建立字母 create-letter

通訊管理工作流程 correspondence-management-workflow

「通訊管理」工作流程包含四個階段:

  1. 範本建立
  2. 檔案片段建立
  3. 字母建立
  4. 後處理

範本建立 template-creation

下圖顯示建立通訊範本的典型工作流程。

建立通訊範本的工作流程

在此工作流程中:

  1. 表單設計人員使用AdobeForms Designer建立版面和片段版面,並將其上傳至CRX存放庫。 版面配置包含典型的表單欄位、版面配置功能(例如頁首與頁尾),以及用來放置內容的空白「目標區域」。 稍後,應用程式專家會對應這些目標區域所需的內容。 更多相關資訊 設計版面.

  2. 來自法律、財務或行銷部門的主題專家,建立並上傳在各種通訊範本中重複使用的內容,例如文字條款免責宣告、條款與條件,以及影像,例如標誌。

  3. 應用程式專家建立通訊範本。 應用程式專家

    • 將文字子句和影像對應至版面配置範本中的目標區域
    • 定義包含內容的條件/規則
    • 將版面欄位和變數繫結到基礎資料模型
  4. 作者預覽信件並提交以進行後處理。 更多關於 後處理.

使用隨通訊管理提供的信件範本 using-letter-templates-provided-with-correspondence-management

您可以選擇修改和重複使用「通訊管理」所提供的範本,而不是從頭開始建立版面配置範本。 您可以使用設計工具來快速修改品牌,以及範本的資料和內容欄位,以符合您組織的需求。 如需「通訊管理」範本的詳細資訊,請參閱 參考字母範本.

檔案片段建立 document-fragment-creation

檔案片段是可重複使用的對應零件\元件,您可以使用它來撰寫字母\對應。

檔案片段屬於以下型別:

文字 text

文字資產是由一或多個文欄位落所組成的一段內容。 段落可以是靜態或動態的。 動態段落包含資料元素的參照,其值在執行階段提供。

清單 list

清單是一系列檔案片段,包括文字、清單(相同的清單不能「新增到它自己中」)、條件和影像。 清單元素的順序可以固定或編輯。 建立信函時,您可以使用部分或全部清單元素來複製可重複使用的元素模式。

條件 condition

條件可讓您根據提供的資料,定義在建立通訊時應包含的內容。 條件會以控制變數的形式說明。 變數可以是資料字典元素或預留位置。 新增條件時,您可以選擇根據控制變數的值納入資產。 條件有一個以運算式為基礎的單一輸出。 根據目前的條件變數,第一個運算式被發現為true。 其值會成為條件的輸出。

佈局片段 layout-fragment

佈局片段是可在一或多個字母中使用的佈局。 佈局片段用於建立可重複的模式,尤其是動態表格。 版面配置可包含一般表單欄位,例如「地址」和「參考號碼」。 其中也包含表示目標區域的空白子表單。 版面(XDP)會在Designer中建立,然後是 已上傳至Forms和檔案.

字母建立 letter-creation

有兩種方式可產生傳送給客戶的通訊:使用者導向和系統導向。

使用者導向 user-driven

面對客戶的員工(例如理賠顧問或個案工作者)可以建立自訂的通訊。 商務使用者可以使用簡單且直覺式的信件填寫介面,在通訊中新增可選文字、個人化可編輯內容,同時即時預覽通訊。 接著,他們便可將自訂通訊提交至後端程式。

使用者導向、自訂的通訊

系統導向 system-driven

通訊產生是自動化的,由事件觸發器驅動。 例如,將預先定義的範本與公民資料合併,會產生提醒通知,提醒公民提出預先報稅。 最終字母可以透過電子郵件、列印、傳真或封存。

系統導向的通訊

後處理 post-processing

可將最終通訊傳送到後端流程以進行後處理。 通訊可以是:

  1. 已處理電子郵件、傳真或批次列印,或置入資料夾進行列印或寄送電子郵件。
  2. 已提交以供檢閱和核准。
  3. 藉由套用數位簽名、認證、加密或許可權管理來確保安全。
  4. 轉換為可搜尋的PDF檔案,其中包含封存和稽核所需的所有中繼資料。
  5. 包含在包含更多檔案的PDFPortfolio中,例如行銷資料。 然後,可將PDFPortfolio作為最終通訊傳送。

