Crear y editar reglas empresariales
Una regla empresarial permite aplicar la validación a objetos de Workfront e impedir que los usuarios creen, editen o eliminen un objeto cuando se cumplen determinadas condiciones. Las reglas empresariales ayudan a mejorar la calidad de los datos y la eficacia operativa mediante la prevención de acciones que podrían poner en peligro la integridad de los datos.
Una sola regla empresarial solo se puede asignar a un objeto. Por ejemplo, si crea una regla empresarial para no editar proyectos en determinadas condiciones, no puede aplicar la misma regla a las tareas. Tendría que crear una regla empresarial independiente con las mismas condiciones para las tareas.
Los niveles de acceso y el uso compartido de objetos tienen una prioridad mayor que las reglas empresariales cuando un usuario interactúa con un objeto. Por ejemplo, si un usuario tiene un nivel de acceso o un permiso que no le permite editar un proyecto, dichos permisos tendrían prioridad sobre una regla empresarial que permita editar un proyecto en ciertas condiciones.
Cuando se aplica más de una regla empresarial a un objeto, se siguen todas las reglas pero no se aplican en un orden determinado. Por ejemplo, tiene dos reglas empresariales. Una restringe la creación de gastos en el mes de febrero. La segunda impide editar un proyecto cuando su estado es Completado. Si un usuario intenta añadir un gasto a un proyecto completado en junio, el gasto no se puede añadir porque ha activado la segunda regla.
Las reglas empresariales se aplican a la creación, edición y eliminación de objetos a través de la API y en la interfaz de Workfront.
Requisitos de acceso
Debe tener el siguiente acceso para realizar los pasos de este artículo:
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|---|---|
| Plan de Adobe Workfront | Ultimate |
| Licencia de Adobe Workfront | Estándar |
| Configuraciones de nivel de acceso | Administrador del sistema |
Para obtener más información sobre el contenido de esta tabla, consulte Requisitos de acceso en la documentación de Workfront.
Escenarios para reglas empresariales
El formato de una regla empresarial es: “SI se cumple la condición definida, se impide realizar la acción sobre el objeto y se muestra el mensaje”.
La sintaxis de las propiedades y otras funciones de una regla empresarial es la misma que la sintaxis de un campo calculado en un formulario personalizado. Para obtener más información sobre la sintaxis, consulte Añadir campos calculados con el diseñador de formularios.
Para obtener más información acerca de las instrucciones IF, consulte Información general sobre las instrucciones "IF" y Operadores de condición en los campos personalizados calculados.
Para obtener información acerca de los comodines basados en usuarios, consulte Usar comodines basados en usuarios para generalizar informes.
Para obtener información acerca de los comodines basados en fecha, consulte Usar comodines basados en fecha para generalizar informes.
También hay un comodín de API disponible en las reglas empresariales. Utilice $$ISAPI esta opción para activar el regla solo en la API. Se utiliza !$$ISAPI para aplicar el regla solo en la interfaz de usuario y permitir a los usuarios omitir el regla a través de la API.
- Por ejemplo, este regla prohíbe a los usuarios editar proyectos completados a través de la API. Si no se utilizaba el comodín, el regla bloquearía la acción tanto en la interfaz de usuario como en la API.
IF({status} = "CPL" && $$ISAPI, "You cannot edit completed projects through the API.")
Los $$BEFORE_STATE comodines y $$AFTER_STATE se utilizan en expresiones para acceder a los valores de campo del objeto antes y después de cualquier edición.
- Ambos comodines están disponibles para el activador de edición. El estado predeterminado del activador de edición (si no se incluye ningún estado en el expresión) es el
$$AFTER_STATE. - El activador de creación de objetos solo permite el
$$AFTER_STATE, ya que el estado anterior no existe. - El activador de eliminación de objetos solo permite el
$$BEFORE_STATE, ya que el estado después no existe.
