Een proefdruk instellen met behulp van een geautomatiseerde workflow in Workfront Proof
Dankzij de geautomatiseerde workflow kunt u de controle en goedkeuring van inhoud gemakkelijker beheren wanneer u complexe revisieprocessen hebt of wanneer u inhoud ter controle regelmatig naar dezelfde groepen personen verzendt.
Als u de proefdruk maakt, gaat deze van het werkgebied naar het werkgebied totdat de eindgoedkeuring is verkregen. De relevante gebruikers worden op elk moment dat zij een goedkeuring moeten verlenen, op de hoogte gebracht.
U kunt een geautomatiseerde workflow aan een proefdruk toevoegen tijdens het uploaden van het document of nadat het document is geüpload.
Een proefdruk maken met Geautomatiseerde workflow
-
Maak de proefdruk.
-
Klik in de sectie Share op Use Automated Workflow .
U kunt deze optie deselecteren om terug te schakelen naar een standaardworkflow.
-
(Optioneel) Als u een automatische werkstroomsjabloon wilt gebruiken die de Workfront -beheerder heeft geconfigureerd en met u heeft gedeeld, selecteert u deze in de vervolgkeuzelijst Select a Workflow template .
note note NOTE Uw mogelijkheid om de sjabloon te wijzigen, is afhankelijk van de sjablooninstellingen die door de Workfront -beheerder zijn geconfigureerd. Als de mogelijkheid om de sjabloon te wijzigen is uitgeschakeld, kan alleen de eigenaar van de sjabloon deze wijzigen. -
Geef de volgende informatie op om de eerste fase van de geautomatiseerde workflow te configureren:
-
Name: De werkgebiednaam wordt weergegeven in het werkstroomdiagram en is opgenomen in de e-mailmeldingen die naar revisoren worden verzonden.
-
Deadline: de functionaliteit van dit gebied verschilt afhankelijk van welke optie u in de Deadline calculated from drop-down lijst selecteert.
-
From proof creation: selecteer de deadline voor de proefdruk.
-
From stage activation: selecteer het aantal werkdagen dat wordt toegevoegd aan de datum van activering van het werkgebied om automatisch een deadline voor de proefdruk in te stellen.
-
Activate stage: Voor elke fase van uw workflow kunt u bepalen wanneer deze moet worden geactiveerd. Voor de eerste fase zijn de volgende opties beschikbaar.
-
Bij proefmaken
-
Op een bepaald tijdstip en een bepaalde datum
-
Handmatig\
Er zijn aanvullende opties beschikbaar voor volgende fasen. Voor deze opties is een bovenliggende fase vereist. Het zijn:
-
Na vorige deadline is bereikt
-
Alle beslissingen worden goedgekeurd of goedgekeurd met wijzigingen
-
Alle beslissingen worden goedgekeurd
-
Alle beslissingen worden genomen
-
-
Deadline calculated from: de optie die u in deze vervolgkeuzelijst selecteert, bepaalt welke opties beschikbaar zijn in het veld Deadline .
-
Proof creation: Selecteer in het veld Deadline de deadline voor de proefdruk.
-
Stage activation: Selecteer in het veld Deadline het aantal werkdagen dat wordt toegevoegd aan de activeringsdatum van het werkgebied om automatisch een deadline voor de proefdruk in te stellen.
-
Lock stage: selecteer wanneer het werkgebied kan worden vergrendeld.
-
Primary decision maker: selecteer de Primaire besluitvormer op het stadium. De besluitvormers zijn beschikbaar in de drop-down lijst slechts nadat u recensenten aan het stadium toevoegt.
-
Only one decision required: selecteer deze optie als u de revisie wilt voltooien nadat een van de besluitvormers zijn beslissing heeft genomen.\
Deze optie is niet beschikbaar als u een gebruiker hebt aangewezen in het vervolgkeuzemenu Primary decision maker .
-
Private stage: wanneer deze optie wordt geselecteerd, zijn de commentaren en de besluiten niet zichtbaar aan mensen die niet aan dit stadium worden toegevoegd of geen supervisors, Beheerders, of de Beheerders van de Facturering in de rekening zijn
-
-
(Optioneel) Voeg revisoren toe aan het werkgebied.
