外部アプリケーションからドキュメントをリンク
次のソースから、ドキュメントとフォルダーを Adobe Workfront にリンクできます。
ドキュメント統合を設定で説明しているように、Workfront 管理者はドキュメントまたはフォルダーをリンクする前に、ドキュメントプロバイダーごとに、もしくはカスタムドキュメントの統合用に、この機能を有効にしておく必要があります。
Workfront に直接アップロードされたドキュメントを使用する場合と同じ方法で、外部クラウドプロバイダーにリンクされたドキュメントの配達確認や承認を行うことができます。
アクセス要件
この記事の手順を実行するには、次のアクセス権が必要です。
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Adobe Workfront プラン | 任意 |
| Adobe Workfront プラン |
新規：Contributor 以上 または 現在：Request 以上 |
| アクセスレベル設定 | ドキュメントへのアクセスを編集 |
この表の情報について詳しくは、Workfront ドキュメントのアクセス要件を参照してください。
ドキュメントの保存
外部アプリケーションから Workfront にリンクされたドキュメントは Workfront ではなく、外部クラウドプロバイダーに保存されます。
次の例外が適用されます。
- ドキュメントサービスで提供されるサムネイルとプレビューの画像は、Workfront サーバーに保存される場合があります。
- Workfront でプルーフを使用すると、ドキュメントがコピーされてプルーフサーバーに追加されます。
外部アプリケーションから Workfront へのドキュメントのリンク
既存のドキュメントを外部のクラウドプロバイダーとリンクすることができます。これには共有ドキュメントも含まれます。
前提条件 prerequisites
ドキュメントやフォルダーをリンクする前に、Workfront 管理者がドキュメントプロバイダーごとに、またはカスタムドキュメント統合用に、この機能を有効にする必要があります（ドキュメント統合の設定で説明しています）。
外部ドキュメントを Workfront にリンク link-an-external-document-to-workfront
Google や Microsoft OneDrive などの外部アプリケーションから、Workfront にドキュメントをリンクできます。
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Workfront でドキュメントを挿入する ドキュメント 領域に移動します。
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「新規追加」をクリックし、ドキュメントを Workfront にリンクする外部ドキュメントプロバイダーをクリックします。
例えば、Dropbox からドキュメントをリンクするには、「Dropbox から」をクリックします。
既に認証済みの外部プロバイダーがリストの上部に表示されます。
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（条件付き）外部サービスへのログインを求められた場合は、表示されるボックスにサービスのログイン資格情報を入力し、「ログイン」をクリックします。
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（条件付き）外部アプリケーションを認証するよう求められた場合、「認証」ボタンをクリックします。
これは一度のみ実行する必要があります。
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表示される 外部ファイルとフォルダーをリンク ボックスの検索ボックスに、検索する項目の名前を入力し、Enter を押すと、どのフォルダーに格納されているかにかかわらず、外部アプリケーションからのすべての結果を表示できます。
または
リンクするドキュメントを参照して選択します。
複数のドキュメントを選択することもできますが、現在のビューで選択したドキュメントのみがリンクされます。例えば、ドキュメントを選択してフォルダーに移動すると、最初に選択したドキュメントはリンクされません。
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（条件付き）Workfront DAM をご利用のお客様は、「サムネイル」アイコンをクリックして、ファイルをサムネイル画像として表示します。
note note NOTE Workfront DAM をご利用のお客様は、Workfront DAM からドキュメントをリンクする際にサムネイルを表示できます。また、Workfront DAM をご利用のお客様には、Dropbox や Box などの他のサービスでサムネイルが表示される場合があります。ただし、Workfront 内での Workfront DAM 以外のサービスのサムネイルの表示はサポートされておらず、SharePoint または Google Drive からドキュメントをリンクするときに、サムネイルは表示されません。 -
「リンク」をクリックします。
Workfront では、ドキュメントの横にクラウドプロバイダーのアイコンが表示されます。
note note NOTE - ドキュメントのリンクに使用されるダウンロード URL が 2048 文字を超える場合、ファイルをリンクすることはできません。
- Box にリンクされているドキュメントの場合、Box 内のドキュメントへのリンクは、ページを更新するまで表示されません。
