Prestataires, stocks et budgets providers-stocks-and-budgets

Adobe Campaign vous permet de définir des prestataires qui seront impliqués dans les traitements réalisés dans les opérations. Les informations relatives aux prestataires et les structures de coûts qui leur sont associées sont définies par l'administrateur Adobe Campaign, à partir de la vue globale. Le prestataire est référencé au niveau de la diffusion : ses structures de coûts permettent le calcul des coûts liés à cette diffusion ainsi que la gestion des stocks impactés.

Créer les fournisseurs et leurs structures de coûts create-service-providers-and-their-cost-structures

Chaque prestataire est enregistré dans une fiche avec ses coordonnées, ses modèles de prestation et les traitements associés.

Les prestataires sont paramétrés dans le dossier Administration > Gestion de campagne de l’explorateur Campaign.

Les traitements réalisés dans les diffusions sont assurés par des prestataires, notamment pour le courrier et les canaux mobiles. Ces prestataires peuvent par exemple intervenir dans les opérations d'impression ou de distribution des messages. Ces traitements engendrent des configurations et des coûts spécifiques à chaque prestataire. La configuration des prestataires de service est composée de quatre étapes :

  1. Création du prestataire dans Adobe Campaign. En savoir plus

  2. Définition des postes et structures de coûts des modèles de prestation qui lui sont associés. En savoir plus

  3. Configuration des traitements. En savoir plus.

  4. Référencement du fournisseur au niveau des campagnes. En savoir plus.

Créer un fournisseur et ses postes de coûts create-a-service-provider-and-its-cost-categories

Ajouter un fournisseur add-a-service-provider

Vous pouvez créer autant de fournisseurs que nécessaire pour vos diffusions. Pour ajouter un fournisseur, les étapes sont les suivantes :

  1. Cliquez sur le bouton Nouveau situé au-dessus de la liste des fournisseurs.

  2. Dans la section inférieure de la fenêtre, indiquez son nom et ses coordonnées.

  3. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour ajouter le prestataire dans la liste.

Définir des postes de coûts define-cost-categories

Vous pouvez désormais associer des modèles de service à chaque fournisseur. Dans ces modèles, vous devez d'abord identifier les postes de coûts et, au besoin, le stock concerné. Vous pouvez ensuite créer les règles de calcul des coûts pour chaque poste, via les structures de coûts. En savoir plus.

Un poste de coût est une entité contenant un ensemble de coûts éligibles pour un type de diffusion (e-mail, publipostage direct, SMS, etc.). Les postes de coûts sont regroupés dans les modèles de prestations associés aux fournisseurs. Chaque fournisseur peut référencer un ou plusieurs modèles de prestation.

Pour créer un modèle de prestation et définir son contenu, procédez comme suit :

  1. Sous l'onglet Prestations du fournisseur, cliquez sur le bouton Ajouter et nommez le modèle de prestation.

  2. Créez les catégories de coûts pour chaque type de traitement (diffusion par courrier/e-mail/etc. ou tâche). Pour ce faire, cliquez sur l’onglet Catégories de coûts, puis sur le bouton Ajouter et renseignez les paramètres de chaque catégorie de coût.

    • Saisissez un libellé pour ce poste de coût et sélectionnez le type de traitement concerné : diffusion par Publipostage direct, E-mail, Mobile, etc.

    • Cliquez sur le bouton Ajouter pour définir les types de coûts associés à ce poste.

    • Au besoin, associez une ligne de stock à chaque type de coût afin de reporter automatiquement les quantités utilisées sur les stocks existant.

      note note
      NOTE
      Les lignes de stock sont définies dans le nœud Gestion des stocks. En savoir plus.
  3. Vous pouvez présélectionner une valeur pour ce poste de coût, qui est celle par défaut dans les postes de coûts des fournisseurs (au lieu d'une valeur vide). Pour ce faire, activez l'option Oui dans la colonne Sélectionné pour le type de poste concerné :

    Au niveau de la diffusion, la valeur sera sélectionnée par défaut.

Définir la structure de coûts define-the-cost-structure

Une structure de coûts indique, pour chaque type de coût, les règles de calcul à appliquer.

Cliquez sur l’onglet Structure de coûts pour configurer le calcul des coûts pour chaque catégorie et type de coût. Cliquez sur Ajouter et saisissez la structure de coûts.

  • Pour créer la structure de coûts, sélectionnez dans les listes déroulantes le type de message et la catégorie de coût concerné, ainsi que le type de coût auquel s’appliquera la règle de calcul. Le contenu de ces listes déroulantes reprend les informations renseignées à partir de l’onglet Catégories de coût.

