Validation approval
L’activité de workflow Validation vous permet d’affecter une tâche à un groupe ou à un opérateur individuel, de personnaliser le titre et le message de l’e-mail de notification et de définir les réponses possibles (par exemple Oui/Non) comme des branches de sortie.
Utilisez cette activité chaque fois qu’une étape de votre workflow nécessite une décision humaine avant de continuer, par exemple pour obtenir l’approbation d’un budget, d’une audience cible ou d’un contenu avant que le workflow ne se poursuive.
Fonctionnement du processus de validation process
Elle requiert la participation d’au moins un opérateur. Cette activité ne bloque pas le workflow : d’autres tâches peuvent être exécutées pendant que le workflow attend une réponse.
En attente d’une réponse, l’activité s’affiche comme étant en attente sur la zone de travail. La personne désignée répond à l’aide du lien inclus dans le message de notification.
Le processus de tâche de validation est le suivant :
- Créez un workflow et configurez une activité Validation.
- Démarrez le workflow. Lorsqu’elle atteint l’activité Approbation, une tâche est créée pour la personne désignée.
- La personne désignée reçoit le message de notification, clique sur le lien et sélectionne une réponse.
- Une fois la réponse de la personne désignée obtenue, le workflow se poursuit tout au long de la transition correspondant à sa réponse.
Pour configurer cette activité, procédez comme suit :
- Attribuez la tâche, en savoir plus
- Définir le message de notification, en savoir plus
- Définissez les réponses possibles, en savoir plus
- Vous pouvez éventuellement définir une expiration, en savoir plus
Affecter la tâche assignment
L’affectation de la tâche à un groupe ou un opérateur est obligatoire : un avertissement est affiché jusqu’à ce que vous le fassiez.
Procédez comme suit :
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Dans le champ Type d’affectation, choisissez si la tâche est affectée à un Groupe (par défaut) ou à un Opérateur.
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Sélectionnez ensuite le Groupe (d’opérateurs) ou un Opérateur (opérateur unique).
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Activez l’option Validation multiple si vous souhaitez que chaque personne désignée réponde avant la poursuite du workflow. Cette option est disponible quel que soit le type d’affectation. Lorsqu’il est désactivé, le workflow se poursuit dès qu’une personne désignée répond ; cette réponse est celle prise en compte.
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Cliquez sur Paramètres avancés pour sélectionner le modèle de diffusion utilisé pour la notification. Par défaut, un modèle intégré est utilisé, mais vous pouvez sélectionner n’importe quel autre modèle de diffusion.
Définition du message de notification message
Vous pouvez maintenant définir le message de notification envoyé à la personne désignée.
Procédez comme suit :
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Définissez le titre de la notification envoyée à la personne désignée.
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Définissez le Message de la notification envoyée à la personne désignée.
Les deux champs prennent en charge la personnalisation : cliquez sur l’icône de personnalisation pour insérer des variables d’événement, telles que le Opérateur ayant répondu et le Réponse, que vous pouvez réutiliser à un autre endroit de votre workflow.
Définition des réponses possibles answers
L’activité s’accompagne de deux réponses par défaut : Oui et Non. Chaque réponse correspond à une transition sortante sur la zone de travail.
Cliquez sur Ajouter une réponse pour définir des choix supplémentaires.
Lorsque la personne désignée répond, le workflow se poursuit tout au long de la transition correspondant à son choix.
Définition d’une expiration expiration
Enfin, vous pouvez définir une date d’expiration pour la tâche d’approbation. Comme une réponse, une expiration déclenche sa propre transition de sortie si la personne désignée n’a pas répondu dans le délai.
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Cliquez sur Ajouter une expiration.
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Définissez un Libellé pour la transition sortante correspondante.
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Dans le menu déroulant Type d’expiration, choisissez l’une des options suivantes :
- Délai après le début de la tâche : définissez un délai à attendre après le début de la tâche d’approbation.
- Délai après une date : définissez un délai d’attente après une date spécifique.
- Délai avant une date : définissez un délai à attendre avant une date spécifique.
- Expiration calculée par script : utilisez un script pour calculer l’expiration.
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Activez l’option Ne pas terminer la tâche si vous souhaitez que la transition d’expiration soit activée sans terminer la tâche d’approbation, de sorte que la personne désignée puisse toujours répondre par la suite.
Vous pouvez définir plusieurs expirations pour la même tâche d’approbation.
Vous pouvez ensuite démarrer le workflow. Une fois la réponse de la personne désignée obtenue, le workflow se poursuit tout au long de la transition correspondant à sa réponse. En savoir plus