Crear una tarea Adobe Workfront en Google Workspace mediante contenido de correo electrónico
Puede convertir un correo electrónico externo (no generado por Adobe Workfront) en una tarea Workfront.
También puede convertir un correo electrónico externo en una actualización de una tarea existente. Para obtener más información, consulta Actualizar un Adobe Workfront elemento de Google Workspace usando contenido de correo electrónico.
Para obtener información sobre cómo usar Google Workspace para trabajar con los correos electrónicos de notificación enviados por Workfront, consulte Administrar Adobe Workfront detalles de notificación de Google Workspace.
Requisitos de acceso
Debe tener el siguiente acceso para realizar los pasos de este artículo:
*Para saber qué plan, tipo de licencia o acceso tiene, póngase en contacto con el administrador de Workfront.
Requisitos previos
Para poder crear una tarea de Workfront en Google Workspace, debe
- Instalar Workfront for Google Workspace
Para obtener instrucciones, consulte Instalar Adobe Workfront for Google Workspace.
Crear una tarea Adobe Workfront en Google Workspace mediante contenido de correo electrónico
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Si no se muestra el panel Workfront for Google Workspace, haga clic en el icono Workfront
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Con el mensaje de correo electrónico abierto en Google Workspace, haga clic en una opción de Workfront for Google Workspace para convertir el correo electrónico en una nueva tarea de Workfront.
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Seleccione una opción Crear nuevo para indicar si la tarea formará parte de un proyecto o de una tarea personal que sea independiente de un proyecto.
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Si desea adjuntar la tarea a un proyecto principal, haga clic en Nombre del proyecto, empiece a escribir el nombre del proyecto donde desea la tarea y, a continuación, haga clic en el nombre del proyecto cuando aparezca en la lista siguiente.
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Realice cualquiera de estos cambios:
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 layout-auto html-authored no-header Nombre de tarea Edite cualquier parte de este texto, que se toma de la línea de asunto del correo electrónico. Descripción Edite cualquier parte de este texto, que se toma del cuerpo del correo electrónico. Asignar a Haga clic en Asignar a, haga clic en la opción Asignar esto a que aparece y, a continuación, empiece a escribir el nombre de la persona y haga clic en él cuando aparezca en la lista siguiente. Repita esto para cada persona que desee agregar y, a continuación, haga clic en Guardar. Duración planificada Haga clic en Duración planificada y, a continuación, escriba el número de días que desea que tarde la tarea.
Nota: Esta opción se puede configurar para su organización de diferentes maneras. Por ejemplo, para su organización, es posible que tenga que escribir un número de horas en lugar de días. Si necesita más información, consulte con su administrador de Workfront. Si desea especificar un período de tiempo distinto del predeterminado configurado, escriba m, h, d, w o mo después del número para indicar minutos, horas, días, semanas o meses.
Prioridad Haga clic en la flecha desplegable y luego haga clic en la prioridad que desee para la tarea. Incluir datos adjuntos de correo electrónico (Solo está disponible si el correo electrónico contiene al menos un archivo adjunto). Haga clic en esta opción para guardar los archivos adjuntos en el correo electrónico en el área de Documents de la tarea.
Si no desea guardar un archivo adjunto, haga clic en la X a la derecha de su nombre.
Si el correo electrónico contiene vínculos a documentos en Google Drive, se guardan en la ficha Overview de la tarea que está creando.
Importante: Para que esto funcione, el administrador de Workfront debe autorizar a Google Drive para que trabaje con documentos en Workfront, tal como se describe en la sección Configurar integraciones para administrar documentos en el artículo Configurar integraciones de documentos.
Si activa esta opción, permanecerá habilitada para otros correos electrónicos que convierta a tareas, problemas y actualizaciones.
Incluir archivo de correo electrónico Haga clic en esta opción para guardar el correo electrónico original como un archivo de correo electrónico (EML) en el área de Documents de la tarea. Desde allí, puede hacer doble clic en el archivo para abrir el correo electrónico en su aplicación de correo electrónico.
Si activa esta opción, permanecerá habilitada para otros correos electrónicos que convierta a tareas, problemas y actualizaciones.
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Haga clic en Crear tarea.
La ficha Detalles de la nueva tarea se muestra en el panel Workfront for Google Workspace. Puede hacer clic en Actualizaciones y comenzar a comunicarse con los colaboradores de inmediato sin salir de su bandeja de entrada.
En la parte inferior de la ficha Detalles, también puede hacer clic en Ver enWorkfront para ir a la nueva tarea en Workfront.
Al actualizar el explorador, un mensaje con un vínculo en la parte inferior del panel Workfront for Google Workspace confirma que ha convertido el correo electrónico en una tarea:
Puede hacer clic en el vínculo para ir a la vista Detalles, en el panel Workfront for Google Workspace, de la tarea que ha creado.
Puede repetir estos pasos para convertir el mismo correo electrónico en varias tareas. Cuando actualice el explorador o vuelva al correo electrónico en otro momento, todos los vínculos que haya creado para el correo electrónico se mostrarán en la parte inferior del panel Workfront for Google Workspace.
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(Opcional) Continúe trabajando con la tarea en el panel Workfront for Google Workspace realizando cualquiera de las siguientes acciones:
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Para agregar una actualización en la ficha Actualizaciones, haga clic en Iniciar una nueva actualización y escriba la actualización.
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Para responder a una actualización en la ficha Actualizaciones, haga clic en Responder y escriba la respuesta.
Para ambas acciones, puede notificar a usuarios concretos su comentario. Haga clic en Notificar, empiece a escribir el nombre de un usuario y, a continuación, haga clic en el nombre cuando aparezca en la lista desplegable. Repita este proceso para los demás usuarios a los que desee notificar y luego haga clic en Post.
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Haga clic en la ficha Documentos para ver los documentos guardados con la tarea.
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Puede repetir estos pasos para convertir el mismo correo electrónico en varias tareas. Cuando actualice el explorador o vuelva al correo electrónico en otro momento, todos los vínculos que haya creado para el correo electrónico se mostrarán en la parte inferior del panel Workfront for Google Workspace.