Indem Sie Workflows mit e-Signatur (Adobe Sign) für ein adaptives Formular aktivieren, können Sie Signatur-Workflows automatisieren, Prozesse mit einer oder mehreren Signaturen vereinfachen und Formulare elektronisch von Mobilgeräten aus signieren.
Adobe Sign ermöglicht Workflows mit e-Signaturen für adaptive Formulare. E-Signaturen verbessern die Workflows bei der Verarbeitung von Dokumenten in den Bereichen Recht, Vertrieb, Gehaltsabrechnung, Personalverwaltung u. a.
In einem typischen Szenario mit Adobe Sign und adaptiven Formularen füllt der Benutzer ein adaptives Formular aus, um eine Dienstleistung zu beantragen. Beispielsweise sind für einen Hypotheken- und oder Kreditkartenantrag rechtskräftige Signaturen von allen Kreditnehmern und Mitantragstellern erforderlich. Sie können ähnliche Workflows für elektronische Signaturen ermöglichen, indem Sie Adobe Sign in AEM Forms integrieren. Einige weitere Anwendungsbeispiele für Adobe Sign sind:
Die Integration von Adobe Sign in AEM Forms unterstützt die folgenden Funktionen:
Erfahren Sie mehr über die bewährten Vorgehensweisen bei der Verwendung von Adobe Sign mit adaptiven Formularen](https://medium.com/adobetech/using-adobe-sign-to-e-sign-an-adaptive-form-heres-the-best-way-to-do-it-dc3e15f9b684), um bessere Unterschriftserfahrungen zu erstellen.[
Stellen Sie sicher, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind, bevor Sie Adobe Sign in einem adaptiven Formular verwenden:
Führen Sie die folgenden Schritte durch, um Adobe Sign für adaptive Formulare zu konfigurieren:
Konfigurieren Sie die Eigenschaften adaptiver Formulare für Adobe Sign für ein vorhandenes oder ein neues adaptives Formular.
Erstellen eines adaptiven Formulars für Adobe Signature beschreibt die Schritte zum Erstellen eines grundlegenden adaptiven Formulars. Weitere Optionen zum Erstellen eines adaptiven Formulars finden Sie unter Erstellen eines adaptiven Formulars.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein adaptives Formular für Adobe Sign zu erstellen:
Navigieren Sie zu Adobe Experience Manager > Forms > Forms und Dokumente.
Tippen Sie auf Erstellen und wählen Sie Adaptives Formular. Eine Liste von Vorlagen wird angezeigt. Wählen Sie die Vorlage aus und tippen Sie auf Weiter.
Auf der Registerkarte Basic:
Geben Sie für das adaptive Formular Name und Titel an.
Wählen Sie den Configuration Container aus, der beim Konfigurieren von Adobe Sign mit AEM Forms erstellt wurde.
Die Dropdown-Liste Adobe Sign Cloud Service zeigt die Cloud-Services an, die im Container Konfiguration konfiguriert sind, den Sie in diesem Feld auswählen. Die Dropdown-Liste Adobe Sign Cloud Service steht im Abschnitt Elektronische Signatur der Eigenschaften des adaptiven Formulars zur Verfügung, wenn Sie die Option Adobe Sign aktivieren auswählen.
Wählen Sie auf der Registerkarte Formularmodell eine der folgenden Optionen:
Tippen Sie auf Erstellen. Es wird ein adaptives Formular mit aktiviertem Zeichen erstellt, das zum Hinzufügen von Adobe Sign-Feldern verwendet werden kann.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Adobe Sign in einem vorhandenen adaptiven Formular zu verwenden:
Navigieren Sie zu Adobe Experience Manager > Forms Forms und Dokumente.
Wählen Sie das adaptive Formular aus und tippen Sie auf Eigenschaften.
Wählen Sie auf der Registerkarte Basic den Configuration Container aus, der beim Konfigurieren von Adobe Sign mit AEM Forms erstellt wurde.
Wählen Sie auf der Registerkarte Formularmodell eine der folgenden Optionen:
Tippen Sie auf Speichern und Schließen. Das adaptive Formular ist für Adobe Sign aktiviert.
