Práticas recomendadas de integração de AEM e Creative Cloud

O Adobe Experience Manager Assets é uma solução de gerenciamento de ativos digitais (DAM) que pode se integrar ao Adobe Creative Cloud para ajudar os usuários do DAM a trabalhar junto às equipes criativas, simplificando a colaboração no processo de criação de conteúdo.

A Adobe Creative Cloud fornece às equipes criativas um ecossistema de soluções e serviços para ajudá-las a criar ativos digitais. Ele inclui aplicativos móveis e de desktop, serviços em nuvem como armazenamento com sincronização de desktop ou experiência na Web, além de mercados como o Adobe Stock.

Leia para saber quais integrações devem ser escolhidas entre o desktop e o DAM de nível empresarial com base no seu caso de uso e quais são as práticas recomendadas associadas para os workflows de conexão.

Necessidades de colaboração de criadores, profissionais de marketing e usuários do DAM

Ofertas do Adobe para dar suporte à necessidade de colaboração

Este artigo foca principalmente nos dois primeiros aspectos das necessidades de colaboração. A distribuição e o fornecimento de ativos em escala são brevemente mencionadas como um caso de uso. Para essas necessidades, considere o Adobe Brand Portal ou o Asset Share Commons. Soluções alternativas, como Brand Portal, soluções que podem ser criadas com base nos componentes Asset Share Commons, Link Share, usando Experience Manager Assets devem ser revisadas com base em requisitos específicos.

Mapeamento de casos de uso

A legenda dos símbolos:

• ✔: solução preferencial
• : solução aceitável
• ✘: não deve ser usado para o caso de uso

Observações adicionais:

• (1) Menor número de ativos: por exemplo, um pequeno conjunto de ativos relacionados a um projeto ou campanha
• (2) Maior número de ativos: por exemplo, todos os ativos aprovados na organização
• (3) Usar AEM recurso de pasta de upload do aplicativo de desktop

Para suportar casos de uso de distribuição de ativos, outras soluções devem ser consideradas:

• Brand Portalpara um complemento configurável SaaS para a AEM Assets e publicar ativos.
• As soluções personalizadas são criadas com base no código Asset Share Commons base.
• AEM link compartilhe para compartilhar ativos ad hoc usando links.
• A interface da Web do AEM Assets com áreas para terceiros externos garantidas pela configuração do Controle de acesso AEM e pelos ajustes necessários de configuração de TI/rede, dando a esses usuários externos acesso ao AEM.

Principais conceitos e casos de uso

Glossário de termos comuns

• Trabalho em andamento ou trabalho criativo em andamento (WIP): uma fase no ciclo de vida do ativo em que um ativo sofre várias alterações e normalmente ainda não está pronto para ser compartilhado com equipes maiores.
• Ativos prontos para criação: os ativos que prontos para serem compartilhados com uma equipe maior ou que foram selecionados/aprovados pela equipe criativa para compartilhamento com equipes de marketing ou LOB.
• Aprovações de ativos: o processo de aprovação que executa ativos já carregados no DAM, que normalmente inclui aprovações de marca, legais e assim por diante.
• Ativo final: um ativo que passou por todas as aprovações/marcações de metadados e está pronto para ser usado pela equipe maior. Esse ativo é armazenado no DAM e disponibilizado a todos os usuários (ou a todos os interessados). Ele pode ser usado em canais de marketing ou por equipes criativas para criar designs.
• Atualização/alteração de ativos secundários: uma pequena e rápida mudança em um ativo digital. Geralmente é feito em resposta a uma solicitação de retoque ou edição secundária, revisão de ativos ou aprovação (por exemplo, reposição, alteração do tamanho do texto, ajuste da saturação/brilho, cor e assim em diante).
• Atualizações/alterações de ativos principais: uma mudança em um ativo digital que requer trabalho considerável, e às vezes deve ser feita por um período mais longo. Normalmente, inclui várias alterações. O ativo deve ser salvo várias vezes durante a atualização. As atualizações de ativos principais normalmente fazem com que o ativo entre em um estágio WIP.
• DAM: Gerenciamento de ativos digitais. Neste documento, ele é sinônimo do AEM Experience Manager Assets, a menos que especificamente mencionado o contrário.
• Usuário criativo: um profissional criativo, que cria ativos digitais usando aplicativos e serviços da Creative Cloud. Em alguns casos, um usuário criativo pode ser membro de uma equipe criativa que pode usar a Creative Cloud, mas não cria ativos digitais (como um diretor criativo ou gerente de equipe criativa).
• Usuário do DAM: um usuário típico de um sistema DAM. Dependendo da organização, um usuário do DAM pode ser um usuário de marketing ou não, por exemplo, um usuário de Linha de Negócios (LOB), um bibliotecário, um vendedor e assim por diante.

