データハイジーンを維持し、Salesforce CRM と Marketo Engage を効果的に同期して収益オペレーションを実現する重要な戦略と、アクションプランを策定します。この記事では、Marketo Engage 管理者がデータベースと Salesforce CRM の統合を最適化する重要なインサイトと実証済みの手法について説明します。

今日のデータ駆動型のビジネス環境で、クリーンで正確なデータを維持することは、マーケティングとセールスの両部門の成功に不可欠です。データハイジーンの不備は、非効率性、機会損失、顧客体験の低下につながる可能性があります。

この記事では、データハイジーンの重要性を理解し、Marketo Engage と Salesforce CRM 間の同期に関する問題を軽減する実用的な手順について説明します。さらに、Salesforce CRM ダッシュボードを使用して同期プロセスを監視およびトラブルシューティングする方法についても説明します。このルーチンにより、Marketing Qualified Lead（MQL）が正確で効率的に Salesforce にプッシュされ、セールスチームが商談をクローズに導くことができます。

リードからクローズまで：Marketo Engage と Salesforce によるスムーズなデータ同期の実現

データハイジーンプロセスの目標は、Marketo Engage から Salesforce CRM に、クリーンで正確および最新のリードデータが同期されていることを確認することです。このプロセスを開発することで、セールスチームは本来の業務であるクローズと収益の向上に集中できます。この目標を達成するには、管理者が定期的なデータ監査、重複排除、検証を含むデータハイジーンプロセスを確立することが不可欠です。このプロセスは、クリーンで効率的なデータベースを維持し、CRM と Marketo Engage がシームレスに連携することを確保します。また、Salesforce CRM の同期プロセスを定期的に監視し、発生する可能性のある問題に迅速に対処する必要があります。

以降の節では、次のベストプラクティスについて説明します。

1. Marketo Engage から Salesforce CRM に、クリーンで正確および最新のデータが同期されていることを確認する。
2. 2 つのシステム間でデータの不一致やエラーが発生するリスクを軽減する。
3. セールスチームの効率と生産性を向上させる。

Marketo Engage でのデータハイジーンプロセスの構築

データハイジーンプロセスを開発する理由

データハイジーンは、CRM 同期を成功させる基盤であり、セールスチームが CRM で正確および最新の情報を入手し、Marketo Engage での同期エラーを削減できるようにします。データをクリーンな状態に保つことで、CRM でリードを効果的に管理できます。Salesforce CRM を使用した経験から、確固としたデータハイジーン戦略の欠如が様々な問題を引き起こしてしまう事例を直接目にしてきました。

• 重複レコード：同じリードに複数のエントリがあると、CRM が乱雑になり、セールスチームの混乱を招く可能性があります。
  • 例えば、以前担当した会社では、重複レコードが原因で営業プロセスに大きな遅延が発生していました。担当者はどのリードをフォローアップすべきか分からず、時間の浪費だけでなく、機会損失にもつながっていました。
• 不正確なデータ：不正確または古い情報は、顧客とのインタラクションの質の低下やビジネスチャンスの損失につながる可能性があります。
  • 例えば、リードルーティングは、リードの所在地に基づいて適切なセールス担当者にリードを配分する重要なプロセスです。多くの会社は、北米（NA）、ヨーロッパ、中東、アフリカ（EMEA）、アジア太平洋（APAC）、ラテンアメリカ（LATAM）などの地域に基づいてリードルーティング戦略を構築しています。これらの地域は、多くの場合、特定の州または国によって定義されています。データが不正確な場合、北米に居住／勤務する顧客が EMEA の担当者に簡単にルーティングされてしまう可能性があります。このデータの不正確さは、見込み客のタイムゾーンよりも何時間も早い／遅い担当者からの電話を受けるなど、見込み客のエクスペリエンスを低下させる可能性があります。また、セールス担当者と見込み客の両方にとって貴重な時間を無駄にすることにもなります。タイムゾーンの不一致は、電話に出られない、対応が遅れる、すぐにエンゲージメントができないことにつながり、最終的にはリードを顧客に転換する可能性を低下させます。
• フィールド検証エラー：必須フィールドの値は Salesforce CRM の値と一致する必要があります。一致しない場合、同期エラーが発生し、Salesforce で新規レコードを作成したり、既存のレコードを更新したりできなくなる可能性があります。
  • 国と州は、フィールド検証エラーが発生する一般的な必須フィールドです。例えば、Marketo Engage の「国」フィールドに「USA」（米国）が入力され、Salesforce CRM の対応するフィールドが「United States」（米国）に設定されている場合、同期は失敗します。