Algunos escenarios sencillos de reglas empresariales son:
- Los usuarios no pueden añadir nuevos gastos durante la última semana de febrero. Esta fórmula puede expresarse de la siguiente manera:
IF(MONTH($$TODAY) = 2 && DAYOFMONTH($$TODAY) >= 22, "You cannot add new expenses during the last week of February.") - Los usuarios no pueden editar el nombre de proyecto de un proyecto que se encuentre en estado Todas las aplicaciones. Esta fórmula puede expresarse de la siguiente manera:
IF({status} = "CPL" && {name} != $$BEFORE_STATE.{name}, "You cannot edit the project name.")
Un escenario con instrucciones IF anidadas es:
Los usuarios no pueden editar los proyectos completados y no pueden editar los proyectos con una fecha planificada de finalización en marzo. Esta fórmula puede expresarse de la siguiente manera:
IF(
$$AFTER_STATE.{status}="CPL",
"You cannot edit a completed project",
IF(
MONTH({plannedCompletionDate})=3,
"You cannot edit a project with a planned completion date in March")
)
Añadir una nueva regla empresarial
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Haga clic en el icono Main Menu
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Haga clic en Reglas empresariales en el panel de la izquierda.
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Haga clic en Nueva regla empresarial.
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Seleccione el tipo de objeto al que asignar la regla empresarial y haga clic en Continuar.
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Escriba el nombre de la regla empresarial.
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En el campo Está activa, seleccione si la regla debe estar activa al guardarla.
Si selecciona No, la regla se guardará como inactiva y podrá activarla más tarde.
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Seleccione un activador para la regla empresarial. Las opciones son los siguientes:
- Al crear un objeto: la regla se aplica cuando se intenta crear un objeto.
- Al editar un objeto: la regla se aplica cuando se intenta editar un objeto.
- Al eliminar un objeto: la regla se aplica cuando se intenta eliminar un objeto.
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(Opcional) Introduzca una descripción de la regla empresarial y lo que sucederá cuando se aplique.
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Genere la fórmula en el editor de fórmulas, en el centro del diálogo de la regla empresarial.
El formato de una regla empresarial es: “SI se cumple la condición definida, se impide realizar la acción sobre el objeto y se muestra el mensaje”.
En el área de fórmula, las partes de la regla empresarial que genere serán la condición y el mensaje que se mostrará en Workfront cuando se cumpla la condición.
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El “objeto” es el tipo de objeto seleccionado al crear la regla empresarial. Se muestra en el encabezado del diálogo.
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La “acción” es el activador seleccionado para la regla: crear, editar o eliminar el objeto.
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Como el objeto y la acción ya están definidos, no se incluyen en la fórmula.
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El mensaje de error personalizado se muestra cuando se activa la regla empresarial. Debe proporcionar instrucciones claras sobre qué ha fallado y cómo corregir el problema.
Puede incluir un URL estático en el mensaje de error, para vincular a la documentación u otras páginas útiles para guía la usuario sobre cómo modificar su acción dentro de la restricción del regla.
En este ejemplo, "Más información" vincular al URL.
"You are not allowed to add a new project in November.[Learn more](http://url)"La URL debe estar entre paréntesis, pero no es necesario vincular texto entre corchetes. Puede mostrar el URL completo y será un vincular se puede hacer clic.
Este ejemplo es un regla empresarial para proyectos. Si el mes actual es noviembre, entonces los usuarios no pueden crear nuevos proyectos, y el mensaje lo explica.
Para obtener más ejemplos de reglas empresariales, consulte Escenarios para reglas empresariales en este artículo.
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(Opcional) Use la fórmula Expresiones y Campos en el panel derecho para ayudar a generar la regla.
Busque una expresión o un campo para reducir la lista de elementos disponibles.
La lista de campos disponibles se limita a los campos relacionados con el tipo de objeto de la regla empresarial.
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Haga clic en Guardar cuando termine de generar la regla empresarial.
Activar una regla empresarial
Cuando una regla empresarial está inactiva, el campo Está activa en la lista de reglas empresariales muestra Falso. No se puede actualizar el estado de la regla en la vista de lista.
Para activar una regla empresarial:
- Seleccione la regla empresarial en la lista de reglas y haga clic en el icono Editar.
- Seleccione Sí en Está activa, en el diálogo de regla empresarial.
- Haga clic en Guardar.