Usar o Adobe Sign em um formulário adaptável

A Adobe Sign habilita workflows de assinatura eletrônica para formulários adaptáveis. As assinaturas eletrônicas melhoram os workflows para processar documentos para áreas legais, de vendas, de folha de pagamento, de gerenciamento de recursos humanos e outras.

Em um cenário típico de formulários adaptáveis e Adobe Sign, um usuário preenche um formulário adaptável para solicitar um serviço. Por exemplo, um pedido de hipoteca e de cartão de crédito requer assinaturas legais de todos os mutuários e co-requerentes. Para habilitar workflows de assinatura eletrônica para cenários semelhantes, é possível integrar o Adobe Sign ao AEM Forms. Mais alguns exemplos são: você pode usar o Adobe Sign para:

• Feche negócios de qualquer dispositivo com processos de propostas, cotações e contratos totalmente automatizados.
• Conclua os processos de recursos humanos mais rapidamente e dê aos seus funcionários as experiências digitais.
• Reduza o tempo de ciclo de contratos e integre seus fornecedores mais rapidamente.
• Crie workflows digitais que automatizam processos comuns.

A integração do Adobe Sign com o AEM Forms suporta:

• Workflows de assinatura de usuário único e múltiplo
• Workflows de assinatura sequenciais e simultâneos
• Experiências de assinatura em forma e fora de forma
• Assinar formulários como um usuário anônimo ou conectado
• Processos de assinatura dinâmica (integração com o fluxo de trabalho da AEM Forms)
• Autenticação por meio de uma base de conhecimento, telefone e perfis sociais

Pré-requisitos

Antes de usar o Adobe Sign em um formulário adaptável:

• Verifique se o serviço de nuvem da AEM Forms está configurado para usar o Adobe Sign. Para obter detalhes, consulte Integrar o Adobe Sign ao AEM Forms.
• Mantenha a lista dos signatários prontos. Você precisa de pelo menos um endereço de email para cada assinante.

Configure o Adobe Sign para um formulário adaptável

Execute as seguintes etapas para configurar o Adobe Sign para um formulário adaptável:

1. Editar propriedades de formulário adaptável para sinal de Adobe

2. Adicionar campos do Adobe Sign a um formulário adaptável

3. Habilitar Adobe Sign para um formulário adaptável

4. Selecione o Cloud Service Adobe Sign para um formulário adaptável

5. Adicionar signatários do Adobe Sign a um formulário adaptável

6. Selecione Enviar ação para um formulário adaptável

Editar propriedades de formulário adaptável para Adobe Sign

Configure as propriedades de formulário adaptável para Adobe Sign para um formulário adaptável existente ou novo.

Crie um formulário adaptável para Adobe Signature descreve as etapas para criar um formulário adaptável básico. Consulte Criar um formulário adaptável para obter outras opções disponíveis ao criar um formulário adaptável.

Criar um formulário adaptável para Adobe Sign

Execute as seguintes etapas para criar um formulário adaptável habilitado para assinatura:

1. Navegue até Adobe Experience Manager > Forms > Forms & Documentos.

2. Toque em Criar e selecione Formulário adaptável. Uma lista de modelos é exibida. Selecione o modelo e toque em Next.

3. Na guia Basic:

   1. Especifique Name e Title para o formulário adaptável.

   2. Selecione o container de configuração criado ao configurar o Adobe Sign com o AEM Forms.

      Observação

      A lista suspensa Adobe Sign Cloud Service exibe os serviços em nuvem configurados no container de configuração selecionado neste campo. A lista suspensa Adobe Sign Cloud Service está disponível na seção Assinatura Eletrônica das propriedades de formulário adaptável quando você seleciona a opção Ativar Adobe Sign.

4. Na guia Modelo de formulário, selecione uma das seguintes opções:

   • Selecione a opção Associar modelo de formulário como o Documento do modelo de Registro e selecione um Documento de modelo de Registro. Se você usar um formulário adaptativo baseado em modelo de formulário, os documentos enviados para assinatura exibirão apenas os campos que se baseiam no modelo de formulário associado. Não exibe todos os campos do formulário adaptável.

