El flujo de trabajo de Correspondencia Management consta de cuatro fases:
El siguiente gráfico muestra un flujo de trabajo típico para crear una plantilla de correspondencia.
En este flujo de trabajo:
Los diseñadores de formularios crean diseños y presentaciones de fragmentos con Adobe Forms Designer y los cargan en un repositorio de CRX. Los diseños contienen campos de formulario típicos, funciones de presentación como encabezado y pie de página y "áreas de destinatario" vacías para la colocación del contenido. Más adelante, los especialistas en aplicaciones asignan el contenido necesario para estas áreas de destinatario. Más información sobre diseño.
Los expertos en materia de materias de los departamentos de legal, financiero o marketing crean y cargan contenido como, por ejemplo, cláusulas de texto, términos y condiciones, e imágenes como logotipos, que se reutilizan en varias plantillas de correspondencia.
Los especialistas en aplicaciones crean plantillas de correspondencia. Especialista en solicitudes
El autor previsualización la carta y la envía para su posterior procesamiento. Más información sobre posprocesamiento.
En lugar de crear una plantilla de diseño desde cero, puede elegir modificar y reutilizar las plantillas que proporciona la Administración de correspondencia. Puede utilizar designer para modificar rápidamente la marca y los campos de datos y contenido de las plantillas para adaptarlos a las necesidades de su organización. Para obtener más información sobre las plantillas de Correspondence Management, consulte Plantillas de carta de referencia.
Los fragmentos de documento son partes reutilizables\componentes de una correspondencia que permite componer letras\correspondencia.
Los fragmentos de documento son de los siguientes tipos:
Un recurso de texto es un fragmento de contenido que consta de uno o varios párrafos de texto. Un párrafo puede ser estático o dinámico. Un párrafo dinámico contiene referencias a elementos de datos, cuyos valores se suministran en tiempo de ejecución.
Lista es una serie de fragmentos de documento, incluidos texto, listas (la misma lista no se puede "añadir en sí misma), condiciones e imágenes. El orden de los elementos de lista puede ser fijo o editable. Al crear una carta, puede utilizar algunos o todos los elementos de lista para replicar un patrón reutilizable de elementos.
Las condiciones le permiten definir qué contenido se incluye en el momento de la creación de la correspondencia, en función de los datos suministrados. La condición se describe en términos de variables de control. Las variables pueden ser un elemento de diccionario de datos o un marcador de posición. Al agregar una condición, puede elegir incluir un recurso en función del valor que tenga la variable de control. Las condiciones tienen una única salida basada en una expresión. La primera expresión se encuentra como verdadera, según la variable de condición actual. Su valor se convierte en el resultado de la condición.
Un fragmento de diseño es un diseño que se puede utilizar en una o varias letras. Un fragmento de diseño se utiliza para crear patrones repetibles, especialmente tablas dinámicas. La presentación puede contener campos de formulario típicos como "Dirección" y "Número de referencia". También contiene subformularios vacíos que denotan áreas de destinatario. Los diseños (XDP) se crean en Designer y, a continuación, se cargan en Forms y Documentos.
Existen dos maneras de generar la correspondencia que se envía a sus clientes: dirigido por el usuario y por el sistema.
Los empleados orientados al cliente, como los reguladores de reclamaciones o los trabajadores pueden crear correspondencia personalizada. Mediante una interfaz sencilla e intuitiva de cumplimentación de cartas, los usuarios empresariales pueden añadir texto opcional a la correspondencia, personalizar el contenido editable mientras previsualizan la correspondencia en tiempo real. Luego pueden enviar la correspondencia personalizada a un proceso back-end.
La generación de correspondencia es automatizada, impulsada por déclencheur de evento. Por ejemplo, un aviso de recordatorio enviado a una ciudadana pidiéndole que registre impuestos por adelantado, se genera combinando la plantilla predefinida con datos de ciudadanos. La carta final se puede enviar por correo electrónico, imprimir, enviar por fax o archivar.
La correspondencia final se puede enviar a un proceso de postprocesamiento. La correspondencia puede ser:
El siguiente gráfico proporciona información general de una arquitectura de ejemplo de la solución Letters.
