Participation aux workflows participating-in-workflows

Les workflows incluent généralement des étapes qui nécessitent qu’une personne effectue une activité sur une page ou une ressource. Le workflow sélectionne un utilisateur, une utilisatrice ou un groupe pour exécuter l’activité et affecte une tâche à cette personne ou à ce groupe. L’utilisateur ou l’utilisatrice reçoit une notification et peut ensuite prendre la mesure appropriée :

Notifications d’actions de workflow disponibles notifications-of-available-workflow-actions

Lorsqu’une tâche vous est attribuée (par exemple, Approuver le contenu), diverses alertes et/ou notifications s’affichent :

  • Votre indicateur de notification (barre d’outils) est incrémenté :

    Barre d’outils Notification

  • L’élément est répertorié dans votre boîte de réception de notifications :

    Notifications dans la boîte de réception

  • Lorsque vous utilisez l’éditeur de page, la barre d’état affiche :

    • Le nom du ou des workflows appliqués à la page. Par exemple, Requête d’activation.

    • Toute action disponible pour l’utilisateur actuel ou l’utilisatrice actuelle à l’étape du workflow en cours. Par exemple, Terminer, Déléguer, Afficher les détails.

    • Le nombre de workflows auxquels la page est soumise. Vous pouvez effectuer les actions suivantes :

      • utiliser les flèches gauche/droite pour parcourir les informations sur le statut des différents workflows ;
      • sélectionnez sur le nombre réel pour ouvrir une liste déroulante de tous les workflows applicables, puis sélectionnez le workflow à afficher dans la barre d'état.

    Page avec plusieurs workflows

    note note
    NOTE
    La barre d’état est uniquement visible pour les utilisateurs disposant de droits de workflow ; par exemple, les membres du groupe workflow-users.
    Les actions s’affichent lorsque la personnes utilisatrice actuelle est directement impliquée dans l’étape actuelle du workflow.
  • Lorsque la chronologie est ouverte pour la ressource, l’étape du workflow s’affiche. Lorsque vous sélectionnez sur la bannière d’alerte, les actions disponibles s’affichent également :

    Workflow dans la chronologie

Réalisation d’une étape de participant completing-a-participant-step

Vous pouvez terminer un élément pour permettre au workflow de passer à l’étape suivante.

Sur cette action, vous pouvez indiquer :

  • Étape suivante  : la prochaine étape à suivre ; vous pouvez la sélectionner dans une liste fournie
  • Commentaire  : si nécessaire.

Vous pouvez effectuer une étape de participant à partir des éléments suivants :

Réalisation d’une étape de participant – Boîte de réception completing-a-participant-step-inbox

Utilisez la procédure suivante pour terminer l’élément de travail :

  1. Ouvrez la boîte de réception AEM.
  2. Sélectionnez l’élément de workflow sur lequel vous souhaitez agir (sélectionnez la miniature).
  3. Sélectionnez Terminer dans la barre d’outils.
  4. La variable Terminer l’élément de travail s’ouvre. Choisissez Étape suivante dans la liste déroulante et ajoutez un commentaire, le cas échéant.
  5. Cliquez sur OK pour terminer l’étape (ou Annuler pour annuler l’action).

Réalisation d’une étape de participant – Éditeur de page completing-a-participant-step-page-editor

Utilisez la procédure suivante pour terminer l’élément de travail :

  1. Ouvrez la page en mode d’édition.
  2. Sélectionnez Terminer dans la barre d’état en haut.
  3. La variable Terminer l’élément de travail s’ouvre. Choisissez Étape suivante dans la liste déroulante et ajoutez un commentaire, le cas échéant.
  4. Cliquez sur OK pour terminer l’étape (ou Annuler pour annuler l’action).

Réalisation d’une étape de participant – Chronologie completing-a-participant-step-timeline

Vous pouvez également utiliser la chronologie pour terminer et avancer d’une étape :

  1. Sélectionnez la page requise et ouvrez la chronologie (ou ouvrez la chronologie et sélectionnez la page) :

    Réalisation d’une étape

  2. Sélectionnez la bannière d’alerte pour afficher les actions disponibles. Sélectionnez Avancer  :

    Progression de l’étape

  3. Selon le workflow, vous pouvez choisir l’étape suivante :

    Sélection de l’étape suivante

  4. Sélectionnez l’option Avancer pour confirmer l’action.

Délégation d’une étape de participant delegating-a-participant-step

Si une étape vous a été assignée, mais que vous ne pouvez pas agir pour une raison quelconque, vous pouvez la déléguer à un autre utilisateur ou groupe.

