Facturas
Una factura es un registro del registro de pago de un pedido. Se pueden crear varias facturas para un único pedido, y cada una puede incluir tantos o tan pocos de los productos comprados que especifique. También puede crear facturas de PDF listas para imprimir como documentos de ventas para sus clientes.
En la barra lateral de Administración, vaya a Sales > Operaciones > Facturas para abrir la cuadrícula de Facturas y acceder a las facturas creadas.
Descripciones de columna
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Select | Seleccione las casillas de verificación para que las comillas estén sujetas a una acción o utilice el control de selección en el encabezado de la columna. Opciones: Select All / Deselect All |
| Invoice | Identificador numérico único que se asigna cuando el administrador envía una factura. Al ver los detalles de la factura, este número aparece en la parte superior de la página, en lugar del nombre de la oferta. |
| Invoice Date | La fecha y la hora en que el administrador envió la factura por primera vez. |
| Order# | Identificador numérico único que se asigna cuando un comprador realiza un pedido. Al consultar los detalles de la factura, este número aparece como un vínculo en el bloque Información de pedidos y cuentas. |
| Order Date | La fecha y la hora en que el cliente hizo un pedido correctamente. |
| Bill-to Name | El nombre de la persona responsable de pagar el pedido. |
| Status | Indica el estado actual de una factura. El estado solo se puede cambiar por acción del comprador o del vendedor. |
| Grand Total (Base) | El precio total de los productos que se van a comprar. La cantidad total aparece en la moneda base del sitio web y en la moneda de la tienda. |
| Grand Total (purchase) | El total general de productos comprados en el pedido. La cantidad total aparece en la moneda base del sitio web y en la moneda de la tienda. |
| Purchased From | La vista del sitio web, tienda o tienda desde la que se creó la factura. |
| Billing Address | La dirección de facturación del cliente que realizó el pedido. |
| Shipping Address | La dirección a la que se enviará el pedido. |
| Customer Name | El nombre y los apellidos del cliente que recibe la factura. |
| La dirección de correo electrónico del cliente que recibe la factura. | |
| Customer Group | Grupo de clientes asignado al cliente que recibe la factura. |
| Payment Method | El método de pago que se utilizará para el pago. |
| Shipping Information | El método que se utilizará para enviar el pedido. |
| Subtotal | El subtotal del pedido, sin envío ni manipulación, y los impuestos. |
| Shipping and Handling | El importe cobrado por el envío y la manipulación. |
| Action | View - abre la factura en modo de edición. |
Crear una factura
La creación de una factura para un pedido la mueve a un estado en el que no se puede cancelar ni cambiar. Una nueva página de factura tiene un aspecto similar al de un pedido completado, con algunos campos adicionales. Cada actividad relacionada con un pedido se indica en la sección Comentarios de la factura.
Normalmente, los pedidos se facturan y capturan cuando se inicia el proceso de envío. Si el método de pago es un pedido de compra o si la acción de pago está establecida en Authorize and Capture, el pedido se factura y el pago se captura durante el cierre de compra. Puede generar una factura con un albarán e imprimir etiquetas de envío desde la cuenta del transportista. Un único pedido se puede dividir en envíos parciales, que se facturan por separado, si es necesario.
Cuando el estado de los nuevos pedidos se establece en Processing, la opción Facturar automáticamente todos los artículos está disponible en la configuración. Algunos métodos de pago con tarjeta de crédito completan el paso de facturación como parte del proceso cuando la acción de pago se establece en Authorize and Capture. En tal caso, el botón Factura no aparece y el pedido está listo para enviarse.
NOTEGift Card, Store Credit, Reward Points u otros métodos de pago sin conexión.Se debe generar una factura para el pedido antes de poder imprimirla. Para ver o imprimir el PDF, primero descargue e instale un PDF como Adobe Acrobat Reader.
Para facturar un pedido:
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En la barra lateral Admin, vaya a Sales > Operations>Orders.
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Busque el pedido de ventas con el estado de
Processingen la cuadrícula. A continuación, haga lo siguiente: -
En la columna Acción, haga clic en View.
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En el encabezado del pedido de ventas, elija la opción Invoice.
NOTELa opción Invoice no aparece cuando la acción de pago de su método de pago específico está establecida enAuthorize and Capture, lo que genera automáticamente una factura. Este también es el caso si se realiza el pedido y la acción de pago de su método de pago se establece enAuthorizey se factura el pedido.
La nueva página de factura tiene un aspecto similar al de una página de pedido completada, con campos adicionales que se pueden editar.
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Si los artículos están listos para enviarse, genere un albarán para el envío al mismo tiempo que crea la factura:
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En la sección Información de envío, haga clic en la casilla de verificación Create Shipment para seleccionarla.
El registro de envío se crea al mismo tiempo que la factura.
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Incluya un número de seguimiento:
- Haga clic en Add Tracking Number.
- Escriba la información de seguimiento: Carrier,Title y Number
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Si lo desea, genere una factura parcial:
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En la sección Artículos a factura, actualice la columna Qty to Invoice para incluir solo artículos específicos en la factura.
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A continuación, haga clic en Update Qty’s.
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Si se utilizó un método de pago en línea para el pedido, establezca Amount en la opción adecuada.
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Para notificar a los clientes por correo electrónico cuándo se genera la factura, haga lo siguiente:
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Seleccione la casilla de verificación Email Copy of Invoice.
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Escriba cualquier Invoice Comments. Para incluir los comentarios en el correo electrónico de notificación, marque la casilla Append Comments.
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Una vez finalizado, haga clic en Submit Invoice en la parte inferior de la página.
Forma de pago en línea:
Método de pago sin conexión:
El estado del pedido cambia de
PendingaComplete.
