Contrôler les coûts controlling-costs
Adobe Campaign permet de contrôler les coûts marketing planifiés, engagés et facturés, et de les ventiler par catégories à l’aide du module Marketing Resource Management.
Les coûts engagés au niveau des différents traitements d'une opération sont imputés à un budget dont le montant est défini au préalable par la direction marketing. Les montants peuvent être ventilés en plusieurs catégories afin de permettre une meilleure lisibilité des informations et un reporting plus fin des investissements marketing.
La gestion et le tracking des budgets sont centralisés dans un nœud dédié de l'arborescence d'Adobe Campaign. Vous pouvez ainsi suivre, depuis la même vue et pour tous les budgets, les montants alloués, réservés, engagés et dépensés.
Les étapes de mise en oeuvre de la gestion des budgets avec MRM sont les suivantes :
-
Définissez le budget. En savoir plus.
-
Définissez la méthode de calcul des coûts : les structures de coûts sont définies pour les prestataires. En savoir plus.
-
Définissez les coûts de la campagne (diffusions/tâches) : les coûts engendrés par les diffusions et les tâches sont renseignés unitairement ou globalement au niveau du modèle de campagne. En savoir plus.
-
Consolidez : en fonction du statut de réalisation des tâches, des diffusions et de la campagne, les coûts seront calculés et répercutés au niveau du budget correspondant. Lorsque la création de la campagne est suffisamment avancée, le statut de réalisation du budget de la campagne peut être modifié en Renseigné. Le coût calculé du programme est alors automatiquement renseigné avec les coûts calculés sur la cmapagne. En savoir plus.
Créer un budget creating-a-budget
Pour établir un budget, procédez comme suit :
- Accédez au dossier Gestion de campagne > Budgets de l’explorateur Campaign.
- Cliquez sur l’icône Nouveau, nommez et enregistrez le budget.
- Saisissez le montant initial : indiquez le montant alloué dans le champ correspondant. Les autres montants sont renseignés automatiquement. En savoir plus.
- Définissez la période de validité en indiquant les dates de début et de fin. Ces informations sont purement indicatives.
- Créez les catégories de dépenses auxquelles pourront être rattachés les coûts affectés à ce budget au niveau des campagnes, diffusions, tâches, etc. En savoir plus.
Calculer les montants calculating-amounts
Chaque budget est défini par un montant initial qui sera décrémenté des coûts des différentes opérations, diffusions ou tâches qui lui sont rattachées, une fois qu'elles auront été planifiées ou réalisées. Le statut des montants (prévu, réservé, engagé, dépensé, facturé) dépend du type de coût et du niveau d'engagement définis au niveau de l'opération, de la diffusion ou de la tâche.
Au niveau des opérations, selon le niveau d'engagement, un coût peut être prévu, engagé ou réservé pour une action à venir.
Par exemple, le coût prévisionnel estimé d’une opération web est de 45 000 euros.
Au niveau de l'opération, lorsque le statut de réalisation du budget est positionné à Renseigné, le coût réel de l'opération (ou, à défaut, le coût calculé) sera reporté dans les montants du budget.
Selon le niveau d'engagement du budget de l'opération, le montant sera reporté dans le champ Prévu, Réservé ou Engagé.
Le niveau d'engagement peut être modifié:
- au niveau de l'opération, dans la fenêtre Budget disponible dans l'onglet Edition. Y sont principalement configurés les budgets, coûts et dépenses.
- au niveau des tâches, dans la fenêtre Dépenses et revenus.
Lorsque le budget est Réservé, la mise à jour est faite automatiquement au niveau du budget imputé.
Le fonctionnement est le même au niveau des tâches.
Lorsqu'une dépense fait l'objet d'une facture et que la facture est soldée, son montant est alors reporté dans le champ Facturé.
Catégories de dépense expense-categories
Les montants peuvent être répartis en plusieurs catégories de dépenses, afin de permettre une meilleure lisibilité des données et un reporting plus fin des investissements marketing. Les catégories de dépenses sont définies lors de la création du budget, à l’aide du nœud Budgets de l’arborescence.