Considerações ao usar a integração AEM e Creative Cloud

• Consulte práticas recomendadas do aplicativo de desktop
• Consulte Integração do Adobe Stock
• Consulte o Adobe Asset Link

Este é um breve resumo das práticas recomendadas para integração de Experience Manager e Creative Cloud. Leia o resto deste documento para obter a compreensão detalhada sobre eles.

• Para usuários criativos, que trabalham no Photoshop, InDesign ou Illustrator: o do Adobe Asset Link fornece a melhor experiência do usuário, incluindo a manipulação limpa do Trabalho em andamento em ativos tirados do AEM
• Para simplificar o acesso a ativos do desktop para qualquer formato de arquivo ou aplicativo genérico: use o aplicativo de desktop do AEM
• Entenda por que e quando armazenar ativos no DAM: atualizações a serem disponibilizadas para a equipe maior em sua organização
• Considere o volume de ativos compartilhados: se o caso de uso for a distribuição de ativos, a governança e a segurança podem ser os aspectos mais importantes. Considere usar ferramentas criadas para fazer isso em escala, como o Brand Portal.
• Entenda o ciclo de vida do ativo: saiba como os ativos são manipulados em sua organização por equipes diferentes
• Lidar com salvamentos frequentes em ativos com cuidado: o Adobe Asset Link cuida disso para você com PS, AI, ID. Em outros aplicativos, não realize tarefas em andamento na pasta mapeada/compartilhada, a menos que precise de todas as alterações no DAM

Acesso aos ativos do Adobe Stock da AEM Assets

A integração do AEM e do Adobe Stock fornece AEM usuários a capacidade de pesquisar, visualizar, licenciar e salvar ativos do Adobe Stock no AEM. Os ativos licenciados e salvos do Adobe Stock selecionaram metadados de Estoque, que podem ser usados para pesquisá-los com filtros extras.

Alguns pontos importantes sobre essa integração:

• Quando os ativos do Adobe stock são salvos em AEM, eles se tornam um AEM Assets comum, com o binário salvo no repositório AEM. Alguns metadados relacionados ao Adobe Stock são salvos para o ativo no AEM, caso contrário, o processo de assimilação será igual ao de qualquer outro arquivo. Por exemplo, se as Tags inteligentes estiverem ativas, as tags serão adicionadas a esses ativos ao salvar.
• O ativo salvo em AEM é uma cópia, não um link de volta ao Adobe Stock.

Trabalhar com ativos salvos do Adobe Stock em AEM no Creative Cloud. Essa integração é independente do Adobe Asset Link, mas o Adobe Asset Link reconhece esses ativos salvos do Stock dessa forma e exibe metadados adicionais e ícone de Estoque nesses ativos na interface do usuário da extensão Adobe Asset Link no Photoshop, Illustrator ou InDesign. Os arquivos estão disponíveis para navegação, abertura e assim por diante, porque são ativos de AEM comuns quando salvos em AEM.
Usuários criativos que trabalham em aplicativos Creative Cloud com a extensão Adobe Asset Link presentes, além de terem acesso a ativos já licenciados da Adobe Stock no AEM, também podem usar o painel Bibliotecas Creative Cloud para pesquisar, visualizar e licenciar ativos da Adobe Stock.
Os ativos da Adobe Stock licenciados e salvos em AEM ficam disponíveis para as equipes mais amplas que acessam a implantação do AEM Assets, enquanto os ativos de licenciamento da Adobe Stock por meio do painel Creative Cloud Bibliotecas os disponibilizam somente para si por padrão em sua conta Creative Cloud.