これらの潜在的な危険性を回避するために、データハイジーンプロセスを確認します。データハイジーンプロセスの開発には、定期的なデータ監査、重複排除、検証が含まれ、クリーンで効率的なデータベースを維持するのに役立ちます。

開始手順

1. データ標準の設定：

• データ入力に関する明確なガイドラインを定義：必須フィールドや書式設定標準など、データ入力のルールを確立します。

• フィールド更新をブロック：特定のソースによる特定のフィールドの更新をブロックします。取得された元の値が常に正確であることがわかっている場合や、ユーザーが手動で値を入力することで入力ミスを防ぐ場合などに、この設定が役立ちます。

• データ標準を文書化：これらのガイドラインの概要を説明したドキュメントを作成し、マーケティング業務、マーケティング関係者、セールス業務など、関連するチームメンバー全員がアクセスできるようにします。

  • 手動リストアップロードテンプレートの例：必須フィールドや書式設定標準のすべてなど、手動リストアップロード用のテンプレートを作成します。例：

    • 名：必須。特殊文字は使用できません。
    • 姓：必須。特殊文字は使用できません。
    • 会社名：必須。特殊文字は使用できません。
    • メールアドレス：必須。有効なメール形式にする必要があります。
    • 国：必須。Salesforce の選択リストの値と一致する必要があります。
    • 州（米国およびカナダの場合）：必須。Salesforce の選択リストの値と一致する必要があります。

2. データ監査の実施：

Marketo Engage にデータハイジーンプロセスがない場合は、まずデータ監査を実行します。このステップは、データベースのデータ品質を確認し、改善が必要な領域を特定するのに役立ちます。

• データ監査の範囲：

  • リード情報：

    • 空の重要フィールド：必須の人口統計データが欠落しているリードがないか確認します。例えば、姓、メールアドレス、会社名、国、州、顧客ソースは必須フィールドとして一般的に使用されますが、要件は組織によって異なる場合があります。これらのフィールドの中で、メールアドレスは、Marketo Engage を効果的なマーケティングオートメーションシステムとして機能させるために最も重要なフィールドです。
    • 国：「国」フィールドが正確に入力されていることを確認します。
    • 州（米国およびカナダの場合）：「州」フィールドが正確に入力され、米国およびカナダのリードの命名規則が適用されていることを確認します。例えば、2 文字の略語とフルネーム（CA とカリフォルニア）を使用します。大文字と小文字を正しく使い分けます（例：Ca、ca、california ではなく CA と入力します）。

  • リードの非アクティブ状態：30 日間、60 日間または 90 日間非アクティブなリードを特定します。

  • 無効なメールアドレス：無効なメールアドレスを特定し、フラグをを立てます。

• 手法：Marketo Engage のスマートキャンペーンとレポートを使用します。

  • 不完全または古いレコードの特定：Marketo Engage に組み込まれているデータ品質レポートを活用して、「国」、「州」、「姓」、「会社名」などのフィールドの問題を特定します。これらのフィールドは、Marketo Engage から Salesforce CRM へのリードの同期に不可欠です。

    • オプション 1：人物パフォーマンスレポートは、不完全な重要フィールドを特定する優れた開始点です。
    • オプション 2：「<フィールド名> が空です」に基づいてフィルタリングするスマートリストを作成します。さらに、フィールドが空の場合、レコードを Salesforce CRM への同期から除外することもできます。これを行うには、「顧客を SFDC に同期」ステップを含むスマートキャンペーンに、「<フィールド名> が空ではありません」というフィルターを含めます。

  • 重要なフィールド値の一致： 国と州は、Salesforce CRM の値と完全に一致する必要があります。姓と会社名を空にすることはできません。組織の特定の要件について詳しくは、セールス担当または Salesforce CRM 管理者にお問い合わせください。