Pour ajouter une catégorie, cliquez sur le bouton Ajouter dans la section inférieure de la fenêtre.
Vous pouvez sélectionner une catégorie parmi celles existantes ou définir une nouvelle catégorie en la saisissant directement dans le champ. Lorsque vous validez votre saisie, un message de confirmation vous permet d'ajouter cette catégorie dans la liste des catégories existantes et éventuellement de l'associer à une Nature. Ces informations seront exploitées dans les rapports sur les budgets.
Rattacher un budget à un autre linking-a-budget-to-another
Vous pouvez rattacher un budget à un budget principal. Pour cela, sélectionnez le budget principal dans le champ budget associé des budgets secondaires.
Un onglet supplémentaire sera ajouté au budget principal afin d'afficher la liste des budgets rattachés.
Ces informations sont remontées au niveau des rapports sur les budgets.
Ajouter des lignes de dépenses adding-expense-lines
Les lignes de dépenses sont ajoutées automatiquement au budget. Elles sont créées lors de l'analyse des diffusions et lorsqu'une tâche est terminée.
Pour chaque opération, diffusion, ou tâche, les coûts engendrés sont regroupés dans les lignes de dépenses du budget auquel ils sont imputés. Ces lignes de dépenses sont créées en fonction des postes de coûts du prestataire impliqué, et calculées via les structures de coût associées.
Ainsi, chaque ligne de dépense contient les informations suivantes :
- L'opération et la diffusion ou la tâche auxquelles elle est rattachée
- Le montant calculé à partir des structures de coût ou du coût prévisionnel estimé
- Le coût réel de la diffusion ou de la tâche concernée
- La ligne de facture correspondante (MRM seulement)
- La liste des coûts calculés par postes de coûts (si une structure de coûts existe)
Dans l’exemple ci-dessus, la ligne de dépense éditée contient les coûts calculés pour la diffusion des nouvelles cartes de la campagne Loyalty Spring Pack. Lorsque la diffusion est éditée, l’onglet Courrier permet de visualiser le mode de calcul de la ligne de dépense.
Le calcul des coûts pour cette diffusion se base sur les postes de coûts sélectionnés pour le prestataire concerné :
En fonction des postes de coûts sélectionnés, les structures de coûts correspondantes sont appliquées afin de calculer les lignes de coûts. Dans cet exemple, pour le prestataire concerné, les structures de coûts sont les suivantes :
Engagement, calcul et imputation des coûts cost-commitment--calculation-and-charging
Les coûts peuvent être engagés au niveau des diffusions et des tâches. En fonction de l'avancement du traitement auquel il est attaché, le statut d'un coût est mis à jour.
Processus de calcul des coûts cost-calculation-process
Les coûts sont répartis en 3 catégories :
-
Coût prévisionnel estimé
Le coût prévisionnel estimé est une estimation des coûts pour les traitements de la campagne. Tant qu’il est en édition, les montants saisis ne sont pas consolidés. Il doit avoir le statut Spécifié des montants saisis à prendre en compte dans les calculs.
Ce montant est saisi manuellement et peut être réparti en plusieurs catégories de dépenses. Pour répartir un coût, cliquez sur le lien Répartition…, puis sur le bouton Ajouter pour définir un nouveau montant.
Vous pouvez associer chaque coût à une catégorie, afin de visualiser par la suite la répartition des coûts par catégories de dépenses dans le budget de rattachement et dans les rapports sur les budgets.
-
Coût calculé
Le coût calculé dépend de l'élément concerné (opération, diffusion, tâche, etc.) et de son état (en édition, en cours, terminé). Dans tous les cas, si le coût réel est renseigné, le coût calculé reprendra ce montant.
Si le coût réel n'est pas renseigné, les règles sont les suivantes :
- Pour une opération en édition, le coût calculé reprend le coût prévisionnel estimé de l'opération ou, si ce coût n'est pas renseigné, le coût calculé sera la somme de tous les coûts prévisionnels des diffusions et tâches de l'opération. Si l'opération est terminée, le coût calculé de l'opération sera la somme de tous les coûts calculés.
