Le flux d’envoi de Correspondance Management se divise en quatre phases :
Le graphique suivant illustre un flux de travaux type pour la création d’un modèle de correspondance.
Dans ce flux de travaux :
Les concepteurs de formulaire créent des mises en page et des mises en page de fragments à l’aide d’Adobe Forms Designer et les téléchargent vers un référentiel CRX. Les mises en page contiennent des champs de formulaire classiques, des fonctions de mise en page (en-têtes et pieds de page, par exemple) et des « zones cibles » vides où placer du contenu. Les spécialistes d’applications interviennent ensuite pour mapper le contenu requis vers ces zones cible. En savoir plus sur la conception de la mise en page.
Des experts spécialisés dans les services juridique, financier ou marketing créent et téléchargent du contenu tel que des clauses de protection légale ou des conditions générales, ainsi que des images, comme des logos, réutilisés dans divers modèles de correspondance.
Les spécialistes d’applications créent des modèles de correspondance. Le spécialiste d’application
Auteur : prévisualise la lettre et l’envoie en post-traitement. En savoir plus sur le post-traitement.
Au lieu de créer un modèle de mise en forme entièrement nouveau, vous pouvez choisir de modifier et réutiliser des modèles fournis par Correspondence Management. Vous pouvez utiliser Designer pour modifier rapidement l’identité graphique et les données et les champs de contenu des modèles en fonction des besoins de votre entreprise. Pour plus d’informations sur les modèles Correspondence Management, voir Modèles de lettre de référence.
Les fragments de document sont les parties\composants réutilisables d’une correspondance avec laquelle vous pouvez composer des lettres\une correspondance.
Les fragments de document sont composés des types suivants :
Un actif de texte est un élément de contenu comprenant un ou plusieurs paragraphes de texte. Un paragraphe peut être statique ou dynamique. Un paragraphe dynamique contient des références à des éléments de données dont les valeurs sont fournies au moment de l’exécution.
Une liste est une série de fragments de document comprenant du texte, des listes (une même liste ne peut pas être ajoutée à elle-même), des conditions et des images. L’ordre des éléments de la liste peut être fixe ou modifiable. Lors de la création d’une lettre, vous pouvez utiliser certains ou la totalité des éléments de liste pour reproduire un modèle d’éléments réutilisable.
Les conditions vous permettent de définir le contenu à inclure lors de la création d’une correspondance, en fonction des données fournies. La condition est décrite en termes de variables de contrôle. Les variables peuvent être soit un élément de dictionnaire de données, soit un espace réservé. Lorsque vous ajoutez une condition, vous pouvez choisir d’inclure un actif en fonction de la valeur de la variable de contrôle. Les conditions produisent une seule sortie, basée sur une expression. La première expression utilisée est vraie selon la variable de condition actuellement utilisée. Sa valeur devient la sortie produite par la condition.
Un fragment de mise en page est une mise en page pouvant être utilisée dans une ou plusieurs lettres. Un fragment de mise en page est utilisé pour créer des schémas reproductibles, en particulier des tableaux dynamiques. La mise en page peut contenir des champs de formulaire types tels qu’« Adresse » et « Numéro de référence ». Elle contient également des sous-formulaires vides indiquant les zones cible. Les dispositions (XDP) sont créées dans Designer, puis sont téléchargées sur Forms et Documents.
Il existe deux manières de générer la correspondance à envoyer à vos clients : création par l’utilisateur et création par le système.
Les employés en contact avec la clientèle comme les experts en assurances ou les chargés d’assistance peuvent créer de la correspondance personnalisée. Dans une interface simple et intuitive présentant une mise en page simple de courrier, les utilisateurs peuvent ajouter du texte facultatif, personnaliser le contenu modifiable tout en prévisualisant la correspondance en temps réel. Ils peuvent ensuite envoyer la correspondance personnalisée à un processus d’arrière-plan.
La génération des correspondances est automatisée, basée sur des déclencheurs d’événement. Par exemple, un rappel envoyé à un contribuable l’invitant à remplir sa feuille d’impôts sera généré par la fusion du modèle prédéfini avec les données du citoyen. La lettre finale peut être envoyée par courrier électronique, imprimée, télécopiée ou archivée.
