Questa guida fornisce consigli ai Digital Asset Manager sulla creazione e la condivisione di strumenti di apprendimento intuitivi e self-service per gli utenti. Fornendo in modo proattivo risorse on-demand in grado di anticipare le esigenze degli utenti e consentendo loro di acquisire le competenze necessarie, puoi promuovere l’adozione di Adobe Experience Manager Assets.

In qualità di Digital Asset Manager, il tuo compito consiste nell’aiutare gli utenti ad avere successo con Adobe Experience Manager (AEM) semplificando la ricerca, l’utilizzo e il riutilizzo delle risorse. Dovrebbe essere uno strumento self-service con cui gli utenti possano acquisire le competenze necessarie per utilizzare AEM in modo facile ed efficiente. Per fornire agli utenti le risorse di cui hanno bisogno, devi mostrare loro come utilizzare lo strumento e anticipare le loro esigenze con risorse on-demand. I manager DAM di Best Buy hanno messo insieme risorse self-service che consentono agli utenti di imparare nel tempo e di trovare le risposte alle domande più frequenti.

Se ti occupi della gestione di contenuti, risorse digitali o prodotti, della creazione di contenuti o risorse digitali, in questa guida trovi suggerimenti e best practice per agevolare il lavoro degli utenti.

In Best Buy, dirigo il team DAM Asset Management, che gestisce le risorse DAM. Il team DAM Asset Management riceve le risorse dai creatori, le carica nel sistema DAM e aggiunge tutti i metadati necessari, affinché le risorse vengano categorizzate correttamente per facilitarne la ricerca.

Durante l’introduzione della libreria di risorse Best Buy, abbiamo creato singole pagine di istruzioni e condotto sessioni di formazione in presenza per gruppi, per informare gli utenti su AEM. Ma gli utenti finali, e in particolare, i team creativi, riscontravano ancora difficoltà nella ricerca delle risorse. A volte non riuscivano a trovare le risorse di cui avevano bisogno e finivano per creare nuove risorse, oppure chiedevano assistenza a chi gestisce le risorse. Aiutare singoli utenti a cercare le risorse non è né efficiente, né sostenibile per entrambi i team.

Abbiamo quindi adottato un approccio diverso: abbiamo introdotto opportunità di apprendimento self-service su scala più ridotta, con opzioni personalizzate per le esigenze degli utenti finali. Di seguito sono riportate le risorse create per gli utenti finali.

Risorse di abilitazione

PDF “AEM 101”

Il PDF “AEM 101” viene condiviso con i nuovi utenti che ricevono una licenza di Adobe Experience Manager. Questo PDF descrive come eseguire l’accesso iniziale e fornisce semplici istruzioni di navigazione e suggerimenti per l’utilizzo dello strumento. Ecco riportato un estratto del PDF:

Formazione “AEM 101“ in presenza

Destinato principalmente al team creativo, questo corso di formazione è offerto ai nuovi dipendenti o ai nuovi utenti di AEM. Il corso di formazione è stato condotto in sessioni individuali o per piccoli gruppi, con una demo su come eseguire l’accesso, la ricerca, il download e il Rights Management, o gestione dei diritti. Ad esempio, include una dimostrazione di come cercare risorse sul tema delle vacanze e come scaricarle per utilizzarle in campagne di marketing.

Programma consigliato:

• Accesso
• Suggerimenti su ricerca e filtri
• Download
• Raccolte
• Rights Management
• Progetti
• Se applicabile: flussi di lavoro, frammenti di esperienza

Video con suggerimenti

Una cartella di formazione in AEM contiene brevi video con suggerimenti che mostrano alcune semplici attività che possono rafforzare quanto trattato dalla sessione di formazione. La maggior parte dei video dura meno di 60 secondi e tratta un argomento specifico, ad esempio l’accesso, come trovare e usare i filtri e come usare le risorse gestite con Rights Management. Ad esempio, un video mostra come impostare un filtro per trovare immagini ad alta risoluzione per post su social media. Per rispondere alle domande che ricevono dagli utenti, i DAM Manager possono semplicemente inviare un collegamento verso specifiche risorse di formazione.

La cartella Training è simile all’immagine riportata di seguito e contiene cartelle per le seguenti aree di abilitazione:

• Come navigare
• Come cercare le risorse
• Come scaricare le risorse
• Come usare le raccolte
• Come utilizzare le cartelle dei progetti
• Informazioni su Rights Management
• Requisiti delle risorse

Ecco un esempio di video con suggerimenti sui filtri di ricerca

Rights Management eLearning

Dopo l’implementazione delle nuove funzionalità Rights Management, è stato creato un modulo di eLearning obbligatorio per tutti gli utenti. Questo video illustra le nozioni di base di Rights Management e alla fine propone un quiz di 5 domande. Gli utenti dovevano superare il quiz; in caso contrario, la loro licenza di AEM viene disattivata.

L’eLearning inizia con un messaggio del Senior Vice President of Creative and Media, che ricorda agli utenti perché Rights Management è importante e il loro ruolo in merito a questa funzionalità. Prosegue poi illustrando come identificare le risorse con gestione dei diritti e l’importanza di rispettare i diritti di utilizzo.

È importante creare su base continua dei rapporti sulla frequenza con cui viene seguito l’eLearning, e invitare i nuovi utenti a seguirlo.

Di seguito è riportata la prima pagina dell’eLearning:

Sessioni Office Hours / Lunch and Learn mensili

Ogni mese, il reparto Creative and Media ha condotto sessioni “Office Hours” durante la pausa pranzo. Ogni sessione iniziava con la demo di una funzione, seguita da una sessione di domande e risposte. Ogni sessione è stata registrata e memorizzata in AEM per riferimento futuro, insieme ai video dei suggerimenti. Sono stati trattati gli scenari più comuni, tra cui: come creare una raccolta avanzata, come trovare e scaricare le risorse con gestione dei diritti, nonché suggerimenti relativi alla ricerca.

Punti chiave

1. Conoscere il proprio pubblico. Il contenuto del corso di formazione deve soddisfare le esigenze e preferenze degli utenti finali. Inizia chiedendo un loro feedback, inviando sondaggi o semplicemente contattando direttamente gli utenti per capire le loro preferenze in termini di modalità di apprendimento.
2. Fornire comunicazioni coerenti. Che si tratti di sessioni “Lunch and Learn” mensili o della posizione in cui sono pubblicati i video di formazione, comunica agli utenti dove e quando ottenere le informazioni di cui hanno bisogno. Trova un ritmo e seguilo con coerenza.
3. Trovare il focus. In base all’input degli utenti finali, un problema comune riguardava Rights Management. La creazione di un corso di formazione specifico su questo argomento ha consentito al team che gestisce la libreria DAM di risparmiare tempo e ha permesso agli utenti finali di usare AEM con maggiore sicurezza.

In conclusione, l’iniziativa di formazione e adozione di Adobe Experience Manager si proponeva di fornire un modello self-service per consentire agli utenti finali di usare AEM in modo efficiente per la ricerca e di agevolare l’utilizzo e il riutilizzo delle risorse. Offrendo una varietà di risorse, come video di suggerimenti e sessioni “Office Hours”, abbiamo fornito agli utenti gli strumenti e le conoscenze necessarie per avere successo. Questo approccio non solo ha migliorato l’esperienza utente, ma ha anche reso più efficiente e sostenibile la ricerca e l’uso delle risorse sia per gli utenti sia per il team di formazione.