Créer une lettre

Workflow de Correspondence Management

Le workflow de Correspondence Management se compose de quatre phases :

1. Création de modèles
2. Création de fragments de document
3. Création de lettre
4. Post-traitement

Création de modèles

Le graphique suivant illustre un workflow type de création d’un modèle de correspondance.

Dans ce flux de travaux :

1. Les concepteurs de formulaire créent des mises en page et des mises en page de fragments à l’aide d’Adobe Forms Designer et les téléchargent vers un référentiel CRX. Les mises en page contiennent des champs de formulaire classiques, des fonctions de mise en page (en-têtes et pieds de page, par exemple) et des « zones cibles » vides où placer du contenu. Par la suite, les spécialistes d’applications mappent le contenu requis pour ces zones cibles. Plus d’informations sur conception de la mise en page.

2. Des experts spécialisés dans les services juridique, financier ou marketing créent et téléchargent du contenu tel que des clauses de non-responsabilité, des conditions générales et des images telles que des logos, qui sont réutilisés dans divers modèles de correspondance.

3. Les spécialistes d’applications créent des modèles de correspondance. Le spécialiste des applications

   • Mappe des clauses et des images aux zones cible dans les modèles de mise en page ;
   • Définit des conditions/règles pour l’inclusion de contenu.
   • Liaison de champs et de variables de disposition aux modèles de données sous-jacents

4. Auteur : prévisualise la lettre et l’envoie en post-traitement. Plus d’informations sur post-traitement.

Utilisation de modèles de lettre fournis avec Correspondence Management

Au lieu de créer entièrement un modèle de mise en page, vous pouvez choisir de modifier et de réutiliser les modèles fournis par Correspondence Management. Vous pouvez utiliser Designer pour modifier rapidement la marque et les données et les champs de contenu des modèles en fonction des besoins de votre entreprise. Pour plus d’informations sur les modèles Correspondence Management, voir Modèles de lettre de référence.

Création de fragments de document

Les fragments de document sont les parties\composants réutilisables d’une correspondance avec laquelle vous pouvez composer des lettres\une correspondance.

Les fragments de document sont composés des types suivants :

Texte

Une ressource de texte est un élément de contenu constitué d’un ou de plusieurs paragraphes de texte. Un paragraphe peut être statique ou dynamique. Un paragraphe dynamique contient des références à des éléments de données dont les valeurs sont fournies au moment de l’exécution.

Liste

Une liste est une série de fragments de document comprenant du texte, des listes (une même liste ne peut pas être ajoutée à elle-même), des conditions et des images. L'ordre des éléments de la liste peut être fixe ou modifiable. Lors de la création d’une lettre, vous pouvez utiliser certains ou tous les éléments de liste pour répliquer un modèle d’éléments réutilisable.

Condition

Les conditions vous permettent de définir le contenu à inclure lors de la création d’une correspondance, en fonction des données fournies. La condition est décrite en termes de variables de contrôle. Les variables peuvent être soit un élément de dictionnaire de données, soit un espace réservé. Lorsque vous ajoutez une condition, vous pouvez choisir d’inclure un actif en fonction de la valeur de la variable de contrôle. Les conditions produisent une seule sortie, basée sur une expression. La première expression se révèle vraie, en fonction de la variable de condition actuelle. Sa valeur devient la sortie de la condition.

Fragment de mise en page

Un fragment de mise en page est une mise en page pouvant être utilisée dans une ou plusieurs lettres. Un fragment de mise en page est utilisé pour créer des modèles répétables, en particulier des tableaux dynamiques. La mise en page peut contenir des champs de formulaire types tels qu’« Adresse » et « Numéro de référence ». Elle contient également des sous-formulaires vides indiquant les zones cible. Les dispositions (XDP) sont créées dans Designer, puis sont téléchargées sur Forms et Documents.

Création de lettre

Il existe deux manières de générer la correspondance envoyée à vos clients : piloté par l’utilisateur et par le système.

piloté par l’utilisateur

Les employés en contact avec la clientèle comme les experts en assurances ou les chargés d’assistance peuvent créer de la correspondance personnalisée. Dans une interface simple et intuitive présentant une mise en page simple de courrier, les utilisateurs peuvent ajouter du texte facultatif, personnaliser le contenu modifiable tout en prévisualisant la correspondance en temps réel. Ils peuvent ensuite envoyer la correspondance personnalisée à un processus principal.