La correspondance finalisée pourra être envoyée à un processus d’arrière-plan à des fins de post-traitement. La correspondance pourra être :
Le graphique suivant présente un aperçu d’un exemple d’architecture de la solution de lettres.
Ce document d’avis d’annulation est un exemple type de correspondance :
Eléments de lettre | Description | Formée avec |
Des données des systèmes d’arrière-plan de l’entreprise | Des données provenant de systèmes d’arrière-plan de l’entreprise. Les données sont fusionnées dynamiquement avec le modèle de correspondance. | Le fichier de données est créé à partir d’un dictionnaire de données |
Données entrées par un employé du front office |
Données pouvant être fournies par un employé du front office, qui personnalise la lettre avant de l’envoyer. |
Eléments DD non protégés |
Paragraphes de texte prévalidés. |
Contenu du texte prévalidé. Le contenu du texte est en général rédigé par des experts dans les domaines financier, légal ou commercial qui comprennent le contexte commercial de la lettre. Le contenu comme l’en-tête, le pied de page, les clauses de non-responsabilité et les formules de politesse sont communes à la plupart des lettres. Toutefois, certains contenus, tels que la « cause de cessation », sont spécifiques à la lettre particulière. | Textes\Listes
|
Données basées sur une logique personnalisée ? |
Dans le cas de certains courriers, comme une lettre demandant des précisions concernant une réclamation, certains utilisateurs de l’entreprise, comme l’expert en sinistres, peuvent ajouter du texte personnalisé. | Fragment de document de type Condition |
Images stockées du référentiel central |
Images (logos et signatures). Les images comme les logos de l’entreprise sont présentes dans la majorité des correspondances. Les images de signatures sont quant à elles spécifiques à la lettre et à la personne au nom de laquelle est envoyé le courrier. | Images stockées dans les ressources AEM (DAM)
|
Analysez chaque lettre pour déceler ses différentes composantes. C’est au spécialiste de l’application qu’il revient d’analyser les correspondances qui sont générées.
Les parties de la correspondance qui sont statiques et celles qui sont dynamiques ; Les variables qui sont remplies à partir des sources de données d’arrière-plan ou par les utilisateurs finaux ;
l’ordre dans lequel apparaissent les différents paragraphes de texte dans la correspondance, par exemple si les paragraphes peuvent être modifiés par un utilisateur de l’entreprise lors de la création de la correspondance ;
si la correspondance est générée par le système ou s’il faut qu’un utilisateur final la modifie ; le nombre de correspondances générées par le système et le nombre de celles nécessitant l’intervention d’un utilisateur ;
la fréquence de changement de la correspondance modèle. Sera-t-elle mise à jour tous les ans, tous les trimestres, ou uniquement en cas de modification de la législation ? Quel type de changements est-il attendu ? Les changements consistent-ils à corriger des erreurs typographiques, à modifier une mise en page, à ajouter des champs supplémentaires ou d’autres paragraphes, etc. ?
Lorsque vous planifiez les besoins de votre correspondance, constituez la liste des nouveaux modèles de correspondance. Pour chaque modèle de correspondance, vous avez besoin des éléments suivants :
les conditions dans lesquelles des utilisateurs professionnels, comme les experts en sinistres ou les chargés d’assistance, sont amenés à modifier tout ou partie du contenu de la lettre.
Les scénarios décrivent l’expérience des utilisateurs, les conditions requises et les avantages de l’utilisation de la solution Lettres.
Ils fournissent également : les compétences et les outils requis pour le projet ;
les recommandations relatives à la planification de l’implémentation ; ``un bon aperçu général de l’implémentation.
Réutiliser du contenu : vous disposez d’une liste consolidée de nouveau contenu dont vous avez besoin pour générer de la correspondance. Une grande partie des contenus (en-têtes, pieds de page, clauses de protection légale et introductions) est commune à de nombreux courriers et peut être réutilisée entre différents courriers. Il suffit alors que ces contenus communs soient créés et approuvés une seule fois par des experts pour pouvoir être réutilisés par la suite dans un grand nombre de courriers.
Créer le dictionnaire de données : certaines valeurs de données telles que « Identifiant client » et « Nom du client » sont communes à de nombreuses lettres. Vous pouvez établir une liste consolidée de toutes ces valeurs de données. En règle générale, l’on consulte une personne de l’équipe middleware de l’entreprise lors de la planification de la structure. Ces valeurs de données constituent la base à partir de laquelle est créé le dictionnaire de données.