通訊管理解決方案架構 correspondence-management-solution-architecture

下圖提供Letters Solution的範例架構概觀。

信件解決方案架構

解構字母 deconstructing-a-letter

此取消通知檔案是典型通訊的範例:

取消的範例字母

字母元素
說明
形成方式
來自後端企業系統的資料
從後端企業系統取得的資料。 資料會與通訊範本動態合併。

根據資料字典建立的資料檔案
資料
由前線員工輸入
可由一線員工提供的資料,該員工在寄出前會自訂字母。
未受保護的DD元素
可編輯文欄位落
變數/預留位置
預先核准
文欄位落
預先核准的文字內容。 法律、金融或業務領域的專家,瞭解信件的業務內容,通常會撰寫文字內容。 如頁首、頁尾、免責宣告和問候語的內容在大部分字母中都很常見。 但是,「終止原因」等內容將特定於特定字母。
文字\清單\
條件\配置
資料
根據自訂邏輯?
對於某些信件(例如要求有關索賠的更多資訊的信件),索賠理算員等使用者可以新增自訂文字內容。
檔案
條件型別的片段
已儲存
來自中央存放庫的影像
圖志和簽名影像等影像。 公司標誌等影像會出現在大多數或所有信函中。 簽名影像專用於信函以及代表其傳送信函的人員。
儲存在AEM資產(DAM)中的影像

在建構字母之前先分析字母 analyze-a-letter-before-you-construct-it

分析每個字母,找出組成字母的各種片段。 應用程式專員會分析產生的對應。

  • 對應內容中的哪些部分是靜態的,哪些部分是動態的。 從後端資料來源或由一般使用者填寫的變數。

  • 各種文欄位落在通訊中出現的順序,例如,業務使用者是否可以在通訊建立期間變更段落。

  • 通訊是由系統產生的,還是需要一般使用者編輯通訊? 有多少對應項是由系統產生,有多少項需要使用者介入?

  • 通訊範本多久變更一次? 是每年、每季更新,還是只會在特定法規變更時更新? 預期的變更型別為何? 這是不是為了修正印刷錯誤、版面變更、新增更多欄位、新增更多段落等所做的變更?

  • 規劃您的通訊需求時,組合新的通訊範本清單。 對於每個通訊範本,您需要:

    • 文字子句、影像和表格
    • 來自後端系統的資料值
    • 通訊佈局和片段佈局
    • 內容在信函中出現的順序,以及包含和排除內容的規則
  • 企業使用者(如索賠理算員或案例工作者)修改信件內容或部分的條件。

  • 案例是說明使用Letters Solution的使用者體驗、需求和好處的敘述。

  • 案例也提供:專案所需的必要技能組合和工具。

  • 規劃實施的最佳實務。 「高階實作概觀。

執行分析的好處 benefits-of-performing-the-analysis

內容重複使用 您有產生通訊所需的新內容的整合清單。 許多信函都有相同的內容,例如頁首、頁尾、免責宣告和簡介,而且可以在各種信函中重複使用。 專家可以一次建立並核准所有此類常見內容,然後重複用於許多信件。

建立資料字典 會有許多字母通用的資料值,例如「Customer Id」和「Customer Name」。 您可以準備所有這類資料值的合併清單。 規劃結構時,通常會諮詢企業中介軟體團隊中的人員。 這是建立資料字典的基礎。

從後端企業系統取得資料 您也會知道需要的所有資料值,以及取得企業系統資料的位置。 然後,您可以架構實作,以從企業系統擷取資料並饋送至Letters解決方案。

預估字母的複雜性 建立特定對應關係會有多複雜,請務必加以判斷。 此分析有助於確定建立信件範本所需的時間和技能組合。 這進而有助於估計實作Letters解決方案的資源和成本。

通訊複雜性 correspondence-complexity

可透過分析以下引數來判斷對應的複雜性:

版面配置複雜性 版面配置有多複雜? 取消通知等信件的版面配置很簡單。 而信件(例如「索賠涵蓋範圍確認」)則有複雜的版面配置,包含數個表格和超過60個表單欄位。 建立複雜版面需要更多時間,且需要進階版面設計技能。

文欄位落和條件的數量 貸款合約的長度可以是10頁,並包含超過40個文字條款。 其中許多條款取決於「貸款引數」。 根據確切的條款與條件,這些條款將被納入或排除在合約之外。 建立這類信件需要周密規劃和仔細定義複雜的條件。

此表格提供一些分類信函時可使用的准則:

複雜性層級
版面配置複雜性(主觀)
文欄位落數
條件文字或影像的數目
所需技能集
低複雜性

低。 佈局有幾個表單欄位(<15)。

通常是一頁.