リンクされたドキュメントの新しいバージョンを追加 add-a-new-version-of-a-linked-document
外部アプリケーションから、Workfront にリンクされたドキュメントの新しいバージョンを追加できます。
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ドキュメントがリンクされている ドキュメント 領域に移動し、リンクされているドキュメントを選択します。
note important IMPORTANT 新しいバージョンを作成するには、ドキュメントはリンクされたフォルダーの外部にある必要があります。 -
新規追加／バージョン をクリックして、外部ドキュメントプロバイダーをクリックします。
例えば、Dropbox から新しいバージョンのドキュメントをリンクするには、「Dropbox から」をクリックします。
既に認証済みの外部プロバイダーがリストの上部に表示されます。
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（条件付き）外部サービスへのログインを求められた場合は、表示されるボックスにサービスのログイン資格情報を入力し、「ログイン」をクリックします。
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（条件付き）外部アプリケーションを認証するよう求められた場合は、「認証」をクリックします。
これは一度のみ実行する必要があります。
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表示される 外部ファイルとフォルダーをリンク ボックスの検索ボックスに、検索する項目の名前を入力し、Enter キーを押すと、どのフォルダーに格納されているかにかかわらず、外部アプリケーションからのすべての結果を表示できます。
または
リンクするドキュメントを参照して選択します。
複数のドキュメントを選択できますが、現在のビューで選択されたドキュメントのみがリンクされます。例えば、ドキュメントを選択してフォルダーに移動すると、最初に選択したドキュメントはリンクされません。
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（条件付き）Workfront DAM をご利用のお客様は、「サムネイル」アイコンをクリックして、ファイルをサムネイル画像として表示します。
note note NOTE Workfront DAM をご利用のお客様は、Workfront DAM からドキュメントをリンクする際にサムネイルを表示できます。また、Workfront DAM をご利用のお客様には、Dropbox や Box などの他のサービスでサムネイルが表示される場合があります。ただし、Workfront 内での Workfront DAM 以外のサービスのサムネイルの表示はサポートされておらず、SharePoint または Google Drive からドキュメントをリンクするときに、サムネイルは表示されません。 -
「リンク」をクリックします。
Workfront では、ドキュメントの横にクラウドプロバイダーのロゴが表示され、外部のクラウドプロバイダーにリンクされていることを示します。
note note NOTE Box にリンクされているドキュメントの場合、Box 内のドキュメントへのリンクは、ページを更新するまで表示されません。
ファイルシステムから Workfront にアップロードしたドキュメントの新しいバージョンを追加する方法について詳しくは、ファイルシステムからの Adobe Workfront へのドキュメントの追加のAdobe Workfront へのドキュメントの追加を参照してください。
Workfront Proof ドキュメントをリンク link-workfront-proof-documents
Workfront Proof に存在していたプルーフを Workfront にリンクできます。Workfront Proof からプルーフをリンクすると、プルーフに関連付けられたすべてのコメントとその他のメタデータを、Workfront で使用できるようになります。
Workfront Proof で表示アクセス権を持つプルーフのみをリンクできます。
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Workfront でドキュメントを挿入する ドキュメント 領域に移動します。
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「新規追加」をクリックし、「Workfront Proof から」をクリックします。
note note NOTE このメニューのオプションは、環境で設定されているサードパーティプロバイダーによって異なる場合があります。 -
表示される Workfront Proof からのプルーフをリンク ボックスに、Workfront で使用できるようにするプルーフの名前を入力します。
入力すると、リストがフィルターされます。
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リンクするプルーフを 10 件まで選択します。
グレー表示されているプルーフ名は既に Workfront のドキュメントに関連付けられているので、リンクできません。
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「リンク」をクリックします。
プルーフの最新バージョンが Workfront にリンクされています。プルーフを開くと、プルーフビューアですべてのバージョンを使用できます。
Workfront 内で Google ドキュメントを作成 create-a-google-document-from-within-workfront
