Creación de puentes entre Workfront y AEM Assets

14 minutos

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La administración de metadatos en Adobe Workfront y Adobe Experience Manager Assets es un reto fundamental para los equipos de operaciones digitales.Basándose en las opiniones de los expertos Autumn Earle y John Lemme, esta guía recorre las estrategias, funciones y soluciones que ayudan a las organizaciones a lograr la integridad de los datos, la eficiencia operativa y la gobernanza escalable.

Introducción

Si sus equipos dividen su tiempo entre Adobe Workfront y AEM Assets, la alineación limpia de metadatos es el acelerador para la velocidad del contenido.En un reciente Seminario web Aprenda de sus compañeros, los autores de este artículo explicaron cómo consiguen que la correspondencia entre Workfront y AEM sea fiable.Entre los temas tratados se incluyen el aprovechamiento de un sistema de registro por campo, el control de cambios ligeros y las sincronizaciones basadas en eventos con el conector nativo.También se refirieron a los casos de uso de Fusion cuando se necesita una lógica de gobernanza o multisistema.

En este artículo aprenderá lo siguiente:

Paseo de implementación: un enfoque paso a paso para implementar el conector nativo Workfront → AEM Assets.
Prácticas recomendadas de metadatos: asignación de campos de metadatos entre los formularios de Workfront y los esquemas de AEM.
Directrices de gobernanza: funciones y documentación que necesita para escalar con confianza.
Conector nativo frente a Fusion: cuándo recurrir al conector nativo y cuándo utilizar Fusion para las medidas de seguridad y la orquestación

La sesión estaba dirigida a los responsables de departamento técnicos y empresariales de operaciones digitales, DAM y administración de proyectos.Objetivo: desmitificar la asignación de metadatos entre Workfront y AEM Assets, abordar los retos comunes y compartir prácticas recomendadas para mejorar la integridad de los metadatos y aprovechar la automatización.

Fundamentos de los metadatos

Los metadatos son el principio organizador de la gestión de recursos digitales.En AEM, los metadatos conviven con el recurso e impulsan la búsqueda, el flujo de trabajo y las políticas.En Workfront, los metadatos se recopilan mediante formularios personalizados a nivel de proyecto, tarea y documento.Una única fuente de veracidad por campo y un control básico de los cambios evitan la repetición de los trabajos posteriores.

El papel de los metadatos: los metadatos son vitales para gestionar eficazmente los recursos y proyectos digitales, ya que proporcionan información organizada y control.
Fuente de la verdad: una única fuente de verdad garantiza la coherencia, la precisión de los informes y el cumplimiento en todos los sistemas de recursos digitales.
Mecanismos de control de cambios: implementar el control de cambios es esencial para administrar las actualizaciones y mantener la integridad de los metadatos en todas las plataformas.

TIP

Si está empezando, puede que le resulte útil este seminario web sobre los requisitos previos para utilizar el conector nativo.

Antes de integrar Workfront y AEM Assets, asegúrese de lo siguiente:

Configuración de Workfront: este proceso se realiza en Adobe Admin Console con un ID de organización asignado.
Se asignan productos: tanto Workfront como AEM Assets (o Assets Essentials) se asignan como productos al usuario que configura la integración.

Estos pasos son críticos para habilitar el conector nativo y garantizar un flujo de datos fluido.

Alineación: el “M-Team”

El éxito de los metadatos es un esfuerzo de equipo interfuncional.Las siguientes funciones son esenciales:

Administradores de proyectos: supervisar los plazos, los recursos y la comunicación.
Responsables de departamento empresariales: definir requisitos y criterios de éxito.
Equipo de integración técnica: configurar sistemas y gestionar conexiones API.
Administradores de DAM: gobernar los metadatos y garantizar la preparación de los recursos.
Responsables de administración de cambios y formación: impulsar la adopción del usuario e impartir formación.

Cada función contribuye a una estrategia holística que mantiene los metadatos alineados con los objetivos empresariales.

Estrategia de alineación y asignación de campos

Conceptos básicos sobre la alineación de campos: alinear los tipos de campo, las convenciones de nomenclatura y los formatos de valores garantiza la coherencia entre varios sistemas.
Uso de la matriz de metadatos: una matriz de metadatos visualiza las relaciones entre campos e identifica eficazmente las fuentes de datos autorizadas en la planificación del flujo de trabajo.
Prevención de la duplicación: definir la propiedad del sistema de los campos ayuda a prevenir la duplicación de datos y mantiene la gobernanza.
Fundamentos para la escalabilidad: las estrategias de metadatos coherentes admiten marcos de metadatos escalables, integrados y robustos.