Sobre o armazenamento de ativos em um DAM

Para projetar um fluxo de trabalho eficiente entre equipes de criação e de marketing/linha de negócios (LOB) e escolher os melhores recursos de suporte, é importante entender quando e por que os ativos são armazenados no DAM.

Por que os ativos são armazenados no DAM

Armazenar ativos no DAM os torna facilmente acessíveis e acessíveis. Ela garante que os ativos possam ser aproveitados por vários usuários na organização ou no ecossistema, o que inclui parceiros, clientes e assim por diante.

A maioria das organizações opta por armazenar apenas ativos relevantes para os processos de marketing/LOB de downstream (publicação em canais como canal da Web pelo AEM Sites ou outros canais fornecidos pelo Adobe Experience Cloud, Advertising Cloud e medidos pelo Analytics Cloud, fornecendo a usuários/parceiros e assim por diante). Além disso, as organizações armazenam ativos que podem estar sujeitos a um processo de revisão/aprovação no DAM. Dessa forma, o DAM armazena principalmente ativos que têm altas chances de serem aproveitados e evita o armazenamento de ativos inativos.

O armazenamento de ativos também está sujeito a considerações técnicas e de utilização de recursos. O DAM fornece serviços adicionais sobre ativos armazenados, incluindo extração de metadados, controle de versão, geração de visualizações/transcodificação, gerenciamento de referências e adição de informações de controle de acesso. Esses serviços consomem mais tempo e recursos de infraestrutura.

Geralmente, o armazenamento de todos os ativos e atualizações não é desejável. Por exemplo, se as atualizações de ativos específicos forem de baixa qualidade e consumirem recursos excessivos, os ativos podem não ser armazenados no DAM.

Quando os ativos são armazenados no DAM

Geralmente, as equipes criativas (e organizações) não estão interessadas em armazenar ativos em cada estágio do ciclo de vida do ativo. Por exemplo, eles evitam armazenar ativos nos seguintes casos:

• Ativos que ainda não foram finalizados ou estão sujeitos a experimentação
• Ativos que não passam no ciclo de análise do criativo/da equipe interna
• Em comparação com o ativo em questão, a equipe tem melhores candidatos para representar seu trabalho para equipes externas

Normalmente, os seguintes ativos de classes são armazenados no DAM:

• Ativos que atingiram um determinado prazo e são considerados prontos para serem partilhados
• Ativos pré-selecionados pela equipe criativa
• Formatos de ativos específicos que podem ser usados ou solicitados pelo marketing, dependendo de um contrato ou contrato específico (por exemplo, arquivos JPG convertidos de arquivos RAW, TIFFs/imagens de originais PSD)

Quando as atualizações de ativos são armazenadas no DAM

Como regra, somente as atualizações de ativos relevantes para o conjunto mais amplo de usuários do DAM devem ser armazenadas no DAM. Isso garante que os usuários (marketing e funções semelhantes) visualizem apenas as versões relevantes na linha do tempo do ativo do DAM.

Normalmente, as alterações estão relacionadas aos marcos principais no ciclo de vida do ativo. Por exemplo, o ativo pronto para criação inicial ou uma atualização oficial com base na solicitação/revisão fornecida pela equipe criativa deve ser armazenado e ter controle de versão no DAM.

A atualização da equipe criativa para revisão pela equipe de marketing após uma solicitação de alteração do ativo existente no DAM é um exemplo de uma atualização relevante. Ele deve ser armazenado e ter controle de versão no DAM para referência adicional ou para reverter para a versão anterior.

A seguir estão exemplos de atualizações que normalmente não são relevantes:

• Versões anteriores dos ativos carregados antes de estarem prontos para análise de marketing
• Alterações criativas frequentes no ativo na fase de trabalho em andamento antes que a equipe criativa decida que o ativo está pronto

Acesso do usuário ao DAM

O AEM Assets oferece suporte a dois tipos de usuários com base no acesso à implantação do AEM Assets. Normalmente, os usuários dentro da rede corporativa (firewall) têm acesso direto ao DAM. Outros utilizadores fora da rede empresarial não teriam acesso direto. O tipo de usuário determina quais integrações podem ser usadas do ponto de vista técnico.

Usuários criativos com acesso direto ao DAM

Normalmente, as equipes criativas internas ou os profissionais de criação/integrados à rede interna têm acesso à instância do DAM, incluindo AEM logon.

