Importación de datos en Workfront mediante una plantilla de KickStart

Los Kick-Starts son libros de Excel con formato especial que se pueden rellenar con los datos que se desean importar a Workfront. Adobe Workfront proporciona una plantilla de Kick-Start que puede usar para este propósito, tal como se explica en Importador de datos de Kick-Starts.

Este proceso se divide en 3 tareas principales:

  • En primer lugar, exporte una plantilla de Kick-Start como archivo de hoja de cálculo
  • En segundo lugar, rellene la hoja de cálculo con los datos
  • Por último, importe la hoja de cálculo rellenada en Workfront

Cada uno de estos procedimientos se describe en el orden adecuado en este artículo.

Requisitos de acceso

Expanda para ver los requisitos de acceso para la funcionalidad en este artículo.

Debe tener el siguiente acceso para realizar los pasos de este artículo:

table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 layout-auto html-authored no-header
Plan de Adobe Workfront Cualquiera
Licencia de Adobe Workfront

Nuevo: estándar

o

Actual: plan

Configuraciones de nivel de acceso System Administrator

Para obtener más información sobre el contenido de esta tabla, consulte Requisitos de acceso en la documentación de Workfront.

Limitaciones

Puede importar una gran cantidad de objetos en Workfront mediante una plantilla de Kick-Start. Sin embargo, tenga en cuenta las siguientes limitaciones:

  • La importación de datos de este modo no actualiza la información de los registros que ya existen en Workfront.
  • Solo se pueden importar registros nuevos y su información.
  • No importe más de 2000 registros a la vez para garantizar que no se agote el tiempo de espera de la importación

Exportar una plantilla de Kick-Start como archivo de hoja de cálculo

Cuando exporta una plantilla de Kick-Start, recibe un libro de Excel en blanco. Una vez que la hoja de cálculo se haya descargado en el equipo, puede utilizarla para rellenarla con la información y, a continuación, importarla de nuevo a Workfront.

Para exportar una plantilla de Kick-Start:

  1. Haga clic en el icono Main Menu Menú principal en la esquina superior derecha de Adobe Workfront o, si está disponible, haga clic en el icono Main Menu Menú principal en la esquina superior izquierda y, a continuación, haga clic en Setup Icono de Configuración .

  2. Haga clic en Sistema > Importar datos (Kick-Starts).

  3. Seleccione los tipos de información que desea incluir.

    Cada opción seleccionada representa una colección de varias fichas en la hoja de cálculo exportada. Por ejemplo, si selecciona la opción Informe, todos los objetos necesarios para crear un informe se incluirán en la hoja de cálculo (vistas, filtros, agrupaciones, informes).

    Puede utilizar todos los tipos de objetos enumerados a continuación para importar datos en Workfront. (La única excepción es la opción Niveles de acceso. La hoja de datos Niveles de acceso de una exportación se proporciona con fines de referencia (le permite asignar un nivel de acceso a una nueva cuenta de usuario por identificador).

    La plantilla para cada uno de los tipos de objeto se puede exportar en los siguientes formatos de archivo y contiene las siguientes hojas:

    table 0-row-3 1-row-3 2-row-3 3-row-3 4-row-3 5-row-3 6-row-3 7-row-3 8-row-3 9-row-3 10-row-3 11-row-3 12-row-3 13-row-3 14-row-3 15-row-3 16-row-3 17-row-3 18-row-3 19-row-3 20-row-3 21-row-3 22-row-3 23-row-3 24-row-3 25-row-3 26-row-3 27-row-3 28-row-3 29-row-3 30-row-3 31-row-3 32-row-3 33-row-3 34-row-3 layout-auto
    Objeto Exportar como Hojas en la hoja de cálculo exportada

    Panel de control

    Todos los paneles del sistema están disponibles para exportar. Puede seleccionar hasta 100 paneles específicos en una sola exportación.

    Exportar como archivo ZIP

    Parámetro

    Texto descriptivo

    Opción del parámetro

    Grupo de parámetros

    Parámetro de categoría

    Categoría

    Informe

    Sección de la ficha de portal

    Panel de control

    Preferencias

    Informe

    Todos los informes del sistema están disponibles para exportar. Puede seleccionar hasta 100 informes específicos en una sola exportación.