  • スマートキャンペーン：スマートキャンペーンを使用して、問題を動的に特定し、管理します。ここでは、ユースケース別にキャンペーンを大まかに構成しました。

• • 手動レビュー：レコードのサンプルセットを手動でレビューし、自動ツールでは見逃される可能性のある問題を検出します。
  • 関係者からのフィードバック：セールスチームとマーケティングチームからフィードバックを収集し、直面しているデータ関連の課題を把握します。

• データハイジーンの不備の兆候：

  • 高いバウンス率：多数のメールがバウンスしている場合は、メールアドレスが古くなっているか、間違っている可能性があります。
  • 低いエンゲージメント率：低いエンゲージメント率は、データが不正確であるなど、リードが適切なコンテンツを受け取っていないことを示唆している可能性があります。
  • 重複レコード：大量の重複レコードは、適切な重複排除プロセスが不足していることを示している可能性があります。
  • フィールド値の不一致：「リードソース」や「国」などの主要フィールドの値が不一致または欠落していると、同期エラーが発生する可能性があります。

3. データソースの特定：

「顧客ソース」フィールドは、リード生成のソースを把握する上で重要なフィールドの 1 つです。すべてのリードが正しい「顧客ソース」値で更新されていることを確認します。アクションプランを次に示します。

• 欠落値の確認：スマートキャンペーンを使用して、「顧客ソース」値が設定されていないリードを特定します。

• 欠落値の更新：

  • ワークフローによる自動化：トリガーキャンペーンやバッチキャンペーンを使用して、「顧客ソース」フィールドを自動更新します。「登録ソースタイプ」、「登録ソース情報」、「オリジナルソース情報」、「オリジナルソースタイプ」、「オリジナルリファラー」など、使用可能な他のデータポイントに基づいて更新を行います。データハイジーンの実行可能キャンペーン戦略がある場合は、実行可能プロセスの一部として顧客ソースの更新を追加することを強くお勧めします。
  • 手動更新：ほとんどのリードは自動ワークフローで更新する必要がありますが、自動更新が不可能なリード（例：システム障害）については、手動更新を使用する必要があります。リードソースの大きな変更や定期的な監査の際のバックフィルとして、手動更新を使用することをお勧めします。使用可能な情報に基づいて「顧客ソース」フィールドを手動で更新するチームや、リードのフォローアップを行うチームを編成します。

• Marketo Engage データベース内のレコード値の例を次に示します。

4. レコードの重複排除：

Marketo Engage に組み込まれている重複排除機能を使用します。

• 「重複の可能性」があるシステムスマートリストの確認：まず、「重複の可能性」があるシステムスマートリストを使用します。

• 重複フィールドとしての「メールアドレス」の使用：メールアドレスは、重複を特定する最も一般的な識別子です。また、スマートリストフィルターを組み合わせて、メールアドレス、氏名、姓、Salesforce タイプ、更新日時に基づいて重複を確認することもできます。

• 重複の結合：重複をすべて特定したら、Marketo Engage 内で手動で結合できます。このプロセスを自動化する場合は、アドビのアカウントチームにご連絡いただき、Adobe Professional Services と連携してカスタム自動結合ソリューションを設定することをお勧めします。自動結合では、重複を結合するジョブを毎日または毎週実行します。

5. データの検証：

Marketo Engage にデータ検証ルールを実装し、フォーム入力を通じてデータの正確性を確保します。データ検証の設定方法について詳しくは、製品ドキュメントを参照してください。

• メールアドレスと連絡先情報の検証にサードパーティのデータ検証ツールを使用：メールアドレスやその他の連絡先情報を検証するには、NeverBounce や Clearbit などのサードパーティツールの統合を考慮します。これらのツールは、Marketo Engage API を活用して、それぞれメール検証とデータエンリッチメントの機能を統合します。
• トリガーベースのキャンペーンでデータハイジーンキャンペーンを即座に実行：顧客がデータをシステムに入力した際に誤った情報を即座に更新するデータハイジーンキャンペーンを設定します。例えば、リストの読み込みによってデータがシステムに入力され、国の値が間違っていたり、選択リストと一致していなかったりする場合、データハイジーンキャンペーンはこの顧客を検出し、正しい値に更新します。

