Importación de datos en Workfront mediante una plantilla de KickStart
Los Kick-Starts son libros de Excel con formato especial que se pueden rellenar con los datos que se desean importar a Workfront. Adobe Workfront proporciona una plantilla de Kick-Start que puede usar para este propósito, tal como se explica en Importador de datos de Kick-Starts.
Este proceso se divide en 3 tareas principales:
- En primer lugar, exporte una plantilla de Kick-Start como archivo de hoja de cálculo
- En segundo lugar, rellene la hoja de cálculo con los datos
- Por último, importe la hoja de cálculo rellenada en Workfront
Cada uno de estos procedimientos se describe en el orden adecuado en este artículo.
Requisitos de acceso
Debe tener el siguiente acceso para realizar los pasos de este artículo:
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Plan de Adobe Workfront | Cualquiera |
| Licencia de Adobe Workfront |
Nuevo: estándar o Actual: plan |
| Configuraciones de nivel de acceso | System Administrator |
Para obtener más información sobre el contenido de esta tabla, consulte Requisitos de acceso en la documentación de Workfront.
Limitaciones
Puede importar una gran cantidad de objetos en Workfront mediante una plantilla de Kick-Start. Sin embargo, tenga en cuenta las siguientes limitaciones:
- La importación de datos de este modo no actualiza la información de los registros que ya existen en Workfront.
- Solo se pueden importar registros nuevos y su información.
- No importe más de 2000 registros a la vez para garantizar que no se agote el tiempo de espera de la importación
Exportar una plantilla de Kick-Start como archivo de hoja de cálculo
Cuando exporta una plantilla de Kick-Start, recibe un libro de Excel en blanco. Una vez que la hoja de cálculo se haya descargado en el equipo, puede utilizarla para rellenarla con la información y, a continuación, importarla de nuevo a Workfront.
Para exportar una plantilla de Kick-Start:
-
Haga clic en el icono Main Menu
-
Haga clic en Sistema > Importar datos (Kick-Starts).
-
Seleccione los tipos de información que desea incluir.
Cada opción seleccionada representa una colección de varias fichas en la hoja de cálculo exportada. Por ejemplo, si selecciona la opción Informe, todos los objetos necesarios para crear un informe se incluirán en la hoja de cálculo (vistas, filtros, agrupaciones, informes).
Puede utilizar todos los tipos de objetos enumerados a continuación para importar datos en Workfront. (La única excepción es la opción Niveles de acceso. La hoja de datos Niveles de acceso de una exportación se proporciona con fines de referencia (le permite asignar un nivel de acceso a una nueva cuenta de usuario por identificador).
La plantilla para cada uno de los tipos de objeto se puede exportar en los siguientes formatos de archivo y contiene las siguientes hojas:
table 0-row-3 1-row-3 2-row-3 3-row-3 4-row-3 5-row-3 6-row-3 7-row-3 8-row-3 9-row-3 10-row-3 11-row-3 12-row-3 13-row-3 14-row-3 15-row-3 16-row-3 17-row-3 18-row-3 19-row-3 20-row-3 21-row-3 22-row-3 23-row-3 24-row-3 25-row-3 26-row-3 27-row-3 28-row-3 29-row-3 30-row-3 31-row-3 32-row-3 33-row-3 34-row-3 layout-auto Objeto Exportar como Hojas en la hoja de cálculo exportada Panel de control
Todos los paneles del sistema están disponibles para exportar. Puede seleccionar hasta 100 paneles específicos en una sola exportación.
Exportar como archivo ZIP Parámetro
Texto descriptivo
Opción del parámetro
Grupo de parámetros
Parámetro de categoría
Categoría
Informe
Sección de la ficha de portal
Panel de control
Preferencias
Informe
Todos los informes del sistema están disponibles para exportar. Puede seleccionar hasta 100 informes específicos en una sola exportación.
Kick-Starts no admite filtros o agrupaciones en modo texto. Para que la exportación se realice correctamente, los filtros y las agrupaciones de informes deben cambiarse al modo Estándar.
