Compartir recursos como un vínculo

Los administradores de AEM Assets Brand Portal pueden compartir vínculos de varios recursos con usuarios internos autorizados y entidades externas, incluidos socios y proveedores. Los editores pueden realizar vistas y compartir solo los recursos que se comparten con ellos.

El uso compartido de recursos a través de un vínculo es una forma práctica de ponerlos a disposición de terceros externos, ya que los receptores no tienen que iniciar sesión en Brand Portal para acceder a los recursos.

El acceso al uso compartido de vínculos está restringido a editores y administradores.

Para obtener más información, consulte Administración de usuarios, grupos y funciones de usuario.

NOTA

Se permiten hasta 5 GB de descarga zip mediante la función de uso compartido de vínculos en Brand Portal.

A continuación se indican los pasos para compartir recursos como vínculo:

  1. Haga clic en el icono de superposición de la izquierda y elija Navegación.

  2. Desde el lateral de la izquierda, haga clic en Archivos para compartir carpetas o imágenes. Para compartir colecciones, haga clic en Colecciones.

  3. Seleccione las carpetas o colecciones que desee compartir como vínculo.

  4. En la barra de herramientas de la parte superior, haga clic en el icono Compartir vínculo.

    Aparece el cuadro de diálogo Uso compartido de vínculos.

    NOTA

    El campo Vínculo compartido muestra un vínculo de recurso creado automáticamente. La hora de caducidad predeterminada para este vínculo es de 7 días. Puede copiar el vínculo y compartirlo por separado con los usuarios o compartirlo desde el cuadro de diálogo Uso compartido de vínculos.

  5. En el cuadro de dirección de correo electrónico, escriba el ID de correo electrónico del usuario con el que desea compartir el vínculo. Puede compartir el vínculo con varios usuarios.

    Si el usuario es miembro de su organización, seleccione su ID de correo electrónico en las sugerencias que aparecen en la lista desplegable. Si el usuario es externo, escriba el ID de correo electrónico completo y pulse Intro; el ID de correo electrónico se agrega a la lista de usuarios.

  6. En el cuadro Asunto, escriba un asunto para el recurso que desee compartir.

  7. En el cuadro Mensaje, escriba un mensaje si es necesario.

  8. En el campo Caducidad, utilice el selector de fecha para especificar una fecha y hora de caducidad para el vínculo. De forma predeterminada, la fecha de caducidad se establece en 7 días a partir de la fecha en que se comparte el vínculo.

    Los recursos compartidos a través del vínculo caducan después de superar la fecha y hora especificadas en el campo Caducidad. Para obtener información sobre el comportamiento de los recursos caducados y los cambios en las actividades permisibles en función de las funciones de usuario en Brand Portal, consulte Administración de derechos digitales de los recursos.

  9. Haga clic en Compartir. Un mensaje confirma que el vínculo se comparte con los usuarios. Los usuarios reciben un correo electrónico que contiene el vínculo.

    NOTA

    Los administradores pueden personalizar los mensajes de correo electrónico, lo que incluye personalizar el logotipo, la descripción y el pie de página con la función Marcado.

Haga clic en el vínculo del correo electrónico para realizar la vista del recurso compartido. Se abre la página Compartir vínculos de AEM.

Para descargar los recursos compartidos:

  1. Haga clic en los recursos y, a continuación, haga clic en el icono Descargar de la barra de herramientas.

    NOTA

    Actualmente, puede generar una previsualización y una miniatura solo para determinados recursos, según el formato de archivo. Para obtener más información sobre los formatos de archivo admitidos, consulte Compatibilidad con Previsualizaciones y miniaturas para formatos de recurso.

    NOTA

    Si los recursos que está descargando también incluyen recursos con licencia, se le redirigirá a la página Administración de derechos de autor. En esta página, seleccione los recursos con licencia, haga clic en Aceptar y, a continuación, haga clic en Descargar. Si no está de acuerdo, solo se descargan los recursos sin licencia.
    Los activos protegidos por licencias tienen contrato de licencia adjunto a ellos, lo que se realiza estableciendo la propiedad de metadatos del recurso en AEM Assets.

    Aparece el cuadro de diálogo Descargar.

  2. Para descargar las representaciones de recursos además de los recursos desde el vínculo compartido, seleccione la opción Representaciones. Al hacerlo, aparece la opción Excluir representaciones del sistema que está seleccionada de forma predeterminada. Esto evita la descarga de representaciones integradas junto con los recursos aprobados o sus representaciones personalizadas.

    Sin embargo, para permitir la descarga de representaciones generadas automáticamente junto con representaciones personalizadas, anule la selección de la opción Excluir representaciones del sistema.

    NOTA

    Las representaciones originales no se descargan mediante el vínculo compartido si el usuario que compartió los recursos como vínculo no está autorizado por el administrador para tener acceso a las representaciones originales.

  3. Toque o haga clic en Descargar. Los recursos (y las representaciones si se seleccionan) se descargan como un archivo ZIP en la carpeta local. Sin embargo, no se crea ningún archivo zip si se descarga un único recurso sin ninguna representación, lo que garantiza una descarga rápida.

NOTA

Brand Portal restringe la descarga de recursos de más de 5 GB por tamaño de archivo.

Compatibilidad con previsualizaciones y miniaturas para formatos de recursos

La siguiente matriz lista los formatos de recursos para los que Brand Portal admite miniaturas y previsualizaciones:

Formato del recurso Compatibilidad con miniaturas Compatibilidad con previsualizaciones
PNG xib xib
GIF xib xib
TIFF xib
JPEG xib xib
BMP xib
PNM* ND ND
PGM* ND ND
PBM* ND ND
PPM* ND ND
PSD xib
EPS ND
DNG xib
PICT xib
PSB* xib
JPG xib xib
AI xib
DOC
DOCX
ODT*
PDF xib
HTML
RTF
TXT xib
XLS
XLSX
ODS
PPT xib
PPTX
ODP
INDD xib
PS
QXP
EPUB xib
AAC
MIDI
3GP
MP3
MP4
OGA
OGG
RA
WAV
WMA
DVI
FLV
M4V
MPG
OGV
MOV
WMV
SWF
TGZ ND
JAR xib
RAR ND
TAR ND
ZIP xib

La leyenda siguiente explica los símbolos utilizados en la matriz:

Símbolo Significado
xib Este formato de archivo admite esta función
Este formato de archivo no admite esta función
ND Esta función no se aplica a este formato de archivo
* Esta función requiere compatibilidad con complementos para este formato de archivo en AEM instancia de creación, pero no en Brand Portal después de publicar los recursos en Brand Portal

Para dejar de compartir recursos compartidos anteriormente como vínculo, haga lo siguiente:

  1. Para vista de los recursos compartidos como vínculos, haga clic en el icono de superposición de la izquierda y elija Navegación.

  2. Desde el lateral, haga clic en Vínculos compartidos.

  3. Revise los vínculos que ha compartido desde la lista mostrada.

  4. Para dejar de compartir un vínculo de la lista, selecciónelo y haga clic en el icono de bandeja situado junto a la entrada de vínculo o en el icono Dejar de compartir de la barra de herramientas situada en la parte superior.

    NOTA

    La visualización de vínculos compartidos es específica del usuario. Esta función no muestra todos los vínculos compartidos por todos los usuarios de un inquilino.

  5. En el cuadro de mensaje de advertencia, haga clic en Continuar para confirmar que no se comparte. La entrada del vínculo se elimina de la lista de vínculos compartidos.

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