Prácticas recomendadas:

Normalizar convenciones: nombres, tipos y valores permitidos.
Defina un sistema de registro para cada campo: dirección de sincronización (uni/bi), activación (evento/programa) y reglas de conflicto.
Considerar esto como una matriz de mapeo de metadatos dinámica: gestionarla mediante un control de versiones y mantener la coherencia.

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Demostración de Fusion y conector nativo

Sugerencia: Haga clic en los “puntos” situados debajo de cada carrusel para avanzar por las demostraciones.

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Demostración del conector nativo (paso 1): Página de inicio de Workfront

Navegue a la página principal de su instancia de Workfront.
Seleccione el icono “Configuración” en las opciones de menú del carril izquierdo.
Nota: Si su menú está a la derecha, su Admin Console debe actualizarse para completar esta conexión.

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Demostración (paso 2): Configuración de documentos de Workfront

En “Documentos”, seleccione “Experience Manager Assets”.
Haga clic en el icono de del signo más y en “Añadir integración de Experience Manager”.

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Demostración (paso 3): Conexión de Workfront AEM

Añada un nombre para su conexión.
Seleccione el entorno de AEM de la lista desplegable del repositorio.

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Demostración (paso 4): Asignación de metadatos de conexión de Workfront AEM

Asigne todos los metadatos que quiera que residan bajo cada recurso en AEM en esta sección.
Requisitos previos:
- Los formularios personalizados de Workfront se crean con todos los metadatos del proyecto y del recurso.
- El esquema de metadatos se crea en AEM y se asigna a la(s) carpeta(s) correspondiente(s).
- Los tipos de metadatos se alinean (es decir,la región es de selección única en ambos sistemas).
Nota: Al seleccionar una opción como “descripción” del documento, asegúrese de seleccionar la página principal correcta.

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Demostración (paso 5): Detalles del proyecto Workfront

Vaya a su proyecto de Workfront.
Confirme que todos los detalles del proyecto están rellenados en su formulario personalizado.

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Demostración (paso 6): Documentos del proyecto Workfront (1 de 3)

Seleccione el icono “Añadir nuevo” en la esquina superior izquierda de su proyecto, en la pestaña “Documentos”.
Seleccione Detalles del documento y añada una descripción.

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Demostración (paso 6): Documentos del proyecto Workfront (2 de 3)

Añada un formulario personalizado en el buscador superior derecho si procede y rellénelo.

Nota: Proporcionaré un modelo de escenario de Fusion que le permite adjuntar dinámicamente un formulario personalizado a un documento al cargar un documento que puede ser modificado para satisfacer las necesidades de su empresa.

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Demostración (paso 6): Documentos del proyecto Workfront (3 de 3)

Haga clic en el nombre del proyecto en la jerarquía del portafolio para volver a la pestaña principal Documentos.
Seleccione la flecha que apunta a la derecha y haga clic en la conexión AEM a la que quiera enviar el recurso.
Determine la carpeta en la que debe residir el recurso y haga clic en “Seleccionar carpeta”.
Los usuarios deberían ver un mensaje de éxito y un icono rojo de Adobe junto al recurso enviado a AEM.

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Demostración (paso 7): AEM Assets

Haga clic en el Título azul del recurso; ahora su navegador debería abrir una nueva pestaña en AEM que se abra a su recurso.
Según si utiliza AEM Assets (derecha) o AEM estándar (abajo), su vista será diferente.
Abra el recurso “Propiedades” o “Detalles” para ver los metadatos que se sincronizaron durante la conexión.

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Demostración de Fusion (paso 1): Módulos de Fusion

El primer módulo autenticador se conecta al conector nativo.
El segundo módulo traslada los documentos.
Tenga en cuenta que esta función utiliza actualmente llamadas a la API no documentadas.

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Demostración (paso 2): Configuración de documentos de Workfront

Conexión: su conexión debe estar configurada en Adobe Developer Console.
URL: es la URL de la API y no cambia.
“sendDocumentToExternalProvider” es el comando que activa la carga.

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Demostración (paso 2b): Conexión del conector

El documentID es el documento que quieres subir.
El destinationFolderID es la carpeta de AEM Assets en la que se cargará el documento.
El providerID es la integración de Experience Manager específica que tiene previsto utilizar.

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Demostración (paso 3): Mover archivos

Conexión: su conexión debe estar configurada en Adobe Developer Console.
URL: esta es la URL de la API, no cambia.
“sendDocumentToExternalProvider” es el comando que activa la carga.
El documentID es el documento que quiere cargar.
El destinationFolderID es la carpeta de AEM Assets en la que se carga el documento.
El providerID no es necesario.