Adobe Sign verfügt über verschiedene Felder, die in einem adaptiven Formular platziert werden können. In diese Felder können verschiedene Datentypen wie Signaturen, Initialen, Firma oder Titel eingegeben. Sie helfen dabei, beim Unterschreiben zusätzliche Informationen zusammen mit den Signaturen zu erfassen. Sie können die Adobe Sign Block-Komponente verwenden, um Adobe Sign-Felder an verschiedenen Stellen in einem adaptiven Formular zu platzieren.
Gehen Sie wie folgt vor, um einem adaptiven Formular Felder hinzuzufügen und eine Reihe von Optionen für diese Felder anzupassen:
Ziehen Sie die Komponente Adobe Sign Block aus dem Komponentenbrowser in das adaptive Formular. Die Adobe Sign Block-Komponente enthält alle unterstützten Adobe Sign-Felder. Standardmäßig wird dem adaptiven Formular ein Feld Unterschrift hinzugefügt.
Standardmäßig ist der Adobe Sign Block im veröffentlichten adaptiven Formular nicht sichtbar. Er wird nur in den Signaturdokumenten angezeigt. Sie können die Sichtbarkeit von Adobe Sign Block in den Eigenschaften der Adobe Sign Block-Komponente ändern.
Wählen Sie die Komponente Adobe Sign Block und tippen Sie auf das Symbol Bearbeiten . Es werden Optionen zum Hinzufügen von Feldern und zum Formatieren der Darstellung von Feldern angezeigt.
A. Adobe Sign-Felder auswählen und hinzufügen. B. Erweitern des Adobe Sign-Blocks auf Ansicht im Vollbildmodus
Tippen Sie auf das Symbol Adobe Sign Field . Optionen zum Auswählen und Hinzufügen von Adobe Sign-Feldern werden angezeigt.
Erweitern Sie das Dropdown-Feld Typ, um ein Adobe Sign-Feld auszuwählen, und tippen Sie auf das Symbol Fertig , um das ausgewählte Feld zum Adobe Sign-Block hinzuzufügen. Die Dropdown-Liste Typ enthält die Feldtypen Signatur, Signiererinformationen und Daten. Die Integration von Adobe Sign in AEM Forms unterstützt nur die in der Dropdown-Liste „Typ“ angegebenen Felder. Ausführliche Informationen zu Adobe Sign-Feldern finden Sie in der Adobe Sign-Dokumentation.
Es ist obligatorisch, einen eindeutigen Namen für ein Feld anzugeben. Sie können auch die Option „Erforderlich“ aktivieren, um ein Feld als Pflichtfeld zu markieren. Für manche Adobe Sign-Felder stehen außer den Optionen Name und Erforderlich weitere Optionen verfügbar. Dies kann z. B. Maske oder mehrzeilig sein. Geben Sie außerdem eindeutige Namen für die einzelnen Adobe Sign-Felder an, unabhängig davon, ob diese Felder sich im selben oder in verschiedenen Adobe Sign-Blöcken befinden.
Adobe Sign ist standardmäßig nicht für adaptive Formulare aktiviert. Gehen Sie wie folgt vor, um es zu aktivieren:
Sie können mehrere Adobe Sign-Dienste für eine Instanz von AEM Forms konfigurieren. Es empfiehlt sich, für jede Funktion (Personalwesen, Finanzen usw.) eine eigene Gruppe von Diensten zu verwenden. Dies erleichtert die Verfolgung und Berichterstellung für signierte Dokumente. So könnte beispielsweise eine Bank mehrere Abteilungen umfassen. In diesem Fall können Sie für jede Abteilung eine eigene Konfiguration einrichten, damit die Dokumente leichter zu verfolgen sind.
Ein Dokument kann auch mehrere Unterzeichner haben. Beispielsweise können bei einem Kreditkartenantrag mehrere Antragsteller vorhanden sein. Die Bank benötigt die Unterschriften aller Antragsteller, bevor sie mit der Bearbeitung beginnt. Bei Szenarien mit mehreren Unterzeichnern können Sie wählen, ob diese das Dokument nacheinander oder simultan unterschreiben sollen.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Cloud-Service und die Reihenfolge für die Unterzeichnung zu wählen:
Tippen Sie im Inhaltsbrowser auf Form Container und dann auf das Symbol Konfigurieren . Dadurch wird der Eigenschaftenbrowser geöffnet und zeigt Eigenschaften des Containers für adaptive Formulare an.
