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Escenario de Kick-Starts: preparación sencilla de importación de proyectos y tareas

Last update: Wed Aug 21 2024 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)
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Describe en detalle la configuración y los controles disponibles para una importación básica de proyectos y tareas mediante el método Kick-Start.

Escenario

El equipo de implementación prefiere importar la información de proyectos y tareas de los proyectos activos en lugar de introducir manualmente estos datos en el sistema.

Proyectos projects

La siguiente tabla muestra cuatro proyectos y sus detalles básicos que deben asignarse a los formatos de archivo de KickStart.

En este escenario se supone que ya se han importado los usuarios a Adobe Workfront. Si los usuarios no están ya en Workfront, sustituya nombres diferentes o complete el Escenario de KickStart con los usuarios anteriores a este escenario.

  1. Implemente Workfront.

    table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 layout-auto
    Fecha planificada de inicio Hoy
    Gerente del proyecto Jennifer Campbell
    Patrocinador de proyecto Marc Lewis
    Grupo Marketing
    Compañía SuCompañía

  2. Implemente el sistema de RRHH.

    table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 layout-auto
    Fecha planificada de inicio 14 de julio de 20XX
    Gerente del proyecto Pam Reynolds
    Patrocinador de proyecto Marc Lewis
    Grupo Marketing
    Compañía SuCompañía

  3. Implemente Document Management System.

    table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 layout-auto
    Fecha planificada de inicio 22 de agosto de 20XX
    Gerente del proyecto Jennifer Campbell
    Patrocinador de proyecto Ray Andrews
    Grupo IT
    Compañía SuCompañía

  4. Implementar Nuevo Sistema De Calendario.

    table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 layout-auto
    Fecha planificada de inicio 6 de septiembre de 20XX
    Gerente del proyecto Pam Reynolds
    Patrocinador de proyecto Ray Andrews
    Grupo IT
    Compañía SuCompañía

Lista de tareas task-list

La siguiente lista de tareas muestra listas de tareas demasiado simplificadas para los proyectos. La única diferencia entre los proyectos son las fechas de inicio y el progreso realizado en cada proyecto.

Las tareas principales heredan la duración, el trabajo y el porcentaje completado de las tareas secundarias. No es necesario establecer esos valores para que se conviertan en tareas de resumen.

NOTE
Las instrucciones proporcionadas en este escenario no son tan explícitas como las instrucciones paso a paso proporcionadas en Escenario de Kick-Starts: preparación de empresa, grupo, función y Kick-Starts de usuario. Se supone que ya ha aprendido a buscar y copiar valores de las hojas Compañía y Grupo, por lo que se mencionarán estos pasos, pero no se describirán específicamente.

  1. Configure.

  2. Importar usuarios.

    table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 layout-auto html-authored no-header
    Se ha asignado a Ray Andrews
    Tarea principal 1
    Duración 1 hora
    Trabajo 1 hora
    Porcentaje completado

    Workfront: 0 %

    HR: 100%

    Documentos: 100%

    Calendario: 100%

  3. Definir permisos.

    table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 layout-auto html-authored no-header
    Se ha asignado a Ray Andrews
    Tarea principal 1
    Ant 2
    Duración 1 hora
    Trabajo 1 hora
    Porcentaje completado

    Workfront: 0 %

    HR: 100%

    Documentos: 100%

    Calendario: 100%

  4. Crear grupos.

    table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 layout-auto html-authored no-header
    Se ha asignado a Ray Andrews
    Tarea principal 1
    Ant 4
    Duración 2 días
    Trabajo 4 horas
    Porcentaje completado

    Workfront: 0 %

    HR: 100%

    Documentos: 100%

    Calendario: 25 %

  5. Preparad el entrenamiento.

    table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 layout-auto html-authored no-header
    Se ha asignado a Chris Manning
    Duración 2 días
    Trabajo 4 horas
    Porcentaje completado