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Conector nativo frente a Fusion

Cuando se trata de sincronizar metadatos, las organizaciones tienen dos opciones principales:

Conector nativo: sincronización basada en eventos, asignaciones sencillas y mínimas piezas móviles.
- Habilita la sincronización dinámica: actualizaciones en tiempo real o programadas activadas por eventos como cargas de recursos o cambios de estado del proyecto.Esto reduce la intervención manual y el riesgo de sobrescritura.
Automatización de Fusion: cuando necesite validación/límites de protección, búsquedas u orquestación de varios sistemas; o automatizar la activación de acciones del conector a escala.
- Amplía las capacidades automatizando complejas comprobaciones de integridad de datos, integrando Workfront y AEM con otras herramientas y aplicando políticas de gobernanza entre bastidores.

La integración de la gobernanza es fundamental para mantener la calidad y la conformidad de los metadatos, lo que requiere políticas y protocolos documentados.

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Desafíos de metadatos comunes

Las organizaciones suelen enfrentarse a retos como los siguientes:

Errores del usuario por confusión de opciones o mala sincronización
- A menudo se deben a que se piden los metadatos en el momento equivocado o a que se ofrece una gama confusa de opciones.Pueden provocar la frustración de los usuarios y problemas de calidad de los datos.
Datos incoherentes entre sistemas, lo que provoca fallos en los procesos
- Los datos deficientes tienen muchas causas, como las diferencias entre unidades de negocio, las limitaciones tecnológicas, los errores de los usuarios o la falta de gobernanza de la empresa.Esto puede dar lugar a un sistema de informes inexacto, la presentación de recursos equivocados a clientes potenciales o fallos de automatización.
Falta de gobernanza, que da lugar a flujos de trabajo fragmentados
- Una buena gobernanza implica directrices claras, mecanismos para garantizar su cumplimiento y auditorías periódicas para mantener actualizado el material de formación y sacar a la luz los problemas de calidad de los datos.Una gobernanza inadecuada favorece la formación de silos e impide que su departamento trabaje en equipo.
Conflictos de permisos que crean cuellos de botella
Campos de metadatos excesivos y redundancias

Para resolver estos problemas se necesitan soluciones estructuradas, como documentación clara, políticas eficaces y herramientas de automatización.

Soluciones estratégicas y automatización

Para hacer frente a los retos que plantean los metadatos, las organizaciones deben adherirse a las siguientes buenas prácticas:

Políticas de gobernanza: la automatización puede tanto hacer cumplir las normas como identificar las excepciones.Ningún proceso de gobernanza manual es perfecto, así que deje que la automatización sea el respaldo.
Transferencia de datos entre sistemas: el uso de la automatización para mover datos entre sistemas puede permitir que las personas trabajen con valores significativos a la vez que garantiza que la asignación se realice de forma coherente y correcta.También evita errores del usuario.
Desenfoque de proyectos frente a recursos: mantener los datos de recursos en AEM; mantener los datos de flujos de trabajo/proyectos en Workfront; sincronizar solo lo que necesitan los consumidores de recursos.
Datos centralizados: Fusion puede utilizarse para buscar valores de metadatos basados en una clave.Para cosas como el contenido web, esto puede ayudar a controlar cuándo se cambian los metadatos, así como quién puede cambiarlos.
Automatización del usuario: el trabajo tedioso y propenso a errores puede automatizarse, lo que permite a sus empleados dedicar más tiempo a añadir valor en lugar de a tareas monótonas.

Superar estos retos requiere una planificación meditada, una comunicación clara y un uso estratégico de la automatización.

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Documentación esencial: recursos que aprovechar

Una estrategia sólida de metadatos se basa en varios documentos clave, de los que aquí se ofrecen ejemplos.

Dichos recursos proporcionan estructura y claridad para una gestión coherente de los metadatos.

Sugerencia: haga clic en los enlaces azules para descargar archivos.Para ver ejemplos de código .xml y .json, pase el puntero por encima del cuadro de código y utilice la función “copiar” de la parte superior derecha para exportar los archivos .xml y .json proporcionados y guardarlos en archivos locales del tipo adecuado.

