Création et gestion de tâches creating-and-managing-tasks

Adobe Campaign vous permet de créer des tâches et de gérer leur cycle de vie complet directement dans l’application. La mise en œuvre des programmes et des campagnes peut être découpée en tâches qui sont assignées à des opérateurs Adobe Campaign ou à des prestataires externes. Ce mode de fonctionnement permet de créer un environnement de collaboration ouvert incluant tous les participants au programme et les participants externes.

Les tâches peuvent être créées, visualisées et surveillées à partir de la liste des tâches ou du tableau de bord de la campagne. Elles peuvent également être visualisées et suivies dans les plannings du plan marketing, des programmes et des campagnes.

Les tâches sont attachées à des campagnes et peuvent avoir des dépendances, c’est-à-dire des tâches associées. Chaque tâche a un statut, une priorité, une charge estimée et les coûts associés.

Toutes les tâches sont regroupées dans une liste accessible à partir de l’onglet Campagnes. Pour plus d’informations, consultez la section Accéder aux tâches.

Elles peuvent être affichées dans le planning du programme auquel elles appartiennent.

Accéder aux tâches accessing-tasks

Afficher les tâches displaying-tasks

Les tâches sont affichées dans la liste des tâches accessible à partir de l’onglet Campagnes.

Vous pouvez visualiser toutes les tâches de l’opérateur ou de l’opératrice courant(e).

Pour plus d’informations, voir les sections Etat d’exécution d’une tâche et Etat d’avancement d’une tâche.

Filtrer les tâches filtering-tasks

Cette vue filtre automatiquement toutes les tâches afin de n’afficher que les tâches de l’opérateur ou de l’opératrice courant(e). Vous pouvez également filtrer les tâches à partir des champs de la section supérieure de la fenêtre.

Modifier les tâches editing-tasks

Cliquez sur une tâche pour la modifier.

Créer une nouvelle tâche creating-a-new-task

Pour créer une tâche, procédez comme suit :

Vous pouvez également créer une tâche à partir du tableau de bord d’une opération : dans ce cas, elle est automatiquement associée à l’opération à partir de laquelle elle a été créée.

Une fois créée, la tâche est ajoutée au planning et au tableau de bord de la campagne, ainsi qu’à la liste des tâches. Pour modifier une tâche, cliquez sur son nom dans la liste des tâches ou sélectionnez-la dans le planning ou le tableau de bord de la campagne, puis cliquez sur le bouton Ouvrir.

Une fois créée, vous pouvez configurer la tâche en définissant les paramètres suivants :

Vous pouvez également ajouter des validant(e)s et des documents de référence.

Le cycle de vie d’une tâche est présenté dans cette section.

Responsable et intervenants manager-and-participants

Par défaut, la tâche est assignée à l’opérateur ou à l’opératrice qui l’a créée. Une notification est envoyée à l’opérateur ou l’opératrice lorsque la tâche nécessite une action.

Vous pouvez sélectionner un autre opérateur ou une autre opératrice dans la liste déroulante Affecté à.

Vous pouvez ajouter d’autres opérateurs et opératrices qui s’attelleront à la réalisation de la tâche. Ces personnes ne sont pas autorisées à clôturer la tâche ; ils peuvent seulement approuver la tâche qui leur est assignée.

Pour ajouter des opérateurs et des opératrices à la tâche, procédez comme suit :

Le tableau de bord de l’opérateur permet de consulter sa charge de travail, c’est-à-dire les autres tâches.

Validation de la tâche reviewers

En plus des participant(e)s, vous pouvez définir des opérateurs et opératrices qui examineront la tâche une fois qu’elle sera fermée.

Pour ce faire, cliquez sur l’option Activer la validation de la tâche dans la section inférieure de la fenêtre Ressources. Il peut s’agir d’un opérateur ou d’une opératrice individuel(le), d’un groupe d’opérateurs ou d’opératrices ou d’une liste d’opérateurs ou d’opératrices.

Pour désigner une liste d’opérateurs ou d’opératrices, cliquez sur le lien Editer… situé à droite du champ désignant le premier validant ou la première validante et ajoutez autant d’opérateurs et d’opératrices supplémentaires que nécessaire, comme dans l’exemple ci-dessous :

Vous pouvez définir un planning de validation pour la tâche dans la section inférieure de la fenêtre de configuration. Par défaut, les validant(e)s disposent de trois jours à partir de la date de soumission pour valider une tâche. Vous pouvez également ajouter un rappel qui sera automatiquement envoyé aux opérateurs et opératrices concernés avant la date limite de validation.