Nesses casos, AEM aplicativo de desktop ajuda a fornecer acesso fácil a ativos finais/aprovados e permite salvar ativos prontos para criação no DAM.

Usuários criativos sem acesso ao DAM

Agências externas e independentes sem acesso direto à instância do DAM podem exigir acesso a ativos aprovados ou desejar adicionar seus novos designs ao DAM.

Nesses casos, você pode aproveitar a integração AEM/Creative Cloud para melhorar o fluxo de trabalho. O pré-requisito é que os usuários criativos tenham uma Adobe ID e uma conta Creative Cloud com o serviço de armazenamento.

Use as seguintes estratégias para fornecer acesso a ativos finais/aprovados:

• Para fornecer acesso a um grande número de ativos: Use AEM Assets Brand Portal ou a implementação do cliente de Compartilhamento de Ativos na infraestrutura de publicação AEM

• Para fornecer acesso a alguns ativos: AEM compartilhamento de pastas com a Adobe Creative Cloud pode ser usado além da AEM Assets Brand Portal ou do Compartilhamento de ativos. Observe que há certas limitações relacionadas a essa integração, abordadas com mais detalhes neste artigo.

Casos de uso

Os seguintes casos de uso descrevem vários tipos de fluxos de trabalho entre o DAM e o desktop do designer.

Criar novos designs usando ativos do DAM

O diagrama a seguir ilustra o ciclo de vida do ativo digital. Ele descreve como usuários criativos e usuários de DAM (profissionais de marketing, usuários de LOB) aproveitam os ativos existentes e os usam para criar mais ativos e enviá-los para aprovação.

O ciclo de vida do ativo inclui os seguintes estágios:

1. Compartilhe ativos aprovados no Creative Desktop: Os ativos finais do DAM são disponibilizados ao usuário criativo (no desktop)
2. Crie um novo design (ativo digital criativo): Um novo arquivo é armazenado na área Trabalho em andamento (WIP) .
3. Usar ativos aprovados (colocar) em um novo design: O usuário criativo produz um novo ativo usando ativos aprovados existentes em aplicativos Creative Cloud
4. Salvando com frequência atualizações WIP: O usuário criativo repete rapidamente e salva o arquivo com frequência. Neste estágio, o usuário criativo pode colaborar com outros, mas as atualizações salvas com frequência normalmente não interessam aos usuários do DAM.
5. O ativo atinge o status de creative ready e é salvo na pasta Creative Ready
6. Atualização de ativos : Uma atualização de ativo ou um novo arquivo está disponível para os usuários no DAM
7. O ativo é colocado em produção: Esse é um processo do DAM, que dependendo da organização, pode incluir marcação, aprovações e alteração do controle de acesso. Nesse estágio, o ativo é considerado final e pode ser usado por equipes maiores que usam o DAM. Também pode ser usada por usuários criativos para criar outros ativos.

Estas são algumas recomendações gerais sobre como gerenciar ativos por meio deste processo:

• Use uma área/sistema de armazenamento dedicado, como a pasta sincronizada do Adobe Creative Cloud Assets, para os arquivos WIP: As atualizações frequentes que não são relevantes para os usuários do DAM são melhor tratadas por um sistema dedicado, e não pelo AEM Assets. Os ativos WIP podem ser sincronizados com o disco local usando o aplicativo de desktop do Adobe Creative Cloud, salvo no armazenamento local e assim por diante.
• Use pastas/compartilhamentos separados para ativos e ativos finais que são carregados no DAM: para maior clareza, os ativos finais devem ter sua própria pasta mapeada/compartilhada ("Exemplo final" acima) e os ativos a serem carregados de volta no DAM devem ter sua própria pasta ("Creative Ready")

Alterar ativos existentes gerenciados no DAM

Em alguns casos, os ativos no DAM podem exigir alterações. Os exemplos incluem:

• Solicitação de alterações em ativos a partir da revisão e aprovação feitas no AEM Assets
• Principais atualizações nos ativos finais existentes
• Edições rápidas em um arquivo existente (especialmente antes de ele ser finalmente aprovado)

Nesses casos, AEM aplicativo de desktop fornece a maneira mais fácil de executar essas operações.