    Kick-Starts no admite filtros o agrupaciones en modo texto. Para que la exportación se realice correctamente, los filtros y las agrupaciones de informes deben cambiarse al modo Estándar.

    Exportar como archivo ZIP

    Parámetro

    Texto descriptivo

    Opción del parámetro

    Grupo de parámetros

    Parámetro de categoría

    Categoría

    Informe

    Preferencias

    Aprobación Exportar como archivo de Excel

    Aprobador de fase

    Fase de aprobación

    Aprobación

    Proceso de aprobación

    Preferencias

    Datos personalizados Exportar como archivo de Excel

    Parámetro

    Texto descriptivo

    Opción del parámetro

    Grupo de parámetros

    Parámetro de categoría

    Categoría

    Preferencias

    Tipo de gasto Exportar como archivo de Excel

    Tipo de gasto

    Preferencias

    Tipo de hora Exportar como archivo de Excel

    Tipo de hora

    Preferencias

    Equipo Exportar como archivo de Excel

    Miembro del equipo

    Equipo

    Preferencias

    Usuario Exportar como un archivo de Excel. Para ver la lista completa de opciones, haga clic en Más opciones.

    Usuario

    Preferencias

    Nivel de acceso Exportar como archivo de Excel

    Nivel de acceso

    Preferencias

    Asignación Exportar como archivo de Excel

    Asignación

    Preferencias

    Compañía Exportar como archivo de Excel

    Compañía

    Preferencias

    Plantilla de mensaje de correo electrónico Exportar como archivo de Excel

    Plantilla de mensaje de correo electrónico

    Preferencias

    Gasto Exportar como archivo de Excel

    Gasto

    Preferencias

    Página externa Exportar como archivo de Excel

    Página externa

    Preferencias

    Filtro Exportar como archivo ZIP

    Filtro

    Preferencias

    Grupo Exportar como archivo de Excel

    Grupo

    Preferencias

    Agrupación Exportar como archivo ZIP

    Agrupación

    Preferencias

    Hora Exportar como archivo de Excel

    Hora

    Preferencias

    Problema Exportar como archivo de Excel

    Problema

    Preferencias

    Función Exportar como archivo de Excel

    Función

    Preferencias

    Ruta de hitos Exportar como archivo de Excel

    Hito

    Ruta de hitos

    Preferencias

    Nota Exportar como archivo de Excel

    Nota

    Preferencias

    Portafolio Exportar como archivo de Excel

    Portafolio

    Preferencias

    Proyecto Exportar como archivo de Excel

    Cola

    Proyecto

    Regla de enrutamiento

    Tema de la cola

    Preferencias

    Estimación de recursos Exportar como archivo de Excel

    Estimación de recursos

    Preferencias

    Riesgo Exportar como archivo de Excel

    Riesgo

    Preferencias

    Tipo de riesgo Exportar como archivo de Excel

    Tipo de riesgo

    Preferencias

    Tarjeta de puntuación Exportar como archivo de Excel

    Pregunta de tarjeta de puntuación

    Opción de tarjeta de puntuación

    Tarjeta de puntuación

    Preferencias

    Tarea Exportar como archivo de Excel

    Tarea

    Preferencias

    Plantilla Exportar como archivo de Excel

    Cola

    Plantilla

    Regla de enrutamiento

    Tema de la cola

    Preferencias

    Asignación de plantilla Exportar como archivo de Excel

    Asignación de plantilla

    Preferencias

    Tarea de plantilla Exportar como archivo de Excel

    Tarea de plantilla

    Preferencias

    Plantilla de horas Exportar como archivo de Excel

    Perfil de hoja de horas

    Plantilla de horas

    Preferencias

    Ver Exportar como archivo ZIP

    Ver

    Preferencias

  4. Haga clic en Descargar.

  5. Continúe con Rellene la plantilla de hoja de cálculo con sus datos para rellenar la plantilla de hoja de cálculo en blanco con su información.

Rellene la plantilla de hoja de cálculo con sus datos populate-the-spreadsheet-template-with-your-data

Descripción general de las fichas (hojas de datos) incluidas en la hoja de cálculo

TIP
Para comprender mejor cómo tendrá que dar formato a la información de cada columna al rellenar la plantilla de Kick-Start, considere la posibilidad de realizar una ejecución de práctica exportando un Kick-Start con datos de Workfront existentes en los objetos que está intentando importar. Para obtener instrucciones, consulte Exportar datos de Adobe Workfront mediante Kick-Starts.