1. Plantilla de proyecto Workfront

Un ejemplo de proyecto real que muestra cómo traducir la estrategia de metadatos en fases, entregables y resultados factibles
Pase el puntero por encima del código .xml que aparece a continuación, haga clic en “copiar” en la parte superior derecha, péguelo en un archivo local y guárdelo en un archivo .xml local

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?>

<Title>Metadata Strategy Example Project</Title>

<Author>AtTask Export;690283d50006f4fba99ccb40139a3750;20251110125935</Author>

</ExtendedAttribute>

</ExtendedAttribute>

</ExtendedAttribute>

</ExtendedAttributes>

<Name>Standard</Name>

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</WeekDay>

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</WorkingTimes>

</WeekDay>

</WeekDay>

</WeekDays>

</Calendar>

<Name>Libby Rogers</Name>

</WorkingTime>

</WorkingTimes>

</WeekDay>

</WorkingTime>

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</WeekDay>

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</Calendar>

<Name>Autumn Earle</Name>

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</WorkingTimes>

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</WeekDays>

</Calendar>

</Calendars>

<Tasks>

<Task>

<Name>Strategy Planning</Name>

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</Task>

<Task>

<Name>Create Metadata Governance Policy</Name>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Create Metadata Integration flow</Name>

</PredecessorLink>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Create Metadata Mapping Matrix in WF Planning</Name>

</PredecessorLink>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Implementation</Name>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Create Workfront Custom Form(s) for Project/Asset Metadata</Name>

</PredecessorLink>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Create AEM Asset Schema</Name>

</PredecessorLink>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Create AEM Asset Folder Structure (if applicable)</Name>

</PredecessorLink>

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</Task>

<Task>

<Name>Create new connection to AEMaaCS in Settings</Name>

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</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Map metadata in native connector</Name>

</PredecessorLink>

</PredecessorLink>

</PredecessorLink>

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</Task>

<Task>

<Name>Map folder structure (if applicable)</Name>

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</Task>

<Task>

<Name>Test Native Connection to AEM w/ metadata</Name>

<Notes>This task should include an approval process</Notes>

</PredecessorLink>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Promote to Production Environments (if applicable)</Name>

</PredecessorLink>

<Value>69036ec7000453beeeebdb014099fce2</Value>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Training & Adoption</Name>

</PredecessorLink>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Create Training & Adoption Plan</Name>

</PredecessorLink>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Create Change Control Document</Name>

</PredecessorLink>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Phase 1: Core User Enablement</Name>

</PredecessorLink>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Phase 2: General User Rollout</Name>

</PredecessorLink>

</ExtendedAttribute>

</Task>

<Task>

<Name>Optional: Create Fusion QC Scenario</Name>

</PredecessorLink>

</ExtendedAttribute>

</Task>

</Tasks>

<Name>Libby Rogers</Name>

</ExtendedAttribute>

</ExtendedAttribute>

</Resource>

<Name>Autumn Earle</Name>

</ExtendedAttribute>

</ExtendedAttribute>

</Resource>

</Resources>

</Project>

2. Política de gobernanza de metadatos

Un ejemplo de política en la que se describen las funciones, responsabilidades y derechos de decisión para establecer claramente la propiedad y la responsabilidad de la gobernanza de los CSC
descargue la Política de gobernanza de metadatos

3. Matriz de asignación de metadatos

Una hoja de trabajo práctica para documentar, estandarizar y armonizar los elementos de metadatos entre sistemas, con el fin de garantizar un uso y una presentación de informes coherentes
Descargue la Matriz de asignación de metadatos

4. Documento de control de cambios

Un proceso estructurado para revisar, aprobar y realizar un seguimiento de los cambios en los metadatos, con el fin de minimizar los riesgos y mantener la coherencia a lo largo del tiempo
Descargue el documento de control de cambios

5. Plan de adopción y formación

Una guía de capacitación ligera para ayudar a los equipos a comprender las normas de metadatos y aplicarlas de forma coherente en el trabajo diario
Descargue el plan de adopción y formación

6. Modelo del escenario de Fusion (véase el .json más abajo)

Una plantilla de integración prediseñada que muestra cómo automatizar la adición de metadatos a un activo desde los detalles del proyecto mediante Workfront Fusion
Pase el puntero por encima del código .json que aparece a continuación, haga clic en “copiar” en la parte superior derecha, pegue el contenido en un archivo local y guárdelo como archivo .json

{

"name": "AE-Attach-CustomForm-UploadedDocument",

"flow": [

{

"id": 17,

"module": "workfront-workfront:watchEvents",

"version": 1,

"parameters": {

"maxResults": 2,

"__IMTHOOK__": 111601

"mapper": {},

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"x": 0,

"y": 0,

"name": "Watch for Uploaded Documents"

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"__IMTHOOK__": {

"label": "My Adobe Workfront webhook"