Création par le système

La génération des correspondances est automatisée, basée sur des déclencheurs d’événement. Par exemple, un rappel envoyé à un contribuable l’invitant à remplir sa feuille d’impôts sera généré par la fusion du modèle prédéfini avec les données du citoyen. La lettre finale peut être envoyée par courrier électronique, imprimée, télécopiée ou archivée.

Post-traitement

La correspondance finalisée pourra être envoyée à un processus d’arrière-plan à des fins de post-traitement. La correspondance peut être :

1. Traités pour l’impression par courrier électronique, par fax ou par lots, ou placés dans un dossier à des fins d’impression ou d’envoi par courrier électronique.
2. Envoyé pour révision et approbation.
3. Sécurisée par l’application de signatures numériques, de certification, de chiffrement ou de gestion des droits numériques.
4. Converti en document de PDF pouvant faire l’objet d’une recherche et contenant toutes les métadonnées nécessaires à l’archivage et à l’audit.
5. Incluse dans un portfolio PDF qui comprend d’autres documents tels que des supports marketing. Le portfolio PDF peut ensuite être envoyé comme correspondance finale.

Architecture de la solution Correspondence Management

Le graphique suivant présente un aperçu d’un exemple d’architecture de la solution de lettres.

Découpage d’une lettre

Ce document d’avis d’annulation est un exemple type de correspondance :

Analyse d’une lettre avant sa construction

Analysez chaque lettre pour déceler ses différentes composantes. Le spécialiste d’applications analyse les correspondances générées.

• Les parties de la correspondance qui sont statiques et celles qui sont dynamiques. Les variables qui sont renseignées à partir de sources de données principales ou par les utilisateurs finaux.

• L’ordre dans lequel apparaissent les différents paragraphes de texte dans la correspondance, par exemple si un utilisateur de l’entreprise peut modifier des paragraphes lors de la création de la correspondance.

• si la correspondance est générée par le système ou s’il faut qu’un utilisateur final la modifie ; Combien de correspondances générées par le système et combien nécessitent une intervention de l’utilisateur ?

• À quelle fréquence le modèle de correspondance change-t-il ? Sera-t-elle mise à jour tous les ans, tous les trimestres, ou uniquement en cas de modification de la législation ? Quel type de changements est-il attendu ? S’agit-il d’une modification pour corriger des erreurs typographiques, un changement de mise en page, l’ajout de champs supplémentaires, l’ajout de paragraphes, etc.

• Lorsque vous planifiez les besoins de votre correspondance, constituez la liste des nouveaux modèles de correspondance. Pour chaque modèle de correspondance, vous avez besoin des éléments suivants :

  • des clauses de texte, des images et des tableaux ;
  • Valeurs des données des systèmes principaux
  • La mise en page et les mises en page de fragments de la correspondance
  • L’ordre dans lequel le contenu apparaît dans la lettre et les règles d’inclusion et d’exclusion du contenu

• Les conditions dans lesquelles les utilisateurs professionnels tels que les experts en sinistres ou les chargés d'assistance modifient le contenu ou les parties de la lettre.

• Les scénarios décrivent l’expérience utilisateur, les exigences et les avantages de l’utilisation de la solution Lettres.

• Ils fournissent également : les compétences et les outils requis pour votre projet.

• les recommandations relatives à la planification de l’implémentation ; ``un bon aperçu général de l’implémentation.

Avantages de l’analyse

Réutiliser du contenu : vous disposez d’une liste consolidée de nouveau contenu dont vous avez besoin pour générer de la correspondance. Une grande partie du contenu (en-têtes, pieds de page, clauses de non-responsabilité et introductions) est commune à de nombreuses lettres et peut être réutilisée dans différentes lettres. Tous ces contenus communs peuvent être créés et approuvés une seule fois par des experts, puis réutilisés dans de nombreux correspondances.

Créer le dictionnaire de données : certaines valeurs de données telles que « Identifiant client » et « Nom du client » sont communes à de nombreuses lettres. Vous pouvez établir une liste consolidée de toutes ces valeurs de données. En règle générale, une personne de l’équipe middleware de l’entreprise est consultée lors de la planification de la structure. Cela constitue la base de la création du dictionnaire de données.

