Il flusso di lavoro di Gestione della corrispondenza è costituito da quattro fasi:
L’immagine seguente mostra un flusso di lavoro tipico per la creazione di un modello di corrispondenza.
In questo flusso di lavoro:
I progettisti di moduli creano layout e layout di frammenti utilizzando Adobe Forms Designer e li caricano in un archivio CRX. I layout contengono campi modulo tipici, funzionalità di layout come intestazione e piè di pagina e "aree di destinazione" vuote per il posizionamento del contenuto. Successivamente, gli specialisti delle applicazioni mappano il contenuto necessario per queste aree di destinazione. Ulteriori informazioni su progettazione del layout.
Esperti in materia provenienti da dipartimenti legali, finanziari o di marketing creano e caricano contenuti quali clausole di testo, clausole di esclusione di responsabilità, termini e condizioni e immagini quali logo, riutilizzati in vari modelli di corrispondenza.
Gli specialisti delle applicazioni creano modelli di corrispondenza. Specialista dell'applicazione
L’autore visualizza l’anteprima della lettera e la invia per la post-elaborazione. Ulteriori informazioni su post-elaborazione.
Invece di creare un modello di layout da zero, puoi scegliere di modificare e riutilizzare i modelli forniti da Gestione corrispondenza. È possibile utilizzare Designer per modificare rapidamente i campi di branding e di dati e contenuti dei modelli in base alle esigenze della propria organizzazione. Per ulteriori informazioni sui modelli di Gestione della corrispondenza, consulta Modelli di lettere di riferimento.
I frammenti di documento sono parti o componenti riutilizzabili di una corrispondenza mediante i quali è possibile comporre lettere o corrispondenza.
I frammenti di documento sono dei seguenti tipi:
Una risorsa di testo è un contenuto costituito da uno o più paragrafi di testo. Un paragrafo può essere statico o dinamico. Un paragrafo dinamico contiene riferimenti a elementi dati, i cui valori vengono forniti in fase di esecuzione.
Elenco è una serie di frammenti di documenti, tra cui testo, elenchi (lo stesso elenco non può essere "aggiunto in sé"), condizioni e immagini. L’ordine degli elementi dell’elenco può essere fisso o modificabile. Durante la creazione di una lettera, potete utilizzare alcuni o tutti gli elementi dell'elenco per replicare un pattern di elementi riutilizzabile.
Le condizioni consentono di definire quale contenuto viene incluso al momento della creazione della corrispondenza, in base ai dati forniti. La condizione è descritta in termini di variabili di controllo. Le variabili possono essere un elemento del dizionario dati o un segnaposto. Quando aggiungi una condizione, puoi scegliere di includere una risorsa in base al valore di cui dispone la variabile di controllo. Le condizioni hanno un singolo output basato su un’espressione. La prima espressione risulta essere true, in base alla variabile di condizione corrente. Il suo valore diventa l’output della condizione.
Un frammento di layout è un layout che può essere utilizzato all’interno di una o più lettere. Un frammento di layout viene utilizzato per creare pattern ripetibili, in particolare tabelle dinamiche. Il layout può contenere campi modulo tipici come "Indirizzo" e "Numero di riferimento". Contiene anche sottomoduli vuoti che denotano le aree di destinazione. I layout (XDP) vengono creati in Designer e quindi sono caricato in Forms e Documenti.
Esistono due modi per generare la corrispondenza inviata ai clienti: guidata dall’utente e guidata dal sistema.
I dipendenti che si rivolgono al cliente, ad esempio gli addetti alla liquidazione dei sinistri o i lavoratori che si occupano dei casi, possono creare corrispondenza personalizzata. Grazie a un’interfaccia semplice e intuitiva per la compilazione delle lettere, gli utenti aziendali possono aggiungere testo opzionale alla corrispondenza, personalizzare i contenuti modificabili e visualizzare in anteprima la corrispondenza in tempo reale. In seguito, può inviare la corrispondenza personalizzata a un processo back-end.
