruk.)
-
Revisoren die aan een privéfase zijn toegevoegd, kunnen alleen het werkgebied zien waaraan ze zijn toegevoegd op de proefdruk en de opmerkingen die in dat werkgebied zijn gemaakt.
-
Door gebrek, verleent het toevoegen van een gebruiker aan een stadium die gebruiker toegang om de proef van het ogenblik te bekijken de proef wordt gecreeerd.\
De systeembeheerder kan het proefdruksysteem zodanig configureren dat gebruikers geen toegang hebben tot de proefdrukproef totdat de werkstroom het werkgebied bereikt waar de gebruiker is toegevoegd. Zie voor meer informatie
-
-
(Optioneel) Klik op New stage Herhaal vervolgens Stap 4 en Stap 5 om meerdere fasen aan de geautomatiseerde workflow toe te voegen.
-
Ga door met het maken van de proefdruk door de benodigde informatie op te geven in het dialoogvenster Organize en More settings secties over de New Proof pagina, zoals beschreven in
Geautomatiseerde workflowdiagrammen
Tijdens het instellen van de workflow voor de proefdruk zult u zien dat er een diagram wordt gemaakt. Elk stadium u aan uw proef toevoegt zal in het diagram verschijnen, duidelijk wijzend op de gebiedsdelen tussen de stadia. Privéfasen worden gemarkeerd met een sleutelpictogram.
Het diagram zweeft, wat betekent dat het zichtbaar blijft, zelfs als u de pagina omlaag schuift.
Als u niet het diagram te hoeven zien, kunt u het verbergen (1).
Een werkgebied toevoegen
U kunt een extra werkgebied toevoegen aan een werkstroom u creeert of wijzigt.
-
Als u een werkgebied aan een bestaande proefdruk toevoegt, gaat u naar de pagina Proefgegevens, zoals beschreven op Proofinggegevens beheren in Workfront Proof.
-
In de Workflow sectie, klikt u op New stage.
-
Geef informatie op voor het werkgebied zoals in stap 4 van de Creating a Proof with an Automated Workflow in dit artikel.
-
Klikken Add stage en klik vervolgens op Done.
Een werkgebied verwijderen
- Klik op het prullenbakpictogram in de rechterbovenhoek van het werkgebied (1).
Het pictogram wordt weergegeven wanneer u de cursor op het werkgebied plaatst.
Werkgebiedinstellingen
-
Stage name: Wordt weergegeven in het workflowdiagram en is opgenomen in de e-mailmeldingen die worden verzonden aan revisoren.
-
Activate stage: Voor elke fase van uw workflow kunt u bepalen wanneer deze moet worden geactiveerd. Voor de eerste fase zijn de volgende opties beschikbaar:
- Bij proefmaken
- Op een bepaald tijdstip en een bepaalde datum
- Handmatig
- Alleen deze drie opties zijn beschikbaar voor de eerste fase. De andere opties worden beschikbaar wanneer u een tweede fase toevoegt. hiervoor moet u een hoofdwerkgebied selecteren.
- Nadat de vorige deadline is bereikt (moet u een bovenliggende fase kiezen)
- Alle besluiten zijn goedgekeurd of Approved with changes (vereist het selecteren van een hoofdwerkgebied)
- Alle beslissingen zijn goedgekeurd (hiervoor moet een bovenliggende fase worden gekozen)
- Alle beslissingen worden genomen (hiervoor moet een bovenliggende fase worden gekozen)
-
Deadline: U kunt bepalen hoe de deadline moet worden berekend voor elke fase van een workflow. De opties zijn:
- Van aanmaak van proefdrukken: In de deadline in veld 9 kunt u de uiterste datum voor de proefdruk selecteren.
- Vanaf activering van werkgebied: In de deadline in het vervolgkeuzemenu selecteert u het aantal werkdagen dat wordt toegevoegd aan de activeringsdatum van het werkgebied om automatisch een deadline voor de proefdruk in te stellen.