Obtenir des données des systèmes d’arrière-plan de l’entreprise : vous connaîtrez également toutes les valeurs de données nécessaires et saurez où obtenir les données du système d’entreprise. Vous pouvez ensuite architecturer l’implémentation permettant d’extraire les données du système d’entreprise pour alimenter la solution Lettres.

Estimer la complexité des lettres : il est important de définir la complexité que représente la création d’une correspondance particulière. Cette analyse permet de déterminer le temps et les compétences nécessaires à la création des modèles de lettre. Cela permet d’estimer les ressources et les coûts de la mise en oeuvre de la solution de lettres.

Complexité de la correspondance

La complexité de la correspondance peut être déterminée en analysant les paramètres suivants :

Complexité de la disposition : quel est le niveau de complexité de la disposition ? La disposition de lettres comme l’avis d’annulation est simple. Tandis que les lettres telles que les demandes de confirmation de couverture ont une disposition complexe avec plusieurs tableaux et plus de 60 champs de formulaire. La création de mises en page complexes prend plus de temps et nécessite des compétences avancées en matière de conception de mises en page.

Nombre de paragraphes et de conditions : un contrat de prêt peut contenir dix pages et plus de quarante clauses de texte. Beaucoup de ces clauses dépendront des paramètres de prêt. En fonction des conditions exactes, les clauses seraient incluses ou exclues du contrat. La création de telles lettres exige une planification minutieuse et une définition précise des conditions complexes.

Ce tableau fournit quelques instructions pour classer vos lettres :

Présentation de la création d’une lettre

1. Sélectionnez la mise en page appropriée qui sert de base à la lettre et créez une lettre.
2. Ajoutez des modules de données ou des fragments de mise en page à la lettre et configurez-les.
3. Choisissez de prévisualiser la correspondance.
4. Modifiez et configurez les champs, les variables, le contenu et les pièces jointes.

Prérequis

Vous devez d’abord avoir les éléments suivants en place pour créer une correspondance :

• Package de compatibilité. Installez le package de compatibilité pour afficher l’option Lettres sur la page Formulaires.

• La lettre XDP (mise en page).

• Autres XDP (fragment de mise en page) qui constituent des parties de la lettre. Les XDP\mises en page sont créés dans Designer.

• Le dictionnaire de données approprié (facultatif).

• Les modules de données à utiliser dans la correspondance.

• Les données de test correspondent au fichier XML contenant les données de test. Les données de test sont requises si vous utilisez un dictionnaire de données.

Créer un modèle de lettre

Sélectionner une mise en page et saisir les propriétés de lettre

1. Sélectionnez Formulaires > Lettres.

2. Sélectionnez Créer > Lettre. Correspondence Management affiche les dispositions disponibles (en XDP). Ces mises en page proviennent de Designer. Les mises en page comprennent également les modèles de lettre prêts à l’emploi de Correspondence Management. Pour plus d’informations sur les modèles Correspondence Management, voir Modèles de lettre de référence. Pour ajouter vos propres dispositions, créez des fichiers XDP (disposition) dans Designer, puis téléchargez-les dans AEM Forms.

   

3. Choisissez une disposition en cliquant dessus, puis sélectionnez Suivant.

   

4. Saisissez les propriétés de la correspondance, puis cliquez sur Enregistrer :

   • Titre (facultatif) : saisissez le titre de la lettre. Le titre ne doit pas nécessairement être unique et peut contenir des caractères spéciaux et des caractères dans une autre langue que l’anglais.
   • Nom : nom unique de la lettre. Deux lettres ne peuvent en aucun cas porter le même nom. Dans le champ Nom , vous pouvez saisir uniquement des caractères de langue anglaise, des chiffres et des tirets. Le champ Nom est automatiquement renseigné en fonction du champ Titre . Les caractères spéciaux, les espaces, les chiffres et les caractères non anglais saisis dans le champ Titre sont remplacés par des tirets dans le champ Nom. Bien que la valeur du champ Titre soit automatiquement copiée dans Nom, vous pouvez la modifier.
   • Description (facultatif) : Décrivez la lettre à titre de référence.
   • Dictionnaire de données (facultatif) : le dictionnaire de données peut être associé à la correspondance. Les actifs que vous insérerez ultérieurement dans cette correspondance doivent avoir le même dictionnaire de données que celui choisi pour cette même correspondance ou ne pas avoir de dictionnaire de données.
   • Balises (facultatif) : sélectionnez les balises à appliquer à la correspondance. Vous pouvez également saisir un nom de balise nouveau ou personnalisé et appuyer sur Entrée pour créer la balise.
   • Post-traitement (facultatif) : sélectionnez le post-traitement à appliquer au modèle de lettre. Il existe des post-processus prêts à l’emploi ainsi que ceux que vous avez créés grâce à AEM, comme l’envoi par courrier électronique et l’impression.