Al abrir una plantilla de Kick-Starts en blanco, hay varias pestañas (hojas de datos) disponibles. Dependen de los objetos seleccionados para la descarga. Cada uno representa un objeto en la aplicación, como proyecto, tareas, horas, panel y usuarios:

Al abrir una de estas pestañas, la fila 2 muestra los campos de cada objeto que se puede establecer durante una importación. En un encabezado de columna, después de la palabra "set", el nombre del campo se muestra tal y como aparece en la base de datos. Estos campos actúan como encabezados de columna.

IMPORTANT
Para evitar errores, asegúrese de lo siguiente:
  • No elimine la primera fila vacía de una hoja de cálculo de inicio rápido.
  • No elimine, modifique ni reorganice estos campos (encabezados de columna) de ninguna manera. Por ejemplo, no cambie el orden ni los nombres.
  • Añada valores a cada campo que se muestre en negrita en el encabezado de la columna. Estos representan campos obligatorios.
Sin embargo, si un campo obligatorio contiene un valor predeterminado establecido en las preferencias del sistema, no tiene que rellenarlo.
Por ejemplo, en la ficha PROJ Project, los campos setCondition y setConditionType pueden dejarse vacíos, pero las columnas setGroupID y setName no.
  • El sistema genera automáticamente ciertos campos, como setResourceRevenue y setEnteredByID. Si se introducen datos para estos campos en la hoja de cálculo, el proceso de Kick-Start los sustituirá al cargar la hoja de cálculo.

Importar un registro import-a-record

Cada fila de la hoja corresponde a un objeto único.

  1. Añadir información en la columna isNew:

    • Si el objeto que está importando es nuevo, escriba TRUE para importar los datos de la fila. Este valor distingue entre mayúsculas y minúsculas y siempre debe escribirse en mayúsculas

    • Si el objeto ya está en Workfront, escriba FALSE en la columna isNew para omitir la fila. Este valor distingue entre mayúsculas y minúsculas y siempre debe escribirse en mayúsculas

      • Los registros que ya existen en Workfront no se actualizan.
      • Si ha descargado una plantilla con datos de Workfront, los objetos existentes ya están marcados con FALSE.
      • Si ha descargado una plantilla en blanco, no es necesario añadir nuevas filas para los objetos existentes.
  2. Añada información en la columna ID de una de las siguientes maneras:

    • Si el objeto que está importando es nuevo (y escribió TRUE en la columna isNew), escriba cualquier número para el identificador. Este número debe ser único en la hoja de cálculo. Por ejemplo, si importa tres objetos, puede darles el ID de 1, 2 y 3 respectivamente.

    • Si el objeto ya existe en Workfront (y FALSE está en la columna isNew) y está importando información nueva sobre objetos existentes, el identificador debe ser el GUID alfanumérico que existe en Workfront para ese objeto.

    note tip
    TIP
    Para averiguar el GUID único de un objeto en Workfront, puede crear un informe para ese objeto y añadir la columna ID al informe. El valor de cada objeto de esa columna es el GUID del objeto.
    • Los registros que ya existen en Workfront no se actualizan.
    • Si ha descargado una plantilla con datos, los objetos existentes ya contienen el GUID como ID.
    • Puede importar un nuevo objeto basado en un objeto existente cambiando FALSE a TRUE en la columna isNew, cambiando el identificador y realizando los ajustes de datos necesarios antes de la importación.

    ID de muestra para un grupo

    • Al importar un proyecto, debe indicar un ID de grupo.

      • Si el grupo ya existe en Workfront, debe añadir su identificador único al campo setGroupID del proyecto.
      • Si el grupo no existe en Workfront, puede añadir la hoja GROUP Group al archivo de importación, establecer el campo isNew en TRUE en la hoja Group e indicar un identificador numérico para el nuevo grupo en la columna ID. El campo setGroupID del nuevo proyecto debe coincidir con el ID numérico del nuevo grupo.

