Caso di utilizzo e flussi di lavoro dei modelli di preventivo
La funzionalità Modello preventivo consente a buyer e venditori di semplificare il processo di creazione dei preventivi creando modelli riutilizzabili e personalizzabili.
- Preventivi personalizzabili - Gli acquirenti possono generare preventivi collegati da un modello preapprovato, consentendo la personalizzazione all'interno di parametri specifici quali quantità di voci e selezioni.
- Soglie ordini: i venditori possono impostare impegni di ordine minimo e massimo, garantendo che gli acquirenti rispettino i volumi di acquisto concordati. Dopo che il buyer ha accettato il modello di preventivo, il conteggio della soglia dell'ordine viene incrementato ogni volta che viene generato un preventivo collegato. Se l'offerta collegata viene chiusa senza essere convertita in un ordine, l'ordine viene sottratto dal conteggio delle soglie. Quando viene raggiunta la soglia massima dell'ordine, il modello di preventivo scade.
- Date scadenza - I modelli possono avere periodi di validità (Valid Until), assicurando che i termini siano applicabili solo entro un intervallo di tempo specificato. Alla scadenza, il modello viene chiuso e tutte le virgolette collegate associate vengono chiuse.
- Sconti e determinazione prezzi- I venditori possono utilizzare le stesse funzionalità di sconto per articolo di linea, preventivo e prezzo di spedizione disponibili con i preventivi per impostare sconti per ordini ricorrenti, semplificando il processo di negoziazione.
- Monitoraggio e reporting: il sistema tiene traccia del numero di preventivi collegati generati dal modello e degli ordini completati con successo per fornire informazioni dettagliate sull'adempimento delle quote di ordini concordate.
- Collegamenti ai documenti di riferimento: sia gli acquirenti che i venditori possono aggiungere, modificare e gestire collegamenti a documenti esterni (ad esempio DocuSign, Adobe Sign o altri servizi online) al modello di offerta. Ciò consente una facile accesso a contratti e accordi correlati durante il processo di modello di preventivo.
Caso d'uso
Un acquirente di un'azienda può utilizzare un modello di offerta per ordinare un set specifico di prodotti per un periodo di tempo. L'acquirente configura le seguenti opzioni del modello di offerta per rendere il processo di offerta più efficiente, coerente e allineato agli accordi di acquisto strategici.
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L'ordine soglia specificare il numero minimo e massimo di ordini idonei per la negoziazione dei prezzi. Può essere utilizzato per applicare e tenere traccia delle quote degli ordini specificate nei contratti.
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Soglie quantità (quantità minime/massime) Il modello specifica una soglia di quantità per impostare la quantità minima e massima che può essere acquistata per ogni ordine, garantendo al venditore la possibilità di gestire in modo efficace i livelli di scorte e al contempo offrendo al buyer la flessibilità necessaria per adeguare le quantità.
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Collegamenti ai documenti di riferimento per mantenere connessioni con contratti e accordi esterni, semplificando l'accesso alla relativa documentazione durante il processo di offerta.
Flusso di lavoro per modello di preventivo
I modelli di offerta possono essere avviati dall'acquirente o dal venditore.
Passaggio 1: creazione del modello di citazione (Nuovo)
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L'acquirente crea il modello di preventivo
Quando rivede un preventivo esistente, l'acquirente decide che l'azienda deve inviare più ordini nel corso del prossimo anno e desidera richiedere ulteriori sconti in base alla ripetizione dell'attività. Creano un modello di preventivo utilizzando l'azione Create quote template nel preventivo. L'acquirente può aggiungere collegamenti al documento di riferimento a contratti o accordi esterni utilizzando il controllo Add nella sezione dei documenti di riferimento. Quindi avviano la negoziazione inviando il modello di preventivo al venditore per la revisione.
Gli acquirenti possono anche richiedere un modello di preventivo aggiungendo i prodotti che desiderano acquistare regolarmente al carrello. Quindi, richiedi un preventivo e indica nei commenti la frequenza con cui desiderano ripetere l’acquisto.
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Rappresentante commerciale: un rappresentante commerciale può creare un modello di preventivo dall'amministratore per conto di un acquirente aziendale specifico. Il rappresentante commerciale può creare il modello di preventivo nell'amministratore da un preventivo esistente o dalla griglia Quote Templates e salvarlo come
draftoppure inviarlo all'acquirente per avviare la negoziazione. In stato di bozza, il preventivo è visibile solo al venditore. Dopo l'invio del preventivo, lo stato èSubmitted. Non può essere modificato dal venditore finché l'acquirente non lo rispedisce indietro.
Quando il venditore crea il modello di preventivo, la data di scadenza (Valid until campo data) viene impostata automaticamente su 180 giorni. Se il buyer ha creato il modello, la data di scadenza è vuota. L'acquirente deve impostare la data di scadenza prima di inviare nuovamente il modello all'acquirente per la revisione.