    Vous devez attribuer un libellé à la structure de coûts. Par défaut, elle présente la composition de diffusion suivante : Catégorie de coût - Type de coût.

    Vous pouvez toutefois le renommer : saisissez alors directement la valeur souhaitée dans le champ Libellé.

  • La formule de calcul du coût est définie dans la section inférieure de la fenêtre.

    Cette formule peut être fixe (quel que soit le nombre de message), ou calculée en fonction du nombre de messages.

    Lorsqu'elle dépend du nombre de messages, la structure de calcul du coût peut être Linéaire, Linéaire par seuil ou Constant par seuil.

Structure linéaire linear-structure

Si le montant est toujours le même, pour un message (ou un lot de messages), et ce, quel que soit le nombre de messages total, sélectionnez un type de structure Linéaire et saisissez le coût de chaque message.

Si ce montant s'applique à un lot de messages, indiquez le nombre de messages concernés dans le champ pour.

Structure linéaire par seuil linear-structure-by-threshold

Si le montant s'applique par seuil pour chaque message, vous devez alors définir une structure de calcul Linéaire par seuil. Dans ce type de structure de coût, chaque message coûtera, par exemple, 0,13 si le nombre total de message se situe entre 1 et 100, puis coûtera 0,12 entre 100 et 1000 messages envoyés, et 0,11 au-delà de 1000 messages.

La configuration est la suivante :

Pour ajouter un seuil, cliquez sur le bouton Ajouter situé à droite de la liste.

Structure constante par seuil constant-structure-by-threshold

Enfin, vous pouvez configurer un calcul des coûts en fonction du nombre total de messages. Pour ce faire, sélectionnez une structure de calcul Constante par seuil. Par exemple, le coût sera fixé à 12 pour 1 à 100 messages ; à 100 pour une diffusion de 101 à 1000 messages, et à 500 pour toute diffusion de plus de 1 000 messages, quel que soit le nombre total.

Configurer les traitements associés à un prestataire configure-processes-associated-with-a-service

Vous pouvez associer des informations sur les traitements liés à une prestation depuis l'onglet Traitements. Cette section permet de configurer l'envoi d'informations au routeur.

  • La section Extraction de fichier indique le modèle d’export utilisé pour la diffusion lorsque cette prestation est sélectionnée. Vous pouvez indiquer le nom du fichier de sortie dans le champ Fichier d’extraction. Le bouton situé à droite du champ permet d’insérer des variables.

  • La section E-mail de notification permet d’indiquer le modèle de notification aux prestataires de service après l’envoi des fichiers. Vous devez sélectionner le modèle utilisé pour créer le message d’alerte et le groupe de destinataires.

    Par défaut, les modèles de diffusion pour les messages de notification sont enregistrés dans le dossier Administration > Gestion de campagne > Modèles des diffusions techniques, accessible à partir de la vue globale.

  • La section Post-traitement permet de sélectionner le workflow à lancer une fois la diffusion validée. Si un modèle de workflow est renseigné, une instance de workflow sera automatiquement créée puis démarrée dès que la validation sera effective. Ce workflow peut par exemple permettre d’envoyer le fichier d’extraction vers un prestataire externe chargé de l’exploiter.

Associer un service à une campagne associate-a-service-with-a-campaign

Les fournisseurs sont associés aux diffusions de campagnes. Ils sont référencés dans les modèles de diffusion pour offrir leurs services dans les diffusions créées via ce modèle.

Lorsqu’un service est sélectionné, les catégories de coûts correspondant au type de diffusion (courrier, e-mail, etc.) sont automatiquement indiquées dans le tableau central, ainsi que les options de traitement qui ont été définies.

NOTE
Si aucune catégorie de coût n’est affichée lorsqu’une prestation est sélectionnée, cela signifie qu’aucune catégorie de coût n’a été définie pour ce type de traitement. Par exemple, pour une diffusion e-mail, si aucun type de catégorie de coût E-mail n’a été défini, aucune catégorie ne s’affichera et la sélection du service n’aura aucun effet.
  • Pour une diffusion courrier, vous pouvez sélectionner le service à partir de la fenêtre de configuration.

  • Pour une diffusion sur canaux mobiles ou par téléphone, le mode de sélection est le même.

  • Pour une diffusion par email, la prestation est sélectionnée à partir de l'onglet Avancé des propriétés de la diffusion, comme dans l'exemple ci-dessous :

La colonne Montant à surcharger permet d'ajouter un coût pour ce poste dans le contexte de la diffusion ou de la tâche concernée.