   • Selecione a opção Gerar Documento de Record. Se você usar um formulário adaptável habilitado para a opção Documento de registro, o documento enviado para assinatura exibirá todos os campos do formulário adaptável.

5. Toque em Criar. É criado um formulário adaptável habilitado para assinatura, que pode ser usado para adicionar campos do Adobe Sign.

Editar um formulário adaptável para Adobe Sign

Execute as seguintes etapas para usar o Adobe Sign em um formulário adaptável existente:

1. Navegue até Adobe Experience Manager > Forms > Forms & Documentos.

2. Selecione o formulário adaptável e toque em Propriedades.

3. Na guia Basic, selecione o container de configuração criado ao configurar o Adobe Sign com o AEM Forms.

4. Na guia Modo de formulário, selecione uma das seguintes opções:

   • Selecione a opção Associar modelo de formulário como o Documento do modelo de Registro e selecione um Documento de modelo de Registro. Se você usar um formulário adaptativo baseado em modelo de formulário, os documentos enviados para assinatura exibirão apenas os campos que se baseiam no modelo de formulário associado. Não exibe todos os campos do formulário adaptável.

   • Selecione a opção Gerar Documento de Record. Se você usar um formulário adaptável habilitado para a opção Documento de registro, o documento enviado para assinatura exibirá todos os campos do formulário adaptável.

5. Toque em Salvar e fechar. O formulário adaptável está habilitado para Adobe Sign.

Adicionar campos Adobe Sign a um formulário adaptável

O Adobe Sign tem vários campos que podem ser colocados em um formulário adaptável. Esses campos aceitam vários tipos de dados, como assinaturas, iniciais, empresa ou título, e ajudam a coletar informações extras durante a assinatura, juntamente com as assinaturas. Você pode usar o componente Adobe Sign Block para colocar campos Adobe Sign em vários locais em um formulário adaptável.

Execute as seguintes etapas para adicionar campos a um formulário adaptável e personalizar várias opções relacionadas a esses campos:

1. Arraste e solte o componente Adobe Sign Block do navegador de componentes para o formulário adaptável. O componente Adobe Sign Block tem todos os campos do Adobe Sign suportados. Por padrão, adiciona um campo Signature ao formulário adaptável.

   

   Por padrão, o Adobe Sign Block não fica visível no formulário adaptável publicado. Ela é visível somente nos documentos de assinatura. Você pode alterar a visibilidade do Adobe Sign Block das propriedades do componente Adobe Sign Block.

   Observação

   • O uso do bloco Adobe Sign não é obrigatório para usar o Adobe Sign em um formulário adaptável. Se você não usar o bloco Adobe Sign e adicionar campos para os signatários, o campo de assinatura padrão será exibido na parte inferior dos documentos de assinatura.
   • Use o bloco Adobe Sign somente para os formulários adaptáveis que geram automaticamente o Documento de Registro. Se você estiver usando um XDP personalizado para gerar um Documento de Registro ou um formulário adaptável baseado em modelo de formulário, o bloco Adobe Sign não será necessário.

2. Selecione o componente Adobe Sign Block e toque no ícone Editar . Exibe opções para adicionar campos e formatar a aparência de um campo.

   

   A. Selecione e adicione campos do Adobe Sign. B. Expanda o bloco Adobe Sign para a visualização em tela cheia

3. Toque no ícone Campo do Adobe Sign . Ele exibe opções para selecionar e adicionar campos do Adobe Sign.

   Expanda o campo suspenso Tipo para selecionar um campo Adobe Sign e toque no ícone Concluído para adicionar o campo selecionado ao bloco Adobe Sign. O campo suspenso Tipo inclui os tipos de campos Assinatura, Informações do assinante e Dados. Integração do Adobe Sign com os campos de suporte do AEM Forms listados somente na caixa suspensa Tipo. Para obter informações detalhadas sobre campos do Adobe Sign, consulte Documentação do Adobe Sign.