      Ejemplo: Para un proyecto, el valor mostrado en la columna setGroupID debe ser uno de los siguientes:

      • El GUID de un grupo existente en su instancia de Workfront
      • El valor (número) de la columna ID de la hoja GROUP Group si está creando un nuevo grupo durante la importación
  3. Introduzca valores para los campos obligatorios y cualquier otro campo que desee rellenar durante la importación.

  4. (Opcional) Para añadir datos personalizados:

    • Cree una nueva columna para cada campo personalizado que desee incluir en el proceso de importación.

    • Asigne un nombre a cada nueva columna para su campo personalizado correspondiente de la siguiente manera: DE:[Nombre del campo personalizado tal como aparece en Workfront]. Por ejemplo, puede crear el siguiente campo personalizado: "DE: Departamentos".

    • En la columna setCategoryID, escriba el GUID del formulario personalizado existente en el que reside este campo personalizado. Este campo es obligatorio al importar datos personalizados.

    • Si necesita añadir varios valores de datos en el campo personalizado (como botones de opción, casillas de verificación o listas), utilice el delimitador de datos personalizados de barra vertical "|" que aparece en la pestaña Preferencias para separar los valores.

      Ejemplo: escriba A|D en la columna DE: Departamentos para rellenar los departamentos A y D en el formulario personalizado.

Incluir fechas include-dates

Workfront puede procesar casi todos los formatos de fecha. Sin embargo, debe asegurarse de que la columna de fecha de la hoja de cálculo tenga el formato de fecha. La importación fallará si la columna tiene el formato general, de número o de texto.

TIP
El formato más popular es el de MM/DD/AAAA.
Por ejemplo: 07/10/2023.

Workfront también acepta valores de tiempo como parte de la fecha.

Por ejemplo: 07/10/2022 01:30 o 07/10/2022 1 p. m.

Si se omite una hora en la fecha, Workfront realiza una de las siguientes acciones:

  • Asume que la hora es 12 a. m. Para ver la fecha que espera, la zona horaria del sistema debe coincidir con la suya.
  • Si se encuentra en un objeto asociado a una programación, la hora cambia a la más temprana que la programación permita.
NOTE
Cuando se utilice una marca de tiempo UNIX, se deben añadir tres ceros al final del valor.
Por ejemplo, si la marca de tiempo es 7336899000, se debe introducir 7336899000000 en la celda.

Usar caracteres comodín use-wildcards

Al rellenar la plantilla de hoja de cálculo de Kick-Start, puede utilizar los siguientes caracteres comodín:

Comodín
Comportamiento
$$TODAY

Cuando se usa en un campo setDate, este comodín establece como fecha la medianoche del día en que se importa el Kick-Start.

Puede modificar el comodín utilizando la sintaxis estándar permitida con el comodín en un filtro.

Ejemplo: si desea que un proyecto comience el lunes de la semana en que se importa, independientemente del día en que se realice la importación, puede usar $$TODAYbw. Esto establece la fecha planificada de inicio del proyecto como el domingo a las 12 a. m. Dado que el horario del proyecto probablemente no permita trabajar a esa hora, este comenzará el lunes a las 9 a. m.

$$NOW

Cuando se usa en un campo setDate, este comodín establece como fecha el momento en que se crea el registro durante la importación de Kick-Start.

Puede modificar el comodín utilizando la sintaxis estándar permitida con el comodín en un filtro.

Ejemplo: si desea que un proyecto comience tres horas después de importarlo, puede usar $$NOW+3h.

$$USER.ID
Cuando se utiliza en setAssignedToID u otro campo basado en userID, este comodín asigna el trabajo o bien asocia el registro a la persona que realiza la importación.
$$CUSTOMER

Este comodín se ha añadido específicamente para importaciones de usuarios de Kick-Start. Cuando se crea una cuenta de Workfront, se crea un usuario con el nivel de acceso de administrador del sistema. El nombre de usuario asignado al administrador predeterminado puede utilizarse como prefijo al crear otros usuarios en la cuenta.

Dado que los nombres de usuario deben ser únicos para todos los clientes, esto resulta útil cuando hay varias personas con nombres de usuario muy comunes, como John Smith, cuyo nombre de usuario puede ser “jsmith”. Al contemplar la asignación de nombre de usuario con el nombre de usuario de administrador predeterminado, se garantiza el carácter único de cada nombre de usuario (por ejemplo: $$CUSTOMER.jsmith).