Vous pouvez définir une sélection obligatoire d'un type de coût lors de la définition des postes de coût pour une diffusion. Pour ce faire, sélectionnez Un type de coût doit être sélectionné.

Gestion des stocks et des commandes stock-and-order-management

Les types de coûts peuvent être associés à des lignes de stocks afin de gérer les alertes, suivre les approvisionnements et lancer des commandes.

Pour mettre en place la gestion des stocks et des commandes dans Adobe Campaign, et alerter les opérateurs en cas d'approvisionnement insuffisant pour la réalisation d'une diffusion, les étapes sont les suivantes :

  1. Création des stocks et référencement des prestataires associés. En savoir plus.

  2. Ajout des lignes de stocks. En savoir plus.

  3. Notification des opérateurs en cas d'alerte. En savoir plus.

  4. Commandes et approvisionnement En savoir plus.

Gestion des stocks stock-management

Adobe Campaign peut alerter un groupe d’utilisateurs si le stock est épuisé ou a atteint un seuil minimum. Les niveaux de stock sont accessibles via le lien Stocks de l’onglet Campagnes à partir du lien Autres choix dans la zone de navigation.

Créer un stock creating-a-stock

Pour créer un nouveau stock, les étapes sont les suivantes :

  1. Cliquez sur le bouton Créer situé au-dessus de la liste des stocks.
  2. Saisissez le libellé du stock et sélectionnez dans la liste déroulante le fournisseur auquel il est associé. En savoir plus.

Ajouter des lignes de stock add-stock-lines

Un stock est composé de différentes lignes de stocks. Une ligne de stock contient une quantité initiale de ressources qui seront consommées par les diffusions. Chaque ligne de stock indique aussi la quantité consommée, la quantité en stock et la quantité en commande.

Lorsque vous créez un stock, cliquez sur l'onglet Lignes de stock pour ajouter des lignes de stocks.

Une fois le stock créé, utilisez son tableau de bord pour créer et surveiller les lignes de stock.

Cliquez sur le bouton Créer pour ajouter de nouvelles lignes de stock.

  • Indiquez la quantité initialement en stock dans le champ Stock initial. Les champs Consommé et En stock sont calculés automatiquement et mis à jour au fil des campagnes.

  • Indiquez, dans le champ Niveau d’alerte, le seuil à partir duquel il faudra alerter les opérateurs de le renouveler. Lorsque le niveau d’alerte est atteint, un avertissement est affiché dans la fenêtre de validation des diffusions qui utilisent ce stock.

Associer un stock à des postes de coûts associate-a-stock-with-cost-categories

Au niveau du prestataire, dans une prestation, une ligne de stock peut être référencée par l'un de ses postes de coûts, comme ci-dessous :

Tracking des stocks stock-tracking

Alerter les opérateurs alert-operators

Une alerte est affichée lorsqu'un stock référencé dans une diffusion est insuffisant. Par exemple, l'alerte suivante sera affichée lors de la validation d'un fichier d'extraction :

Les commandes orders

Le sous-onglet Commandes permet de visualiser les commandes en cours et d'enregistrer de nouvelles commandes.

Pour enregistrer une commande, éditez la ligne de stock visée, cliquez sur le bouton Ajouter et indiquez la date de livraison et la quantité commandée.

NOTE
Une fois la date de livraison atteinte, la ligne de stock en commande disparaît automatiquement et la quantité renseignée dans le champ Volume en commande passe dans l'onglet Tracking. Cette quantité est automatiquement ajoutée au volume en stock.

L’onglet Consommations contient le volume consommé par campagne. Les informations de cet onglet sont automatiquement renseignées en fonction des diffusions réalisées. Cliquez sur le bouton Modifier pour ouvrir la campagne concernée.

Calculer les budgets calculate-budgets

Principe principle

Les coûts sont gérés pour les diffusions et les opérations. En fonction de l'état d'avancement, ces coûts seront répercutés sur les budgets.

Les coûts de diffusion d'une opération sont consolidés au niveau de l'opération et les coûts de toutes les opérations d'un programme sont répercutées au niveau du programme auquel elles sont associées. Des rapports dédiés permettent d'assurer le suivi des budgets pour l'ensemble de la plateforme ou au niveau de chaque plan et de chaque programme.

Mise en œuvre implementation

Dans une opération, lorsque vous sélectionnez le budget, vous devez renseigner le montant initial. Les coûts calculés seront mis à jour automatiquement en fonction du degré d'engagement des montants renseignés (dépenses réalisées, prévues, réservées, engagées).

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