-
Lock: Er zijn een aantal opties die bepalen wanneer een werkgebied kan worden vergrendeld. U kunt onder andere de volgende opties kiezen:
- Handmatige vergrendeling
- Nooit
- Wanneer het volgende werkgebied begint
- Wanneer alle beslissingen worden genomen
Primary decision maker: U stelt de primaire beslisser in het werkgebied in. De beschikbare besluitvormers worden pas in de lijst weergegeven nadat u de controleurs aan het werkgebied hebt toegevoegd.
- Only one decision required: U kunt deze optie inschakelen in een werkgebied. Dit betekent dat de herziening zal worden afgerond zodra een van de besluitvormers zijn besluit neemt.
- Privacy: Elke fase kan privé worden gemaakt. Als een stadium privé is, zullen de commentaren en de besluiten niet zichtbaar aan mensen zijn die niet aan dit stadium worden toegevoegd of geen supervisors, Beheerders of de Beheerders van de Facturering in de rekening zijn. Zie voor meer informatie Geautomatiseerd workflowoverzicht .
Revisoren toevoegen aan een werkgebied
-
Voer een naam of e-mailadres in het veld onder aan elk werkgebied in.
-
Klik op het groene plusteken om deze toe te voegen.
-
De rol op de proefdruk instellen.
-
Stel de e-mailwaarschuwing in.
-
Bij het instellen van de eerste fase kunt u ook de eigenaar van de proefdruk wijzigen.
note note NOTE - Een controleur kan slechts eenmaal aan een proefdruk worden toegevoegd. U kunt niet dezelfde persoon aan meerdere etappes toevoegen op de proefdruk.
- Revisoren die niet aan een privéfase zijn toegevoegd, kunnen het werkgebied niet zien op de proefdruk of opmerkingen die in dat stadium zijn gemaakt.
Een proefdruk converteren naar een geautomatiseerde workflow
U kunt een standaardproefdruk naar Geautomatiseerde Werkstroom omzetten.
-
Klik op Convert to Automated Workflow op de pagina Proof details.
Nadat het bewijs aan Geautomatiseerde Werkschema wordt herwerkt, zijn alle stadia actief, openbaar en hun Lock stage Deze optie is standaard ingesteld op Handmatig. Alle stadia blijven bij gebruikers en hun montages.- Het werkgebied activeren is ingesteld op Bij proefdrukken in elk werkgebied.
- De termijn die van optie wordt berekend wordt geplaatst aan Aanmaakproef in elk stadium.
- Als slechts één beslissingsoptie op het basisbewijs is geselecteerd, wordt deze in alle stadia geselecteerd.
- Indien een basisbewijs Primary decision maker is geselecteerd, worden de fasen met die ontvanger op hen geplaatst en alle andere hebben het geplaatst aan niets.
- De naam van het werkgebied blijft ongewijzigd.
Voeg een extra malplaatje aan een bestaand Geautomatiseerd Werkschema toe
Nadat een basisproef in Geautomatiseerde Werkschema wordt omgezet, kunt u extra malplaatje aan het toevoegen.
-
Klik in de sectie Workflow van de pagina Proefgegevens op Add template.
-
De montages van het malplaatje bepalen wat met een proef kan worden gedaan waaraan dit malplaatje werd toegevoegd. Als de sjabloon bijvoorbeeld het volgende bevat: Add a stage and Add people to stages opties uitgeschakeld, knoppen naar add stage en share proof is niet zichtbaar.
-
Indien Add a stage option is uitgeschakeld in de opgegeven sjabloon nadat u deze hebt toegevoegd aan de Add template zijn niet zichtbaar.
-
Wanneer een persoon aan een stadium in een Geautomatiseerd malplaatje van het Werkschema wordt toegevoegd, maar ook reeds aanwezig op het bewijs toen als dit malplaatje wordt toegepast, zal het systeem deze persoon automatisch uit het stadium verwijderen. Als er verder niemand aan dit specifieke werkgebied wordt toegevoegd, wordt de volgende fout weergegeven omdat het systeem het toevoegen van een leeg werkgebied aan de workflow niet toestaat.
-