    Workfront: 0 %

    HR: 100%

    Documentos: 50 %

    Calendario: 100%

  6. Genere políticas de soporte continuas.

    table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 layout-auto html-authored no-header
    Se ha asignado a Chris Manning
    Duración 2 días
    Trabajo 4 horas
    Porcentaje completado

    Workfront: 0 %

    HR: 100%

    Documentos: 50 %

    Calendario: 0 %

  7. Despliegue hacia fuera.

    table 0-row-2 layout-auto
    Ant 1, 6, 7

  8. Capacite a los usuarios.

    table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 layout-auto html-authored no-header
    Se ha asignado a Chris Manning
    Tarea principal 8
    Duración 1 día
    Trabajo 2 horas
    Porcentaje completado

    Workfront: 0 %

    HR: 0 %

    Documentos: 0 %

    Calendario: 0 %

Descargar plantilla

Vaya a la página de Kick-Starts. Seleccione los objetos Company, Group, Project, Task y User. Seleccione la casilla de verificación Incluir datos existentes (haga esto para hacer referencia rápidamente a los ID de empresa, grupo y usuario). Haga clic en el botón Descargar.

Detalles del proyecto de entrada

Abra el archivo Workfront.xlsx que acaba de descargar. Vaya a la hoja Proyecto PROJ.


A menos que ya haya creado proyectos en Workfront, debe estar vacío.

Establezca los valores de los siguientes campos de proyecto:

  • Establecer columna isNew
    Introduzca TRUE en las filas 3 a 6 de la columna isNew.

  • Establecer ID únicos
    Introduzca un ID único en cada fila para la columna de ID: normalmente, los enteros que comienzan en 1 funcionan bien al crear nuevos registros.

  • Establecer nombres de proyecto
    Escriba los nombres de cada proyecto en la columna setName.

  • Establecer programación de proyecto

    Introduzca el ID de la programación que desea que el proyecto utilice en el campo setScheduleID

  • Establecer la fecha planificada de inicio del proyecto

    Escriba la fecha y la hora en la columna setPlannedStartDate con la hora y la fecha en que desea que comience el proyecto. Si se deja vacío, Workfront importa el proyecto con la fecha del día actual y una marca de tiempo de la medianoche de ese día según la zona horaria del explorador.

  • Establecer números de tarea
    Introduzca valores en la columna setTaskNumber para controlar el orden en que aparecerán las tareas en el plan del proyecto.

  • Proporcione fechas de proyecto.
    Introduzca la fecha planificada de inicio de cada proyecto en la columna setPlannedStartDate.

  • Establecer otros detalles necesarios.
    Complete otros detalles, como una descripción o el estado actual, según sea necesario. Busque los ID de grupo de cada proyecto en la hoja Grupo de grupo y escríbalos en la columna setGroupID de los proyectos respectivos. Busque el ID de compañía de los proyectos en la hoja Compañía de CMPY y escríbalo en la columna setCompanyID. Busque el ID de usuario de cada propietario de proyecto en la hoja de usuario USUARIO y escríbalo en la columna setOwnerID. Busque el ID de usuario para cada patrocinador del proyecto en la hoja de usuario USUARIO y escríbalo en la columna setSponsorID.

NOTE
Los valores aceptables para los campos Estado y Prioridad se pueden encontrar revisando las preferencias de estado y prioridad de cada objeto en el área Configuración del flujo de trabajo de Workfront.

Detalles de tarea de entrada

Puede agregar información sobre las tareas del proyecto a medida que lo importa mediante los KickStart.

Abra el archivo Workfront.xlsx que acaba de descargar. Ir a la hoja de tareas TAREA.

A menos que ya haya creado tareas en Workfront, esta hoja debe estar vacía.