Workfront 内で Google ドキュメントを新規作成できます。他のクラウドプロバイダー向けのドキュメントを Workfront 内から新規作成することはできません。
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Workfront でドキュメントを挿入する ドキュメント エリアに移動します。
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新規追加／Google ファイル をクリックして、作成する Google ドキュメントの種類を選択します。
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Google Drive アカウントを追加 ボックスが表示されたら、Google ドライブを認証 をクリックします。
「ドキュメント」タブに Google ドキュメントが追加されます。
note note NOTE 「マイドライブ」と「自分と共有」に、2 つの異なる結果が表示されます。マイドライブにファイルが見つからない場合は、自分と共有フォルダーを確認してください。
Workfront のドキュメントを外部クラウドプロバイダーにアップロードおよびリンク
ドキュメントを Workfront から外部のクラウドプロバイダーにアップロードしてリンクできます。これにより、ドキュメントのストレージが Workfront から外部クラウドプロバイダーに移動します。外部アプリケーションでドキュメントを変更すると、Workfront でドキュメントが自動更新されます。
Workfront にアクセスできないユーザーでも、アプリケーションにアクセスできる場合は、外部アプリケーションでドキュメントを表示できます。
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Workfront でアップロードするドキュメントを選択します。
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その他／送信先 をクリックし、リンクされたドキュメントを保存するクラウドプロバイダーを選択します。
ドキュメントの詳細ページのその他メニュー
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ドキュメントを保存するプロバイダーのアプリケーション内のフォルダーを選択します。
プロバイダーのアプリケーション内の任意のフォルダー（共有フォルダーを含む）を指定できます。
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「保存」をクリックします。
外部プロバイダーのロゴがドキュメント名の横に表示され、ドキュメントが Workfront にリンクされて、外部クラウドプロバイダーによって保存されていることを示します。
フォルダーのリンク
Workfront と外部のクラウドプロバイダーの間でフォルダーをリンクすると、フォルダーとそのすべての内容がリンクされます。Workfront アクセス権を持たないユーザーが、外部ドキュメントアプリケーションからファイルを追加、削除および変更すると、変更内容が Workfront に同期されます。
フォルダーのアクセス権 folder-access-rights
外部のドキュメントアプリケーションからフォルダーの内容を同期する場合、Workfront は、最初にフォルダーをリンクしたユーザーの資格情報を使用します。これにより、ユーザーエクスペリエンスは以下のようになります。
- 外部アプリケーションのファイルやフォルダーの表示アクセス権を持たず、Workfront でリンクされたフォルダーを表示するアクセス権を持っている場合、Workfront ではファイルやフォルダーの名前のみを表示でき、内容は表示できません。
- 他のユーザーが Workfront にリンクした Workfront 内のフォルダーの内容（リンクされたフォルダー内のサブフォルダーなど）にアクセスすると、コンテンツは、コンテンツにアクセスするユーザーの資格情報ではなく、最初にリンクしたユーザーの Workfront ログイン資格情報を使用して Workfront に同期されます。
- フォルダーをリンクしたもともとのユーザーが Workfront システムから削除された場合、リンクされたフォルダーのコンテンツに Workfront 経由でアクセスできなくなります。この場合、外部アプリケーションのフォルダーに対する権限を持つアクティブな Workfront ユーザーが、フォルダーを再リンクする必要があります。
- フォルダーをリンクしたユーザーが外部アプリケーションにアクセスできなくなった場合、Workfront はそのフォルダーのコンテンツにアクセスできなくなります。この問題は、例えば、フォルダーを最初にリンクしたユーザーが退職した場合に発生する可能性があります。引き続きアクセスできるように、フォルダーへのアクセス権を持つユーザーは、フォルダーを再リンクする必要があります。
1 つまたは複数の外部フォルダーをリンク link-one-or-more-external-folders
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フォルダーを追加する Workfront の領域に移動し、左側のパネルの ドキュメント
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「新規追加」をクリックし、フォルダーを Workfront にリンクする外部ドキュメントプロバイダーをクリックします。