Quando il venditore crea il modello di offerta, la data di scadenza (Valid until campo data) viene impostata automaticamente su 180 giorni. Se l'acquirente ha creato il modello, la data di scadenza è vuota. L'acquirente deve impostare la data di scadenza prima di inviare nuovamente il modello all'acquirente per la revisione.
Passaggio 2: revisione e negoziazione del preventivo (revisione)
La revisione o la negoziazione di un modello di offerta può includere la modifica delle quantità, la rimozione di articoli, l'aggiunta di commenti riga, l'applicazione di sconti riga o preventivi (venditore), l'aggiunta di un indirizzo di spedizione (acquirente) e la gestione dei collegamenti ai documenti di riferimento.
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Il venditore visualizza richiesta e invia la risposta - Nell'amministratore, il venditore visualizza il modello di preventivo dalla Quote Templates griglia * o lo apre dal collegare nel notifica email. In vetrina, lo stato dell'offerta cambia in
Pending, e l'acquirente non può apportare alcuna modifica. Seguendo lo stesso processo per la negoziazione del preventivo, il venditore risponde offrendo sconti sui prezzi e adeguando le quantità e gli articoli in base alle esigenze, immette un commento e invia nuovamente il modello di preventivo all'acquirente. Il venditore può anche aggiungere, modificare o rimuovere link al documento di riferimento durante questo processo. L'acquirente e il rappresentante commerciale ricevono una notifica via e-mail che informa che il venditore ha risposto. -
L'acquirente visualizza il modello di offerta dal venditore e invia la risposta : l'acquirente fa clic sull'collegare nell'notifica e-mail per aprire il modello di offerta o lo apre dalla pagina I miei modelli di preventivo della dashboard di account. L'acquirente può lasciare note al venditore a livello di riga o di preventivo, modificare le quantità, rimuovere articoli e gestire collegamenti a documenti di riferimento.
L'acquirente e il venditore continuano il processo di negoziazione fino al raggiungimento di un accordo o il venditore rifiuta il modello di preventivo. Se l'acquirente apporta modifiche al modello di offerta, ovvero aggiunta o rimozione di prodotti, modifica delle quantità di prodotti o modifica dei collegamenti ai documenti di riferimento, deve essere restituito al venditore per la revisione.
- L'acquirente aggiunge un indirizzo di spedizione - L'acquirente deve aggiungere un indirizzo di spedizione al modello di offerta se non ne ha uno. Dopo che l'acquirente ha aggiunto l'indirizzo, il venditore può fornire le opzioni di spedizione e consegna. I metodi di spedizione visualizzati dipendono dalla configurazione Storefront.
Se il buyer aggiunge un indirizzo di spedizione, l'accordo di negoziazione deve essere rivisto e il venditore può continuare il processo di negoziazione fino a quando non viene raggiunto un accordo o il venditore rifiuta il modello di preventivo.
Passaggio 3: l'acquirente accetta il modello di preventivo
L'acquirente accetta le condizioni negoziate nel modello. Dopo l'accettazione del modello di preventivo, il buyer può utilizzarlo per generare preventivi collegati e preapprovati che possono essere utilizzati per sottomettere ordini senza richiedere ulteriori negoziazioni.
Le opzioni di spedizione sono bloccate al momento del pagamento.
I modelli di preventivo rimangono attivi fino alla scadenza, all'annullamento o alla chiusura o alla mancata validità dell'acquirente che ha raggiunto il numero massimo d'ordine soglia.
Visualizza un modello di citazione
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Nella colonna di Actions un record, fare clic su View.
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Per rispondere all'richiesta del cliente, seguire le istruzioni e iniziare lo stesso processo di negoziazione dei prezzi utilizzato per negoziare i preventivi.
Visualizza attività del modello di citazione
Visualizzare la sequenza temporale della negoziazione, la comunicazione e altre attività del modello di preventivo da Comments e History Log. Le informazioni includono le modifiche di stato, gli aggiornamenti alle informazioni sul cliente e sulla spedizione, gli aggiornamenti di articolo e prezzo e altre informazioni importanti.
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Aprire un modello di preventivo.
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Visualizzare i commenti e la cronologia delle negoziazioni dei preventivi scorrendo fino a Negotiation e selezionando Comments e History Log.
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Anche la cronologia viene tracciata a livello riga.
Rifiuta un modello di preventivo
Solo i modelli di preventivo con stato In Review possono essere rifiutati.
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Dalla griglia Quote Templates, aprire il modello di preventivo che si desidera rifiutare.
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Nel modello di preventivo, fare clic su Decline.
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Quando richiesto, immettere il motivo del rifiuto e fare clic su Confirm.