La personne responsable de la tâche peut se charger de la validation, même si d’autres opérateurs et opératrices ont déjà été assignés pour le faire. Si aucun validant n’est défini, les notifications seront envoyées au responsable de la tâche. Tous les autres opérateurs et opératrices Adobe Campaign disposant des droits d’Administrateur ou administratrice sont également habilités à valider la tâche. Toutefois, ils ne reçoivent pas de notifications.

Documents référencés documents-referenced

Vous pouvez ajouter des documents et des ressources marketing à une tâche.

Procédez comme suit :

Les documents référencés sont ajoutés aux notifications envoyées aux opérateurs impliqués dans la tâche. Ils sont également ajoutés dans le tableau de bord de la tâche.

Planning d’exécution execution-schedule

La période de validité d’une tâche est indiquée dans les champs Début et Fin. La charge planifiée exprime la charge de travail à effectuer pendant la période. Elle est exprimée en jours ou en heures.

De plus, le champ Charge réalisée, exprimé également en jours ou en heures, permet de mettre à jour manuellement l’état d’avancement de la charge de travail par rapport à la charge planifiée.

L’Etat d’avancement de la tâche, exprimé en pourcentage, est mis à jour automatiquement en fonction du travail réalisé par les différents opérateurs impliqués dans la tâche. Il peut être saisi manuellement.

Cette information est visualisable dans le tableau de bord de la tâche.

Elle est également affichée dans celui de l’opération.

Si la date de fin du planning de réalisation de la tâche a été atteinte et que la tâche n’est pas terminée, la tâche sera En retard. Un message d’avertissement s’affiche également pour alerter les opérateurs.

Pour plus d’informations, voir la section Etat d’avancement d’une tâche.

Dépenses et revenus expenses-and-revenues

Vous pouvez définir les dépenses liées et les revenus prévisionnels pour chaque tâche. Elles sont calculées puis consolidées pour l’opération à laquelle la tâche est rattachée.

Pour indiquer ces informations, cliquez sur l’icône Dépenses et revenus située dans la barre d’outils de la tâche.

Par défaut, le budget imputé est celui de l’opération à laquelle est rattachée la tâche. Elle s’affiche dans les détails de la tâche.

Dans cette fenêtre, vous pouvez également définir les objectifs à atteindre. Les objectifs sont exprimés en termes de revenus prévisionnels pour la tâche.

Prestataires service-providers

Un prestataire externe peut être impliqué dans la gestion de la tâche.

Pour cela, modifiez les propriétés de la tâche et sélectionnez le prestataire concerné. Les postes de coûts associés au prestataire sont automatiquement listés dans la section centrale de la fenêtre.

Sélectionnez les postes de coûts liés à l’exécution de la tâche. Pour cela, sélectionnez le type de coût et, au besoin, ajoutez un montant à surcharger.

Lorsqu’un prestataire est sélectionné, il est affiché dans le tableau de bord de la tâche :

Tâches en retard late-tasks

Une tâche est en retard si elle a atteint sa date de fin alors qu’elle n’a pas le statut Terminée. Par défaut, aucun opérateur n’est alerté lorsqu’une tâche est en retard. Vous pouvez paramétrer l’envoi d’un email de notification : tous les opérateurs peuvent être notifiés, même s’ils ne sont pas impliqués dans la tâche.

Dans la boîte Ressources, ajoutez l’opérateur au champ Affectation. Pour avertir plusieurs personnes, sélectionnez un groupe d’opérateurs.

Notifications initiales initial-notifications

Lorsque vous créez ou modifiez une tâche dont la date de début se situe dans le futur, Adobe Campaign vous propose d’envoyer un email au responsable de la tâche pour lui signaler le début de celle-ci.

Cependant, si la tâche que vous êtes en train de créer est éloignée dans le temps, il peut être préférable de planifier l’envoi de la notification avant le début de la tâche. Par exemple, si la tâche débute dans un mois, vous pouvez en avertir le responsable une semaine avant le début de la tâche.

Pour programmer une notification, dans la boîte Ressources, utilisez le champ Notification initiale.