}

"parameters": [

{

"name": "__IMTHOOK__",

"type": "hook",

"label": "Webhook",

"required": true

{

"name": "maxResults",

"type": "uinteger",

"label": "Maximum number of returned events",

"required": true

}

"interface": [

{

"name": "eventType",

"type": "text"

{

"name": "subscriptionId",

"type": "text"

{

"name": "subscriptionVersion",

"type": "text"

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"name": "newState",

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{

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"type": "text"

{

"name": "accessorIDs",

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"type": "text"

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{

"name": "customerID",

"type": "text"

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"type": "text"

{

"name": "ownerID",

"type": "text"

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"name": "referenceNumber",

"type": "number"

}

"type": "collection"

{

"name": "oldState",

"spec": [

{

"name": "ID",

"type": "text"

{

"name": "accessorIDs",

"spec": {

"type": "text"

"type": "array"

{

"name": "categoryID",

"type": "text"

{

"name": "currentVersionID",

"type": "text"

{

"name": "customer:isAdvancedDocMgmtEnabled",

"type": "boolean"

{

"name": "customerID",

"type": "text"

{

"name": "description",

"type": "text"

{

"name": "groups",

"type": "text"

{

"name": "lastUpdateDate",

"type": "date"

{

"name": "lastUpdatedByID",

"type": "text"

{

"name": "name",

"type": "text"

{

"name": "ownerID",

"type": "text"

{

"name": "referenceNumber",

"type": "number"

}

"type": "collection"

{

"name": "eventTime",

"type": "collection"

}

]

}

{

"id": 14,

"module": "workfront-workfront:readv2",

"version": 1,

"parameters": {

"__IMTCONN__": 120610

"mapper": {

"object_code": "PROJ",

"ID": "{{17.newState.projectID}}",

"fieldNames": [

"ID"

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"690283450004c1144b8e48189bcea81a"

"customFields": [

"DE:Requested By",

"DE:Job Number",

"DE:Project Overview/Brief",

"DE:Request Type",

"DE:Campaign Name",

"DE:Audience",

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"DE:Country",

"DE:Product",

"DE:Fiscal Year",

"DE:Who else needs visibility into this request/project?",

"DE:Project Goal",

"DE:Key Objectives & Success Metrics",

"DE:Budget",

"DE:Target Due Date",

"DE:Region"

]

"metadata": {

"designer": {

"x": 300,

"y": 0,

"name": "Read Project Details"

"restore": {

"__IMTCONN__": {

"label": "AE Perficient SB-Prod (Autumn Earle | perficientincpartnersandbox.my.workfront.com)"

"object_code": {

"mode": "chose",

"label": "Project"

"fieldNames": {

"mode": "chose",

"label": [

null

]

"customForms": {

"mode": "chose",

"label": [

null

]

"references": {

"mode": "chose"

"collections": {

"mode": "chose"

"customFields": {

"mode": "chose",

"label": [

null,

null

]

}

"parameters": [

{

"name": "__IMTCONN__",

"type": "account",

"label": "Connection",

"required": true

}

"expect": [

{

"name": "object_code",

"type": "select",

"label": "Record Type",

"required": true,

"validate": {

"enum": [

"ARVPRC",

"ASSGN",

"BLIN",

"BILL",

"RATE",

"CMPY",

"DOCU",

"DOCFDR",

"DOCV",

"EXRATE",

"EXPNS",

"EXPTYP",

"GROUP",

"HOUR",

"HOURT",

"OPTASK",

"ITRN",

"ROLE",

"JRNLE",

"MILE",

"MPATH",

"NOTE",

"NTAG",

"PORT",

"PRGM",

"PROJ",

"PRTU",

"RESVT",

"RISK",

"RSKTYP",

"SPAPVR",

"TASK",

"TEAMOB",

"Template",

"TTSK",

"TSHET",

"UPDATE",

"USER",

"USRDEL"

]

}

{

"name": "ID",

"type": "text",

"required": true

{

"name": "fieldNames",

"type": "select",

"label": "Outputs",

"dynamic": true,

"multiple": true,

"required": true,

"validate": false

{

"name": "customForms",

"type": "select",

"label": "Output custom form",

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"validate": false

{

"name": "references",

"type": "select",

"label": "References",

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"multiple": true,

"validate": false

{

"name": "collections",

"type": "select",

"label": "Collections",

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"multiple": true,

"validate": false

{

"name": "customFields",

"type": "select",

"label": "Select Custom Form Field",

"dynamic": true,

"multiple": true,

"validate": false

}

"interface": [

{

"name": "ID",

"type": "text"