Erweitern Sie im Eigenschaftenbrowser das Akkordeon Elektronische Signatur und wählen Sie die Option Adobe Sign aktivieren. Dadurch wird Adobe Sign für ein adaptives Formular aktiviert.
Wählen Sie einen Cloud-Dienst aus der bereits konfigurierten Liste der Adobe Sign Cloud-Services aus.
Wenn die Liste der Cloud-Services von Adobe Sign leer ist, befolgen Sie die Anweisungen zum Konfigurieren von Adobe Sign mit AEM Forms, um den Dienst zu konfigurieren.
Die Dropdown-Liste Liste die Cloud-Dienste, die im Ordner global
unter Tools > Cloud Services > Adobe Sign vorhanden sind. Darüber hinaus werden in der Dropdown-Liste auch die Cloud-Dienste Liste, die in dem Ordner vorhanden sind, den Sie beim Erstellen eines adaptiven Formulars im Feld Configuration Container auswählen.
Wählen Sie die Signaturreihenfolge im Dialogfeld Benutzer können signieren. Adobe Sign-Unterzeichner können ein adaptives Formular sequenziell, d. h. nacheinander, oder simultan in beliebiger Reihenfolge unterschreiben.
Bei sequenzieller Reihenfolge erhält jeder Unterzeichner das Formular einzeln. Nachdem ein Unterzeichner das Dokument signiert hat, wird das Formular an den nächsten Unterzeichner gesendet und so weiter.
Bei simultaner Reihenfolge können mehrere Unterzeichner ein Formular gleichzeitig signieren.
hinzufügen Sie Unterzeichner zu einem adaptiven Formular und tippen Sie auf das Symbol Fertig, um die Änderungen zu speichern.
Sie können für ein adaptives Formular nur einen oder mehrere Unterzeichner festlegen. Wenn Sie einen Unterzeichner hinzufügen, können Sie außerdem Authentifizierungsdetails für den Unterzeichner konfigurieren. Sie können auch wählen, ob die Person, die das Formular ausfüllt, zugleich der Unterzeichner sein muss. Führen Sie die folgenden Schritte durch, um einen Unterzeichner hinzuzufügen und seine Details anzugeben:
Tippen Sie im Inhaltsbrowser auf Form Container und dann auf das Symbol Konfigurieren . Dadurch wird der Eigenschaftenbrowser geöffnet und zeigt Eigenschaften des Containers für adaptive Formulare an.
Erweitern Sie im Eigenschaftenbrowser das Akkordeon Elektronische Signatur und wählen Sie die Option Adobe Sign aktivieren. Dadurch wird Adobe Sign für ein adaptives Formular aktiviert.
Tippen Sie auf Unterscheibende Person hinzufügen unter Signiererkonfiguration. Es wird ein Unterzeichner zum adaptiven Formular hinzugefügt. Sie können dem adaptiven Formular mehreren Adobe Sign-Unterzeichner hinzufügen.
Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten , um die folgenden Informationen zum Unterzeichner anzugeben:
Die Abbildung oben zeigt zwei Adobe Sign-Blöcke als Beispiel: Personal-Information und Office-details
Tippen Sie auf das Symbol Fertig . Der Unterzeichner wird hinzugefügt und konfiguriert.
Nachdem Sie dem adaptiven Formular Adobe Sign-Felder hinzugefügt, Adobe Sign über den Formular-Container aktiviert, den Cloud-Service von Adobe Sign gewählt und Adobe Sign-Unterzeichner hinzugefügt haben, wählen Sie die geeignete Übermittlungsaktion für das adaptive Formular. Ausführliche Informationen zu Übermittlungsaktionen für adaptive Formulare finden Sie unter Konfigurieren der Übermittlungsaktion.
Ein für Adobe Sign aktiviertes adaptives Formular wird darüber hinaus erst übermittelt, nachdem alle Unterzeichner es signiert haben. Teilweise signierte Formulare finden Sie im Abschnitt „Ausstehende Signatur“ im Forms-Portal. Der Adobe Sign Configuration Service fragt den Adobe Sign-Server in regelmäßige Abständen ab, um den Status der Signaturen zu überprüfen. Wenn alle Unterzeichner das Formular signiert haben, wird der Dienst für die Übermittlungsaktion gestartet und das Formular übermittelt. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Übermittlungsaktion verwenden und Adobe Sign im Formular verwendet wird, aktualisieren Sie Ihre benutzerdefinierte Übermittlungsaktion, sodass der Dienst für die Übermittlungsaktion verwendet wird.