-
Houd rekening met het volgende wanneer u revisoren toevoegt:
-
Een controleur kan slechts eenmaal aan een proefdruk worden toegevoegd. (U kunt dezelfde persoon niet aan meerdere etappes toevoegen op de proefdruk.)
-
Revisoren die aan een privéfase zijn toegevoegd, kunnen alleen het werkgebied zien waaraan ze zijn toegevoegd op de proefdruk en de opmerkingen die in dat werkgebied zijn gemaakt.
-
Door gebrek, verleent het toevoegen van een gebruiker aan een stadium die gebruiker toegang om de proef van het ogenblik te bekijken de proef wordt gecreeerd.\
De systeembeheerder kan het proefdruksysteem zodanig configureren dat gebruikers geen toegang hebben tot de proefdrukproef totdat de werkstroom het werkgebied bereikt waar de gebruiker is toegevoegd. Zie voor meer informatie
-
-
(Optioneel) Klik op New stage en herhaal vervolgens Stap 4 en Stap 5 om meerdere fasen aan de geautomatiseerde workflow toe te voegen.
-
Ga door met het maken van de proefdruk door de benodigde informatie op te geven in de secties Organize en More settings op de pagina New Proof , zoals beschreven in
Geautomatiseerde workflowdiagrammen
Tijdens het instellen van de workflow voor de proefdruk zult u zien dat er een diagram wordt gemaakt. Elk stadium u aan uw proef toevoegt zal in het diagram verschijnen, duidelijk wijzend op de gebiedsdelen tussen de stadia. Privéfasen worden gemarkeerd met een sleutelpictogram.
Het diagram zweeft, wat betekent dat het zichtbaar blijft, zelfs als u de pagina omlaag schuift.
Als u niet het diagram te hoeven zien, kunt u het verbergen (1).
Een werkgebied toevoegen
U kunt een extra werkgebied toevoegen aan een werkstroom u creeert of wijzigt.
-
Als u een stadium aan een bestaand bewijs toevoegt, ga naar de de detailpagina van het Bewijs, zoals die op wordt beschreven beheert de Details van het Bewijs in Workfront Proof.
-
Klik in de sectie Workflow op New stage .
-
Geef informatie voor het werkgebied op, zoals in stap 4 onder de sectie Creating a Proof with an Automated Workflow in dit artikel.
-
Klik op Add stage en vervolgens op Done .
Een werkgebied verwijderen
- Klik op het prullenbakpictogram in de rechterbovenhoek van het werkgebied (1).
Het pictogram wordt weergegeven wanneer u de muisaanwijzer op het werkgebied plaatst.
Werkgebiedinstellingen
-
Stage name: wordt weergegeven in het workflowdiagram en is opgenomen in de e-mailmeldingen die worden verzonden aan revisoren.
-
Activate stage: Voor elke fase van uw workflow kunt u bepalen wanneer deze moet worden geactiveerd. Voor de eerste fase zijn de volgende opties beschikbaar:
- Bij proefmaken
- Op een bepaald tijdstip en een bepaalde datum
- Handmatig
- Alleen deze drie opties zijn beschikbaar voor de eerste fase. De andere opties worden beschikbaar wanneer u een tweede fase toevoegt. Hiervoor moet u een bovenliggend werkgebied selecteren.
- Nadat de vorige deadline is bereikt (moet u een bovenliggende fase kiezen)
- Alle beslissingen zijn goedgekeurd of Approved with changes (vereist dat u een hoofdwerkgebied selecteert)
- Alle beslissingen zijn goedgekeurd (hiervoor moet een bovenliggende fase worden gekozen)
- Alle beslissingen worden genomen (hiervoor moet een bovenliggende fase worden gekozen)
-
Deadline: U kunt bepalen hoe de deadline voor elke fase van een workflow moet worden berekend. De opties zijn:
- Van het aanmaken van een proefdruk: in het veld deadline (9) kunt u de deadline voor de proefdruk selecteren.
- Vanuit werkgebiedactivering: in het vervolgkeuzemenu deadline selecteert u het aantal werkdagen dat wordt toegevoegd aan de activeringsdatum van het werkgebied om automatisch een deadline voor de proefdruk in te stellen.