Les utilisateurs et les utilisatrices pouvant faire l’objet d’une délégation dépendent de la personne à qui l’élément de travail a été affecté :

  • Si l’élément de travail a été affecté à un groupe, les membres du groupe sont disponibles.
  • Si l’élément de travail a été attribué à un groupe puis délégué à un utilisateur, les membres du groupe et le groupe sont disponibles.
  • Si l’élément de travail a été attribué à un utilisateur unique, l’élément de travail ne peut pas être délégué.

Sur cette action, vous pouvez indiquer :

  • Utilisateur ou utilisatrice  : la personne à laquelle vous souhaitez déléguer. Vous pouvez la sélectionner dans une liste fournie
  • Commentaire  : si nécessaire.

Vous pouvez déléguer une étape de participant depuis :

Délégation d’une étape de participant – Boîte de réception delegating-a-participant-step-inbox

Utilisez la procédure suivante pour déléguer un élément de travail :

  1. Ouvrez la boîte de réception AEM.
  2. Sélectionnez l’élément de workflow sur lequel vous souhaitez agir (sélectionnez la miniature).
  3. Sélectionnez Déléguer dans la barre d’outils.
  4. La boîte de dialogue s’ouvre. Définissez l’utilisateur ou l’utilisatrice dans la liste déroulante (il peut également s’agir d’un groupe) et ajoutez un commentaire, le cas échéant.
  5. Cliquez sur OK pour terminer l’étape (ou Annuler pour annuler l’action).

Délégation d’une étape de participant – Éditeur de page delegating-a-participant-step-page-editor

Utilisez la procédure suivante pour déléguer un élément de travail :

  1. Ouvrez la page en mode d’édition.
  2. Sélectionnez Déléguer dans la barre d’état en haut.
  3. La boîte de dialogue s’ouvre. Définissez l’utilisateur ou l’utilisatrice dans la liste déroulante (il peut également s’agir d’un groupe) et ajoutez un commentaire, le cas échéant.
  4. Cliquez sur OK pour terminer l’étape (ou Annuler pour annuler l’action).

Délégation d’une étape de participant – Chronologie delegating-a-participant-step-timeline

Vous pouvez également utiliser la chronologie pour déléguer et/ou attribuer une étape :

  1. Sélectionnez la page requise et ouvrez la chronologie (ou ouvrez la chronologie et sélectionnez la page).

  2. Sélectionnez la bannière d’alerte pour afficher les actions disponibles. Sélectionnez Modifier la personne désignée  :

    Délégation de l’étape

  3. Spécifiez un nouveau cessionnaire :

    Changement de cessionnaire

  4. Sélectionnez Attribuer pour confirmer l’action.

Revenir d’une étape de participant en arrière performing-step-back-on-a-participant-step

Si vous découvrez qu’une étape, ou une série d’étapes, doit être répétée, vous pouvez revenir en arrière. Cela vous permet de sélectionner une étape qui s’est produite plus tôt dans le workflow pour la traiter à nouveau. Le workflow revient à l’étape que vous spécifiez, puis continue à partir de là.

Sur cette action, vous pouvez indiquer :

  • Étape précédente  : l’étape à laquelle revenir. Vous pouvez la sélectionner dans une liste fournie
  • Commentaire  : si nécessaire.

Vous pouvez revenir en arrière sur une étape de participant ou participante depuis :

Revenir d’une étape de participant en arrière – Boîte de réception performing-step-back-on-a-participant-step-inbox

Procédez comme suit pour revenir en arrière :

  1. Ouvrez la boîte de réception AEM.
  2. Sélectionnez l’élément de workflow sur lequel vous souhaitez agir (sélectionnez la miniature).
  3. Sélectionnez Revenir en arrière pour ouvrir la boîte de dialogue.
  4. Définissez l’étape précédente et ajoutez un commentaire si nécessaire.
  5. Cliquez sur OK pour terminer l’étape (ou Annuler pour annuler l’action).