Die Daten des adaptiven Formulars werden vorübergehend im Forms-Portal gespeichert. Es wird empfohlen, benutzerdefinierte Datenspeicherung für Forms Portal zu verwenden. Dadurch wird sichergestellt, dass keine persönlichen Daten (PII) auf AEM-Servern gespeichert werden.
Damit ist der Ablauf zur Formularunterzeichnung vollständig. Sie können das Formular in der Vorschau anzeigen, um die Signaturerfahrung zu überprüfen. Im veröffentlichten Formular werden die Felder des Adobe Sign-Blocks angezeigt, wenn ein Unterzeichner das Formular per E-Mail zum Unterschreiben erhält. Diese Erfahrung wird auch als Signieren außerhalb des Formulars bezeichnet. Sie können auch einen Ablauf zum Signieren innerhalb des Formulars für den ersten Unterzeichner konfigurieren. Eine detaillierte Anleitung finden Sie unter Formularinternen Signaturvorgang erstellen.
Cloud-basierte digitale Signaturen oder Remote-Signaturen sind eine neue Generation digitaler Signaturen, die über Desktop, Mobilgeräte und das Web funktioniert — und die höchste Kompatibilitätsstufe und die höchste Sicherheit für die Signiererauthentifizierung erfüllen. Sie können ein adaptives Formular mit Cloud-basierten digitalen Signaturen signieren.
Nachdem Sie die Eigenschaften des adaptiven Formulars für das Zeichen der Adobe bearbeitet haben, führen Sie die folgenden Schritte aus, um einem adaptiven Formular ein Cloud-Signaturfeld hinzuzufügen:
Ziehen Sie die Komponente Adobe Sign Block aus dem Komponentenbrowser in das adaptive Formular. Die Adobe Sign Block-Komponente enthält alle unterstützten Adobe Sign-Felder. Standardmäßig wird dem adaptiven Formular ein Feld Unterschrift hinzugefügt.
Wählen Sie die Komponente Adobe Sign Block und tippen Sie auf das Symbol Bearbeiten . Es werden Optionen zum Hinzufügen von Feldern und zum Formatieren der Darstellung von Feldern angezeigt.
A. Adobe Sign-Felder auswählen und hinzufügen. B. Erweitern des Adobe Sign-Blocks auf Ansicht im Vollbildmodus
Tippen Sie auf das Symbol Adobe Sign Field . Optionen zum Auswählen und Hinzufügen von Adobe Sign-Feldern werden angezeigt.
Erweitern Sie das Dropdown-Feld Typ, um Digitale Signatur auszuwählen, und tippen Sie auf das Symbol Fertig , um das ausgewählte Feld zum Adobe Sign-Block hinzuzufügen.
Es ist obligatorisch, einen eindeutigen Namen für ein Feld anzugeben.
Anwenden digitaler Signaturen auf das adaptive Formular mit:
Nachdem Sie das Cloud-Signaturfeld zum adaptiven Formular hinzugefügt haben, führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Konfigurationsprozess abzuschließen:
Ein Benutzer kann ein adaptives Formular beim Ausfüllen auch signieren. Diese Erfahrung wird auch formularinternes Signieren bezeichnet. Dieser Ablauf steht nur für den ersten Unterzeichner in einer Umgebung mit mehreren Unterzeichnern zur Verfügung. Gehen Sie Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Ablauf für formularinternes Signieren für ein adaptives Formular zu erstellen:
Mit der Komponente für Signaturschritt können Sie einen Bereich für die elektronische Unterschrift unter dem ausgefüllten Formular bereitstellen. Bei der Ausgabe des Abschnitts mit der Komponente für Signaturschritt wird eine signierbare PDF-Version des ausgefüllten Formulars angezeigt. Die Signaturschritt-Komponente nimmt die volle für das Formular verfügbare Breite ein. Wir empfehlen, keine anderen Komponenten in dem Abschnitt zu platzieren, der die Signaturschritt-Komponente enthält.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Signaturschritt-Komponente zu konfigurieren:
Ziehen Sie die Komponente Unterschriftsschritt aus dem Komponentenbrowser in das Formular.