6. チームのトレーニング：

データ入力担当者を教育し、Marketo Engage にデータを入力する全員が確立されたガイドラインに従うようにするトレーニングセッションを実施します。

• 次のような参加者が含まれます（限定ではありません）。

  • データ入力担当者（マーケティングアシスタントやデータスペシャリストなど）
  • マーケティング業務担当者
  • セールス業務担当者
  • セールス開発担当者（SDR）
  • ビジネス開発担当者（BDR）
  • セールスチーム
  • マーケティングチーム
  • デジタルマーケター
  • リード管理やキャンペーン実行に関与するその他の関係者

• データハイジーンポリシーとプロセスの文書化：データハイジーンプロセスを文書化し、関連するチームメンバー全員がアクセスできるようにします。

Salesforce CRM バックログダッシュボードでのデータハイジーンの強化

データハイジーンの重要性と、Salesforce CRM 同期のデータの整合性と信頼性の確保においてそれが果たす重要な役割について説明しました。Marketo Engage の Salesforce CRM 同期ダッシュボードを使用して、同期の問題を監視し、トラブルシューティングする方法を見てみましょう。これらのダッシュボードは、データハイジーンの取り組みを補完する不可欠なツールであり、シームレスでエラーのないデータ同期プロセスを維持する管理者の日々の監視に役立ちます。

監視が重要な理由

Salesforce CRM 同期ダッシュボードでの監視が重要な理由を次に示します。

1. リアルタイムのインサイト：ダッシュボードでは、同期ステータス、バックログのトレンド、エラーをリアルタイムで可視化できるので、問題を迅速に特定して解決できます。これらのダッシュボードを監視することで、問題の拡大を防ぎ、キャンペーンへの影響を最小限に抑えることができます。
2. プロアクティブな管理と効率性の向上：定期的な監視により、データ同期の健全性をプロアクティブに管理し、予期しないダウンタイムや障害のリスクを軽減できます。また、パフォーマンスを最適化し、チームが手動で修正する時間を最小限に抑えることで、効率性と生産性の向上につながります。
3. データ品質保証：監視ダッシュボードは、データハイジーンの手法が効果的であることを検証するのに役立ちます。エラーやバックログの増加に気付いた場合は、戦略を調整して正確で最新のデータを維持できます。これは、マーケティングキャンペーンやセールスキャンペーンでのパーソナライゼーションの成功に不可欠です。

以前の実装から、データ同期の監視を成功させる鍵は一貫性と細部への配慮にあることを学びました。回避すべき潜在的な危険性を以下に示します。

• 定期的なチェックを怠る：問題が重大になるのを待たずに、ダッシュボードを確認します。問題を早期に発見し、解決するには、毎日定期的に監視することが不可欠です。
• バックログのトレンドを無視：バックログの増加は、対処が必要な根本的な問題を示している可能性があります。この指標は、CRM 同期プロセスのパフォーマンスに関する貴重なインサイトを提供してくれるので、見落とさないでください。
• エラーへの対応を怠る：同期エラーは迅速に対処する必要があります。エラーを無視すると、データの不一致が発生し、CRM の信頼性に影響を与える可能性があります。Salesforce CRM の同期エラーを解決する適切なリファレンスについて詳しくは、こちらを参照してください。

Salesforce CRM の同期プロセスを一貫して監視することで、データをクリーンに保ち、正確性や信頼性を維持し、最終的にはビジネス成果を向上させることができます。

Marketo Engage で Salesforce CRM 同期ダッシュボードを効果的に使用する方法

Marketo Engage で Salesforce CRM 同期ダッシュボードを効果的に使用して、Salesforce の同期の問題を監視およびトラブルシューティングするには、次の手順に従います。

• ダッシュボードにアクセスするには、製品ドキュメントにアクセスして、手順別のガイダンスを参照してください。

• まず、バックログのトレンドグラフと同期スループットおよびバックログを確認して、同期プロセスの状況を簡単に把握します。

• このグラフを 1 日あたり約 5 分間監視します。時間の経過と共に、通常のパターンとトレンドがわかるようになります。

• バックログに異常な急増や一貫した増加が見られた場合は、すぐに注意を払い、詳細な調査を行う必要があります。

• 同期パフォーマンスの可視性を向上させるために、同期スループットとバックログの指標には、色分けされたインジケーターが用意されています。

  • ⚪ 正常（グレー） - 同期操作が想定範囲内で、重大なバックログがないことを示します。
  • ?? 増加中（オレンジ）- バックログが増加していることを示します。同期の遅延や問題が発生する可能性を示唆しています。
  • この色分けにより、管理者は同期の健全性を迅速に評価し、必要に応じてタイムリーな対応を取ることが容易になります。