8
1
中型設計人員技能。
中等複雜性
中等複雜度配置。 包含結構,例如表格。 通常超過一頁長。
16
2

中型設計人員技能。

能夠使用使用者介面建立複雜的運算式。

高複雜性
複雜的版面配置。 可大於三頁。 包含表格和超過60個表單欄位。
40
8

專家設計人員技能。

能夠使用使用者介面建立複雜的運算式。

建立信函概要 overview-of-creating-a-letter

  1. 選取做為字母基底的適當版面配置並建立字母。
  2. 將資料模組或佈局片段新增到信函並進行設定。
  3. 選擇以預覽通訊。
  4. 編輯及設定欄位、變數、內容和附件。

先決條件 prerequisites

您需要先具備下列專案才能建立通訊:

建立字母範本 create-a-letter-template

選取版面並輸入字母屬性 select-a-layout-and-enter-the-letter-properties

  1. 選取 Forms > 字母.

  2. 選取 建立>字母. 「通訊管理」會顯示可用的版面(XDP)。 這些版面來自設計工具。 版面配置也包含「通訊管理」提供的現成信件範本。 如需「通訊管理」範本的詳細資訊,請參閱 參考字母範本. 若要新增您自己的版面,請在Designer中建立XDP (版面)檔案,然後 將其上傳至AEM Forms.

    create-letter

  3. 點選配置圖並選取 下一個.

    選取佈局以建立字母

  4. 輸入「通訊」的屬性,然後選取 儲存:

    • 標題(選用): 輸入字母的標題。 標題不需要是唯一的,並且可以有特殊字元和非英文字元。
    • 名稱: 信件的唯一名稱。 任何狀態下都不可有兩個字母同名。 在「名稱」欄位中,您只能輸入英文字元、數字和連字型大小。 「名稱」欄位會根據「標題」欄位自動填入。 在「標題」欄位中輸入的特殊字元、空格、數字和非英文字元,會由「名稱」欄位中的連字型大小取代。 雖然「標題」欄位中的值會自動複製到「名稱」,但您可以編輯值。
    • 說明(選擇性): 請描述信件以供參考。
    • 資料字典(選擇性):資料字典可與通訊相關聯。 您稍後插入此對應中的資產應具有與您為此對應選擇的資料字典相同的資料字典,或沒有資料字典。
    • 標籤(選用): 選取要套用至通訊的標籤。 您也可以輸入新的/自訂標簽名稱,然後按Enter鍵以建立。
    • 後處理(選擇性): 選取要套用至信函範本的貼文程式。 開箱即用的發佈程式,以及您使用AEM建立的程式,例如電子郵件和列印版。

    通訊屬性

  5. 系統會顯示訊息:「字母已成功建立」。 (在警示訊息中)選取 開啟 以設定其中的資料模組和佈局片段。 或選取 完成 以返回上一頁。

    警示訊息:字母已成功建立

    下一個:當您選取 開啟,通訊管理顯示佈局的表示法,其中列出了佈局(XDP)中的所有元件。 繼續插入 資料模組和佈局片段及其設定.

在信函中插入資料模組和佈局片段並進行設定 insert-data-modules-and-layout-fragments-in-a-letter-and-configure-them

建立通訊後,當您選取「開啟」時,「通訊管理」會顯示佈局的表示,其中列出了佈局(XDP)中的所有子表單/目標區域。 在每個目標區域中,您可以選擇插入資料模組或佈局片段(然後在佈局片段中插入資料模組)。

NOTE
您也可以選擇在「信函」頁面中選取信函的「編輯」圖示,將資料模組和佈局片段插入信函並進行設定。
  1. 選取 插入 針對每個子表單,選取要插入每個子表單的資料模組或佈局片段。