Revenir d’une étape de participant en arrière – Éditeur de page performing-step-back-on-a-participant-step-page-editor

Procédez comme suit pour revenir en arrière :

  1. Ouvrez la page en mode d’édition.
  2. Sélectionnez Revenir en arrière dans la barre d’état en haut.
  3. Définissez l’étape précédente et ajoutez un commentaire si nécessaire.
  4. Cliquez sur OK pour terminer l’étape (ou Annuler pour annuler l’action).

Revenir d’une étape de participant en arrière – Chronologie performing-step-back-on-a-participant-step-timeline

Vous pouvez également utiliser la chronologie pour revenir à une étape précédente et la restaurer :

  1. Sélectionnez la page requise et ouvrez la chronologie (ou ouvrez la chronologie et sélectionnez la page).

  2. Sélectionnez la bannière d’alerte pour afficher les actions disponibles. Sélectionnez Restaurer  :

    Restauration d’une étape

  3. Spécifiez l’étape à laquelle le workflow doit revenir :

    Spécification d’une étape

  4. Sélectionnez Restaurer pour confirmer l’action.

Ouverture d’un élément de workflow pour afficher les détails (et réaliser des actions) opening-a-workflow-item-to-view-details-and-take-actions

Affichez les détails de la tâche du workflow et prenez les mesures appropriées.

Les détails du workflow sont affichés dans les onglets et les actions appropriées sont disponibles dans la barre d’outils :

  • Onglet ÉLÉMENT DE TRAVAIL  :

    Onglet ÉLÉMENT DE TRAVAIL

  • Onglet INFORMATIONS DU WORKFLOW  :

    Onglet WORKFLOW

    Si des étapes de workflow ont été configurées pour le modèle, vous pouvez afficher la progression en fonction de ces éléments :

    Étapes de workflow

  • Onglet COMMENTAIRES  :

    Onglet COMMENTAIRES

Vous pouvez ouvrir les détails de l’élément de travail à partir de :

Ouverture des détails de workflow – Boîte de réception opening-workflow-details-inbox

Pour ouvrir un élément de workflow et afficher les détails :

  1. Ouvrez la boîte de réception AEM.
  2. Sélectionnez l’élément de workflow sur lequel vous souhaitez agir (sélectionnez la miniature).
  3. Sélectionnez Ouvrir  pour ouvrir les onglets d’informations.
  4. Si nécessaire, choisissez l’action appropriée, saisissez les informations et confirmez avec OK (ou Annuler).
  5. Utilisez Enregistrer ou Annuler pour quitter.

Ouverture des détails de workflow – Éditeur de page opening-workflow-details-page-editor

Pour ouvrir un élément de workflow et afficher les détails :

  1. Ouvrez la page en mode d’édition.
  2. Sélectionnez Afficher les détails dans la barre d’état pour ouvrir les onglets d’informations.
  3. Si nécessaire, choisissez l’action appropriée, saisissez les informations et confirmez avec OK (ou Annuler).
  4. Utilisez Enregistrer ou Annuler pour quitter.

Affichage du payload de workflow (plusieurs ressources) viewing-the-workflow-payload-multiple-resources

Vous pouvez afficher les détails de la charge utile associée à l’instance de workflow. Au départ, les ressources du package s’affichent, puis vous pouvez l’analyser en profondeur pour afficher les différentes pages.

Pour afficher la charge utile et les ressources de l’instance de workflow :

  1. Ouvrez la boîte de réception AEM.
  2. Sélectionnez l’élément de workflow sur lequel vous souhaitez agir (sélectionnez la miniature).
  3. Sélectionnez Afficher la charge utile dans la barre d’outils pour ouvrir la boîte de dialogue.
    • Un package de workflow étant simplement un ensemble de pointeurs vers les chemins d’accès au sein du référentiel, vous pouvez y ajouter, supprimer ou modifier les entrées pour définir ce qu’il référence. Utilisez le composant Définition de ressource pour ajouter de nouvelles entrées.
  4. Les liens peuvent être utilisés pour ouvrir individuellement les pages.
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