Este documento de Aviso de Cancelación es un ejemplo de una correspondencia típica:
Elementos de carta | Descripción | Formado con |
Datos de sistemas empresariales back-end | Datos procedentes de sistemas empresariales back-end. Los datos se combinan dinámicamente con la plantilla de correspondencia. | El archivo de datos creado según un diccionario de datos |
Datos ingresados por empleado de primera línea |
Datos que puede proporcionar un empleado de primera línea que está personalizando la carta antes de enviarla. |
Elementos DD no protegidos |
Párrafos de texto aprobados previamente |
Contenido de texto preaprobado. Los expertos en Derecho, Finanzas o una línea de negocios que entienden el contexto comercial de la carta suelen crear el contenido del texto. El contenido, como el encabezado, el pie de página, las renuncias de responsabilidad y el saludo, sería común en la mayoría de las letras. Sin embargo, contenidos como "motivo de la terminación" serían específicos de la carta en particular. | Text\Lists\
|
¿Datos basados en lógica personalizada? |
En el caso de algunas cartas, como una carta para solicitar más información sobre una reclamación, los usuarios como el ajuste de reclamaciones pueden agregar contenido de texto personalizado. | Documento Fragmento de tipo Condición |
Imágenes almacenadas del repositorio central |
Imágenes como logotipos e imágenes de firma. Imágenes como logotipos corporativos aparecerían en la mayor parte o en toda la correspondencia. Las imágenes de firma son específicas de la carta y de la persona en cuyo nombre se envía la carta. | Imágenes almacenadas en AEM recursos (DAM)
|
Analice cada letra para descubrir los distintos elementos que la componen. El especialista en aplicaciones analiza las correspondencias que se generan.
Qué partes de la correspondencia son estáticas y cuáles dinámicas. Las variables que se rellenan desde fuentes de datos back-end o por usuarios finales.
El orden en que los distintos párrafos de texto aparecen en la correspondencia, como por ejemplo si un usuario comercial puede cambiar de párrafo durante la creación de la correspondencia.
¿Se genera el sistema de correspondencia o se requiere que un usuario final edite la correspondencia? ¿Cuántas correspondencias se generan a partir del sistema y cuántas requieren la intervención del usuario?
¿Con qué frecuencia cambia la plantilla de correspondencia? ¿Se actualizará anualmente, trimestralmente o sólo cuando cambie una legislación en particular? ¿Qué tipo de cambios se esperan? Es un cambio para corregir errores tipográficos, un cambio de diseño, agregar más campos, agregar más párrafos, etc.
Cuando planifique sus requisitos de correspondencia, cree la lista de nuevas plantillas de correspondencia. Para cada plantilla de correspondencia se requiere:
Condiciones en las que los usuarios comerciales, como los reguladores de reclamaciones o los trabajadores de casos, modifican el contenido o partes de la carta.
Los escenarios son narrativas que describen la experiencia del usuario, los requisitos y las ventajas de utilizar la solución Cartas.
Los escenarios también proporcionan:los conjuntos de habilidades y las herramientas que necesita para el proyecto.
Prácticas recomendadas para planificar la implementación. "Descripción general de la implementación de alto nivel.
Reutilización de contenidoDispone de una lista consolidada del nuevo contenido necesario para generar correspondencia. Gran parte del contenido, como encabezados, pies de página, renuncias de responsabilidad e introducciones, es común a muchas letras y se puede reutilizar en varias letras. Todos estos contenidos comunes pueden ser creados y aprobados por expertos una vez y luego reutilizados en muchas piezas de correspondencia.
Creación del diccionario de datosHabrá valores de datos como "ID del cliente" y "Nombre del cliente" que son comunes a muchas letras. Puede preparar una lista consolidada de todos estos valores de datos. Normalmente, se consulta a alguien del equipo de middleware empresarial al planificar la estructura. Esto constituye la base para crear el diccionario de datos.
Abastecimiento de datos desde sistemas empresariales back-endTambién conocerá todos los valores de datos necesarios y desde dónde se obtienen los datos del sistema empresarial. A continuación, puede diseñar la implementación para extraer los datos del sistema empresarial y alimentarlos con la solución Letters.
Calcular la complejidad de las cartasEs importante determinar cuán complejo será crear una correspondencia en particular. Esta análisis ayuda a determinar la cantidad de tiempo y conjuntos de habilidades que serán necesarios para crear las plantillas de letras. Esto, a su vez, ayudará a estimar los recursos y el costo de la implementación de la solución Letters.
La complejidad de la correspondencia puede determinarse analizando los siguientes parámetros:
Complejidad del diseño ¿Qué complejidad tiene el diseño? Las cartas como Aviso de cancelación tienen diseños sencillos. Mientras que las letras como Confirmación de cobertura de solicitudes tienen una presentación compleja con varias tablas y más de 60 campos de formulario. La creación de diseños complejos lleva más tiempo y requiere conjuntos de habilidades de diseño avanzado.
Número de párrafos de texto y condicionesUn contrato de préstamo puede tener 10 páginas y contener más de 40 cláusulas de texto. Muchas de estas cláusulas dependerían de "parámetros de préstamo". Sobre la base de las condiciones exactas, las cláusulas se incluirían o excluirían del contrato. La creación de esas cartas requiere una planificación minuciosa y una definición cuidadosa de las condiciones complejas.