   

5. Le système affiche le message suivant : « Lettre créée avec succès » (dans le message d’avertissement) Cliquez sur Ouvrir afin de configurer les modules de données et les fragments de disposition à l’intérieur de celui-ci. Vous pouvez également cliquer sur Terminé pour revenir à la page précédente.

   

   Suivant : lorsque vous cliquez sur Ouvrir, Correspondence Management affiche une représentation de la disposition répertoriant tous les composants présents dans la disposition (XDP). Poursuivez en insérant le Modules de données et fragments de mise en page et configuration.

Insérer des modules de données et des fragments de mise en page dans une lettre et les configurer

Une fois la correspondance créée, cliquez sur Ouvrir pour afficher dans Correspondence Management une représentation de la disposition répertoriant tous les sous-formulaires/zones cible de la disposition (XDP). Dans chacune des zones cible, vous pouvez choisir d’insérer un module de données ou un fragment de mise en page (puis des modules de données dans le fragment de mise en page).

1. Cliquez sur Insérer pour chacun des sous-formulaires et sélectionnez des modules de données ou un fragment de disposition à insérer dans chaque sous-formulaire.

   

2. Sélectionnez Module de données ou Fragment de mise en page pour ces options pour chacun des sous-formulaires, puis choisissez les modules de données ou les fragments de mise en page à insérer. Un fragment de mise en page permet d’insérer des modules de données ou des fragments de mise en page supplémentaires dans celui-ci selon sa conception (jusqu’à quatre niveaux).

   

3. Si vous insérez un fragment de mise en page, son nom apparaît dans le sous-formulaire. Et selon le fragment sélectionné, les sous-formulaires imbriqués apparaissent dans le sous-formulaire.

4. Une fois les modules de données sélectionnés insérés dans la mise en page, vous pouvez appuyer sur Configurer le mode et définir les éléments suivants après avoir appuyé sur l’icône Modifier pour chacun des modules :

   1. Modifiable: Lorsque cette option est sélectionnée, le contenu peut être modifié dans l’interface utilisateur de création de correspondance. Marquez le contenu comme modifiable uniquement s’il nécessite que l’utilisateur chargé de la conception de parcours (un expert en assurance, par exemple) le modifie.
   2. Obligatoire: Lorsque cette option est sélectionnée, le contenu est requis dans l’interface utilisateur de création de correspondance.
   3. Sélectionné: Lorsque cette option est sélectionnée, le contenu est sélectionné par défaut dans l’interface utilisateur de création de correspondance.
   4. Retrait: Augmentez ou réduisez la mise en retrait du module/contenu dans la lettre. La mise en retrait est spécifiée en termes de niveaux, à partir de 0. Chaque niveau met en retrait 36 points. Pour en savoir plus sur la personnalisation des formulaires, voir Configurations de Correspondence Management dans Flux de travaux des formulaires.
   5. Saut de page avant: Si vous activez le saut de page avant , le contenu de CE module s’affiche toujours sur une nouvelle page.
   6. Saut de page après: Si vous activez le saut de page après pour un module spécifique, le contenu du module NEXT s’affiche toujours sur une nouvelle page.

   

5. Pour modifier un module, appuyez sur l’icône Modifier située en regard de celui-ci. Après modification des modules, cliquez sur Enregistrer.

   Dans cette page, vous pouvez également procéder comme suit pour les sous-formulaires :

   1. Activation du texte libre : quand le texte libre est activé, un utilisateur peut ajouter du texte en ligne dans la lettre grâce à la vue CCR. Dans la vue CCR, une action "T" est activée pour les zones cible pour lesquelles l’option Autoriser le texte libre est activée. Lorsque l’utilisateur appuie dessus, il demande le nom et la description du texte, puis, en appuyant sur OK, il ouvre ce texte en mode d’édition où l’utilisateur peut ajouter du texte. Il s’agit donc de l’équivalent d’autres modules de texte.
   2. Ordre de verrouillage: Verrouille l’ordre des sous-formulaires dans la lettre. L’auteur n’est pas autorisé à réorganiser les sous-formulaires/composants lors de la création de la lettre.