   

   É obrigatório fornecer um nome exclusivo para um campo. Você também pode selecionar a opção necessária para marcar um campo como obrigatório. Além da opção Name e Required Required, alguns campos do Adobe Sign têm mais opções. Por exemplo, máscara e várias linhas. Além disso, especifique um nome exclusivo para cada campo do Adobe Sign se os campos residem no mesmo bloco do Adobe Sign ou em blocos diferentes.

   Se você selecionar Assinatura digital na lista suspensa, poderá aplicar assinaturas digitais ao formulário adaptável:

   • Online usando assinaturas em nuvem para assinar com uma ID digital hospedada por um provedor de serviço de confiança.
   • Localmente, baixando o documento com Adobe Acrobat ou Reader usando um cartão inteligente, um token USB ou uma ID digital baseada em arquivo.

Ative o Adobe Sign para um formulário adaptável

A Adobe Sign não está ativada para um formulário adaptável. Execute as seguintes etapas para ativá-la:

1. No navegador de conteúdo, toque em Container de formulário e toque no ícone Configurar . Ele abre o navegador de propriedades e exibe as propriedades do container de formulário adaptável.
2. No navegador de propriedades, expanda a opção Assinatura eletrônica e selecione a opção Habilitar Adobe Sign. Ele habilita o Adobe Sign para um formulário adaptável.

Selecione Adobe Sign Cloud Service e ordem de assinatura

Você pode configurar vários serviços Adobe Sign para uma instância do AEM Forms. É aconselhável ter um conjunto separado de serviços para cada função (Recursos Humanos, Finanças e muito mais). Facilita o rastreamento e o relatórios de documentos assinados. Por exemplo, um banco tem vários departamentos. Você pode ter uma configuração separada para cada departamento para melhor rastreamento dos documentos.

Um documento também pode ter vários signatários. Por exemplo, uma solicitação de cartão de crédito pode ter vários candidatos. Um banco requer assinaturas de todos os candidatos antes de iniciar o processamento do pedido. Para cenários com vários signatários, você pode optar por assinar o documento em ordem sequencial ou simultânea.

Execute as seguintes etapas para selecionar um serviço em nuvem e a ordem de assinatura:

1. No navegador de conteúdo, toque em Container de formulário e toque no ícone Configurar . Ele abre o navegador de propriedades e exibe as propriedades do container de formulário adaptável.

2. No navegador de propriedades, expanda a opção Assinatura eletrônica e selecione a opção Habilitar Adobe Sign. Ele habilita o Adobe Sign para um formulário adaptável.

3. Selecione um serviço em nuvem na lista já configurada dos Cloud Services Adobe Sign.

   Se a lista Adobe Sign Cloud Service estiver vazia, siga o artigo Configure o Adobe Sign com o AEM Forms para configurar o serviço.

   A lista suspensa lista os serviços em nuvem existentes na pasta global em Ferramentas > Cloud Services > Adobe Sign. Além disso, o menu suspenso também lista os serviços em nuvem existentes na pasta selecionada no campo Container de configuração ao criar um formulário adaptável.

4. Selecione a ordem de assinatura na caixa de diálogo Os assinantes podem assinar. Os cantores Adobe Sign podem assinar um formulário adaptável Sequencialmente - um após outro assinante, ou Simultaneamente - em qualquer ordem.

   Em ordem sequencial, um assinante recebe o formulário para assinatura, de cada vez. Depois que um assinante concluir a assinatura do documento, o formulário será enviado para o próximo assinante e assim por diante.

   Em ordem simultânea, vários signatários podem assinar um formulário de cada vez.

5. Adicione signatários a um formato adaptável e toque no ícone aem_6_3_forms_ saveicon concluído para salvar as alterações.