La forma más sencilla de asignar tareas es un proyecto a la vez (especialmente cuando las tareas son las mismas en cada proyecto). A continuación, puede copiar el plan de tareas para el primer proyecto y realizar pequeños ajustes en el plan de tareas para los proyectos siguientes. En los pasos restantes se da por hecho que está creando tareas únicamente para el proyecto Implementar Workfront. Según el escenario, se importarán 9 tareas por proyecto, por lo que se debe introducir TRUE en las filas 3 a 11 para la columna isNew.

Establezca los valores de los siguientes campos de tarea:

  • Set ID
    Introduzca un ID único en cada fila para la columna de ID.

  • Nombres de conjunto
    Introduzca los nombres de las tareas en la columna setName.

  • Confirmar ID de proyecto
    Introduzca el ID que ha definido para el proyecto Implementar Workfront; revise la hoja del proyecto PROJ para asegurarse de que es el ID correcto.

  • Definir usuarios
    Vaya a la hoja USER User para buscar el ID del usuario asignado a cada tarea e introduzca estos valores en las celdas respectivas de la columna setAssignedToID.

  • Identificar relaciones de tareas
    Para las tareas 2 a 5, escriba un 1 en la columna setParentID. Para la tarea 9, escriba un 8 en la columna setParentID. En la columna setPredecessorString, escriba el número de tarea para cada tarea predecesora. En los casos en los que una tarea tiene varias predecesoras, como la tarea 8 en esta situación, deberá utilizar una coma para separar cada ID de tarea predecesora. Las predecesoras se pueden definir con retardos en las relaciones que no son de tipo Fin-Comienzo mediante el método abreviado descrito en el artículo Crear relaciones predecesoras.

  • Establecer duración
    Establezca la duración de cada tarea introduciendo el número de horas, días, semanas o meses para la tarea en el campo setDuration. A continuación, introduzca la unidad de duración en el campo setDurationUnit.

    table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2
    Valor aceptable
    minutos L
    Horas H
    Días D
    Semanas S
    Meses M

    Los minutos también se pueden representar como una fracción de una hora (p. ej., minutos = 5 horas)

  • Establezca la cantidad de esfuerzo para cada tarea en el campo setWorkRequired. A continuación, introduzca la unidad de trabajo en el campo setWorkUnit. Si el valor de Trabajo requerido es diferente de la duración, también deberá escribir una A en el campo setDurationType.

    table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2
    Tipo de duración Valor aceptable
    Asignación calculada A
    Trabajo calculado S
    Condicionada por el esfuerzo D
    Simple D

  • Escriba la representación numérica completa del porcentaje completado en el campo setPercentComplete para cada tarea. Este valor no debe incluir el símbolo de porcentaje (%).

  • Incluya una descripción y otros detalles para cada tarea que esté creando, según sea necesario.

  • Las columnas setPlannedStartDate y setTaskConstraint no se utilizan para crear la escala de tiempo de este proyecto porque se basan en relaciones de predecesoras. En su lugar, puede introducir una fecha para cada tarea. En este caso, asegúrese de proporcionar también una restricción de tarea válida en la columna setTaskConstraint. Revise la Restricción de tarea y los artículos relacionados para obtener detalles sobre los valores válidos para este campo.

    En este caso, la forma más sencilla de crear las tareas para los demás proyectos que está importando es copiar las tareas que acaba de definir y pegarlas a continuación, a partir de la fila 12. A continuación, hará lo siguiente:

    1. Vuelva a numerar los valores en la columna ID.
    2. Actualice la columna setProjectID al valor establecido para el proyecto siguiente.
    3. Actualice los valores setParentID y setPredecessorString para reflejar los nuevos identificadores asignados a las tareas de este proyecto.
    4. Actualizar asignaciones de tareas y porcentaje completado.
    5. Repita estos pasos para las tareas del proyecto siguiente.

  • Importar el archivo de Excel

    Siga las instrucciones proporcionadas en Importar datos a Adobe Workfront mediante una plantilla de KickStart.

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