Este é o fluxo dos eventos descritos no diagrama:

• 1: Compartilhe o ativo do DAM para o desktop ou abra-o diretamente no desktop no aplicativo preferido (por exemplo, Adobe Photoshop e assim por diante). Fazer check-out é recomendado para bloquear o arquivo.

• 2: Atualização secundária: Edite o arquivo e salve as alterações.

• Fluxo alternativo para a etapa 2

  • R: Atualização principal: Se o arquivo exigir um conjunto elaborado de alterações, ele deve ser salvo intermitentemente e copiado para uma pasta/área WIP.
  • B: O trabalho continua no arquivo nas pastas WIP. As alterações salvas não estão sendo sincronizadas com a versão no DAM
  • C: Após a conclusão das atualizações, o arquivo é copiado de volta ou salvo na pasta mapeada

• 3: As atualizações de ativos são refletidas no DAM. Verifique o ativo para desbloqueá-lo.

• 4: O ativo é colocado em produção.

Estas são algumas recomendações gerais sobre como gerenciar ativos ao longo deste processo:

• Evite salvar diretamente um arquivo aberto de um compartilhamento de rede mapeado por AEM aplicativo de desktop, a menos que as alterações feitas no arquivo sejam pequenas.
• Copie o arquivo para uma pasta WIP separada se desejar fazer alterações adicionais, salvar intermitentemente ou colaborar com a equipe criativa.

Upload em massa no DAM

Você pode ter um requisito para fazer upload simultâneo de um número maior de arquivos no DAM em alguns cenários, por exemplo:

• Upload de resultados de fotos ou projetos maiores
• Upload de ativos fornecidos por agências criativas
• Fazer upload dos ativos selecionados de um conjunto maior se a seleção for feita fora do DAM

Observe que esta descrição se refere ao upload de arquivos operacionalmente (por exemplo, toda semana, ou com cada sessão fotográfica etc.), como uma parte normal do fluxo de trabalho do usuário do desktop. As migrações de ativos grandes não são contempladas aqui.

Você pode aproveitar os seguintes recursos se desejar fazer upload de ativos em massa:

• Para carregar pastas grandes/hierárquicas, use AEM aplicativo de desktop, que fornece um recurso Upload de pasta. Também é possível fazer upload de estruturas hierárquicas de pastas. Os ativos são carregados em segundo plano e, portanto, não estão vinculados a uma sessão do navegador da Web
• Para carregar alguns arquivos de uma única pasta, arraste-os diretamente da área de trabalho para a interface do usuário da Web ou use a opção Criar na interface do usuário da Web do AEM Assets.

Gerenciar ativos digitais diretamente do desktop

Se você usar os Compartilhamentos de arquivo de rede para gerenciar ativos digitais, apenas o uso do compartilhamento de rede mapeado por AEM aplicativo de desktop pode ser visto como um substituto conveniente. Ao fazer a transição dos compartilhamentos de arquivos de rede, lembre-se de que AEM interface do usuário da Web fornece um conjunto avançado de recursos de Gerenciamento de ativos digitais que vai muito além do que é possível em um compartilhamento de rede (pesquisa, coleções, metadados, colaboração, visualizações etc.) e AEM aplicativo de desktop fornece um link útil para conectar o repositório DAM do lado do servidor com o trabalho no desktop.

Evite usar AEM aplicativo de desktop para gerenciar ativos diretamente no compartilhamento de rede do AEM Assets. Por exemplo, evite usar AEM aplicativo de desktop para mover/copiar vários arquivos. Em vez disso, use a interface do usuário da Web do AEM Assets para arrastar as pastas do Localizador/Explorer para o compartilhamento de rede ou usar o recurso de Upload de pasta do AEM Assets.

Migração de ativos

Para planejar e executar as migrações de ativos do sistema existente para um novo sistema ou a migração de um grande volume de ativos armazenados em servidores, consulte o Guia de Migração. AEM aplicativo de desktop e AEM para integrações do Creative Cloud não são compatíveis com essas migrações. Devido aos grandes volumes de ativos a serem assimilados e aos requisitos adicionais sobre mapeamento, transformação e assimilação de metadados, as migrações devem ser tratadas usando diferentes ferramentas e abordagens.