Adicionar signatários a um formulário adaptável

Você pode ter apenas um ou vários signatários para um formulário adaptável. Ao adicionar um assinante, você também pode configurar detalhes de autenticação para o assinante. Também é possível selecionar se o usuário e o cantor do formulário são a mesma pessoa. Execute as seguintes etapas para adicionar e fornecer vários detalhes sobre um assinante:

1. No navegador de conteúdo, toque em Container de formulário e toque no ícone Configurar . Ele abre o navegador de propriedades com as propriedades do container de formulário adaptável.

2. No navegador de propriedades, expanda a opção Assinatura eletrônica e selecione a opção Habilitar Adobe Sign. Ele habilita o Adobe Sign para um formulário adaptável.

3. Toque em Adicionar assinante em Configuração do assinante. Ele adiciona um signatário ao formulário adaptativo. É possível adicionar vários signatários do Adobe Sign a um formulário adaptável.

4. 

   Clique no ícone Editar para especificar as seguintes informações sobre o assinante:

   • Título: especifique um título para identificar exclusivamente um assinante.

   • O assinante e a pessoa que preenche o formulário são os mesmos?: Selecione Sim se o usuário e o primeiro assinante forem a mesma pessoa. Se a opção estiver definida como Não,, não use o componente de etapa de assinatura no formulário adaptável. Se o formulário contiver um componente Etapa de assinatura, o campo será automaticamente definido como Sim.

   • Endereço de email do assinante: especifique o endereço de email do assinante. O assinante recebe para ser assinado documentos/formulário no endereço de email especificado. Você pode optar por usar um endereço de email fornecido em um campo de formulário, AEM perfil do usuário conectado ou inserir manualmente um endereço de email. Trata-se de um passo obrigatório. Verifique se o endereço de email do primeiro assinante ou do único assinante (no caso de um único assinante) não é idêntico à conta da Adobe Sign usada para configurar os serviços em nuvem do AEM.

   • Método de autenticação do assinante: especifique o método para autenticar um usuário antes de abrir um formulário para assinatura. Você pode escolher entre autenticação por telefone, base de conhecimento e baseada em identidade social.

   Observação

   • Por padrão, a autenticação baseada em identidade social fornece uma opção para autenticação usando o Facebook, o Google e o LinkedIn. Você pode entrar em contato com o suporte da Adobe Sign para ativar outros provedores de autenticação social.
   • Campos do Adobe Sign para preencher ou assinar: Selecione os campos do Adobe Sign para o assinante. Um formulário adaptável pode ter vários campos Adobe Sign. Você pode optar por ativar campos específicos para um assinante. O campo exibe todos os Blocos do Adobe Sign disponíveis. Quando você seleciona um bloco, todos os campos do bloco são selecionados. Você pode usar o ícone X para desmarcar um campo.

   

   A imagem acima tem dois blocos Adobe Sign de exemplo: Informações pessoais e detalhes do escritório

   Toque no ícone Concluído . O assinante é adicionado e configurado.

Selecione Enviar ação para um formulário adaptável

Depois que você adicionar campos Adobe Sign a um formulário adaptável, ativar o Adobe Sign a partir do container de formulário, selecionar Adobe Sign Cloud Service e adicionar Adobe Sign Signers, selecione uma ação de envio apropriada para o formulário adaptável. Para obter informações detalhadas sobre ações de envio de formulários adaptáveis, consulte Configuração da ação Enviar.

Além disso, um formulário adaptativo habilitado para Adobe Sign é enviado somente depois que todos os assinantes assinam o formulário. Você pode encontrar um formulário parcialmente assinado na seção Assinatura pendente do portal de formulários. O Adobe Sign Configuration Service continua a pesquisar o servidor Adobe Sign em intervalos regulares para verificar o status das assinaturas. Se todos os signatários concluírem a assinatura do formulário, o serviço de ação de envio será iniciado e o formulário será enviado. Se você estiver usando uma ação de envio personalizada e o formulário usar a Adobe Sign, atualize sua ação de envio personalizada para usar o serviço de ação de envio.