Esta tabla proporciona algunas directrices que puede utilizar para clasificar las letras:
Nivel de complejidad |
Complejidad del diseño (subjetivo) |
Número de párrafos de texto |
Número de textos o imágenes condicionales |
Conjunto de habilidades requerido |
Baja complejidad |
Baja. Layout tiene pocos campos de formulario (<15). Generalmente una página. |
8 |
1 |
Capacidades de diseñador medio. |
Complejidad media |
Diseño de complejidad media. Incluye estructuras como tablas. Generalmente más de una página de largo. |
16 |
2 |
Capacidades de diseñador medio.
Capacidad para crear expresiones complejas mediante interfaces de usuario. |
Alta complejidad |
Diseño complejo. Puede tener buenas tres páginas. Contiene tablas y más de 60 campos de formulario. |
40 |
8 |
Capacidades de diseñador experto.
Capacidad para crear expresiones complejas mediante interfaces de usuario. |
Primero necesita lo siguiente para crear una correspondencia:
Seleccione Forms > Letras.
Seleccione Crear > Carta. La Administración de correspondencia muestra los diseños disponibles (XDP). Estos diseños proceden de Designer. Los diseños también incluyen las plantillas de letras que la Administración de correspondencia proporciona de forma predeterminada. Para obtener más información sobre las plantillas de Correspondence Management, consulte Plantillas de carta de referencia. Para añadir sus propios diseños, cree archivos XDP (layout) en Designer y, a continuación, cárguelos en AEM Forms.
Toque Siguiente para seleccionar un diseño.
Introduzca las propiedades de Correspondencia y toque Guardar:
El sistema muestra un mensaje: "Carta creada correctamente". (en el mensaje de alerta) Toque Abrir para configurar los módulos de datos y los fragmentos de diseño que contiene. O toque Listo para volver a la página anterior.
Siguiente: Al tocar Abrir, la Administración de correspondencia muestra una representación del diseño con todos los componentes del diseño (XDP) enumerados. Continúe insertando los Módulos de datos y fragmentos de diseño y configurándolos.
Cuando después de crear una correspondencia, toque Abrir, la Administración de correspondencia muestra una representación de la presentación con todos los subformularios o áreas de destinatario de la presentación (XDP) enumerados. En cada una de las áreas de destinatario, puede elegir insertar un módulo de datos o un fragmento de diseño (y, a continuación, módulos de datos en el fragmento de diseño).
También puede tocar el icono Editar de una letra en la página Letras para insertar módulos de datos y fragmentos de diseño en una carta y configurarlos.
Puntee Insertar para cada uno de los subformularios y seleccione Módulos de datos o un fragmento de diseño para insertar en cada uno de los subformularios.
Seleccione Módulo de datos o Fragmento de diseño para estas opciones en cada subformulario y, a continuación, elija los módulos de datos o los fragmentos de diseño que desea insertar. Un fragmento de diseño permite insertar en él módulos de datos o fragmentos de diseño según su diseño (hasta cuatro niveles).
Si inserta un fragmento de diseño, el nombre del fragmento de diseño aparece en el subformulario. Y según el fragmento seleccionado, los subformularios anidados aparecen en el subformulario.
Después de insertar los módulos de datos seleccionados en el diseño, puede tocar el modo de configuración y establecer lo siguiente después de tocar el icono Editar para cada uno de los módulos:
Para editar un módulo, toque el icono Editar junto a él. Después de editar los módulos, toque Guardar.
En esta página, también puede hacer lo siguiente para los subformularios:
En esta página, también puede hacer lo siguiente para cada uno de los recursos de los subformularios:
Toque Siguiente.
La página Datos detalla cómo se utilizan los campos de datos y las variables en la plantilla. Los datos se pueden vincular a fuentes de datos como un diccionario de datos o entradas del usuario. Cada campo define las propiedades desde las que el diccionario de datos asigna datos o qué rótulo se muestra para los campos de entrada del usuario.
Vinculación:
A continuación se muestran algunos campos principales en la vinculación:
Multilínea: Puede especificar si la entrada de datos de un campo o variable es multilínea. Si selecciona esta opción, el cuadro de entrada del campo o la variable se muestra como cuadro de entrada multilínea en la Vista de edición de datos. El campo o la variable también se muestra como multilínea en las vistas de datos y contenido en la interfaz de usuario Crear correspondencia. El campo de entrada multilínea es similar al campo para introducir un comentario en un TextModule. La opción multilínea solo está disponible para campos y variables con tipo de vínculo Usuario o Elementos del diccionario de datos no protegidos.
Opcional: Puede especificar si el valor del campo o la variable es opcional o no. La opción de campo opcional está disponible para campos y variables con tipo de vínculo Usuario o Elementos del diccionario de datos no protegidos.