La generazione della corrispondenza è automatizzata, guidata dai trigger di evento. Ad esempio, un avviso di promemoria inviato a un cittadino che richiede la registrazione dell’imposta anticipata viene generato unendo il modello predefinito con i dati del cittadino. La lettera finale può essere inviata via e-mail, stampata, inviata via fax o archiviata.
La corrispondenza finale può essere inviata a un processo back-end per la post-elaborazione. La corrispondenza può essere:
L’immagine seguente fornisce una panoramica di un’architettura di esempio della soluzione Letters.
Il presente documento di notifica di annullamento è un esempio di corrispondenza tipica:
Elementi lettera | Descrizione | Formato con |
Dati da sistemi aziendali back-end | Dati provenienti da sistemi aziendali back-end. I dati vengono uniti dinamicamente con il modello di corrispondenza. | Il File di dati creato in base a un dizionario dati |
Dati Inserito dal dipendente in prima linea |
Dati che possono essere forniti da un dipendente in prima linea che personalizza la lettera prima di inviarla. |
Elementi DD non protetti |
Pre-approvato Paragrafi di testo |
Contenuto di testo preapprovato. Il contenuto del testo viene in genere creato da esperti in questioni legali, finanziarie o di settore che conoscono il contesto commerciale della lettera. Contenuto come intestazione, piè di pagina, disclaimer e formula introduttiva è comune alla maggior parte delle lettere. Tuttavia, il contenuto come "motivo della rescissione" sarebbe specifico per la lettera in questione. | Testo\Elenchi\
|
Dati In base alla logica personalizzata? |
Per alcune lettere, ad esempio una lettera per richiedere ulteriori informazioni relative a una richiesta di risarcimento, gli utenti come l'Adattatore richieste di rimborso possono aggiungere contenuto di testo personalizzato. | Documento Frammento di tipo Condizione |
Archiviato Immagini dall’archivio centrale |
Immagini quali loghi e immagini di firma. Immagini come i logo aziendali appaiono nella maggior parte o in tutta la corrispondenza. Le immagini della firma sono specifiche della lettera e della persona per conto della quale la lettera viene inviata. | Immagini memorizzate in risorse AEM (DAM)
|
Analizzare ogni lettera per scoprire i vari pezzi che compongono la lettera. Lo specialista dell'applicazione analizza le corrispondenze generate.
Quali parti della corrispondenza sono statiche e quali sono dinamiche. Le variabili che vengono compilate dalle origini dati back-end o dagli utenti finali.
L’ordine in cui i vari paragrafi di testo compaiono nella corrispondenza, ad esempio se un utente aziendale può modificare i paragrafi durante la creazione della corrispondenza.
Il sistema di corrispondenza è generato o richiede un utente finale per modificare la corrispondenza? Quante corrispondenze sono generate dal sistema e quante richiedono l’intervento dell’utente?
Con quale frequenza cambia il modello di corrispondenza? Sarà aggiornato ogni anno, trimestralmente o solo quando una particolare legislazione cambia? Quale tipo di modifiche è previsto? Correggere gli errori tipografici, modificare il layout, aggiungere altri campi, aggiungere altri paragrafi e così via?
Quando pianifichi i requisiti di corrispondenza, assembla l’elenco dei nuovi modelli di corrispondenza. Per ogni modello di corrispondenza, è necessario:
Le condizioni in base alle quali gli utenti aziendali, ad esempio i periti per la liquidazione dei sinistri o i lavoratori addetti ai casi, modificano il contenuto o parti della lettera.
Gli scenari sono narrazioni che descrivono l’esperienza utente, i requisiti e i vantaggi dell’utilizzo della soluzione Letters.
Gli scenari forniscono anche:le competenze e gli strumenti necessari per il progetto.
Best practice per la pianificazione dell’implementazione. "Panoramica sull’implementazione di alto livello.