   Dans cette page, vous pouvez également procéder comme suit pour chaque actif des sous-formulaires :

   1. Modifier l’ordre des ressources : faites glisser et déposez une ressource contenant l’icône de réorganisation d’une ressource ().
   2. Suppression d’actifs : appuyez sur l’icône de suppression en regard d’un actif pour le supprimer.
   3. Aperçu des ressources : cliquez sur l’icône d’aperçu ( ) en regard d’une ressource.

6. Appuyez sur Suivant.

7. La page de données détaille la façon dont les champs de données et les variables sont utilisés dans le modèle. Les données peuvent être associées à des sources de données comme un dictionnaire de données ou des entrées utilisateur. Chaque champ définit les propriétés à partir desquelles le dictionnaire de données mappe les données ou la légende affichée pour les champs de saisie de l’utilisateur.

   Liaison :

   • Les éléments de champ peuvent être associés à un élément littéral ou de dictionnaire de données, à un actif ou encore à une valeur spécifiée par l’utilisateur. Vous pouvez également ignorer un élément de champ en le liant à l’option Ignorer.
   • Le variable Les éléments peuvent être liés à un élément littéral ou de dictionnaire de données, à un champ, à une variable, à une ressource ou à une valeur spécifiée par l’utilisateur.

   Voici quelques champs principaux de la liaison :

   • Multiligne : vous pouvez spécifier si l’entrée de données d’un champ ou d’une variable est multiligne. Si vous sélectionnez cette option, la zone de saisie du champ ou de la variable s’affiche en tant que zone d’entrée multiligne dans la vue Edition de données. Le champ ou la variable est également multiligne dans les vues Données et Contenu de l’interface utilisateur de création de correspondance. Le champ d’entrée multiligne est identique au champ de saisie de commentaire dans un TextModule. L’option multiligne est disponible uniquement pour les champs et variables avec un type de liaison Utilisateur ou Eléments du dictionnaire de données non protégés.

   • Facultatif : vous pouvez préciser si la valeur du champ ou de la variable est facultative ou obligatoire. L’option de champ facultative est disponible pour les champs et variables avec un type de liaison Utilisateur ou Éléments du dictionnaire de données non protégés.

   • Validation de champ/variable : pour une validation améliorée de la valeur d’un champ ou d’une variable, vous pouvez affecter une validation au champ ou à la variable. Cette option est disponible uniquement pour les champs et variables avec un type de liaison Utilisateur ou Éléments du dictionnaire de données non protégés.

   • Légende et Info-bulle : la légende est le libellé du champ qui s’affiche avant le champ dans l’interface utilisateur CCR. Cette option est disponible pour les champs et variables avec un type de liaison Utilisateur ou Éléments du dictionnaire de données non protégés.

   Voici les types de validation que vous pouvez utiliser pour les champs :

   • Validation des chaînes : utilisez la validation des chaînes pour spécifier la longueur minimale et maximale de la chaîne saisie dans le champ ou la variable. Lorsque vous créez une validation des chaînes, veillez à spécifier des paramètres de validation valides. Saisissez une longueur valide pour les valeurs minimales et maximales. Pour le programme de validation des chaînes, vous pouvez spécifier la longueur minimale et maximale de la valeur qui peut être saisie. Si la valeur saisie ne correspond pas à la longueur minimale et maximale spécifiées, le champ correspondant de l’interface utilisateur CCR apparaît en rouge.

   • Validation des nombres : utilisez la validation des nombres pour spécifier les valeurs numériques minimales et maximales saisies dans un champ ou une variable. Lorsque vous créez une validation des nombres, veillez à spécifier des paramètres de validation valides. Entrez des valeurs numériques pour les valeurs minimales et maximales.

   • Validation des expressions régulières : utilisez la validation des expressions régulières pour définir une expression régulière permettant de valider la valeur d’un champ ou d’une variable. En outre, vous pouvez personnaliser le message d’erreur. Lorsque vous créez un programme de validation des expressions régulières, veillez à spécifier une expression régulière valide.

