Compartir recursos como un vínculo

Los administradores de Adobe Experience Manager Assets Brand Portal pueden compartir vínculos de varios recursos con usuarios internos autorizados y entidades externas, incluidos socios y proveedores. Los editores solo pueden ver y compartir los recursos que se han compartido con ellos.

Compartir recursos a través de un vínculo es una forma cómoda de ponerlos a disposición de terceros externos, ya que los receptores no tienen que iniciar sesión en Brand Portal para acceder a los recursos.

Para obtener más información, consulte Administración de usuarios, grupos y funciones de usuario.

A continuación se indican los pasos para compartir recursos como vínculo:

1. Inicie sesión en su inquilino de Brand Portal. De forma predeterminada, se abre la vista Files que contiene todos los recursos y carpetas publicados.

2. Seleccione los recursos o carpetas que desea compartir o vaya a la vista Colecciones para compartir las colecciones que ha creado.

   

3. En la barra de herramientas de la parte superior, haga clic en el icono Compartir vínculo.

   Aparece el cuadro de diálogo Uso compartido de vínculos.

   

   • En el cuadro de dirección de correo electrónico, escriba el ID de correo electrónico del usuario con el que desea compartir el vínculo. Puede compartir el vínculo con varios usuarios. Si el usuario es miembro de su organización, seleccione su ID de correo electrónico en las sugerencias que aparecen en la lista desplegable. Si el usuario es externo, escriba el ID de correo electrónico completo y pulse Enter; el ID de correo electrónico se agrega a la lista de usuarios.

     

   • En el cuadro Subject, escriba un asunto para el recurso que desea compartir.

   • En el cuadro Message, escriba un mensaje si es necesario.

   • En el campo Expiration, utilice el selector de fechas para especificar una fecha y hora de caducidad para el vínculo. De forma predeterminada, la fecha de caducidad se establece en 7 días a partir de la fecha en que se comparte el vínculo.

   • Active la casilla Permitir descarga del archivo original para permitir que los destinatarios descarguen la representación original.

   Los recursos compartidos mediante el vínculo caducan después de superar la fecha y la hora especificadas en el campo Caducidad. Para obtener información sobre el comportamiento de los recursos caducados y los cambios en las actividades permisibles basados en las funciones de usuario en Brand Portal, consulte Administrar derechos digitales de los recursos.

   NOTA

   El tiempo de caducidad predeterminado del vínculo es de 7 días. El vínculo debe enviarse por correo electrónico a los usuarios mediante el cuadro de diálogo Compartir vínculos, no copie ni comparta el vínculo por separado.

4. Haga clic en Compartir. Un mensaje confirma que el vínculo se comparte con los usuarios. Los usuarios reciben un correo electrónico que contiene el vínculo compartido.

   

   NOTA

   Los administradores pueden personalizar los mensajes de correo electrónico, lo que incluye personalizar el logotipo, la descripción y el pie de página con la función Marcas.

Descargar recursos de vínculos compartidos

Haga clic en el vínculo del correo electrónico para acceder al recurso compartido. Se abre la página Compartir vínculos de AEM.

Para descargar los recursos compartidos:

1. Haga clic en los recursos o carpetas y, a continuación, haga clic en el icono Descargar de la barra de herramientas.

   

   NOTA

   Actualmente, puede generar una vista previa y una miniatura solo para determinados recursos, según el formato de archivo. Para obtener más información sobre los formatos de archivo admitidos, consulte Compatibilidad con vistas previas y miniaturas para formatos de recurso.

2. Aparece el cuadro de diálogo Descargar.

   

3. De forma predeterminada, la configuración Fast Download está habilitada en Download Settings. Por lo tanto, aparece un cuadro de confirmación para seguir descargando mediante IBM Aspera Connect.

   Para seguir utilizando Fast Download, haga clic en Permitir.

   Todas las representaciones seleccionadas se descargan en una carpeta zip que contiene una carpeta independiente para cada recurso.

   NOTA

   Se crea una carpeta independiente para cada recurso al descargar los recursos de un vínculo compartido.

   Si se selecciona una carpeta, colección o más de 20 recursos para su descarga, el cuadro de diálogo Descargar se omite y todas las representaciones de recursos accesibles para el usuario, excluidas las representaciones dinámicas, se descargan en una carpeta zip que contiene una carpeta independiente para cada recurso.

   NOTA

   Las representaciones originales no se descargan mediante el vínculo compartido si el usuario que compartió los recursos como vínculo no está autorizado por el administrador para tener acceso a las representaciones originales.

Compatibilidad con vista previa y miniaturas para formatos de recursos

La siguiente matriz enumera los formatos de recurso para los que Brand Portal admite miniaturas y previsualización:

La leyenda siguiente explica los símbolos utilizados en la matriz:

Dejar de compartir recursos compartidos como vínculo

Para dejar de compartir recursos compartidos previamente como vínculo, haga lo siguiente:

1. Cuando inicia sesión en Brand Portal, la vista File se abre de forma predeterminada. Para ver los recursos que ha compartido como vínculos, vaya a la vista Vínculos compartidos.

2. Revise los vínculos que ha compartido desde la lista mostrada.

   

3. Para dejar de compartir un vínculo de la lista, selecciónelo y haga clic en el icono Dejar de compartir en la barra de herramientas de la parte superior.

   

   NOTA

   La visualización de vínculos compartidos es específica del usuario. Esta función no muestra todos los vínculos compartidos por todos los usuarios de un inquilino.

4. En el cuadro de mensaje de advertencia, haga clic en Continuar para confirmar la eliminación del uso compartido. La entrada del vínculo se elimina de la lista de vínculos compartidos.