Sugerencia: para asegurarse de que los nombres de usuario sean únicos en todo el sistema de una forma más elegante, introduzca la dirección de correo electrónico de la persona en el campo setUsername.

Sustitución de nombres de atributo para ID attribute-name-substitution-for-ids

Aunque se recomienda usar identificadores siempre que sea posible, a veces resulta poco práctico hacer referencias cruzadas de los identificadores de una hoja a otra al establecer un valor setAttributeID. Puede hacer referencia a los valores por nombre simplemente cambiando el encabezado de la columna.

Ejemplos:

  • Importación del proyecto

    Al importar proyectos, establezca el setGroupID de los proyectos en la hoja GROUP Group tomando nota de los respectivos identificadores de grupo y pegándolos en las celdas correctas (columna setGroupID) en la hoja PROJ Project.

    Esto es factible cuando se trabaja con unos pocos grupos y proyectos, pero si se trabaja con varios de cada uno, no es práctico.

    Para realizar la sustitución de nombres de atributo para el ejemplo descrito anteriormente, cambie el encabezado de la columna setGroupID a #setGroupID Nombre del grupo. A continuación, puede hacer referencia al grupo de cada proyecto por su nombre.

    note note
    NOTE
    La opción de utilizar la sustitución de nombres de atributo se limita a las referencias para registros existentes. No se puede utilizar la sustitución de nombres en objetos que se estén creando en la misma importación.
  • Importación de usuario

    Al importar usuarios, rellene setRoleID de una lista de funciones en la ficha ROLE Role.

    Algunos de los identificadores de función son para registros que ya existen en la cuenta y otros se crean durante la importación.

    Para los registros de usuario nuevos asignados a funciones existentes, puede utilizar la sustitución de nombres. Para los registros de usuario nuevos asignados a funciones recién importadas, no puede.

    A continuación se muestra cómo puede utilizar ambos métodos en el mismo archivo de importación:

    • Añada una columna en la hoja de cálculo a la izquierda de la columna setRoleID.

    • Asigne un nombre a la nueva columna #setRoleID ROLE name.

    • Para las asignaciones de funciones a registros existentes, escriba los nombres de funciones en la columna #setRoleID ROLE name.

      Para las asignaciones de funciones a nuevos registros de funciones, introduzca el ID asignado en la hoja ROLE Role en setRoleID.

      Identificador de función para usuarios

Importar los datos de la hoja de cálculo en Workfront

Después de rellenar la plantilla de Excel con los datos, puede cargar los datos en Workfront.

La importación de Kick-Start admite los siguientes tipos de archivo:

  • Excel (.xls o .xlsx)

  • Archivo comprimido (.ZIP) (que contiene solo archivos .xlsx o .xls)

    note note
    NOTE
    Debe utilizar un archivo .ZIP al importar hojas de cálculo de Excel que hagan referencia a los objetos siguientes:
    • Informes
    • Documentos
    • Avatares
    • Ver, filtrar o agrupar archivos de propiedades
    Al utilizar un archivo de importación comprimido, el archivo .ZIP debe tener el mismo nombre que el archivo .xlsx o .xls y todos los archivos deben tener el mismo nivel de estructura (sin carpetas).

Para importar los datos de la hoja de cálculo de plantillas en Workfront:

  1. Haga clic en el icono Main Menu Menú principal en la esquina superior derecha de Adobe Workfront o, si está disponible, haga clic en el icono Main Menu Menú principal en la esquina superior izquierda y, a continuación, haga clic en Setup Icono de Configuración .

  2. Haga clic en Sistema > Importar datos (Kick-Starts).

  3. En la sección Cargar datos con hoja de cálculo de Kick-Start, haga clic en Elegir archivo y luego busque y seleccione la hoja de cálculo rellenada.

  4. Haga clic en Cargar.

    Si el archivo de Excel tarda más de 5 minutos en cargarse en Workfront, la aplicación agota el tiempo de espera y Workfront no puede cargar el archivo.

    Intente importar los datos en lotes de objetos más pequeños.

  5. (Condicional) Si utiliza Workfront Fusion, ahora puede activar los FLO o escenarios.

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