Riutilizzo dei contenuti Disponi di un elenco consolidato dei nuovi contenuti necessari per generare la corrispondenza. Gran parte del contenuto, come intestazioni, piè di pagina, disclaimer e introduzioni, è comune a molte lettere e può essere riutilizzato in diverse lettere. Tutti i contenuti comuni possono essere creati e approvati dagli esperti una sola volta e poi riutilizzati in molti invii di corrispondenza.
Creazione del dizionario dati Ci saranno valori di dati come "ID cliente" e "Nome cliente" che sono comuni a molte lettere. Puoi preparare un elenco consolidato di tutti questi valori di dati. In genere viene consultato un membro del team middleware aziendale durante la pianificazione della struttura. Questo costituisce la base per la creazione del dizionario dati.
Acquisizione dei dati dai sistemi aziendali back-end Potrai inoltre conoscere tutti i valori di dati necessari e da dove vengono ottenuti i dati del sistema aziendale. Puoi quindi progettare l’implementazione per estrarre i dati dal sistema aziendale e inviarli alla soluzione Letters.
Stima della complessità delle lettere È importante determinare quanto sarà complesso creare una particolare corrispondenza. Questa analisi consente di determinare la quantità di tempo e di competenze necessarie per creare i modelli di lettera. Ciò contribuirà a sua volta a stimare le risorse e i costi di implementazione della soluzione Letters.
La complessità della corrispondenza può essere determinata analizzando i seguenti parametri:
Complessità del layout Quanto è complesso il layout? Lettere come Notifica di annullamento hanno layout semplici. Le lettere, come la conferma di copertura delle richieste di rimborso, hanno invece un layout complesso con diverse tabelle e più di 60 campi modulo. La creazione di layout complessi richiede più tempo e competenze avanzate per la progettazione del layout.
Numero di paragrafi e condizioni di testo Un contratto di prestito può avere una lunghezza di 10 pagine e contenere più di 40 clausole di testo. Molte di queste clausole dipenderebbero da "parametri di prestito". Sulla base dei termini e delle condizioni esatte, le clausole sarebbero incluse o escluse dal contratto. La creazione di tali lettere richiede una pianificazione approfondita e un'attenta definizione delle condizioni complesse.
In questa tabella vengono fornite alcune linee guida che è possibile utilizzare per classificare le lettere:
Livello di complessità |
Complessità del layout (soggettivo) |
Numero di paragrafi di testo |
Numero di testi o immagini condizionali |
Set di competenze richiesto |
Bassa complessità |
Bassa. Il layout contiene pochi campi modulo (<15). In genere, una pagina. |
8 |
1 |
Competenze di designer medio. |
Complessità media |
Layout con complessità media. Include strutture quali le tabelle. In genere, la lunghezza supera le una pagina. |
16 |
2 |
Competenze di designer medio.
Capacità di creare espressioni complesse utilizzando interfacce utente. |
Elevata complessità |
Layout complesso. Può essere superiore a tre pagine. Contiene tabelle e più di 60 campi modulo. |
40 |
8 |
Competenze di designer esperti.
Capacità di creare espressioni complesse utilizzando interfacce utente. |
Per creare una corrispondenza, devi prima disporre quanto segue:
Seleziona Forms > Lettere.
Seleziona Crea > Lettera. Gestione della corrispondenza visualizza i layout disponibili (XDP). Questi layout provengono da Designer. I layout includono anche i modelli di lettera forniti da Gestione corrispondenza. Per ulteriori informazioni sui modelli di Gestione della corrispondenza, consulta Modelli di lettere di riferimento. Per aggiungere layout personalizzati, creare file XDP (layout) in Designer e quindi caricali su AEM Forms.
Seleziona un layout toccandolo e toccandolo Successivo.
Immetti le proprietà per la corrispondenza e tocca Salva:
Il sistema visualizza un messaggio: "Lettera creata correttamente". (nel messaggio di avviso) Tocca Apri per configurare i moduli di dati e i frammenti di layout al loro interno. Oppure tocca Fine per tornare alla pagina precedente.
Successivo: quando tocchi Apri, Gestione corrispondenza visualizza una rappresentazione del layout con tutti i componenti nel layout (XDP) elencati. Procedere con l'inserimento del Moduli di dati e frammenti di layout e relativa configurazione.