    插入資料模組和佈局片段

  2. 為每個子表單選擇資料模組或佈局片段選項,然後選擇要插入的資料模組或佈局片段。 佈局片段可讓您根據自身設計(最多四個層級)進一步在其中插入資料模組或佈局片段。

    nestedlf

  3. 如果您插入佈局片段,佈局片段的名稱會顯示在子表單中。 而且根據所選的片段,巢狀子表單會出現在子表單中。

  4. 在配置中插入所選的資料模組後,您可以選取配置模式,並在為每個模組點選「編輯」圖示後設定下列專案:

    1. 可編輯:選取此選項時,可在「建立通訊」使用者介面中編輯內容。 只有在需要業務使用者(例如索賠理算師)修改內容時,才將內容標示為可編輯。
    2. 強制:選取此選項時,建立通訊使用者介面中需要內容。
    3. 已選取:選取此選項時,系統會依預設在「建立通訊」使用者介面中選取內容。
    4. 縮排:增加或減少字母中的模組/內容縮排。 縮排是以層級來指定,從0開始。 每個層級縮排36點。 如需自訂表單的詳細資訊,請參閱 通訊管理設定Forms工作流程.
    5. 在以下位置前分頁::如果您將「之前分頁」設定為開啟,則此模組的內容一律會顯示在新頁面上。
    6. 在以下時間後分頁::如果您將特定模組的「之後分頁」設定為開啟,則「下一個」模組的內容一律會顯示在新頁面上。

    插入的資料模組和佈局片段

  5. 若要編輯模組,請選取模組旁的編輯圖示。 編輯模組後,選取 儲存.

    在此頁面中,您也可以對子表單執行下列動作:

    1. 允許自由文字:如果已啟用「允許任意文字」 ,則使用者可以在CCR檢視的信件中新增內嵌文字。 在CCR檢視中,已針對已啟用「允許任意文字」的目標區域啟用「T」動作,當使用者選取時,它會要求文字的名稱和說明,然後點選「確定」就會在編輯模式中開啟該文字,讓使用者可以在其中新增文字。 因此,其運作方式與其他文字模組類似
    2. 鎖定順序:鎖定信函中的子表單順序。 不允許作者在建立信函時重新排序子表單/元件。

    在此頁面中,您也可以對子表單中的每個資產執行下列動作:

    1. 變更資產的順序:拖放按住資產重新排序圖示的資產( 拖放 )。
    2. 刪除資產:選取資產旁的「刪除」圖示即可刪除資產。
    3. 預覽資產:選取顯示預覽圖示( showpreview )。
  6. 選取​ 「下一步」

  7. 「資料」頁面詳細說明範本中如何使用資料欄位和變數。 資料可以連結至資料來源,例如資料字典或使用者輸入。 每個欄位會定義資料字典對應資料的屬性,或使用者輸入欄位所顯示的標題。

    連結:

    • 欄位 元素可以連結至常值、資料字典元素、資產或使用者指定的值。 您也可以將欄位元素繫結至「忽略」選項,以忽略該欄位元素。
    • 變數 元素可以連結至常值、資料字典元素、欄位、變數、資產或使用者指定的值。

    以下是連結中的幾個主要欄位:

    • 多行:您可以指定欄位或變數的資料輸入是否為多行。 如果您選取此選項,欄位或變數的輸入方塊會在「資料編輯檢視」中顯示為多行輸入方塊。 欄位或變數也會在建立通訊使用者介面的資料和內容檢視中顯示為多行。 多行輸入欄位類似於在TextModule中輸入註解的欄位。 多行選項僅適用於具有連結型別「使用者」或未受保護資料字典元素的欄位和變數。

    • 可選:您可以指定欄位或變數的值是否為選用。 選擇性欄位選項適用於連結型別為「使用者」或未受保護資料字典元素的欄位和變數。

    • 欄位/變數驗證:若要提供欄位或變數值的增強型驗證,您可以將驗證器指派給欄位或變數。 此選項僅適用於具有連結型別「使用者」或無保護資料字典元素的欄位和變數。

    • 註解工具提示:標題是出現在CCR使用者介面中欄位前面的欄位標籤。 此選項適用於連結型別為「使用者」或未受保護資料字典元素的欄位和變數。

    以下為可用於欄位的驗證型別:

    • 字串驗證器:使用字串驗證器,指定在欄位或變數中輸入的字串最小和最大長度。 建立字串驗證器時,請務必指定有效的驗證引數。 輸入最小值和最大值的有效長度。 對於String驗證器,您可以指定可輸入值的最小和最大長度。 如果輸入的值不是根據指定的最小值和最大值,則CCR使用者介面中的相關欄位會以紅色標示。

    • 數字驗證器:使用數字驗證器,指定在欄位或變數中輸入的最小和最大數值。 當您建立「數字驗證器」時,請確定您指定有效的驗證引數。 輸入最小值和最大值的數值。

    • 規則運算式驗證器:使用規則運算式驗證器來定義用於驗證欄位或變數值的規則運算式。 此外,您也可以自訂錯誤訊息。 建立規則運算式驗證器時,請務必指定有效的規則運算式。

    note note
    NOTE
    欄位和變數驗證器僅適用於連結型別為使用者或未受保護的資料字典元素的欄位或變數。

    連結

  8. 指定連結後,選取 下一個. 「通訊管理」會顯示「附件」畫面。

設定附件 set-up-the-attachments

  1. 選取 新增資產.

  2. 在「選取資產」畫面中,選取要附加字母的資產,然後選取 完成. 您必須先將資產上傳至Assets。 建議您只附加PDF和Microsoft Office檔案,但您也可以附加影像。 如需在DAM中上傳資產的詳細資訊,請參閱 正在上傳資產.

  3. 若要鎖定清單中資產的順序,讓宣告調整者無法變更順序,請選取 鎖定順序. 如果您未選取此選項,「宣告調整器」可以變更清單專案的順序。

  4. 若要變更資產的順序,請拖放按住資產重新排序圖示的資產( 拖放 )。

  5. 選取 編輯 如果您不希望作者刪除附件,請將附件指定為「必要」。 如果要在CCR介面中預先選取附件,請將附件指定為「已選取」。

  6. 選取 程式庫存取權 以授予程式庫的存取權。 如果已啟用「資料庫存取」,則在建立信函和插入附件時,宣告調整者可以存取內容資料庫。

  7. 選取 附件設定 並指定附件的最大數量。

  8. 選取​ 儲存。您的信件已建立並列在「信件」頁面上。

在「通訊管理」中建立信函範本後,一般使用者/代理程式/索賠理算員可以在CCR使用者介面中開啟信函,並透過輸入資料、設定內容和管理附件來建立通訊。 如需詳細資訊,請參閱 建立對應.

每個欄位可用的連結型別 types-of-linkage-available-for-each-of-the-fields

下表說明哪些連結型別適用於各種欄位。

表格中的下列值

  • :最左欄中的欄位型別支援該對應型別
  • :最左欄中的欄位型別不支援該對應型別
  • 不適用:最左欄中的欄位型別不適用
常值
資產
資料字典
忽略
使用者
欄位
變數
日期
N/A
N/A
時間
N/A
N/A
日期時間
N/A
N/A
整數
N/A
N/A
浮點數
N/A
不適用
RTF
僅限文字
N/A
N/A
plain 文字
僅限文字
N/A
N/A
影像
僅限影像
N/A
N/A
簽名
N/A
不適用

建立信件範本的復本 createcopylettertemplate

您可以使用現有的信函範本,快速建立具有類似屬性、內容和繼承資產(例如檔案片段和資料字典)的信函範本。 要執行此操作,請複製並貼上信件。

  1. 在「字母」頁面中,選取一或多個字母。 UI會顯示「複製」圖示。
  2. 選取「複製」。 UI會顯示「貼上」圖示。 您也可以選擇在貼上之前先移至資料夾內。 不同的資料夾可以包含名稱相同的資產。 如需檔案夾的詳細資訊,請參閱 資料夾和組織資產.
  3. 選取「貼上」。 「貼上」對話方塊隨即顯示。 如果您要在相同位置複製和貼上字母,系統會自動將名稱和標題指定給新的字母副本,但您可以編輯字母的標題和名稱。
  4. 如有必要,請編輯您想要用來儲存信函副本的標題和名稱。
  5. 選取「貼上」。 信函的復本已建立。 現在,您可以在新建的信件中進行必要的變更。
recommendation-more-help
19ffd973-7af2-44d0-84b5-d547b0dffee2