-
Lock: Er zijn een aantal opties die bepalen wanneer een werkgebied kan worden vergrendeld. De volgende opties zijn beschikbaar:
- Handmatige vergrendeling
- Nooit
- Wanneer het volgende werkgebied begint
- Wanneer alle beslissingen worden genomen
Primary decision maker: U stelt de primaire beslisser in het werkgebied in. De beschikbare besluitvormers worden pas in de lijst weergegeven nadat u de revisoren aan het werkgebied hebt toegevoegd.
- Only one decision required: u kunt deze optie in een werkgebied inschakelen. Dit betekent dat de herziening zal worden afgerond zodra een van de besluitvormers zijn besluit neemt.
- Privacy: Elke fase kan privé worden gemaakt. Als een werkgebied privé is, zijn de opmerkingen en beslissingen niet zichtbaar voor personen die niet aan dit werkgebied zijn toegevoegd of die geen toezichthouders, beheerders of factureringsbeheerders in het account zijn. Voor meer informatie, zie Geautomatiseerd Overzicht van het Werkschema.
Revisoren toevoegen aan een werkgebied
-
Voer een naam of e-mailadres in het veld onder aan elk werkgebied in.
-
Klik op het groene plusteken om deze toe te voegen.
-
De rol op de proefdruk instellen.
-
Stel de e-mailwaarschuwing in.
-
Bij het instellen van de eerste fase kunt u ook de eigenaar van de proefdruk wijzigen.
note note NOTE - Een controleur kan slechts eenmaal aan een proefdruk worden toegevoegd. U kunt dezelfde persoon niet aan meer dan één fase op de proefdruk toevoegen.
- Revisoren die niet aan een privéfase zijn toegevoegd, kunnen het werkgebied niet zien op de proefdruk of opmerkingen die in dat stadium zijn gemaakt.
Een proefdruk converteren naar een geautomatiseerde workflow
U kunt een standaardproefdruk naar Geautomatiseerde Werkstroom omzetten.
-
Klik op Convert to Automated Workflow op de pagina Proof details .
Nadat de proefdruk is omgezet in een geautomatiseerde workflow, zijn alle fasen actief en openbaar. De optie Lock stage is standaard ingesteld op Handmatig. Alle stadia blijven bij gebruikers en hun instellingen.- Het werkgebied activeren is ingesteld op Bij maken van proefdrukken in elke fase.
- De deadline die wordt berekend op basis van de optie wordt ingesteld op het maken van het bewijs in elke fase.
- Als op het basisbewijs slechts één beslissingsoptie is geselecteerd, wordt deze in alle stadia geselecteerd.
- Als er geen proefdruk Primary decision maker is geselecteerd, worden de stappen met die ontvanger ingesteld op Geen en wordt voor alle andere proefdrukken ingesteld op Geen.
- Werkgebiednaam blijft ongewijzigd.
Een extra sjabloon toevoegen aan een bestaande automatische workflow
Nadat een standaardproefdruk in Geautomatiseerde Werkschema wordt omgezet, kunt u extra malplaatje aan het toevoegen.
-
Klik op de pagina Proefdrukgegevens in de sectie Workflow op Add template.
-
De montages van het malplaatje bepalen wat met een proef kan worden gedaan waaraan dit malplaatje werd toegevoegd. Als de Add a stage and Add people to stages -opties voor de sjabloon bijvoorbeeld uitgeschakeld zijn, zijn de knoppen add stage en share proof niet zichtbaar.
-
Als Add a stage option is uitgeschakeld in de opgegeven sjabloon, is de knop Add template niet zichtbaar nadat u deze hebt toegevoegd.
-
Wanneer een persoon aan een stadium in een Geautomatiseerd malplaatje van het Werkschema wordt toegevoegd, maar ook reeds aanwezig op het bewijs toen als dit malplaatje wordt toegepast, zal het systeem deze persoon automatisch uit het stadium verwijderen. Als er verder niemand aan dit specifieke werkgebied wordt toegevoegd, wordt de volgende fout weergegeven omdat het systeem het toevoegen van een leeg werkgebied aan de workflow niet toestaat.
-