Exportar como archivo ZIP Parámetro
Texto descriptivo
Opción del parámetro
Grupo de parámetros
Parámetro de categoría
Categoría
Informe
Preferencias
Aprobación Exportar como archivo de Excel Aprobador de fase
Fase de aprobación
Aprobación
Proceso de aprobación
Preferencias
Datos personalizados Exportar como archivo de Excel Parámetro
Texto descriptivo
Opción del parámetro
Grupo de parámetros
Parámetro de categoría
Categoría
Preferencias
Tipo de gasto Exportar como archivo de Excel Tipo de gasto
Preferencias
Tipo de hora Exportar como archivo de Excel Tipo de hora
Preferencias
Equipo Exportar como archivo de Excel Miembro del equipo
Equipo
Preferencias
Usuario Exportar como un archivo de Excel. Para ver la lista completa de opciones, haga clic en Más opciones. Usuario
Preferencias
Nivel de acceso Exportar como archivo de Excel Nivel de acceso
Preferencias
Asignación Exportar como archivo de Excel Asignación
Preferencias
Compañía Exportar como archivo de Excel Compañía
Preferencias
Plantilla de mensaje de correo electrónico Exportar como archivo de Excel Plantilla de mensaje de correo electrónico
Preferencias
Gasto Exportar como archivo de Excel Gasto
Preferencias
Página externa Exportar como archivo de Excel Página externa
Preferencias
Filtro Exportar como archivo ZIP Filtro
Preferencias
Grupo Exportar como archivo de Excel Grupo
Preferencias
Agrupación Exportar como archivo ZIP Agrupación
Preferencias
Hora Exportar como archivo de Excel Hora
Preferencias
Problema Exportar como archivo de Excel Problema
Preferencias
Función Exportar como archivo de Excel Función
Preferencias
Ruta de hitos Exportar como archivo de Excel Hito
Ruta de hitos
Preferencias
Nota Exportar como archivo de Excel Nota
Preferencias
Portafolio Exportar como archivo de Excel Portafolio
Preferencias
Proyecto Exportar como archivo de Excel Cola
Proyecto
Regla de enrutamiento
Tema de la cola
Preferencias
Estimación de recursos Exportar como archivo de Excel Estimación de recursos
Preferencias
Riesgo Exportar como archivo de Excel Riesgo
Preferencias
Tipo de riesgo Exportar como archivo de Excel Tipo de riesgo
Preferencias
Tarjeta de puntuación Exportar como archivo de Excel Pregunta de tarjeta de puntuación
Opción de tarjeta de puntuación
Tarjeta de puntuación
Preferencias
Tarea Exportar como archivo de Excel Tarea
Preferencias
Plantilla Exportar como archivo de Excel Cola
Plantilla
Regla de enrutamiento
Tema de la cola
Preferencias
Asignación de plantilla Exportar como archivo de Excel Asignación de plantilla
Preferencias
Tarea de plantilla Exportar como archivo de Excel Tarea de plantilla
Preferencias
Plantilla de horas Exportar como archivo de Excel Perfil de hoja de horas
Plantilla de horas
Preferencias
Ver Exportar como archivo ZIP Ver
Preferencias
-
Haga clic en Descargar.
-
Continúe con Rellene la plantilla de hoja de cálculo con sus datos para rellenar la plantilla de hoja de cálculo en blanco con su información.
Rellene la plantilla de hoja de cálculo con sus datos populate-the-spreadsheet-template-with-your-data
Descripción general de las fichas (hojas de datos) incluidas en la hoja de cálculo
Al abrir una plantilla de Kick-Starts en blanco, hay varias pestañas (hojas de datos) disponibles. Dependen de los objetos seleccionados para la descarga. Cada uno representa un objeto en la aplicación, como proyecto, tareas, horas, panel y usuarios:
Al abrir una de estas pestañas, la fila 2 muestra los campos de cada objeto que se puede establecer durante una importación. En un encabezado de columna, después de la palabra "set", el nombre del campo se muestra tal y como aparece en la base de datos. Estos campos actúan como encabezados de columna.
- No elimine la primera fila vacía de una hoja de cálculo de inicio rápido.
- No elimine, modifique ni reorganice estos campos (encabezados de columna) de ninguna manera. Por ejemplo, no cambie el orden ni los nombres.
- Añada valores a cada campo que se muestre en negrita en el encabezado de la columna. Estos representan campos obligatorios.
- El sistema genera automáticamente ciertos campos, como setResourceRevenue y setEnteredByID. Si se introducen datos para estos campos en la hoja de cálculo, el proceso de Kick-Start los sustituirá al cargar la hoja de cálculo.
Importar un registro import-a-record
Cada fila de la hoja corresponde a un objeto único.
-
Añadir información en la columna isNew:
-
Si el objeto que está importando es nuevo, escriba TRUE para importar los datos de la fila. Este valor distingue entre mayúsculas y minúsculas y siempre debe escribirse en mayúsculas
-
Si el objeto ya está en Workfront, escriba FALSE en la columna isNew para omitir la fila. Este valor distingue entre mayúsculas y minúsculas y siempre debe escribirse en mayúsculas
- Los registros que ya existen en Workfront no se actualizan.
- Si ha descargado una plantilla con datos de Workfront, los objetos existentes ya están marcados con FALSE.