Si vous avez programmé une notification, lorsque vous enregistrez la tâche, Adobe Campaign vous proposera quand même d’envoyer une notification immédiatement. Vous pouvez décider de l’envoyer, mais cela ne remplacera pas la notification planifiée.

Tâche liée à un programme task-linked-to-a-program

Vous pouvez créer des tâches directement dans un programme pour gérer les actions relatives à leur organisation globale et non à une campagne spécifique (par exemple, une réunion pour discuter du thème des campagnes à venir dans le programme). La tâche apparaîtra dans le planning du programme.

Pour créer une tâche directement rattachée à un programme :

Disponibilité des opérateurs operator-availability

Dans le tableau de bord de la tâche, une icône en regard du nom de l’opérateur indique qu’il est déjà en train de travailler sur une autre tâche ou un autre événement pendant la période couverte par la tâche. La tâche dont l’opérateur est responsable ou à laquelle il participe apparaît dans le champ Affecté à ou dans la zone Ressources de la tâche.

Tâche dans un workflow task-in-a-workflow

Utiliser un élément Tâche dans un workflow d’opération permet de définir deux scénarios en fonction de si la tâche est validée ou non.

Dans les workflows d’opération, l’activité Tâche se trouve dans l’onglet Ordonnancement.

Types de tâches types-of-task

Lorsque vous créez des tâches à partir d’une campagne, vous pouvez créer des tâches spécifiques. Le type de tâche est défini dans le modèle sélectionné.

Les tâches suivantes peuvent être planifiées :

Tâche de contrôle control-tasks

Une tâche de type Tâche de contrôle est attachée à la validation d’une diffusion : validation du ciblage, du contenu, du fichier d’extraction, du budget ou du BAT.

Une fois créée, la tâche est ajoutée dans le tableau de bord de l’opération.

Vous pouvez alors l’éditer et en préciser les paramètres.

Tâche de création de ressource marketing marketing-resource-creation-task

Une tâche de création de ressource marketing peut être utilisée pour gérer la création et la publication d’une ressource marketing. Si vous gérez une ressource via une tâche et non via la ressource elle-même, vous pouvez :

Interaction entre la tâche et sa ressource associée interaction-between-the-task-and-its-linked-resource

La tâche de création d’une ressource marketing interagit avec la ressource qui lui est associée. Cela signifie :

Paramétrer une tâche de création de ressource marketing configuring-a-marketing-resource-creation-task

La personne qui vérifie la tâche n’est pas nécessairement la même personne que celle qui vérifie le contenu défini dans la ressource. Cependant, si l’option Publier la ressource marketing est cochée (voir ci-dessous), la personne chargée de la révision de la tâche est autorisée à valider le contenu de la ressource, puisque terminer la tâche valide automatiquement la ressource (ou, si aucune personne n’est définie pour réviser la tâche, la personne responsable de la tâche).

Dans le champ Ressource marketing, définissez la ressource que vous souhaitez gérer via cette tâche. Vous pouvez ainsi :

L’option Publier la ressource marketing permet d’automatiser la publication d’une ressource : lorsque la tâche est Terminée, l’état de la ressource passe automatiquement à Publiée, même si elle n’avait pas été soumise à validation ni validée,y compris si le validant qui termine la tâche n’est pas le validant de contenu défini dans la ressource.

Le bouton Publier la ressource est rendu disponible et le réviseur de la publication de la ressource reçoit une notification par e-mail pour l’informer qu’elle est prête à être publiée. Sous l’onglet Modifier > Tracking, les options de révision et de publication par le réviseur de la tâche deviennent visibles. Si un workflow de post-traitement des ressources a été défini, il est exécuté maintenant.

Tâche de groupement grouping-task

La tâche de type Tâche de groupement permet de regrouper plusieurs tâches et de synchroniser la gestion de leur état d’avancement et de leur validation.

Les tâches de groupement n’ont ni dépenses ni ressources associées.

Toutes les tâches regroupées pour une tâche de regroupement sont visibles dans son propre tableau de bord. Vous pouvez ainsi filtrer la liste des tâches pour n’afficher que celles qui vous intéressent.

Les tâches de groupement comprennent un lien permettant de créer rapidement une tâche groupée.

Pour créer une tâche groupée à partir d’une tâche de groupement, dans le tableau de bord de l’opération, cliquez sur le nom de la tâche de groupement pour afficher sa description, puis cliquez sur Ajouter une tâche.