Quando, dopo aver creato una corrispondenza, tocca Apri, Gestione corrispondenza visualizza una rappresentazione del layout con tutte le sottomaschere/aree di destinazione nel layout (XDP) elencato. In ciascuna area di destinazione è possibile scegliere di inserire un modulo dati o un frammento di layout (e quindi i moduli dati nel frammento di layout).
Puoi anche scegliere di toccare l’icona Modifica per una lettera nella pagina Lettere per inserire in una lettera moduli di dati e frammenti di layout e configurarli.
Tocca Inserisci per ciascuna sottomaschera e selezionare Moduli dati o un frammento di layout da inserire in ciascuna sottomaschera.
Seleziona Modulo dati o Frammento layout per queste opzioni per ciascuna sottomaschera, quindi scegli i Moduli dati o i Frammenti layout da inserire. Un frammento di layout consente di inserire ulteriormente moduli di dati o frammenti di layout in esso in base al suo design (fino a quattro livelli).
Se si inserisce un frammento di layout, il nome del frammento viene visualizzato nel sottomodulo. In base al frammento selezionato, nella sottomaschera vengono visualizzate le sottomaschere nidificate.
Dopo aver inserito i Moduli dati selezionati nel layout, tocca la modalità di configurazione e imposta quanto segue dopo aver toccato l’icona Modifica per ciascuno dei moduli:
Per modificare un modulo, tocca l’icona Modifica accanto a esso. Dopo aver modificato i moduli, tocca Salva.
In questa pagina è inoltre possibile eseguire le operazioni seguenti per le sottomaschere:
In questa pagina è inoltre possibile eseguire le operazioni seguenti per ciascuna delle risorse nelle sottomaschere:
Tocca Successivo.
La pagina Dati descrive in dettaglio come vengono utilizzati i campi dati e le variabili nel modello. I dati possono essere collegati a origini dati quali un dizionario dati o un input utente. Ogni campo definisce le proprietà da cui il dizionario dati mappa i dati o quale didascalia viene visualizzata per i campi di input dell’utente.
Collegamento:
Di seguito sono riportati alcuni campi principali del collegamento:
Multiriga: puoi specificare se l’immissione dei dati per un campo o una variabile è su più righe. Se si seleziona questa opzione, la casella di input per il campo o la variabile viene visualizzata come casella di input su più righe nella Visualizzazione modifica dati. Il campo o la variabile viene inoltre visualizzato come multiriga nelle visualizzazioni Dati e Contenuto nell’interfaccia utente Crea corrispondenza. Il campo di immissione su più righe è simile al campo per l'immissione di un commento in un TextModule. L’opzione su più righe è disponibile solo per campi e variabili con tipo di collegamento Utente o Elementi del dizionario dati non protetti.
Facoltativo: puoi specificare se il valore per il campo o la variabile è facoltativo o meno. L’opzione campo opzionale è disponibile per campi e variabili con tipo di collegamento Utente o Elementi del dizionario dati non protetti.
Convalida campo/variabile: per fornire una convalida avanzata del valore di un campo o di una variabile, puoi assegnare una convalida al campo o alla variabile. Questa opzione è disponibile solo per campi e variabili con tipo di collegamento Utente o Elementi del dizionario dati non protetti.
Didascalia e Descrizione: la didascalia è l’etichetta del campo che viene visualizzato prima del campo nell’interfaccia utente di CCR. Questa opzione è disponibile per campi e variabili con tipo di collegamento Utente o Elementi del dizionario dati non protetti.
Di seguito sono riportati i tipi di convalida utilizzabili per i campi:
Convalida stringa: utilizza Convalida stringhe per specificare una lunghezza minima e massima della stringa immessa nel campo o nella variabile. Quando si crea un Convalida stringa, assicurarsi di specificare parametri di convalida validi. Immettere una lunghezza valida per i valori minimo e massimo. Per la convalida delle stringhe, puoi specificare la lunghezza minima e massima del valore che può essere immesso. Se il valore immesso non corrisponde ai valori minimo e massimo specificati, il campo pertinente nell’interfaccia utente CCR è contrassegnato in rosso.