   REMARQUE

   Les validateurs de champ et de variable ne sont disponibles que sur les champs ou variables avec un type de liaison Utilisateur ou Eléments du dictionnaire de données non protégés.

   

8. Après avoir spécifié la liaison, cliquez sur Suivant. Correspondence Management affiche l’écran de pièces jointes.

Configurez les pièces jointes

1. Sélectionnez Ajouter un actif.

2. Dans l’écran de sélection des ressources, cliquez sur les resources à joindre à la lettre et cliquez sur Terminé. Les actifs doivent d’abord être chargés dans Actifs. Il est conseillé de joindre uniquement des documents PDF et Microsoft Office, mais vous pouvez également joindre des images. Pour en savoir plus sur le téléchargement des ressources dans la gestion des ressources numériques, consultez la section Télécharger des ressources.

3. Pour verrouiller l’ordre des ressources dans la liste et empêcher l’expert en sinistre de le modifier, cliquez sur Verrouiller l’ordre. Si vous ne sélectionnez pas cette option, l’utilisateur pourra modifier l’ordre des éléments de la liste.

4. Pour modifier l’ordre des ressources, faites glisser et déposez une ressource contenant l’icône de réorganisation d’une ressource ().

5. Cliquez sur Modifier en regard d’une pièce jointe et indiquez que celle-ci est obligatoire si vous souhaitez que l’auteur ne puisse pas la supprimer. Indiquez qu’une pièce jointe est sélectionnée si vous souhaitez qu’elle soit présélectionnée dans l’interface CCR.

6. Sélectionnez Accès à la bibliothèque pour donner accès à la bibliothèque. Si l’accès à la bibliothèque est activé, l’utilisateur peut accéder à la bibliothèque de contenu lors de la création d’une lettre et insérer des pièces jointes.

7. Sélectionnez Configuration de pièces jointes et spécifiez le nombre maximal de pièces jointes.

8. Appuyez sur Enregistrer. Votre correspondance est créée et répertoriée dans la page Lettres.

Après la création d’un modèle de lettre dans Correspondence Management, l’utilisateur final/agent/expert en sinistre peut ouvrir la lettre dans l’interface utilisateur CCR et créer une correspondance en saisissant des données, en configurant le contenu et en gérant les pièces jointes. Pour en savoir plus, consultez la section Créer une correspondance.

Types de liaison disponibles pour chacun des champs

Le tableau suivant décrit les types de liaison disponibles pour différents types de champs.

Les valeurs suivantes du tableau

• Oui : le type de champ de la colonne située le plus à gauche prend en charge ce type de mappage
• Non : le type de champ de la colonne située le plus à gauche ne prend pas en charge ce type de mappage.
• N/A : le type de champ de la colonne située le plus à gauche n’est pas applicable.

Créer une copie d’un modèle de lettre

Vous pouvez utiliser un modèle de lettre existant pour créer rapidement un modèle de lettre avec des propriétés, du contenu et des ressources héritées similaires, tels que des fragments de document et un dictionnaire de données. Pour ce faire, copiez et collez une lettre.

1. Dans la page Lettres, sélectionnez une ou plusieurs lettres. L’interface utilisateur affiche l’icône Copier .
2. Appuyez sur Copier. L’interface utilisateur affiche l’icône Coller . Vous pouvez également choisir d’accéder à un dossier avant de le coller. Différents dossiers peuvent contenir des ressources portant le même nom. Pour plus d’informations sur les dossiers, voir Dossiers et organisation des actifs.
3. Appuyez sur Coller. La boîte de dialogue Coller s’affiche. Si vous copiez et collez les lettres au même endroit, le système attribue automatiquement des noms et des titres aux nouvelles copies des lettres, mais vous pouvez modifier les titres et les noms des lettres.
4. Si nécessaire, modifiez le titre et le nom sous lesquels vous souhaitez enregistrer la copie de la lettre.
5. Appuyez sur Coller. La copie de la lettre est créée. Vous pouvez désormais apporter les modifications requises à la lettre que vous venez de créer.

Ressources Business.Adobe.com

Ecommerce Integrations Automated Onboarding Auto Form Fill Targeted Content Dynamic Media Dynamic Forms