見積もりテンプレートのユースケースとワークフロー

2025年4月9日
  • トピック：
  • B2B

作成対象：

  • 初心者
  • 中級
  • 管理者
  • リーダー
  • ユーザー

見積もりテンプレート機能を使用すると、購入者と販売者は、再利用可能でカスタマイズ可能な見積もりテンプレートを作成することで、見積もりプロセスを合理化できます。

  • カスタマイズ可能な見積り – 購入者は、事前に承認されたテンプレートからリンクされた見積りを生成でき、行項目の数量や選択など、指定したパラメータ内でカスタマイズできます。
  • オーダーしきい値：セラーは最小および最大のオーダー取引約定を設定し、バイヤーが合意された購入量を遵守できるようにします。 購入者が見積テンプレートを受け入れると、リンクされた見積もりが生成されるたびに注文しきい値カウントが増分されます。 リンクされた見積が受注に変換されずにクローズされた場合、受注は回数しきい値から減算されます。 最大注文しきい値に達すると、見積もりテンプレートの有効期限が切れます。
  • 有効期限 - テンプレートに有効期間（Valid Until）を設定し、指定した期間内にのみ用語が適用されるようにします。 有効期限が切れると、テンプレートはクローズされ、関連するすべてのリンクされた引用符がクローズされます。
  • 値引と価格設定：セラーは、見積と同じ明細品目、見積レベルおよび出荷価格割引機能を使用して、定型受注の値引を設定し、ネゴシエーション・プロセスを簡略化できます。
  • 追跡とレポート - テンプレートから生成されたリンクされた見積書の数が追跡され、注文が正常に完了したことを確認して、合意された注文の割り当て量の履行に関するインサイトが得られます。
  • 参照ドキュメントリンク – 購入者と販売者の両方が、見積もりテンプレートへの外部ドキュメントリンク（DocuSign、Adobe Sign、その他のオンラインサービスなど）を追加、編集および管理できます。 これにより、見積テンプレート・プロセス中に、関連する契約および基本契約に容易にアクセスできます。

ユースケース

会社の購入者は、見積もりテンプレートを使用して、一定期間にわたって特定の製品セットを注文できます。 購買担当は、見積プロセスをより効率的で一貫性があり、戦略的な購買契約に合致するように、次の見積テンプレート・オプションを設定します。

  • 受注しきい値：交渉による価格設定の対象となる受注の最小数と最大数を指定します。 これを使用して、契約書で指定された注文クォータを適用および追跡できます。

  • 数量しきい値（最小/最大数量） テンプレートは、各注文に対して購入できる最小および最大数量を設定する数量しきい値を指定し、売り手が在庫レベルを効果的に管理できるようにすると同時に、買い手が必要に応じて数量を調整する柔軟性を提供します。

  • 外部の契約および契約との接続を維持するための参照ドキュメントのリンク。見積プロセス中に関連ドキュメントに容易にアクセスできます。

見積テンプレートのワークフロー

見積もりテンプレートは、購入者または販売者が開始できます。

手順 1：見積テンプレートの作成（新規）

  • 購買担当が見積テンプレートを作成します

    既存の見積もりを確認する際、購入者は、会社が来年にわたって複数の注文を送信する必要があると判断し、リピート取引に基づいて追加の割引をリクエストしたいと考えています。 見積もりに対して Create quote template アクションを使用して、見積もりテンプレートを作成します。 購買担当は、「参照ドキュメント」セクションの Add コントロールを使用して、外部契約または基本契約への参照ドキュメント・リンクを追加できます。 次に、見積テンプレートを販売者に送信してレビューを行い、ネゴシエーションを開始します。

    購入者は、定期的に購入したい商品を買い物かごに追加することで、見積もりテンプレートをリクエストすることもできます。 次に、見積もりをリクエストし、購入を繰り返したい頻度をコメントに記載します。

  • 営業担当者 – 営業担当者は、特定の会社の購入者に代わって、管理者から見積テンプレートを作成できます。 営業担当者は、管理で既存の見積から、または Quote Templates グリッドから見積テンプレートを作成し、draft として保存するか、ネゴシエーションを開始するために購買担当に送信できます。 ドラフト状態では、見積もりは販売者にのみ表示されます。 Quote が送信されると、ステータスは Submitted になります。 買い手が送り返すまで、売り手は変更できません。

    セラーが Admin の Quote グリッドから購入者の見積りを開始する

    販売者が見積テンプレートを作成すると、有効期限（日付フィールド） Valid until デフォルトで 180 日になります。 購買担当がテンプレートを作成した場合、失効日は空白になります。 購入者は、テンプレートをレビュー用に購入者に送り返す前に、有効期限を設定する必要があります。

    販売者が見積テンプレートを作成すると、有効期限（日付フィールド） Valid until デフォルトで 180 日になります。 購買担当がテンプレートを作成した場合、失効日は空白になります。 購入者は、テンプレートをレビュー用に購入者に送り返す前に、有効期限を設定する必要があります。

ステップ 2：見積のレビューおよびネゴシエーション（レビュー）

見積テンプレートの検討または交渉には、数量の変更、品目の削除、明細品目注釈の追加、明細品目または見積値引の適用（セラー）、出荷先所在地（購買担当）の追加および参照文書リンクの管理が含まれます。

  • 販売者がリクエストを表示し、応答を送信 – 管理者で、販売者が Quote Templates* グリッドから見積もりテンプレートを表示するか、メール通知のリンクから開きます。 ストアフロントでは、見積のステータスが Pending に変わり、購入者は変更できません。 見積ネゴシエーションに対する同じプロセスに従って、売主は価格値引を提供し、必要に応じて数量と品目を調整して応答し、コメントを入力して、見積テンプレートを購買担当に送り返します。 販売者は、このプロセス中に参照ドキュメントのリンクを追加、編集、または削除することもできます。 購入者と営業担当者には、販売者が回答したことを電子メールで通知します。

  • 購入者が販売者からの見積テンプレートを表示し、応答を送信します - メール通知のリンクをクリックして見積テンプレートを開くか、アカウントダッシュボードの 自分の見積テンプレート ページから開きます。 購入者は、ライン品目レベルまたは見積レベルで販売者にメモを残したり、数量を変更したり、品目を削除したり、参照文書のリンクを管理したりできます。

合意に達するまで、または売り手が見積テンプレートを拒否するまで、買い手と売り手は交渉プロセスを続行します。 購入者が見積テンプレートに変更を加えた場合（製品の追加または削除、製品数量の変更、参照ドキュメントのリンクの変更など）、レビューのために販売者に返却する必要があります。

  • 購入者が配送先住所を追加 – 購入者は、配送先住所がない場合、見積もりテンプレートに配送先住所を追加する必要があります。 買い手が住所を追加した後、売り手は出荷および配信オプションを提供できます。 表示される発送方法は、ストアフロントの設定によって異なります。

買主が配送先住所を追加した場合、ネゴシエーション契約を確認する必要があり、売主は合意に達するまで、または売主が見積テンプレートを拒否するまで、ネゴシエーション処理を続行できます。

手順 3：購買担当が見積テンプレートを受け入れる

購入者は、テンプレートの交渉済み条件を受け入れます。 見積テンプレートが承認されると、購買担当はテンプレートを使用して 承認済のリンク済見積を生成できます。この見積は、それ以上の交渉を必要とせずに受注を発行するために使用できます。

配送オプションはチェックアウト時にロックされます。

見積もりテンプレートは、有効期限が切れるか、キャンセルまたはクローズされるか、有効なバイヤーが最大注文しきい値に達するまで、アクティブなままになります。