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（条件付き）外部サービスをまだ承認していない場合は、外部プロバイダーのログイン資格情報を指定して、「ログイン」をクリックしてください。
既に認証済みの外部プロバイダーがリストの上部に表示されます。
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表示された「外部ファイルとフォルダーをリンク」ボックスで、リンクするフォルダーを参照して選択します。
または
検索するフォルダーの名前を入力し、Enter を押します。
複数のフォルダーを選択できますが、現在のビューで選択されたフォルダーのみがリンクされます。例えば、あるフォルダーを選択して別のフォルダーに移動した場合、最初に選択したフォルダーはリンクされません。
note note NOTE Google Drive からフォルダーをリンクする場合は、個人用ドライブ（マイドライブ）とチームドライブ内のフォルダーのみをリンクできます。共有アイテムエリアからフォルダーをリンクすることはできません。 -
「リンク」をクリックします。
Workfront では、フォルダーの横にクラウドプロバイダーのロゴが表示され、外部のクラウドプロバイダーにリンクされていることを示します。
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（オプション）フォルダー名を変更して Workfront でのフォルダー名と外部ドキュメントアプリケーションでのフォルダー名が異なるようにするには、「フォルダー」セクションでフォルダーをクリックし、フォルダー名の横に表示された「その他」メニュー
この方法では、外部アプリケーションのフォルダー名は変更されません。
リンクされたフォルダーにサブフォルダーを追加 add-subfolders-to-a-linked-folder
既存のリンクされたフォルダー内に新しいフォルダーを作成できます。既存のリンクされたフォルダーに別のフォルダーをドラッグすることもできます。
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既存のリンクされたフォルダー内に新しいフォルダーを作成するには、既存のフォルダーに移動し、ドキュメントフォルダーを作成で説明されているように新しいフォルダーを作成します。
または
既存のリンクされたフォルダに既存のフォルダーをドラッグするには、サブフォルダーを追加するドキュメントエリアに移動し、リンクされたフォルダーにドラッグします。
note note NOTE リンクされたフォルダーに既存の Workfront フォルダーをドラッグする場合、次の制限が適用されます。 - ドラッグするフォルダーは、まだリンクされておらず、既にリンクされているコンテンツを入れることはできない。
- ドラッグするフォルダー（そのコンテンツを含む）は、50 MB を超えることはできない。
リンクされたフォルダーにドキュメントを追加
Workfront を使用してリンクされたフォルダーにドキュメントを追加すると、そのフォルダーは自動的にリンクされたドキュメントとして追加されます。
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ドキュメントを追加するリンクされたフォルダーを選択し、新規追加／ドキュメント をクリックし、ドキュメントを参照してフォルダーに追加します。
または
ドキュメントを追加する ドキュメント エリアで、リンクされたフォルダーにドキュメントをドラッグします。
ドキュメントの新しいバージョンが外部アプリケーションで自動的に作成され、Workfront にリンクされます。
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ドキュメントの移動中は、ドキュメントオプションは使用できません。
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ドキュメントは、Experience Manager Assets に移動すると、Workfront のドキュメントリストには表示されなくなります。
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ドキュメントの移動中にドキュメントに対して行ったアクションや編集は、Experience Manager Assets 内のドキュメントには反映されず、失われます。
リンクされたドキュメントまたはフォルダーを削除
リンクされたドキュメントまたはフォルダーを外部アプリケーションから削除した場合、そのドキュメントまたはフォルダーは、Workfront からも削除するまで、Workfront システムに残ります。
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リンクされたドキュメントまたはフォルダーを選択し、「削除」をクリックします。
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表示される確認ボックスで、「はい、リンクを解除します」をクリックします。
ドキュメントの Workfront サイトからのリンクが解除されました。外部アプリケーションにあるものは影響を受けません。
リンクされたドキュメントとフォルダーの名前変更について
リンクされたドキュメントまたはフォルダーの名前を変更すると、その変更は、そのドキュメントまたはフォルダーを作成したアプリケーションでのみ表示されます。例えば、Workfront でリンクされたドキュメントの名前を変更した場合、新しい名前は Workfront でのみ表示されます。
Workfront と外部アプリケーションで名前を一致させる場合は、両方で名前を変更する必要があります。