Validación de campo/variable: Para proporcionar una validación mejorada del valor de un campo o variable, puede asignar un validador al campo o variable. Esta opción solo está disponible para campos y variables con tipo de vínculo Usuario o Elementos del diccionario de datos no protegidos.
Subtítulos e información sobre herramientas: Rótulo es la etiqueta del campo que aparece antes del campo en la interfaz de usuario de CCR. Esta opción está disponible para campos y variables con tipo de vínculo Usuario o Elementos del diccionario de datos no protegidos.
A continuación se indican los tipos de validación que puede utilizar para los campos:
Validador de cadenas: Utilice el validador de cadenas para especificar una longitud mínima y máxima de la cadena introducida en el campo o la variable. Cuando cree un validador de cadenas, asegúrese de especificar parámetros de validación válidos. Introduzca una longitud válida para los valores mínimo y máximo. Para el validador de cadenas, puede especificar la longitud mínima y máxima del valor que se puede introducir. Si el valor introducido no se ajusta a los valores mínimo y máximo especificados, el campo correspondiente de la interfaz de usuario de CCR se marca en color rojo.
Validador de número: Utilice el Validador de números para especificar el valor numérico mínimo y máximo introducido en un campo o variable. Cuando cree un validador de números, asegúrese de especificar parámetros de validación válidos. Introduzca valores numéricos para los valores mínimo y máximo.
Validador de Expresiones regular: Utilice el Validador de Expresiones regulares para definir una expresión regular que se utilice para validar el valor de un campo o variable. Además, puede personalizar el mensaje de error. Cuando cree un validador de Expresiones regular, asegúrese de especificar una expresión regular válida.
Los validadores de campos y variables solo están disponibles en campos o variables con tipo de vínculo Usuario o Elementos del diccionario de datos no protegidos.
Después de especificar la vinculación, toque Siguiente. La Administración de correspondencia muestra la pantalla Archivos adjuntos.
Seleccione Añadir recurso.
En la pantalla Seleccionar recurso, toque los recursos para adjuntarlos a la letra y toque Listo. Es necesario que los recursos se carguen primero en Recursos. Se recomienda adjuntar solo archivos PDF y documentos de Microsoft Office, pero también puede adjuntar imágenes. Para obtener más información sobre cómo cargar recursos en DAM, consulte Carga de recursos.
Para bloquear el orden de los recursos en la lista de modo que el ajuste de reclamaciones no pueda cambiar el orden, toque Bloquear orden. Si no selecciona esta opción, el ajuste de solicitudes puede cambiar el orden de los artículos de lista.
Para cambiar el orden de los recursos, arrastre y suelte un recurso que contenga el icono de reordenación de un recurso ( ).
Toque Editar delante de un archivo adjunto y especifique un archivo adjunto como Obligatorio si no desea que el autor pueda eliminarlo. Especifique un archivo adjunto como Seleccionado si desea que se preseleccione en la interfaz de CCR.
Seleccione Acceso a biblioteca para dar acceso a la biblioteca. Si Acceso a biblioteca está habilitado, el ajuste de solicitudes puede acceder a la biblioteca de contenido al crear una carta e insertar archivos adjuntos.
Seleccione Configuración de datos adjuntos y especifique el número máximo de datos adjuntos.
Toque Guardar. La correspondencia se crea y se enumera en la página Cartas.
Después de crear una plantilla de carta en Correspondence Management, el usuario final/agente/ajustador de notificaciones puede abrir la carta en la interfaz de usuario de CCR y crear una correspondencia introduciendo datos, configurando contenido y administrando archivos adjuntos. Para obtener más información, consulte Crear correspondencia.
En la tabla siguiente se describen los tipos de vínculos disponibles para distintos tipos de campos.
Los siguientes valores de la tabla
Literal | Recurso | Diccionario de datos | Ignorar | Usuario | Campo | Variable | |
date | Sí | No | Sí | Sí | Sí | N/D | N/D |
time | Sí | No | Sí | Sí | Sí | N/D | N/D |
datetime | Sí | No | Sí | Sí | Sí | N/D | N/D |
integer | Sí | No | Sí | Sí | Sí |
N/D | N/D |
float | Sí | No | Sí | Sí | Sí |
N/D | N/D |
richtext | Sí | solo texto | Sí | Sí | Sí | N/D | N/D |
texto sin formato | Sí | solo texto | Sí | Sí | Sí | N/D | N/D |
image | No | solo imagen | No | Sí | No | N/D | N/D |
signature | No | No | No |
Sí | No | N/D | N/D |
Puede utilizar una plantilla de carta existente para crear rápidamente una plantilla de carta con propiedades, contenido y recursos heredados similares, como fragmentos de documento y diccionario de datos. Para ello, copie y pegue una carta.