Obtenir des données des systèmes d’arrière-plan de l’entreprise : vous connaîtrez également toutes les valeurs de données nécessaires et saurez où obtenir les données du système d’entreprise. Vous pouvez ensuite architecturer l’implémentation permettant d’extraire les données du système d’entreprise pour alimenter la solution Lettres.
Estimer la complexité des lettres : il est important de définir la complexité que représente la création d’une correspondance particulière. Cette analyse permet de déterminer le temps et les ensembles de compétences nécessaires pour créer les modèles de lettre. Cela vous permettra ensuite d’estimer les ressources et les coûts nécessaires à l’implémentation de la solution Lettres.
La complexité de la correspondance peut être déterminée grâce à l’analyse des paramètres suivants :
Complexité de la disposition : quel est le niveau de complexité de la disposition ? La disposition de lettres comme l’avis d’annulation est simple. tandis que des courriers comme les demandes de confirmation de couverture ont une mise en page complexe avec plusieurs tableaux et plus de soixante champs de formulaire. La création de mises en page complexes requiert plus de temps et nécessite des compétences avancées de maquettiste.
Nombre de paragraphes et de conditions : un contrat de prêt peut contenir dix pages et plus de quarante clauses de texte. Beaucoup de ces clauses dépendront des paramètres de prêt. Selon les termes et conditions exacts, les clauses seront incluses dans le contrat ou au contraire en seront exclues. La création de ce type de courrier nécessite une planification rigoureuse et une définition méticuleuse des conditions complexes.
Le tableau qui suit expose quelques règles utiles pour la classification de vos lettres :
Niveau de complexité |
Complexité de la mise en page (subjective) |
Nombre de paragraphes de texte |
Nombre de textes conditionnels ou d’images |
Compétences requises |
Faible complexité |
Faible. La mise en page comporte peu de champs de formulaire (moins de quinze). Généralement une page. |
8 |
1 |
Compétences Designer moyennes. |
Complexité moyenne |
Mise en page à complexité moyenne. Comprend des structures comme des tableaux. Généralement plus d’une page. |
16 |
2 |
Compétences Designer moyennes.
Possibilité de créer des expressions complexes à l’aide d’interfaces utilisateur. |
Complexité élevée |
Mise en page complexe. Peut dépasser les trois pages. Contient des tableaux et plus de soixante champs de formulaire. |
40 |
8 |
Compétences Designer de niveau expert.
Possibilité de créer des expressions complexes à l’aide d’interfaces utilisateur. |
Vous devez d’abord avoir les éléments suivants correctement configurés pour créer une correspondance :
Package de compatibilité. Installez le package de compatibilité pour afficher l’option Lettres sur la page Formulaires.
La lettre XDP (mise en page).
Autres XDP (fragment de mise en page) qui constituent des parties de la lettre. Les XDP\mises en page sont créés dans Designer.
Le dictionnaire de données approprié (facultatif).
Les modules de données à utiliser dans la correspondance.
Les données de test correspondent au fichier XML contenant les données de test. Des données de test sont requises si vous utilisez un dictionnaire de données.
Sélectionnez Formulaires > Lettres.
Sélectionnez Créer > Lettre. Correspondence Management affiche les dispositions disponibles (en XDP). Ces mises en page proviennent de Designer. Les mises en forme incluent également les modèles de lettre prêts à l’emploi de Correspondence Management. Pour plus d’informations sur les modèles Correspondence Management, voir Modèles de lettre de référence. Pour ajouter vos propres dispositions, créez des fichiers XDP (disposition) dans Designer, puis téléchargez-les dans AEM Forms.
Choisissez une disposition en cliquant dessus, puis sélectionnez Suivant.
Saisissez les propriétés de la correspondance, puis cliquez sur Enregistrer :
Le système affiche le message suivant : « Lettre créée avec succès » (dans le message d’avertissement) Cliquez sur Ouvrir afin de configurer les modules de données et les fragments de disposition à l’intérieur de celui-ci. Vous pouvez également cliquer sur Terminé pour revenir à la page précédente.