{

"name": "DE:Requested By",

"type": "text"

{

"name": "DE:Job Number",

"type": "text"

{

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{

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{

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{

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"type": "text"

{

"name": "DE:Channel",

"type": "text"

{

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"type": "text"

{

"name": "DE:Product",

"type": "text"

{

"name": "DE:Fiscal Year",

"type": "text"

{

"name": "DE:Who else needs visibility into this request/project?",

"type": "text"

{

"name": "DE:Project Goal",

"type": "text"

{

"name": "DE:Key Objectives & Success Metrics",

"type": "text"

{

"name": "DE:Budget",

"type": "text"

{

"name": "DE:Target Due Date",

"type": "date"

{

"name": "DE:Region",

"type": "text"

}

]

}

{

"id": 10,

"module": "workfront-workfront:miscAction",

"version": 1,

"parameters": {

"__IMTCONN__": 120610

"mapper": {

"object_code": "DOCU",

"action": "assignCategories",

"objID": "{{17.newState.ID}}",

"objCode": "DOCU",

"categoryIDs": [

"690283450004c1144b8e48189bcea81a",

"6913c60f00015e06e14d43cf65325160"

]

"metadata": {

"designer": {

"x": 600,

"y": 0,

"name": "Attach Asset Custom Forms to Doc"

"restore": {

"__IMTCONN__": {

"label": "AE Perficient SB-Prod (Autumn Earle | perficientincpartnersandbox.my.workfront.com)"

"object_code": {

"mode": "chose",

"label": "Document"

"action": {

"mode": "chose",

"label": "assignCategories"

"categoryIDs": {

"mode": "chose",

"items": [

"undefined",

"undefined"

]

}

"parameters": [

{

"name": "__IMTCONN__",

"type": "account",

"label": "Connection",

"required": true

}

"expect": [

{

"name": "object_code",

"type": "select",

"label": "Record Type",

"required": true,

"validate": {

"enum": [

"APPROVAL",

"ASSGN",

"CMPY",

"CUSTPR",

"DOCU",

"DOCFDR",

"DOCV",

"EXPNS",

"EXTDOC",

"GROUP",

"OPTASK",

"JRNLE",

"NOTE",

"PORT",

"PRGM",

"PROJ",

"TASK",

"TTSK",

"USER"

]

}

{

"name": "action",

"type": "select",

"label": "Action",

"required": true,

"validate": false

{

"name": "objID",

"type": "text",

"dynamic": true

{

"name": "objCode",

"type": "text",

"dynamic": true

{

"name": "categoryIDs",

"type": "array",

"dynamic": true

}

]

}

{

"id": 4,

"module": "workfront-workfront:updateARecord",

"version": 1,

"parameters": {

"__IMTCONN__": 120610

"mapper": {

"ID": "{{17.newState.ID}}",

"object_code": "DOCU",

"customForms": [

"6913c60f00015e06e14d43cf65325160",

"690283450004c1144b8e48189bcea81a"

"customFormsCollection": {

"DE:Requested By": "{{17.oldState.ownerID}}",

"DE:Campaign Name": "{{14.`DE:Campaign Name`}}",

"DE:Audience": "{{14.`DE:Audience`}}",

"DE:Channel": "{{14.`DE:Channel`}}",

"DE:Country": "{{14.`DE:Country`}}",

"DE:Product": "{{14.`DE:Product`}}",

"DE:Fiscal Year": "{{14.`DE:Fiscal Year`}}",

"DE:Project Goal": "{{14.`DE:Project Goal`}}",

"DE:Key Objectives & Success Metrics": "{{14.`DE:Key Objectives & Success Metrics`}}",

"DE:Budget": "{{14.`DE:Budget`}}",

"DE:Target Due Date": "{{14.`DE:Target Due Date`}}",

"DE:Region": "{{14.`DE:Region`}}",

"DE:Permission Usage": "permission xyz",

"DE:Approval Status": "Approved",

"DE:Created By": "{{17.newState.ownerID}}",

"DE:Target Publishing Date": "01/14/2025",

"DE:Signed Release Form Available?": "Yes",

"DE:Content Type": "Image",

"DE:Language": "en-us"

}

"metadata": {

"designer": {

"x": 900,

"y": 0,

"name": "Update Custom Form Metadata on Doc"

"restore": {

"__IMTCONN__": {

"label": "AE Perficient SB-Prod (Autumn Earle | perficientincpartnersandbox.my.workfront.com)"

"object_code": {

"mode": "chose",

"label": "Document"