- Pour une diffusion qui n'a pas encore été analysée, le coût calculé reprend le coût prévisionnel estimé. Si l'analyse a déjà eu lieu, le coût calculé sera la somme de tous les coûts calculés à partir des structures de coût du prestataire et du nombre de destinataires ciblés.
- Pour une tâche en cours, le coût calculé reprend le coût prévisionnel estimé. Si la tâche est terminée, le coût calculé sera la somme de tous les coûts calculés à partir des structures de coût du prestataire et du nombre de jours réalisés.
- Pour le plan marketing, comme pour le programme, le coût calculé est la somme des coûts calculés sur les opérations. Si ces coûts ne sont pas renseignés, le coût calculé reprendra les coûts prévisionnels estimés.
note note NOTE Le lien Répartition permet de visualiser les détails du calcul, ainsi que la date du dernier calcul des coûts. -
Coût réel
Le coût réel est saisi manuellement, et éventuellement ventilé entre différentes catégories de dépenses.
Calcul et imputation calculation-and-charging
Les coûts sont calculés via les structures de coûts et imputés aux budgets sélectionnés au niveau des opérations, des diffusions ou des tâches concernées.
Un contrôle peut être effectué sur les sommes engagées dans les opérations via la validation du budget. Des tâches supplémentaires de type Point de contrôle peuvent être créées dans une opération afin de mettre en place d'autres validations. Pour plus d'informations, consultez la section Types de tâches.
Exemple example
Nous allons créer une opération avec :
- Une diffusion courrier utilisant les structures de coûts d'un prestataire
- Une tâche avec un coût fixe
- Une tâche avec un coût journalier
Étape 1 - Créer le budget step-1---creating-the-budget
-
Créez un nouveau budget à partir du noeud Gestion de campagnes > Budgets.
-
Définissez une enveloppe budgétaire de 20 000 euros dans le champ Alloué de la section Montants. Ajoutez deux catégories de dépense dans la section inférieure de la fenêtre :
Étape 2 - Configurer le prestataire et définir les structures de coûts step-2---configuring-the-service-provider-and-defining-the-cost-structures
-
Créez un prestataire et un modèle de prestation avec sa structure de coûts associée à partir du nœud Administration > Campagnes. Pour plus d’informations, consultez cette section.
Pour les diffusions courrier, créez des postes de coût Enveloppes (types 114x229 et 162x229), Affranchissement et routage et Impression (types A3 et A4). Puis créez les structures de coûts suivantes :
-
Ajoutez un coût fixe (dans les postes de coûts), dont le calcul est fixe et le montant est vide (dans la structure de coût correspondante), et qui sera renseigné unitairement pour chaque diffusion.
Pour les tâches, créez les deux postes de coût suivants :
- Réservation Salle (types Petite Salle et Grande Salle), avec une structure de coût fixe d'un montant de 300 et 500 euros :
- Création (type Modèle de contenu), avec une structure de coûts journalière d'un montant de 300 euros :
Étape 3 - Imputer le budget dans l'opération step-3---charging-the-budget-in-the-campaign
-
Créez une opération et sélectionnez le budget créé lors de l'étape 1.
note note NOTE Par défaut, le budget qui a été sélectionné au niveau du programme est appliqué à toutes les opérations du programme. 
-
Indiquez le coût prévisionnel estimé, avec répartition :
-
Cliquez sur Ok puis sur Enregistrer pour valider ces données. Le coût calculé de l'opération est alors mis à jour avec le coût prévisionnel estimé.
Étape 4 - Créer la diffusion courrier step-4---creating-the-direct-mail-delivery
-
Créez un workflow au niveau de l'opération et positionnez les activités de requête afin de sélectionner la cible (attention, l'adresse postale des destinataires doit être renseignée).
-
Créez une diffusion Courrier et sélectionnez le prestataire créé à l'étape 2 : les postes de coûts s'affichent automatiquement.
-
Surchargez le coût des enveloppes et ajoutez un coût fixe. Sélectionnez également les catégories concernées par ces coûts.
note note NOTE Si l'un des postes de coûts n'est pas utilisé, il n'engendrera aucune dépense. -
Démarrez le workflow que vous venez de créer pour lancer l'analyse et calculer les coûts.