Suivant : lorsque vous cliquez sur Ouvrir, Correspondence Management affiche une représentation de la disposition répertoriant tous les composants présents dans la disposition (XDP). Passez ensuite à l’insertion des modules de données et des fragments de mise en page et à leur configuration.
Une fois la correspondance créée, cliquez sur Ouvrir pour afficher dans Correspondence Management une représentation de la disposition répertoriant tous les sous-formulaires/zones cible de la disposition (XDP). Dans chaque zone cible, vous pouvez choisir d’insérer un module de données ou un fragment de mise en page (puis des modules de données dans le fragment de mise en page).
Vous pouvez également appuyer sur l’icône Modifier d’une lettre dans la page Lettres pour insérer des modules de données et des fragments de mise en page dans une lettre avant de les configurer.
Cliquez sur Insérer pour chacun des sous-formulaires et sélectionnez des modules de données ou un fragment de disposition à insérer dans chaque sous-formulaire.
Sélectionnez le module de données ou le fragment de mise en page de ces options pour chacun des sous-formulaires puis sélectionnez les modules de données ou les fragments de mise en page à insérer. Un fragment de mise en page vous permet d’insérer d’autres modules de données ou fragments de mise en page dans le formulaire selon sa conception (jusqu’à quatre niveaux).
Si vous insérez un fragment de mise en page, le nom du fragment de mise en page s’affiche dans le sous-formulaire. Et selon le fragment sélectionné, les sous-formulaires imbriqués s’affichent dans le sous-formulaire.
Après avoir inséré les modules de données sélectionnés dans la mise en page, vous pouvez appuyer sur Configurer le mode et définir les éléments suivants pour chaque module après avoir appuyé sur l’icône Modifier :
Pour modifier un module, appuyez sur l’icône Modifier située en regard de celui-ci. Après modification des modules, cliquez sur Enregistrer.
Dans cette page, vous pouvez également procéder comme suit pour les sous-formulaires :
Dans cette page, vous pouvez également procéder comme suit pour chaque actif des sous-formulaires :
Appuyez sur Suivant.
La page de données détaille la façon dont les champs de données et les variables sont utilisés dans le modèle. Les données peuvent être associées à des sources de données comme un dictionnaire de données ou des entrées utilisateur. Chaque champ définit des propriétés que le dictionnaire de données associe aux données ou aux légendes affichées pour les champs d’entrée utilisateur.
Liaison :
Voici quelques champs de liaison importants :
Multiligne : vous pouvez spécifier si l’entrée de données d’un champ ou d’une variable est multiligne. Si vous sélectionnez cette option, la zone de saisie du champ ou de la variable s’affiche en tant que zone d’entrée multiligne dans la vue Edition de données. Le champ ou la variable est également multiligne dans les vues Données et Contenu de l’interface utilisateur de création de correspondance. Le champ d’entrée multiligne est identique au champ de saisie de commentaire dans un TextModule. L’option multiligne est disponible uniquement pour les champs et variables avec un type de liaison Utilisateur ou Eléments du dictionnaire de données non protégés.
Facultatif : vous pouvez préciser si la valeur du champ ou de la variable est facultative ou obligatoire. L’option de champ facultative est disponible pour les champs et variables avec un type de liaison Utilisateur ou Éléments du dictionnaire de données non protégés.
Validation de champ/variable : pour une validation améliorée de la valeur d’un champ ou d’une variable, vous pouvez affecter une validation au champ ou à la variable. Cette option est disponible uniquement pour les champs et variables avec un type de liaison Utilisateur ou Éléments du dictionnaire de données non protégés.
Légende et Info-bulle : la légende est le libellé du champ qui s’affiche avant le champ dans l’interface utilisateur CCR. Cette option est disponible pour les champs et variables avec un type de liaison Utilisateur ou Éléments du dictionnaire de données non protégés.
Voici les types de validation que vous pouvez utiliser pour les champs :
Validation des chaînes : utilisez la validation des chaînes pour spécifier la longueur minimale et maximale de la chaîne saisie dans le champ ou la variable. Lorsque vous créez une validation des chaînes, veillez à spécifier des paramètres de validation valides. Saisissez une longueur valide pour les valeurs minimales et maximales. Dans la validation des chaînes, vous pouvez spécifier la longueur minimale et maximale de la valeur qui peut être saisie. Si la valeur saisie ne correspond pas à la longueur minimale et maximale spécifiées, le champ correspondant de l’interface utilisateur CCR apparaît en rouge.