- Si ha descargado una plantilla en blanco, no es necesario añadir nuevas filas para los objetos existentes.
-
-
Añada información en la columna ID de una de las siguientes maneras:
-
Si el objeto que está importando es nuevo (y escribió TRUE en la columna isNew), escriba cualquier número para el identificador. Este número debe ser único en la hoja de cálculo. Por ejemplo, si importa tres objetos, puede darles el ID de 1, 2 y 3 respectivamente.
-
Si el objeto ya existe en Workfront (y FALSE está en la columna isNew) y está importando información nueva sobre objetos existentes, el identificador debe ser el GUID alfanumérico que existe en Workfront para ese objeto.
note tip TIP Para averiguar el GUID único de un objeto en Workfront, puede crear un informe para ese objeto y añadir la columna ID al informe. El valor de cada objeto de esa columna es el GUID del objeto. - Los registros que ya existen en Workfront no se actualizan.
- Si ha descargado una plantilla con datos, los objetos existentes ya contienen el GUID como ID.
- Puede importar un nuevo objeto basado en un objeto existente cambiando FALSE a TRUE en la columna isNew, cambiando el identificador y realizando los ajustes de datos necesarios antes de la importación.
-
Al importar un proyecto, debe indicar un ID de grupo.
- Si el grupo ya existe en Workfront, debe añadir su identificador único al campo setGroupID del proyecto.
- Si el grupo no existe en Workfront, puede añadir la hoja GROUP Group al archivo de importación, establecer el campo isNew en TRUE en la hoja Group e indicar un identificador numérico para el nuevo grupo en la columna ID. El campo setGroupID del nuevo proyecto debe coincidir con el ID numérico del nuevo grupo.
Ejemplo: Para un proyecto, el valor mostrado en la columna setGroupID debe ser uno de los siguientes:
- El GUID de un grupo existente en su instancia de Workfront
- El valor (número) de la columna ID de la hoja GROUP Group si está creando un nuevo grupo durante la importación
-
-
Introduzca valores para los campos obligatorios y cualquier otro campo que desee rellenar durante la importación.
-
(Opcional) Para añadir datos personalizados:
-
Cree una nueva columna para cada campo personalizado que desee incluir en el proceso de importación.
-
Asigne un nombre a cada nueva columna para su campo personalizado correspondiente de la siguiente manera: DE:[Nombre del campo personalizado tal como aparece en Workfront]. Por ejemplo, puede crear el siguiente campo personalizado: "DE: Departamentos".
-
En la columna setCategoryID, escriba el GUID del formulario personalizado existente en el que reside este campo personalizado. Este campo es obligatorio al importar datos personalizados.
-
Si necesita añadir varios valores de datos en el campo personalizado (como botones de opción, casillas de verificación o listas), utilice el delimitador de datos personalizados de barra vertical "|" que aparece en la pestaña Preferencias para separar los valores.
Ejemplo: escriba A|D en la columna DE: Departamentos para rellenar los departamentos A y D en el formulario personalizado.
-
Incluir fechas include-dates
Workfront puede procesar casi todos los formatos de fecha. Sin embargo, debe asegurarse de que la columna de fecha de la hoja de cálculo tenga el formato de fecha. La importación fallará si la columna tiene el formato general, de número o de texto.
Workfront también acepta valores de tiempo como parte de la fecha.
Por ejemplo: 07/10/2022 01:30 o 07/10/2022 1 p. m.
Si se omite una hora en la fecha, Workfront realiza una de las siguientes acciones:
- Asume que la hora es 12 a. m. Para ver la fecha que espera, la zona horaria del sistema debe coincidir con la suya.
- Si se encuentra en un objeto asociado a una programación, la hora cambia a la más temprana que la programación permita.
Usar caracteres comodín use-wildcards
Al rellenar la plantilla de hoja de cálculo de Kick-Start, puede utilizar los siguientes caracteres comodín:
Cuando se usa en un campo setDate, este comodín establece como fecha la medianoche del día en que se importa el Kick-Start.
Puede modificar el comodín utilizando la sintaxis estándar permitida con el comodín en un filtro.
Ejemplo: si desea que un proyecto comience el lunes de la semana en que se importa, independientemente del día en que se realice la importación, puede usar $$TODAYbw. Esto establece la fecha planificada de inicio del proyecto como el domingo a las 12 a. m. Dado que el horario del proyecto probablemente no permita trabajar a esa hora, este comenzará el lunes a las 9 a. m.
Cuando se usa en un campo setDate, este comodín establece como fecha el momento en que se crea el registro durante la importación de Kick-Start.
Puede modificar el comodín utilizando la sintaxis estándar permitida con el comodín en un filtro.
