建立字母

通信管理工作流

「通信管理」工作流程包含四個階段:

  1. 範本建立
  2. 檔案片段建立
  3. 信函建立
  4. 後處理

模板建立

下圖顯示建立通信模板的典型工作流。

建立通信模板的工作流

在此工作流程中:

  1. 表單設計人員使用AdobeForms Designer建立版面和片段版面,並將它們上傳至CRX存放庫。 版麵包含典型的表單欄位、版面功能(如頁首和頁尾),以及用於內容放置的空「目標區域」。 之後,應用程式專家會對應這些目標區域所需的內容。 有關設計佈局的詳細資訊

  2. 法律、財務或行銷部門的主題專家建立並上傳內容,如文本條款免責聲明、條款和條件,以及徽標等影像,這些內容在各種通信模板中重複使用。

  3. 應用程式專家建立通信模板。 應用程式專家

    • 將文本子句和影像映射到佈局模板中的目標區域
    • 定義包含內容的條件/規則
    • 將佈局欄位和變數綁定到基礎資料模型
  4. 作者預覽信函並提交以進行後期處理。 有關後處理的詳細資訊。

使用通信管理隨附的信函模板

您可以選擇修改和重複使用通信管理提供的模板,而不是從頭建立佈局模板。 您可以使用設計工具來快速修改範本的品牌、資料和內容欄位,以符合您組織的需求。 有關通信管理模板的詳細資訊,請參閱參考信函模板

文檔片段建立

文檔片段是通信的可重複使用的部分\元件,使用它可以合成信函\通信。

檔案片段的類型如下:

文字

文字資產是由一或多段文字組成的內容。 段落可以是靜態的或動態的。 動態段落包含對資料元素的引用,這些資料元素的值在運行時提供。

清單

清單是一系列檔案片段,包括文字、清單(同一份清單本身不能「新增」)、條件和影像。 清單元素的順序可以固定或可編輯。 建立信函時,您可以使用部分或全部清單元素來複製可重複使用的元素模式。

條件

條件可讓您根據提供的資料,定義建立通信時包含的內容。 條件以控制變數的形式說明。 變數可以是資料字典元素或預留位置。 新增條件時,您可以選擇根據控制變數的值包含資產。 條件具有以運算式為基礎的單一輸出。 根據目前條件變數,第一個運算式發現為true。 其值會成為條件的輸出。

佈局片段

版面片段是可用於一或多個字母的版面。 配置片段用於建立可重複的模式,尤其是動態表格。 版面可包含典型的表單欄位,例如「地址」和「參考編號」。 它還包含表示目標區域的空子形式。 配置(XDP)在Designer中建立,然後上傳到Forms和Documents🔗

信函建立

有兩種方式可產生傳送給客戶的通信:用戶驅動和系統驅動。

用戶驅動

面向客戶的員工(如索賠調整員或案例工作人員)可以建立自定義的通信。 使用簡單且直覺的信函填寫介面,商務使用者可新增可選文字至信函,在即時預覽信函時個人化可編輯的內容。 然後,他們可以將自訂通信提交到後端流程。

用戶驅動、定製的通信

系統驅動

通信產生是由事件觸發器驅動而自動化。 例如,通過將預定義模板與公民資料合併而生成發送給公民的提醒通知,以提示她進行預繳稅款申報。 最終信函可以透過電子郵件、列印、傳真或封存。

系統驅動的通信

後處理

最終通信可傳送至後端處理,以進行後期處理。 通信可以是:

  1. 處理以進行電子郵件、傳真或批次列印,或放入資料夾以進行列印或以電子郵件傳送。
  2. 提交以供審核和批准。
  3. 透過套用數位簽名、認證、加密或權限管理來保護。
  4. 轉換為可搜尋的PDF檔案,其中包含用於封存和稽核用途的所有必要中繼資料。
  5. 包含在PDFPortfolio中,其中包含更多檔案,例如行銷資料。 然後,PDFPortfolio便可作為最終通信傳送。

通信管理解決方案體系結構

下圖概述信函解決方案的範例架構。

信函解決方案架構

解構字母

此取消通知文檔是典型通信的示例:

取消信樣本

字母元素 說明 使用
來自後端企業系統的資料 源自後端企業系統的資料。 資料會動態與通信範本合併。 根據資料字典建立的
資料檔案
由前線員工輸入的資料
在發送信函之前自定義信函的前線員工可以提供的資料。

未受保護的DD元素
可編輯的文本段落
變數/佔位符

預先核准
文欄位落
預先核准的文字內容。 法律、財務或業務領域的專家,如果了解信函的業務環境,通常會編寫文字內容。 大多數信函都會包含頁首、頁尾、免責聲明和問候語等內容。 但是,諸如「終止原因」等內容將是特定信函的特定內容。

Text\Lists\
條件\佈局

資料
以自訂邏輯為基礎?
對於某些信函,例如要求提供關於報銷申請的更多資訊的信函,諸如報銷申請調整器之類的用戶可以添加自定義文本內容。 文檔
類型條件的片段
從中央儲存庫儲存
映像
標誌和簽名影像等影像。 企業標誌等影像會出現在大部分或全部信函中。 簽名影像是信函和代表其發送信函的人的特有影像。

儲存在AEM資產(DAM)
中的影像

在構造字母之前分析它

分析每封信函,找出組成信函的各種片段。 「應用程式專員」會分析產生的對應。

  • 對應的哪些部分是靜態的,哪些是動態的。 從後端資料來源或一般使用者填入的變數。

  • 通信中各種文本段落的顯示順序,例如業務用戶在通信建立期間是否可以更改段落。

  • 通信系統是由系統生成的,還是需要最終用戶編輯通信? 系統產生多少對應,需要使用者干預的對應數量?

  • 通信範本變更的頻率為何? 是否會每年、每季,或僅在特定法規變更時更新? 預期會有哪些類型的變更? 是否是修正印刷錯誤、版面變更、新增更多欄位、新增更多段落等變更。

  • 規劃通信需求時,組合新通信模板的清單。 對於每個通信模板,您需要:

    • 文本子句、影像和表
    • 來自後端系統的資料值
    • 通信的佈局和片段佈局
    • 內容出現在信函和規則中的順序,以納入和排除內容
  • 業務用戶(如索賠調整者或案件工作人員)修改信函中的內容或部分的條件。

  • 案例是描述使用信函解決方案的使用者體驗、需求和優點的說明。

  • 方案還提供:項目所需的技能集和工具。

  • 規劃實作的最佳實務。 「高級實施概述。

執行分析的好處

內容 重用您擁有生成通信所需的新內容的統一清單。許多信函都有許多內容,例如頁首、頁尾、免責聲明和介紹,這些內容可在各信函中重複使用。 所有此類通用內容都可由專家建立和批准一次,然後在許多通信中重複使用。

建立資 料字典有許多字母通用的資料值,例如「客戶ID」和「客戶名稱」。您可以準備所有這類資料值的匯總清單。 通常,在規劃結構時,會咨詢企業中間件團隊的某人。 這構成建立資料字典的基礎。

從後端企業系統 獲取資料您還將知道所需的所有資料值,以及從何處獲取企業系統資料。然後,您可以架構實施,以從企業系統擷取資料並饋送至信函解決方案。

估計字母的復 雜度請務必確定建立特定通信的複雜度。此分析有助於確定建立信函範本所需的時間和技能集。 這進而有助於評估實施信函解決方案的資源和成本。

通信複雜性

通過分析以下參數,可以確定通信的複雜性:

版面 複雜度版面有多複雜?諸如取消通知之類的信函具有簡單的佈局。 但是,諸如「報銷申請確認」之類的信函具有複雜的佈局,其中包含多個表和60多個表單欄位。 建立複雜佈局需要更多時間,並且需要高級佈局設計技能集。

文本段落和條 件的數量貸款合同可以有10頁長,並包含40多條文本條款。其中許多條款將取決於「貸款參數」。 根據確切的條款和條件,該條款將包括在合同中或從合同中排除。 建立此類信函需要對複雜情況進行徹底規劃和仔細定義。

下表提供一些可用於分類字母的准則:

複雜性級別

版面複雜度(主觀)

文本段數

條件文字或影像數

所需技能集

低複雜度

低. 佈局的表單欄位很少(<15)。

通常為一頁

8

1

中等設計師技能。

中度複雜度

中等複雜度的佈局。 包括表等結構。 通常會有超過一頁長。

16

2

中等設計師技能。

使用使用者介面建立複雜運算式的功能。

高複雜性

複雜的佈局。 可大於三頁。 包含表格和60多個表單欄位。

40

8

專家設計師技能。

使用使用者介面建立複雜運算式的功能。

建立字母概述

  1. 選取適當的版面,作為信函的底部,並建立信函。
  2. 新增資料模組或版面片段至信函並加以設定。
  3. 選擇以預覽通信。
  4. 編輯並設定欄位、變數、內容和附件。

必備條件

若要建立通信,您必須先具備下列條件:

  • 相容性套件。安裝相容性套件以檢視​Forms​頁面上的​字母​選項。
  • 字母XDP(layout)。
  • 構成字母部分的其他XDP(佈局片段)。 XDP\Layouts是在Designer中建立的。
  • 相關的資料字典(可選)。
  • 您要在通信中使用的資料模組
  • 試資料將XML檔案與測試資料移植到其中。如果您使用資料字典,則需要測試資料。

建立信函範本

選擇佈局並輸入字母屬性

  1. 選擇​Forms > 字母

  2. 選擇​建立>字母。 「通信管理」會顯示可用的配置(XDP)。 這些佈局來自Designer。 配置還包括「通信管理」提供的現成信函模板。 有關通信管理模板的詳細資訊,請參閱參考信函模板。 若要新增您自己的配置,請在Designer中建立XDP(配置)檔案,然後將它們上傳至AEM Forms

    create-letter

  3. 點選版面,然後點選​Next

    選取版面以建立信函

  4. 輸入通信的屬性,然後點選​儲存:

    • 標題(選用): 輸入信函的標題。標題不必是唯一的,可以有特殊字元和非英文字元。
    • 名稱: 信函的唯一名稱。任何狀態下都不能有兩個字母具有相同名稱。 在「名稱」欄位中,您只能輸入英文字元、數字和連字型大小。 系統會根據「標題」欄位自動填入「名稱」欄位。 在「標題」欄位中輸入的特殊字元、空格、數字和非英文字元在「名稱」欄位中會以連字型大小取代。 雖然「標題」欄位中的值會自動複製到「名稱」,但您可以編輯值。
    • 說明(選用): 說明參考的信函。
    • 資料字典(選用):資料字典可與通信相關聯。您稍後插入此通信中的資產應該與您為此通信選擇的資產具有相同的資料字典,或者沒有資料字典。
    • 標籤(選用): 選取要套用至通信的標籤。您也可以輸入新/自訂標籤名稱,然後按Enter鍵加以建立。
    • 後續處理(可選): 選擇要應用到信函模板的後續處理。現成可用的貼文程式,以及您使用AEM建立的程式,例如電子郵件和列印。

    通信屬性

  5. 系統會顯示訊息:"已成功建立信函。" (在警報訊息中)點選​開啟​以設定其中的資料模組和配置片段。 或點選​完成​以返回上一頁。

    警報消息:已成功建立

    下一個:點選「開 」時,「通信管理」會顯示版面的表示,並列出版面(XDP)中的所有元件。繼續插入資料模組和版面片段並進行設定

在信函中插入資料模組和版面片段並加以設定

建立通信後,您點選「開啟」時,「通信管理」會顯示版面的表示,並列出版面(XDP)中的所有子表單/目標區域。 在每個目標區域中,您可以選擇插入資料模組或配置片段(然後插入配置片段中的資料模組)。

