Información general sobre asignaciones inteligentes
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Al administrar asignaciones de tareas y problemas, puede utilizar asignaciones inteligentes para identificar quién es el mejor recurso para completar el trabajo. Las asignaciones inteligentes son sugerencias que Adobe Workfront presenta al asignar elementos de trabajo a recursos en función de un algoritmo que determina el recurso más adecuado para el trabajo. Las asignaciones inteligentes pueden ser usuarios, puestos o equipos.
Este artículo contiene información general sobre las asignaciones inteligentes. Para obtener información sobre el uso de asignaciones inteligentes para asignar tareas y problemas a los usuarios, consulte Realización de asignaciones inteligentes.
Información general sobre asignaciones inteligentes
Tenga en cuenta lo siguiente al trabajar con asignaciones inteligentes:
- El algoritmo funciona de forma independiente para tareas y problemas. Esto significa que la lista de usuarios sugeridos para problemas puede diferir de la lista de usuarios sugeridos para una tarea, ya que Workfront crea las listas de acuerdo con los criterios pertenecientes a problemas y tareas por separado.
- Las asignaciones inteligentes no recomiendan roles de trabajo ni equipos. En su lugar, son sugerencias de usuarios que se adaptan mejor a una tarea o a un problema.
- Las asignaciones sugeridas siempre son usuarios activos.
- El usuario que aparezca primero debe ser el que mejor coincida con la tarea.
Buscar sugerencias de asignación inteligente
Puede ver las asignaciones inteligentes en las áreas siguientes, donde puede asignar tareas o problemas:
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Lista de problemas o informe de problemas en la columna Asignaciones
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Lista de tareas o informe en la columna Asignaciones
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Un encabezado de tarea en el campo Asignaciones
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Un encabezado de problema en el campo Asignaciones
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El panel Resumen de tareas o problemas del área Asignaciones
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El campo Asignaciones del cuadro Nueva tarea, al agregar una tarea a un proyecto
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El campo Asignaciones de un elemento enumerado en el área de Inicio, al abrir una tarea o un problema
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Distribuidor de cargas de trabajo en el área Asignado este a al asignar una tarea o un problema
Criterios de asignaciones inteligentes
Las asignaciones inteligentes funcionan de forma diferente para las tareas que para los problemas.
Criterios de asignaciones inteligentes para tareas
El cálculo de asignaciones inteligentes de tareas funciona en dos fases que utilizan dos algoritmos diferentes.
Según el algoritmo que encuentre la asignación inteligente, las asignaciones se enumerarán en dos secciones independientes del campo Asignaciones. Para obtener más información, consulte Realización de asignaciones inteligentes.
Primera fase del cálculo de asignación inteligente para tareas
En la primera fase del cálculo de las asignaciones inteligentes, Workfront calcula una puntuación de similitud para cada asignación.
- Asignaciones masivas en el Distribuidor de cargas de trabajo.
- Tarjetas conectadas en tableros.
El cálculo de la puntuación de similitud y el orden en que se enumeran las asignaciones tienen en cuenta lo siguiente:
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Se asigna una puntuación del 100% a una asignación existente en la que los nombres de las tareas, proyectos y portafolios son idénticos a los de la tarea que intenta asignar. Los nombres de proyecto y portafolio de la tarea de una asignación existente también deben coincidir con el proyecto y portafolio de la tarea que intenta asignar.
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Si sólo parte de esta información de otras asignaciones coincide con las tareas existentes, la puntuación podría ser inferior al 100%.
Por ejemplo, si asigna una tarea denominada "Mi segunda tarea" a un proyecto denominado "Mi proyecto" en un portafolio denominado "Mi portafolio" y ya tiene una tarea denominada "Mi tarea" en otro proyecto denominado "Mi proyecto" en un portafolio denominado "Mi portafolio", el usuario asignado a "Mi tarea" podría obtener una puntuación del 95 % porque el nombre de la tarea existente y la tarea que está intentando asignar ahora son similares, pero no idénticos.
note tip TIP Workfront busca coincidencias únicamente en los campos Nombre de tareas, proyectos y portafolios y no en ningún otro campo. -
Una asignación podría obtener una puntuación más alta cuando se le asignen a muchas tareas del sistema con nombres similares. Por ejemplo, si se asigna un equipo llamado "Desarrollo" al 50 % de las tareas del sistema que contienen "IA" en el nombre y ahora se asigna otra tarea con "AI" en el nombre, la puntuación del equipo "Desarrollo" es mayor. En este caso, los nombres de los proyectos y portafolios no son tan importantes.
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Teniendo en cuenta este sistema de puntuación, las primeras 7 sugerencias se enumeran como asignaciones inteligentes, en orden descendente de sus puntuaciones. No se muestran las asignaciones con puntuaciones inferiores al 40 %.
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Si varias asignaciones tienen puntuaciones idénticas, se muestran en orden de fecha en que se realizaron las asignaciones, empezando por la fecha más reciente.
Por ejemplo, si Rick fue asignado a una tarea similar hoy temprano y Jennifer fue asignada a una tarea similar hace dos días, Rick aparece primero.
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Las asignaciones identificadas en esta fase se enumeran en la Asignaciones sugeridas del campo Asignaciones de tareas.
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Si no hay coincidencias con este cálculo, se inicia la segunda fase de las asignaciones inteligentes, que se calcula con un algoritmo diferente.
Segunda fase del cálculo de asignaciones inteligentes para tareas
Si no se encuentran coincidencias en el primer paso de las asignaciones inteligentes de tareas, Workfront calcula las asignaciones inteligentes de las tareas de la misma manera que las calcula para los problemas.
Para obtener más información, consulte la sección Criterios de asignaciones inteligentes para tareas y problemas en este artículo.
Las asignaciones identificadas en esta fase se enumeran en la Usuarios y equipos, Asignaciones de roles, y Clasificar funciones de tarjeta del campo Asignaciones. Para obtener más información sobre las tarjetas de tarifas, consulte Administrar tarjetas de tarifa.
Criterios de asignaciones inteligentes para tareas y problemas
Los usuarios se recomiendan en la lista desplegable asignaciones inteligentes en función de una combinación de los siguientes criterios (enumerados en orden de lo más importante a lo menos importante):
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Usuarios asignados a otros elementos de trabajo en los últimos 30 días por el usuario que realiza la asignación. Se muestran los 50 primeros usuarios que coinciden con este criterio. El usuario que se asigna con mayor frecuencia se muestra primero.
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Si el elemento de trabajo se asigna a un equipo o rol, la lista de usuarios sugeridos se filtra aún más teniendo en cuenta las asignaciones existentes a continuación. En este caso, solo se muestran los siguientes usuarios en la lista de sugerencias:
- Usuarios cuyo equipo de inicio es el equipo asignado al elemento de trabajo.
- Usuarios cuya función principal es la función asignada al elemento de trabajo.
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Si no hay ninguna función o equipo asignado en la tarea o el problema, Workfront muestra todos los usuarios asignados durante los últimos 30 días, hasta 50 usuarios.
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Si no ha realizado ninguna asignación en los últimos 30 días, sólo se mostrarán en la lista de asignaciones inteligentes los usuarios que pertenezcan al equipo asignado o que tengan la función asignada al elemento de trabajo.