Convalida numero: utilizza la funzione di convalida del numero per specificare il valore numerico minimo e massimo immesso in un campo o in una variabile. Quando si crea una convalida numerica, assicurarsi di specificare parametri di convalida validi. Immettere valori numerici sia per il valore minimo che per quello massimo.
Convalida espressioni regolari: utilizza Convalida espressioni regolari per definire un’espressione regolare utilizzata per convalidare il valore di un campo o di una variabile. Inoltre, è possibile personalizzare il messaggio di errore. Quando si crea un Convalida espressioni regolari, assicurarsi di specificare un'espressione regolare valida.
Le convalide di campi e variabili sono disponibili solo per campi o variabili con tipo di collegamento Utente o Elementi del dizionario dati non protetti.
Dopo aver specificato il collegamento, tocca Successivo. Gestione corrispondenza visualizza la schermata Allegati.
Seleziona Aggiungi risorsa.
Nella schermata Seleziona risorsa, tocca le risorse da allegare alla lettera e tocca Fine. Devi prima caricare le risorse in Assets. È consigliabile allegare solo documenti di PDF e Microsoft Office, ma è anche possibile allegare immagini. Per ulteriori informazioni sul caricamento di risorse in DAM, consulta Caricamento risorse.
Per bloccare l'ordine dei cespiti nell'elenco in modo che l'Aggiustatore risarcimenti non possa modificarlo, toccare Blocca ordine. Se non si seleziona questa opzione, l'Aggiustatore richieste di rimborso può modificare l'ordine delle voci di elenco.
Per modificare l’ordine delle risorse, trascina e rilascia una risorsa contenente l’icona Riordina per una risorsa ( ).
Tocca Modifica davanti a un allegato e specificare un allegato come Obbligatorio se non si desidera che l'autore possa eliminarlo. Specificate un allegato come Selezionato se desiderate che sia preselezionato nell'interfaccia CCR.
Seleziona Accesso libreria per consentire l’accesso alla libreria. Se l'accesso alla libreria è abilitato, l'Aggiustatore attestazioni può accedere alla libreria dei contenuti durante la creazione di una lettera e l'inserimento di allegati.
Seleziona Configurazione allegati e specificare il numero massimo di allegati.
Tocca Salva. La corrispondenza viene creata ed elencata nella pagina Lettere.
Dopo aver creato un modello di lettera in Gestione corrispondenza, l’utente finale, l’agente o l’addetto alle richieste di rimborso può aprire la lettera nell’interfaccia utente di CCR e creare una corrispondenza immettendo i dati, configurando il contenuto e gestendo gli allegati. Per ulteriori informazioni, consulta Crea corrispondenza.
Nella tabella seguente vengono descritti i tipi di collegamento disponibili per i vari tipi di campi.
I seguenti valori nella tabella
Letterale | Risorsa | Dizionario dati | Ignora | User | Campo | Variabile | |
data | Sì | No | Sì | Sì | Sì | N/D | N/D |
volta | Sì | No | Sì | Sì | Sì | N/D | N/D |
datetime | Sì | No | Sì | Sì | Sì | N/D | N/D |
numero intero | Sì | No | Sì | Sì | Sì |
N/D | N/D |
galleggiare | Sì | No | Sì | Sì | Sì |
N/D | N/D |
richtext | Sì | solo testo | Sì | Sì | Sì | N/D | N/D |
semplice text | Sì | solo testo | Sì | Sì | Sì | N/D | N/D |
immagine | No | solo immagine | No | Sì | No | N/D | N/D |
firma | No | No | No |
Sì | No | N/D | N/D |
È possibile utilizzare un modello di lettera esistente per creare rapidamente un modello di lettera con proprietà, contenuto e risorse ereditate simili, ad esempio frammenti di documento e dizionario dati. A questo scopo, copia e incolla una lettera.