"fieldNames": {

"mode": "chose"

"customForms": {

"mode": "chose",

"label": [

null,

null

]

"customFormsCollection": {

"nested": {

"DE:Audience": {

"mode": "edit"

"DE:Channel": {

"mode": "edit"

"DE:Country": {

"mode": "edit"

"DE:Product": {

"mode": "edit"

"DE:Fiscal Year": {

"mode": "edit"

"DE:Project Goal": {

"mode": "edit"

"DE:Region": {

"mode": "edit"

"DE:Approval Status": {

"mode": "chose",

"label": "Approved"

"DE:Signed Release Form Available?": {

"mode": "chose",

"label": "Yes"

"DE:Content Type": {

"mode": "chose",

"label": "Image"

"DE:Language": {

"mode": "chose",

"label": "en-us"

}

"parameters": [

{

"name": "__IMTCONN__",

"type": "account",

"label": "Connection",

"required": true

}

"expect": [

{

"name": "ID",

"type": "text",

"required": true

{

"name": "object_code",

"type": "select",

"label": "Record Type",

"required": true,

"validate": {

"enum": [

"ARVPRC",

"ASSGN",

"BILL",

"RATE",

"CMPY",

"DOCU",

"DOCFDR",

"DOCV",

"EXPNS",

"EXPTYP",

"GROUP",

"HOUR",

"HOURT",

"OPTASK",

"ITRN",

"ROLE",

"JRNLE",

"MILE",

"MPATH",

"NOTE",

"NTAG",

"PORT",

"PRGM",

"PROJ",

"PRTU",

"RESVT",

"RISK",

"RSKTYP",

"SPAPVR",

"TASK",

"TEAMOB",

"Template",

"TTSK",

"TSHET",

"USER"

]

}

{

"name": "fieldNames",

"type": "select",

"label": "Select fields to map",

"multiple": true,

"validate": false

{

"name": "customForms",

"type": "select",

"label": "Select forms to map",

"multiple": true,

"validate": false

{

"name": "customFormsCollection",

"type": "collection",

"label": "AE Project Brief Details",

"spec": [

{

"name": "DE:Requested By",

"label": "Requested By",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Job Number",

"label": "Job Number",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Project Overview/Brief",

"label": "Project Overview/Brief",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Request Type",

"label": "Request Type",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Campaign Name",

"label": "Campaign Name",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Audience",

"label": "Audience",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Channel",

"label": "Channel",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Country",

"label": "Country",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": true

{

"name": "DE:Product",

"label": "Product",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Fiscal Year",

"label": "Fiscal Year",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Who else needs visibility into this request/project?",

"label": "Who else needs visibility into this request/project?",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Project Goal",

"label": "Project Goal",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Key Objectives & Success Metrics",

"label": "Key Objectives & Success Metrics",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Budget",

"label": "Budget",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Target Due Date",

"label": "Target Due Date",

"type": "date",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Region",

"label": "Region",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

}

]

{

"name": "customFormsCollection",

"type": "collection",

"label": "AE Asset Details",

"spec": [

{

"name": "DE:Product Information - SKU/ID",

"label": "Product Information - SKU/ID",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Permission Usage",

"label": "Permission Usage",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Approval Status",

"label": "Approval Status",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Created By",

"label": "Created By",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Target Publishing Date",

"label": "Target Publishing Date",

"type": "date",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Signed Release Form Available?",

"label": "Signed Release Form Available?",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Product",

"label": "Product",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Content Type",

"label": "Content Type",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Language",

"label": "Language",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

}

]

}

]

}

{

"id": 37,

"module": "workfront-workfront:createARecord",

"version": 1,

"parameters": {

"__IMTCONN__": 120610

"mapper": {

"tags": [

{

"objID": "{{17.newState.ownerID}}",

"objObjCode": "USER"

}

"objID": "{{17.newState.ID}}",

"noteText": "Asset Details form has been attached and metadata updated.",

"fieldNames": [

"noteObjCode",

"objID",

"noteText",

"tags"

"noteObjCode": "DOCU",

"object_code": "UPDATE"

"metadata": {

"designer": {

"x": 1200,

"y": 0,

"name": "Notify Owner"

"restore": {

"tags": {

"mode": "chose",

"items": [

{

"objObjCode": {

"mode": "chose",

"label": "User"

}

]

"fieldNames": {

"mode": "chose",

"label": [

null,

null

]

"__IMTCONN__": {

"label": "AE Perficient SB-Prod (Autumn Earle | perficientincpartnersandbox.my.workfront.com)"

"customForms": {

"mode": "chose"