注意

您也可以選擇點選「信函」頁面中信函的「編輯」圖示,以插入信函中的資料模組和版面片段並加以設定。

  1. 對每個子表單點選「插入 」,然後選取「資料模組」或「版面片段」以插入每個子表單。

    插入資料模組和版面片段

  2. 為每個子表單的這些選項選擇資料模組或佈局片段,然後選擇要插入的資料模組或佈局片段。 版面片段可讓您根據其設計(最多四個層級)進一步插入資料模組或版面片段。

    nestedlf

  3. 如果插入佈局片段,佈局片段的名稱將出現在子表單中。 而根據選取的片段,巢狀子表單會出現在子表單中。

  4. 將所選「資料模組」插入佈局後,您可以點選「配置模式」,並在點選每個模組的「編輯」表徵圖後設定以下項:

    1. 可編輯:選取此選項時,可在「建立通信」使用者介面中編輯內容。僅當業務用戶(如報銷申請調整員)需要修改內容時,才將內容標籤為可編輯。
    2. 必填:選取此選項時,建立通信使用者介面中需要內容。
    3. 已選取:選取此選項時,預設會在「建立通信」使用者介面中選取內容。
    4. 縮排:增加或減少信函中模組/內容的縮排。縮進以級別指定,從0開始。 每級縮進36點。 如需自訂表單的詳細資訊,請參閱Forms工作流程中的​通信管理設定
    5. 分頁符之前:如果您將「分頁前」設為開啟,則新頁面一律會顯示此模組的內容。
    6. ​之後的分頁:如果您將特定模組的「分頁後」設為「 」,則新頁面一律會顯示NEXT模組的內容。

    插入的資料模組和版面片段

  5. 若要編輯模組,請點選該模組旁的「編輯」圖示。 編輯模組後,點選​儲存

    在本頁面中,您也可以對子表單執行下列動作:

    1. 允許自由文字:如果啟用了「允許自由文本」,則用戶可以在CCR視圖中的字母中添加內聯文本。在「CCR視圖」中,為那些已啟用「允許自由文本」的目標區域啟用「T」操作,當用戶點選它時,它會要求提供文本的名稱和說明,然後點選「確定」後,它會在編輯模式中開啟該文本,用戶可以在其中添加文本。 這和其他文本模組一樣
    2. 鎖定順序:鎖定信函中子表單的順序。建立信函時,作者不得重新排序子表單/元件。

    在本頁面中,您也可以對子表單中的每個資產執行下列動作:

    1. 變更資產順序:拖放資產中保留資產重新排序圖示的資產( 拖放)。
    2. 刪除資產:點選資產旁的「刪除」圖示以刪除資產。
    3. 預覽資產:點選資產旁的顯示預覽 圖示(顯示預覽)。
  6. 點選​Next

  7. 「資料」頁面詳細說明了如何在範本中使用資料欄位和變數。 資料可連結至資料來源,例如資料字典或使用者輸入。 每個欄位定義屬性,資料字典從中映射資料,或用於用戶輸入欄位的標題。

    連結:

    • 欄位​元素可連結至文字、資料字典元素、資產或使用者指定的值。 您也可以將欄位元素系結至「忽略」選項,以將其忽略。
    • 變數​元素可連結至文字、資料字典元素、欄位、變數、資產或使用者指定的值。

    以下是連結中的一些主要欄位:

    • 多行:您可以指定欄位或變數的資料項目是否為多行。如果選擇此選項,欄位或變數的輸入框在「資料編輯視圖」中顯示為多行輸入框。 欄位或變數在「建立通信」使用者介面的「資料」和「內容」檢視中也會顯示為多行。 多行輸入欄位與在TextModule中輸入注釋的欄位類似。 多行選項僅適用於連結類型為「使用者」或未受保護的「資料字典元素」的欄位和變數。

    • 可選:您可以指定欄位或變數的值是否為選用。選用欄位選項適用於連結類型為「使用者」或未受保護的「資料字典元素」的欄位和變數。

    • 欄位/變數驗證:若要提供欄位或變數值的增強驗證,您可以為欄位或變數指派驗證器。此選項僅適用於連結類型為「使用者」或未受保護的「資料字典元素」的欄位和變數。

    • ​功能和工 具提示:標題是顯示在CCR用戶介面中欄位前面的欄位的標籤。此選項適用於連結類型為「使用者」或未受保護的「資料字典元素」的欄位和變數。

    以下是可用於欄位的驗證類型:

    • 字串驗證器:使用字串驗證器來指定在欄位或變數中輸入字串的最小和最大長度。建立字串驗證器時,請確定您指定有效的驗證參數。 輸入最小值和最大值的有效長度。 對於字串驗證器,您可以指定可輸入值的最小和最大長度。 如果輸入的值不是根據指定的最小值和最大值,則CCR用戶介面中的相關欄位將標籤為紅色。

    • 數字驗證器:使用數字驗證器來指定在欄位或變數中輸入的最小值和最大值。建立數字驗證器時,請確保指定有效的驗證參數。 輸入最小值和最大值的數值。

    • 規則運算式驗證器:使用規則運算式驗證器來定義用於驗證欄位或變數值的規則運算式。此外,您也可以自訂錯誤訊息。 建立規則運算式驗證器時,請務必指定有效的規則運算式。

    注意

    欄位和變數驗證器僅適用於連結類型為「使用者」或未受保護的「資料字典元素」的欄位或變數。

    聯繫

  8. 指定連結後,點選​Next。 「通信管理」顯示「附件」螢幕。

設定附件

  1. 選擇​添加資產

  2. 在「選取資產」畫面中,點選要與信函一起附加的資產,然後點選​Done。 您必須先將資產上傳至Assets。 建議您只附加PDF和Microsoft Office文檔,但也可以附加影像。 如需在DAM中上傳資產的詳細資訊,請參閱上傳資產

  3. 要鎖定清單中資產的順序,使「索賠調整器」無法更改順序,請點選​「鎖定順序」。 如果不選擇此選項,「報銷申請調整器」可以更改清單項的順序。

  4. 若要變更資產的順序,請拖放含有資產重新排序圖示的資產(dragndrop)。

  5. 點選附件前的​編輯 ,如果您不希望作者能夠刪除該附件,請將附件指定為「必要」。 如果希望在CCR介面中預選附件,請將其指定為「已選」。

  6. 選擇​庫訪問​以授予對庫的訪問權。 如果啟用了「庫訪問」,則聲明調整器可以在建立信函和插入附件時訪問內容庫。

  7. 選擇​附件配置​並指定附件的最大數量。

  8. 點選​儲存。 您的通信已建立並列在「信函」頁面上。

在通信管理中建立信函模板後,最終用戶/代理/聲明調整器可以在CCR用戶介面中開啟信函,並通過輸入資料、設定內容和管理附件來建立通信。 如需詳細資訊,請參閱建立通信

每個欄位可用的連結類型

下表說明了哪些類型的連結可用於各種類型的欄位。

表格中的下列值

  • :最左欄中的欄位類型支援該映射類型
  • :最左欄中的欄位類型不支援該映射類型
  • 不適用:最左側欄中的欄位類型不適用
常值 資產 資料字典 忽略 使用者 欄位 變數
日期 N/A 不適用
不適用 不適用
日期時間 不適用 不適用
整數
不適用 不適用
浮點
不適用 N/A
RTF 僅限文字 不適用 不適用
純文字 僅限文字 不適用 不適用
影像 僅限影像 不適用 不適用
簽名
不適用 N/A

建立信函範本的復本

您可以使用現有的信函範本,快速建立具有類似屬性、內容及繼承資產(例如檔案片段和資料字典)的信函範本。 若要這麼做,請複製並貼上信函。

  1. 在「字母」頁中,選擇一個或多個字母。 UI會顯示「複製」圖示。
  2. 點選「 複製」。UI會顯示「貼上」圖示。 您也可以選擇在貼上前進入資料夾。 不同的資料夾可以包含名稱相同的資產。 如需資料夾的詳細資訊,請參閱資料夾與組織資產
  3. 點選「貼上」。 將出現「貼上」對話框。 如果您在同一處複製和貼上字母,系統會自動為新的字母副本分配名稱和標題,但您可以編輯字母的標題和名稱。
  4. 如果需要,請編輯您要用來儲存信函副本的標題和名稱。
  5. 點選「貼上」。 信函副本隨即建立。 現在,您可以在新建立的信函中進行必要的變更。

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