Cependant, si vous avez déjà créé une tâche que vous voulez rattacher à une tâche de groupement, vous pouvez toujours le faire via le champ Regroupé à de la boîte Propriétés de la tâche à grouper.

Tâche de notification notification-task

Les tâches de notification permettent de planifier l’envoi d’emails (à un opérateur, un groupe d’opérateurs, un prestataire, etc.). Vous pouvez ainsi planifier des rappels, par exemple pour informer une personne qu’une campagne se termine bientôt, ou pour envoyer des documents avant le début d’une campagne afin que les opérateurs puissent la préparer. Vous pouvez ainsi suivre vos communications au sein de votre campagne ou programme et avoir un œil plus attentif sur les actions réalisées.

Cycle de vie life-cycle

Les tâches de notification ne nécessitent pas d’approbation. Cela signifie que leur cycle de vie est plus simple que celui d’une tâche standard :

Une tâche de notification peut avoir les états suivants :

Configuration configuration

Lors de sa création, les éléments suivants doivent être renseignés dans la tâche :

Vous pouvez ajouter une pièce jointe à la tâche et à l’e-mail de notification. Pour ce faire, cliquez sur l’icône Documents dans la barre d’outils située dans le coin supérieur droit.

Cycle de vie life-cycle-1

Liens entre les tâches links-between-tasks

Le bouton Propriétés de chaque tâche permet de définir les liens entre les tâches d’une campagne. Il est possible de fractionner ces tâches en sous-tâches à l’aide d’un regroupement (voir la section Tâches liées) ou de définir des dépendances entre les tâches (voir la sectionTâches de groupement).

Tâches liées linked-tasks

Utilisez le champ Tâche liée pour associer des tâches à une tâche de groupement. Pour plus d’informations, consultez la section Types de tâches.

Dans l’exemple suivant, la validation des ciblages est découpée en quatre sous-tâches.

Chaque sous-tâche est une tâche standard, liée à la tâche principale.

Tâches de groupement grouping-tasks

Utilisez le champ Regroupé à pour faire dépendre la réalisation d’une tâche de la réalisation d’une autre tâche.

La dépendance entre les tâches est matérialisée par des flèches dans le tableau de bord de l’opération.

Dans le cas de tâches groupées, Adobe Campaign attribue automatiquement la date de fin de la tâche parent comme date de début de la tâche enfant. Par exemple, si une tâche Créer une invitation se termine le 15 octobre à 3:30PM, la tâche enfant Envoyer un e-mail d’invitation démarrera le 15 octobre à 3:30PM.

De plus, si vous retardez la fin d’une tâche parent, certaines de ses tâches enfants peuvent être décalées : il s’agit des tâches enfants dont le statut est Planifié et dont la date de début est antérieure à la nouvelle date de fin de la tâche parent. La durée de la tâche reste la même. Si la date de début d’une tâche enfant est postérieure à la nouvelle date de fin de la tâche parent, la tâche enfant n’est pas affectée.

Exemple

Une tâche parent planifiée pour finir le mardi 9 octobre à 17h a 2 tâches enfants, la tâche A et la tâche B. La tâche A est planifiée pour commencer le 10 octobre à 14h et la tâche B, planifiée pour commencer le 12 octobre à 8h.

Reportons la tâche parent : elle se termine maintenant le 11 octobre à 13h. Seule la tâche A est reportée et démarrera le 11 octobre à 13h.

Statut d’exécution d’une tâche execution-status-of-a-task

Les statuts des tâches peuvent être affichés dans la vue d’ensemble des tâches. Le statut de réalisation d’une tâche est mis à jour automatiquement en fonction des actions des opérateurs.

Une tâche peut être : Planifiée, En cours, Terminée, Annulée, En attente de validation ou Refusée.

Statut d’avancement d’une tâche progress-status-of-a-task

En plus de son statut d’exécution, une tâche peut être associée à un statut d’avancement : En retard, A valider, A faire aujourd’hui ou A faire cette semaine. Ces informations sont automatiquement renseignées en fonction du planning de la tâche.

Vous pouvez filtrer la liste des tâches par Statut de réalisation de la tâche ou Etat d’avancement de la tâche.

Pour plus d’informations, consultez la section Accéder aux tâches.

Cycle de vie complet d’une tâche complete-task-life-cycle

Voici les différentes étapes du cycle de vie complet d’une tâche pour laquelle le responsable a défini des intervenants et des validants.