Wählen Sie die neu hinzugefügte Unterschriftsschritt-Komponente aus und tippen Sie auf das Symbol Konfigurieren . Dadurch wird der Eigenschaftenbrowser geöffnet und zeigt Eigenschaften des Signaturschritts an. Konfigurieren Sie die folgenden Eigenschaften:
Tippen Sie auf das Symbol Fertig , um die Änderungen zu speichern.
Die Komponente Zusammenfassungsschritt übermittelt automatisch das Formular, füllt die Informationen auf der angepassten Zusammenfassungsseite aus und zeigt die Zusammenfassung des übermittelten Formulars an. Sie ruft darüber hinaus die erforderlichen Informationen in der Rückgabezuordnung ab. Die Komponente "Zusammenfassungsschritt"nimmt die volle Breite ein, die für das Formular verfügbar ist. Es wird empfohlen, keine andere Komponente im Abschnitt mit der Komponente Zusammenfassungsschritt zu verwenden.
Damit ist der Ablauf zur formularinternen Unterzeichnung vollständig. Sie können das Formular in der Vorschau anzeigen, um die Signaturerfahrung zu überprüfen.
F: Es ist möglich, ein adaptives Formular in ein anderes adaptives Formular einzubetten. Kann das eingebettete adaptive Formular für Adobe Sign aktiviert werden?
Ans: Nein, AEM Forms unterstützt nicht die Verwendung eines adaptiven Formulars, das ein für Adobe Sign aktiviertes adaptives Formular zum Signieren einbettet.
Q: Wenn ich ein adaptives Formular mit der erweiterten Vorlage erstellen und es zur Bearbeitung öffnen möchte, wird die Fehlermeldung "Elektronische Signaturen oder Unterzeichner sind nicht korrekt konfiguriert" angezeigt. angezeigt. Wie behebe ich den Fehler?
A: Adaptive Formulare, die die erweiterte Vorlage nutzen, sind für die Verwendung von Adobe Sign konfiguriert. Um den Fehler zu beheben, erstellen Sie eine Adobe Sign Cloud-Konfiguration, wählen Sie sie aus und konfigurieren Sie einen Adobe Sign-Unterzeichner für das adaptive Formular.
F: Kann ich Adobe Sign-Text-Tags in einer statischen Textkomponente eines adaptiven Formulars verwenden?
A: Ja, Sie können Text-Tags in einer Textkomponente verwenden, um Adobe Sign-Felder einem adaptiven Formular mit Datensatzdokument hinzuzufügen (nur Option für automatisch generiertes Datensatzdokument). Informationen zu den Verfahren und Regeln zum Erstellen eines Text-Tags finden Sie in der Adobe Sign-Dokumentation. Beachten Sie außerdem, dass adaptive Formulare Text-Tags nur begrenzt unterstützen. Sie können die Text-Tags verwenden, um nur die von Adobe Sign Block unterstützten Felder zu erstellen.
F: AEM Forms stellt sowohl den Adobe Sign Block als auch die Unterschriftsschritt-Komponenten zur Verfügung. Können beide zusammen in einem adaptiven Formular verwendet werden?
Antwort: Sie können beide Komponenten gleichzeitig in einem Formular verwenden. Beachten Sie die folgenden Empfehlungen für die Verwendung dieser Komponenten:
Adobe Sign-Block: Sie können den Adobe Sign-Block verwenden, um Adobe Sign-Felder an einer beliebigen Stelle im adaptiven Formular hinzuzufügen. Dies ermöglicht es auch, den Unterzeichnern bestimmte Felder zuzuweisen. Bei der Vorschau oder Veröffentlichung eines adaptiven Formulars ist Adobe Sign Block standardmäßig nicht sichtbar. Diese Blöcke werden nur in den Signaturdokumenten angezeigt. Im Signaturdokument sind nur die einem Unterzeichner zugewiesenen Felder aktiviert. Der Adobe Sign-Block für den ersten und die folgenden Unterzeichner verwendet werden.
Signaturschrittkomponente: Sie können die Signaturschrittkomponente verwenden, um eine formularinterne Signaturfunktion zu erstellen. Damit kann nur der erste Unterzeichner unterschreiben, während das Formular ausgefüllt wird. Bei der Ausgabe des Abschnitts mit der Signaturschritt-Komponente wird eine signierbare PDF-Version des Formulars angezeigt. In der Regel ist dies der letzte oder der vorletzte Abschnitt, auf den die Übersichtskomponente eines Formulars folgt.