Ejemplo: si desea que un proyecto comience tres horas después de importarlo, puede usar $$NOW+3h.
Este comodín se ha añadido específicamente para importaciones de usuarios de Kick-Start. Cuando se crea una cuenta de Workfront, se crea un usuario con el nivel de acceso de administrador del sistema. El nombre de usuario asignado al administrador predeterminado puede utilizarse como prefijo al crear otros usuarios en la cuenta.
Dado que los nombres de usuario deben ser únicos para todos los clientes, esto resulta útil cuando hay varias personas con nombres de usuario muy comunes, como John Smith, cuyo nombre de usuario puede ser “jsmith”. Al contemplar la asignación de nombre de usuario con el nombre de usuario de administrador predeterminado, se garantiza el carácter único de cada nombre de usuario (por ejemplo: $$CUSTOMER.jsmith).
Sugerencia: para asegurarse de que los nombres de usuario sean únicos en todo el sistema de una forma más elegante, introduzca la dirección de correo electrónico de la persona en el campo setUsername.
Sustitución de nombres de atributo para ID attribute-name-substitution-for-ids
Aunque se recomienda usar identificadores siempre que sea posible, a veces resulta poco práctico hacer referencias cruzadas de los identificadores de una hoja a otra al establecer un valor setAttributeID. Puede hacer referencia a los valores por nombre simplemente cambiando el encabezado de la columna.
Ejemplos:
-
Importación del proyecto
Al importar proyectos, establezca el setGroupID de los proyectos en la hoja GROUP Group tomando nota de los respectivos identificadores de grupo y pegándolos en las celdas correctas (columna setGroupID) en la hoja PROJ Project.
Esto es factible cuando se trabaja con unos pocos grupos y proyectos, pero si se trabaja con varios de cada uno, no es práctico.
Para realizar la sustitución de nombres de atributo para el ejemplo descrito anteriormente, cambie el encabezado de la columna setGroupID a #setGroupID Nombre del grupo. A continuación, puede hacer referencia al grupo de cada proyecto por su nombre.
note note NOTE La opción de utilizar la sustitución de nombres de atributo se limita a las referencias para registros existentes. No se puede utilizar la sustitución de nombres en objetos que se estén creando en la misma importación. -
Importación de usuario
Al importar usuarios, rellene setRoleID de una lista de funciones en la ficha ROLE Role.
Algunos de los identificadores de función son para registros que ya existen en la cuenta y otros se crean durante la importación.
Para los registros de usuario nuevos asignados a funciones existentes, puede utilizar la sustitución de nombres. Para los registros de usuario nuevos asignados a funciones recién importadas, no puede.
A continuación se muestra cómo puede utilizar ambos métodos en el mismo archivo de importación:
-
Añada una columna en la hoja de cálculo a la izquierda de la columna setRoleID.
-
Asigne un nombre a la nueva columna #setRoleID ROLE name.
-
Para las asignaciones de funciones a registros existentes, escriba los nombres de funciones en la columna #setRoleID ROLE name.
Para las asignaciones de funciones a nuevos registros de funciones, introduzca el ID asignado en la hoja ROLE Role en setRoleID.
-
Importar los datos de la hoja de cálculo en Workfront
Después de rellenar la plantilla de Excel con los datos, puede cargar los datos en Workfront.
La importación de Kick-Start admite los siguientes tipos de archivo:
-
Excel (.xls o .xlsx)
-
Archivo comprimido (.ZIP) (que contiene solo archivos .xlsx o .xls)
note note NOTE Debe utilizar un archivo .ZIP al importar hojas de cálculo de Excel que hagan referencia a los objetos siguientes: - Informes
- Documentos
- Avatares
- Ver, filtrar o agrupar archivos de propiedades
Al utilizar un archivo de importación comprimido, el archivo .ZIP debe tener el mismo nombre que el archivo .xlsx o .xls y todos los archivos deben tener el mismo nivel de estructura (sin carpetas).
Para importar los datos de la hoja de cálculo de plantillas en Workfront:
-
Haga clic en el icono Main Menu
-
Haga clic en Sistema > Importar datos (Kick-Starts).
-
En la sección Cargar datos con hoja de cálculo de Kick-Start, haga clic en Elegir archivo y luego busque y seleccione la hoja de cálculo rellenada.
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Haga clic en Cargar.
Si el archivo de Excel tarda más de 5 minutos en cargarse en Workfront, la aplicación agota el tiempo de espera y Workfront no puede cargar el archivo.
Intente importar los datos en lotes de objetos más pequeños.
-
(Condicional) Si utiliza Workfront Fusion, ahora puede activar los FLO o escenarios.