Validation des nombres : utilisez la validation des nombres pour spécifier les valeurs numériques minimales et maximales saisies dans un champ ou une variable. Lorsque vous créez une validation des nombres, veillez à spécifier des paramètres de validation valides. Entrez des valeurs numériques pour les valeurs minimales et maximales.
Validation des expressions régulières : utilisez la validation des expressions régulières pour définir une expression régulière permettant de valider la valeur d’un champ ou d’une variable. Vous pouvez également personnaliser le message d’erreur. Lorsque vous créez une validation des expressions régulières, veillez à spécifier une expression régulière valide.
La validation des champs et des variables est disponible uniquement pour les champs ou variables avec un type de liaison Utilisateur ou Eléments du dictionnaire de données non protégés.
Après avoir spécifié la liaison, cliquez sur Suivant. Correspondence Management affiche l’écran de pièces jointes.
Sélectionnez Ajouter un actif.
Dans l’écran de sélection des ressources, cliquez sur les resources à joindre à la lettre et cliquez sur Terminé. Les actifs doivent d’abord être chargés dans Actifs. Il est conseillé de joindre uniquement des documents PDF et Microsoft Office, mais vous pouvez également joindre des images. Pour en savoir plus sur le téléchargement des ressources dans la gestion des ressources numériques, consultez la section Télécharger des ressources.
Pour verrouiller l’ordre des ressources dans la liste et empêcher l’expert en sinistre de le modifier, cliquez sur Verrouiller l’ordre. Si vous ne sélectionnez pas cette option, l’utilisateur pourra modifier l’ordre des éléments de la liste.
Pour modifier l’ordre des ressources, faites glisser et déposez une ressource contenant l’icône de réorganisation d’une ressource ().
Cliquez sur Modifier en regard d’une pièce jointe et indiquez que celle-ci est obligatoire si vous souhaitez que l’auteur ne puisse pas la supprimer. Indiquez qu’une pièce jointe est sélectionnée si vous souhaitez qu’elle soit présélectionnée dans l’interface CCR.
Sélectionnez Accès à la bibliothèque pour donner accès à la bibliothèque. Si Accès à la bibliothèque est activé, l’expert en sinistre peut accéder à la bibliothèque de contenu lors de la création d’une lettre et insérer des pièces jointes.
Sélectionnez Configuration de pièces jointes et spécifiez le nombre maximal de pièces jointes.
Appuyez sur Enregistrer. Votre correspondance est créée et répertoriée dans la page Lettres.
Après la création d’un modèle de lettre dans Correspondence Management, l’utilisateur final/agent/expert en sinistre peut ouvrir la lettre dans l’interface utilisateur CCR et créer une correspondance en saisissant des données, en configurant le contenu et en gérant les pièces jointes. Pour en savoir plus, consultez la section Créer une correspondance.
Le tableau suivant décrit les types de liaison disponibles pour les différents types de champs.
Les valeurs suivantes du tableau
Littéral | Asset | Dictionnaire de données | Ignorer | User | Champ | Variable | |
date | Oui | Non | Oui | Oui | Oui | N/A | N/A |
l’heure. | Oui | Non | Oui | Oui | Oui | N/A | N/A |
datetime | Oui | Non | Oui | Oui | Oui | N/A | N/A |
integer | Oui | Non | Oui | Oui | Oui |
N/A | N/A |
float | Oui | Non | Oui | Oui | Oui |
N/A | N/A |
richtext | Oui | Texte seul | Oui | Oui | Oui | N/A | N/A |
plain text | Oui | Texte seul | Oui | Oui | Oui | N/A | N/A |
image | Non | image seule | Non | Oui | Non | N/A | N/A |
signature | Non | Non | Non |
Oui | Non | N/A | N/A |
Vous pouvez utiliser un modèle de lettre existant pour créer rapidement un modèle de lettre avec des propriétés, un contenu et des actifs hérités similaires, tels que des fragments de document et un dictionnaire de données. Pour ce faire, copiez et collez une lettre.