-
Si la validation du budget est activée pour cette opération, validez le budget depuis le tableau de bord. Vous pouvez vérifier la validation des postes de coût.
La ligne de dépense relative à la diffusion est ajoutée dans l'onglet Edition > Budget de l'opération. Editez-la pour visualiser le détail du calcul.
Au niveau de la diffusion, le coût calculé est mis à jour avec ces informations :
Lorsque vous éditez le coût calculé, vous pouvez vérifier la répartition des coûts ainsi que l’état et la date du calcul des coûts.
Étape 5 - Créer les tâches step-5---creating-tasks
Nous ajouterons à cette campagne les deux tâches pour lesquelles les structures de coûts ont été créées précédemment.
Pour ce faire, dans le tableau de bord de la campagne, cliquez sur le bouton Ajouter une tâche. Nommez la tâche et cliquez sur Enregistrer.
-
La tâche est alors ajoutée dans la liste des tâches. Vous devez l'éditer pour la configurer.
-
Dans l'onglet Propriétés, sélectionnez la prestation et le poste de coût correspondant :
-
Cliquez ensuite sur l'icône Dépenses et revenus de la tâche et indiquez le coût prévisionnel estimé.
Une fois la tâche enregistrée, le coût calculé est renseigné avec la valeur saisie pour le coût prévisionnel estimé.
Lorsque la tâche est terminée (statut Terminé), le coût calculé est automatiquement mis à jour avec le coût de la Grande Salle tel que renseigné dans sa structure de coût. Ce coût est également réparti sur la catégorie.
-
Selon le même mode opératoire, créez ensuite une seconde tâche, planifiée sur 5 jours et associée à la structure de coûts créée précédemment.
Une fois la tâche terminée, le coût calculé est renseigné avec la valeur issue de la structure de coût associée, soit 1500 euros dans notre exemple (5 jours x 300 euros) :
Etape 6 - Mettre à jour le statut du budget de l'opération step-6---update-the-campaign-budget-status
Lorsque l'opération est paramétrée, son statut peut être mis à jour : sélectionnez la valeur Renseigné. Le coût calculé de l'opération va alors indiquer la somme des coûts calculés de la diffusion et des tâches de l'opération :
Validation du budget budget-approval
Lorsque la validation est activée, un lien spécifique permet de valider le budget à partir du tableau de bord de l’opération. Ce lien est affiché une fois le workflow de ciblage lancé et lorsqu’une diffusion courrier est à valider.
Vous pouvez alors cliquer sur le lien pour accorder ou refuser la validation, ou utiliser le lien contenu dans l’e-mail de notification, si la notification a été activée pour cette opération.
Une fois le budget validé et la diffusion terminée, les coûts sont téléchargés automatiquement via un workflow technique spécifique.
Commandes et factures orders-and-invoices
Dans un contexte MRM, vous pouvez enregistrer des commandes auprès d'un prestataire et émettre des factures. L'ensemble du cycle de vie de ces commandes et factures peut être géré au travers de l'interface d'Adobe Campaign.
Création de commande order-creation
Pour enregistrer une nouvelle commande auprès d'un prestataire, cliquez sur le noeud MRM > Commandes de l'arborescence, puis cliquez sur le bouton Nouveau.
Indiquez le numéro de la commande, le prestataire concerné et le montant total de la commande.
Émettre et suivre des factures issuing-and-tracking-invoices
Pour chaque prestataire, vous pouvez enregistrer des factures et définir leur statut et le budget imputé.
Les factures sont créées et stockées dans le noeud MRM > Factures de l'arborescence d'Adobe Campaign.
Une facture est composée de lignes dont le total permet de calculer automatiquement le montant. Ces lignes sont créées manuellement à partir de l’onglet Lignes de facture. Elles peuvent être associées à une commande, afin de charger les informations vers les commandes.
Les factures de chaque prestataire sont affichées dans l'onglet Factures de son profil :
L'onglet Détails permet d'afficher le contenu de la facture.
Cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle facture.