• バックログの問題の特定：

  • バックログの急増や一貫した増加がないか確認します。これらは同期プロセスに問題があることを示している可能性があります。
  • 大幅な増加に気付いた場合は、データ品質の問題、システムパフォーマンスの問題、その他の根本的な要因が原因である可能性があります。

• 同期ステータスの確認：

  • 同期ステータスダッシュボードを使用して、現在の同期ステータスの概要を確認します。
  • 不完全または失敗状態のレコードを探します。
  • 特定のレコードをクリックすると、エラーメッセージや失敗の理由など、同期ステータスに関する詳細情報が表示されます。

• 同期エラーの分析：

  • 同期エラーダッシュボードに移動して、すべての同期エラーのリストを表示します。
  • エラーをタイプ、日付、重要度でフィルタリングし、最も重要な問題に焦点を当てます。
  • エラーメッセージを確認し、各問題の根本原因を理解します。一般的なエラータイプには、データ検証エラー、重複レコード、システムタイムアウトなどがあり、こちらにある適切な手順で解決できます。

• エラーへの対応：

  • 各同期エラーについて、適切な解決方法を決定します。

  • 一般的なアクション：

    • データの修正：エラーの原因が無効または不完全なデータである場合は、必要に応じて Marketo Engage または Salesforce CRM のレコードを更新します。
    • レコードの再同期：再同期機能を使用して、レコードの同期をもう一度試みます。
    • アドビサポートへのお問い合わせ：エラーが複雑または解決しない場合は、アドビサポートまたは Salesforce サポートにお問い合わせください。

データハイジーンキャンペーンの最適化

• Salesforce CRM 同期ダッシュボードのインサイトを使用して、データハイジーンキャンペーンを更新します。例えば、エラーの原因が必須フィールドの欠落や値の誤りにある場合は、Marketo Engage で値を修正することを考慮します。「状態」値による同期エラーが多数発生している場合は、データハイジーンプロセスを見直し、「状態」値が Marketo Engage で正しく正規化されていることを確認することをお勧めします。
• キャンペーンが効果的で、同期ニーズに一致していることを確認するには、データハイジーンの手法を定期的に確認および更新します。
• アラートの設定：CRM 同期エラー通知をメールで受信できるように登録することをお勧めします。アラートは、Marketo Engage インスタンスの「通知」セクションから登録できます。

• ドキュメントと追跡：発生した同期の問題と、その解決に行ったアクションを記録します。このドキュメントを使用して、データハイジーンキャンペーンの効果を追跡し、対処が必要な繰り返し発生する問題を特定します。こちらの使用できる CRM 同期エラーログテンプレートを参照してください。

重要ポイント

• データ標準の設定：必須フィールドや書式設定標準など、データ入力に関する明確なガイドラインを定義します。
• データハイジーンプロセスの確立：定期的なデータ監査、重複排除、検証は、クリーンで効率的なデータベースを維持するのに不可欠です。
• Marketo Engage の組み込み機能の使用：組み込みの人物パフォーマンスレポート、スマートキャンペーン、データ検証ルールを活用して、データの問題を特定および管理します。
• 監視とトラブルシューティング：Marketo Engage の新しい Salesforce CRM 同期ダッシュボードを使用して、Salesforce の同期プロセスを定期的に監視し、同期の問題がビジネスに影響する前に検出して解決します。
• チームのトレーニング：データ入力担当者、マーケティング業務担当者、セールス業務担当者、その他の関係者に、データハイジーンの重要性とその維持プロセスについて教育します。

データハイジーンプロセスを実装することで、Marketo Engage と Salesforce 間のよりシームレスなデータ同期を維持し、ビジネスの収益を向上させ、競合他社に先んじることができます。