Votre boîte de réception

Dernière mise à jour : 15 juillet 2024

Créé pour :

  • Utilisateur ou utilisatrice

Vous pouvez recevoir des notifications de diverses sections d’AEM, y compris des workflows et des projets. Ces notifications peuvent par exemple concerner les éléments suivants :

  • Tâches :

    • Elles peuvent également être créées à différents endroits de l’interface utilisateur d’AEM (par exemple, sous Projets).
    • Elles peuvent être générées par l’étape Créer une tâche ou Créer une tâche de projet d’un workflow.

  • Workflows :

    • Éléments de travail correspondant à des opérations que vous devez exécuter sur le contenu de la page.
      • Ils sont générés par l’étape Participant du workflow.
    • Éléments d’échec, pour permettre aux administrateurs de relancer l’étape qui a échoué.

Vous recevez ces notifications dans votre propre boîte de réception, où vous pouvez les afficher et agir sur la base de celles-ci.

NOTE
Pour plus d’informations sur les types d’éléments, consultez les sections suivantes :

Boîte de réception dans l’en-tête

Dans les deux consoles, le nombre actuel d’éléments présents dans votre boîte de réception est indiqué dans l’en-tête. L’indicateur peut également être ouvert pour permettre un accès rapide aux pages nécessitant une ou plusieurs actions ou un accès à la boîte de réception :

Aperçu de la boîte de réception dans l’en-tête

NOTE
Certaines opérations sont également répertoriées en mode Carte de la ressource appropriée.

Ouverture de la boîte de réception

Pour ouvrir la boîte de réception des notifications AEM :

  1. Sélectionnez l’indicateur dans la barre d’outils.

  2. Sélectionnez Afficher tout. La boîte de réception AEM s’ouvre. La boîte de réception affiche les éléments des workflows, des projets et des tâches.

  3. La vue par défaut est Liste, mais vous pouvez également passer à la vue Calendrier. Pour ce faire, utilisez le sélecteur de vue (barre d’outils, en haut à droite).

    Vous pouvez également définir les paramètres d’affichage pour ces deux modes ; les options disponibles dépendent du mode actif.

    Paramètres d’affichage de la boîte de réception

NOTE
La boîte de réception fonctionne comme une console. Vous pouvez ainsi utiliser la navigation globale ou la fonction de recherche pour accéder à un autre emplacement lorsque vous avez terminé.

Boîte de réception – Vue Liste

Ce mode affiche tous les éléments, ainsi que des informations importantes :

Boîte de réception – Vue Liste

Boîte de réception – Vue Calendrier

Ce mode affiche les éléments en fonction de leur position dans le calendrier :

Boîte de réception – Mode Calendrier

Vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  • sélectionner un mode d’affichage spécifique (Chronologie, Colonnes, Liste) ;
  • spécifier les tâches selon Planification  : Tous, Planifiés, En cours, Échéance proche et Échéance dépassée  ;
  • descendre dans la hiérarchie pour obtenir plus d’informations sur un élément ;
  • sélectionner une période sur laquelle cibler la vue :

Boîte de réception – Période d’affichage du calendrier

Boîte de réception – Paramètres d’affichage

Pour les deux vues (Liste et Calendrier), vous pouvez définir des paramètres :

  • Vue Calendrier

    Pour la vue Calendrier, vous pouvez configurer les éléments suivants :

    • Regrouper par
    • Planification ou Aucun
    • Taille des cartes

    Boîte de réception – Paramètres d’affichage du calendrier

  • Vue Liste

    Pour la vue Liste, vous pouvez configurer le mécanisme de tri :

    • Tri à
    • Ordre de tri

    Boîte de réception – Paramètres de la vue Liste

    Vous pouvez également déléguer votre calendrier à d’autres utilisateurs et utilisatrices, demander la délégation à d’autres utilisateurs et utilisatrices ou encore gérer vos délégations.

    Boîte de réception – Paramètres de délégation de la vue Liste

Action sur un élément

NOTE
Bien qu’il soit possible de sélectionner plusieurs éléments, des actions ne peuvent être entreprises que sur un seul élément à la fois.

  1. Pour agir sur un élément, sélectionnez la miniature de l’élément approprié. Les icônes des actions applicables à cet élément s’affichent dans la barre d’outils :

    Sélection d’un élément de la boîte de réception

    Les actions disponibles varient selon l’élément et incluent les opérations suivantes :

    • Terminer l’action

    • Déléguer un élément

    • Ouvrir un élément ; selon le type d’élément, cette action permet d’effectuer les opérations suivantes :

      • Afficher les propriétés de l’élément
      • Ouvrir un tableau de bord ou un assistant pour effectuer d’autres actions
      • Ouvrir la documentation associée

    • Revenir à une étape précédente

    • Afficher la charge utile pour un workflow

    • Créer un projet à partir de l’élément

    NOTE
    Pour plus d’informations, consultez les sections suivantes :

  2. Une action démarre en fonction de l’élément sélectionné, par exemple :

    • Une boîte de dialogue correspondant à l’action s’ouvre ;
    • Un assistant d'action démarre ;
    • Une page de documentation s’ouvre

    Par exemple, Déléguer ouvre une boîte de dialogue :

    Déléguer la tâche de boîte de réception

    Selon qu’une boîte de dialogue, une page de documentation ou un assistant a été ouvert, vous pouvez :

    • Confirmez l’action appropriée, par exemple en la réaffectant.
    • Annuler l’action
    • Sélectionnez la flèche Précédent pour revenir à la boîte de réception. Par exemple, si un assistant d’action ou une page de documentation a été ouvert, vous pouvez revenir à la boîte de réception.

Création d’une tâche

Vous pouvez créer des tâches à partir de la boîte de réception :

  1. Sélectionner Créer, puis Tâche.

  2. Renseignez les champs nécessaires dans les onglets De base et Avancé (seul le champ Titre est obligatoire, tous les autres sont facultatifs) :

    • De base  :

      • Titre
      • Projet
      • Cessionnaire
      • Contenu  : similaire à Charge utile ; il s’agit d’une référence de la tâche à un emplacement dans le référentiel
      • Description
      • Priorité de la tâche
      • Date de début
      • Date d’échéance

    Tâche d’ajout de la boîte de réception

    • Avancé

      • Nom  : utilisé pour former l’URL, et s’il est vide, le nom est basé sur le champ titre.

    Options avancées de la tâche d’ajout de boîte de réception

  3. Sélectionnez Envoyer.

Création d’un projet

Pour certaines tâches, vous pouvez créer un projet en fonction de cette tâche :

  1. Sélectionnez la tâche appropriée en appuyant/cliquant sur la miniature.

    NOTE
    Seules les tâches créées à l’aide de l’option Créer de la boîte de réception peuvent être utilisées pour créer un projet.
    Les éléments de travail (d’un workflow) ne peuvent pas être utilisés pour créer un projet.

  2. Sélectionnez Créer un projet depuis la barre d’outils pour ouvrir l’assistant.

  3. Sélectionnez le modèle requis, puis Suivant  :

  4. Spécifiez les propriétés requises :

    • De base

      • Titre
      • Description
      • Date de début
      • Date d’échéance
      • Utilisateur et rôle

    • Avancé

      • Nom
    NOTE
    Voir Création d’un projet pour obtenir des informations complètes.

  5. Sélectionnez Créer pour confirmer l’action.