"noteObjCode": {

"mode": "chose",

"label": "Document"

"object_code": {

"mode": "chose",

"label": "Update"

}

"parameters": [

{

"name": "__IMTCONN__",

"type": "account",

"label": "Connection",

"required": true

}

"expect": [

{

"name": "object_code",

"type": "select",

"label": "Record Type",

"required": true,

"validate": {

"enum": [

"ARVPRC",

"ASSGN",

"BLIN",

"BILL",

"RATE",

"CMPY",

"DOCU",

"DOCFDR",

"DOCV",

"EXRATE",

"EXPNS",

"EXPTYP",

"GROUP",

"HOUR",

"HOURT",

"OPTASK",

"ITRN",

"ROLE",

"JRNLE",

"MILE",

"MPATH",

"NOTE",

"NTAG",

"PORT",

"PRGM",

"PROJ",

"PRTU",

"RESVT",

"RISK",

"RSKTYP",

"SPAPVR",

"TASK",

"TEAMOB",

"TMPL",

"TTSK",

"TSHET",

"UPDATE",

"USER"

]

}

{

"name": "fieldNames",

"type": "select",

"label": "Select fields to map",

"multiple": true,

"validate": false

{

"name": "customForms",

"type": "select",

"label": "Attach custom form",

"multiple": true,

"validate": false

{

"name": "noteObjCode",

"type": "select",

"label": "Object Type",

"required": true,

"validate": {

"enum": [

"PROJ",

"TASK",

"OPTASK",

"DOCU",

"ITRN",

"PORT",

"PRGM",

"Template",

"TTSK",

"TSHET",

"USER"

]

}

{

"name": "objID",

"type": "text",

"label": "Object ID",

"required": true

{

"name": "noteText",

"type": "text",

"label": "Update Text",

"required": true

{

"name": "tags",

"spec": [

{

"name": "objID",

"type": "text",

"label": "ID",

"required": true

{

"name": "objObjCode",

"type": "select",

"label": "User Or Team",

"options": [

{

"label": "User",

"value": "USER"

{

"label": "Team",

"value": "TEAMOB"

}

"required": true

}

"type": "array",

"label": "Notify"

}

]

}

"metadata": {

"instant": true,

"version": 1,

"scenario": {

"roundtrips": 1,

"maxErrors": 3,

"autoCommit": true,

"autoCommitTriggerLast": true,

"sequential": false,

"confidential": false,

"dataloss": false,

"dlq": false

"designer": {

"orphans": []

"zone": "app.workfrontfusion.com"

}

Preguntas frecuentes sobre la cadena de suministro de contenidos comunes

“¿Podemos hacer que todo sea bidireccional?”
1. Respuesta corta: sí, pero normalmente no se debe.Elija un sistema de registro por campo para evitar sobrescrituras; reserve el bidireccional para campos realmente colaborativos con reglas de conflicto claras.
“Cómo manejamos la deriva de taxonomía entre las listas de selección de Workfront y las etiquetas de AEM”
1. Respuesta breve: gobierne un único vocabulario y utilice Fusion para reconciliar/transformar valores (ejemplo: slug → tagID) antes de que AEM escriba.
“¿Dónde deben residir los datos sobre derechos y uso?”
1. Respuesta breve: trate los derechos y el uso como metadatos administrativos en AEM con una gobernanza sólida; ofrezca una vista de solo lectura a Workfront si sirve para tomar decisiones.
“¿Es Assets Essentials diferente para los metadatos?”
1. Respuesta breve: Essentials admite la captura de metadatos básicos y el etiquetado inteligente; los principios de gobernanza son los mismos, pero la administración avanzada de esquemas/etiquetas difiere.
“¿Cómo se evitan los datos erróneos en la carga?”
1. Respuesta corta: utilice la lógica de formulario de Workfront + validación de Fusion + campos obligatorios de AEM; falla rápido con errores útiles.

Puntos clave

Una estrategia sólida de asignación de metadatos es esencial para una organización y gobernanza eficaces de los datos.
La autenticación y los permisos seguros son fundamentales para mantener la integridad y la seguridad de los datos.
La sincronización dinámica y la automatización agilizan la gestión de metadatos y las operaciones digitales.
La gobernanza es difícil pero necesaria.

Dominar la gestión de metadatos entre Workfront y AEM Assets requiere una planificación estratégica, funciones de colaboración, documentación esencial y una automatización bien pensada.Si se siguen estas estrategias expertas, las organizaciones pueden superar retos comunes, mejorar la integridad de los datos y construir marcos escalables para el éxito futuro.

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