Configurar e gerenciar o processo de aprovação

Cada etapa de um delivery pode estar sujeita a aprovação para garantir o monitoramento total e controle dos vários processos da campanha: direcionamento, conteúdo, orçamento, extração e envio de uma prova.

As mensagens de notificação são enviadas aos operadores do Adobe Campaign que são revisores designados para informá-los sobre uma solicitação de aprovação. Verifique se os revisores têm as permissões apropriadas para aprovação e se sua zona de segurança está definida corretamente. Saiba mais.

O procedimento de aprovação é apresentado nesta seção.

OBSERVAÇÃO

Somente o proprietário do delivery pode iniciar um delivery. Para que outro operador (ou grupo de operadores) possa iniciar um delivery, é necessário adicioná-los como revisores no campo Delivery start:.
Saiba mais.

Princípio operacional

Por exemplo, a mensageml padrão para aprovação de orçamento será a seguinte:

Os operadores do revisor podem optar por aprovar ou não o orçamento.

Assim que o operador validar, a aprovação ou a rejeição do trabalho será encaminhada para o painel de delivery.

As informações também estão disponíveis nos logs de aprovação da campanha. Esses logs são acessados por meio da guia Edit > Tracking > Approvals.

Essas notificações são enviadas aos operadores afetados para cada processo para o qual a aprovação foi habilitada.

As aprovações podem ser habilitadas para o template de campanha, para cada campanha individualmente ou para um delivery.

Todas as tarefas que exigem aprovação são selecionadas no template da campanha (guias Properties > Advanced campaign settings… > Approvals), como operadores em mudança de aprovação (eles receberão notificações, a menos que essa opção não esteja habilitada). Para obter mais informações, consulte esta seção.

Essas configurações podem ser substituídas para cada campanha criada usando este modelo e individualmente para cada delivery de campanha: clique no botão Properties e, em seguida, na guia Approvals.

No seguinte exemplo, o conteúdo do delivery não exigirá aprovações:

Selecionar revisores

Para cada tipo de aprovação, os operadores ou grupos de operadores encarregados da aprovação são selecionados na lista suspensa no delivery. Mais operadores podem ser adicionados usando o link Edit…. Essa janela também permite editar o prazo de aprovação.

Se nenhum revisor for especificado, o gerente da campanha será responsável pela aprovação e receberá as notificações. O gerente da campanha é especificado na guia Edit > Properties da campanha:

OBSERVAÇÃO

Todos os outros operadores do Adobe Campaign com direitos de Administrator também podem aprovar tarefas, mas não receberão notificações.
Por padrão, o gerente de campanha não pode realizar a aprovação ou iniciar as remessas se os operadores de aprovação tiverem sido definidos. Você pode modificar esse comportamento e autorizar que o gerenciador de campanha aprove/inicie remessa criando a opção NmsCampaign_Activate_OwnerConfirmation com o valor 1.

Modos de aprovação

Aprovação através do painel

Para aprovar uma tarefa através do console ou da interface da Web, clique no link apropriado no painel de campanha. As tarefas também podem ser aprovadas por meio do rastreamento de delivery ou pelo painel de delivery.

Verifique as informações a serem aprovadas, escolha aceitar ou rejeitar a aprovação e, se necessário, insira um comentário. Clique em Ok para salvar.

OBSERVAÇÃO

Se um processo já tiver sido aprovado por outro operador, o link de aprovação não estará disponível.

Aprovação através de mensagens de notificação

Clique no link disponível na mensagem de notificação (consulte Notificações). Você precisa fazer logon, conforme mostrado abaixo:

Selecione Accept ou Reject e insira um comentário se necessário.

Clique em Validate.

OBSERVAÇÃO

Se os avisos forem gerados durante o processo, um aviso será exibido na notificação.

Rastreamento de aprovação

As informações estão disponíveis em vários lugares:

  • No log de aprovação da campanha, na subguia Approvals da guia Edit > Tracking:

  • No log de delivery da campanha, na subguia Deliveries da guia Edit > Tracking:

  • Para aprovar o status de aprovação de cada delivery, clique na opção Hide/show log da guia Summary.

  • Essas informações também podem ser acessadas através da guia Tracking > Approvals de cada delivery:

OBSERVAÇÃO

Após um operador ter aprovado ou rejeitado uma tarefa, os outros operadores de revisão não podem mais atuar sobre a aprovação.

Aprovação automática e manual

Ao criar um workflow de definição de metas, se a aprovação for automática (modo padrão), o Adobe Campaign exibirá o link de aprovação ou envia uma notificação assim que uma aprovação é necessária.

Para escolher o modo de aprovação (manual ou automático), clique na guia Edit > Properties da campanha ou do template da campanha e em seguida em Advanced campaign settings… e, por fim, na guia Approvals.

OBSERVAÇÃO

O modo de aprovação selecionado será aplicado a todas as remessas da campanha.

Quando um workflow de direcionamento está sendo criado, a aprovação manual permite que você evite criar links de aprovação ou enviar notificações automaticamente. O painel de campanha oferece um link Submit targeting for approval para iniciar o processo de aprovação manualmente.

As mensagens de confirmação permitem autorizar aprovações nas tarefas selecionadas para esse delivery.

Os botões de aprovação são exibidos no painel de campanha (para esse delivery), no painel de delivery e no controle de delivery. Se as notificações estiverem ativadas, elas serão enviadas em paralelo.

Esse método de ativação de aprovações permite que você trabalhe com o direcionamento sem enviar notificações falsas para os revisores.

Notificações

As notificações são mensagens de e-mail específicas enviadas para os revisores para informá-los de que um processo está pendente de aprovação. Quando o operador clica no link da mensagem, é exibida uma página de autenticação. Após fazer logon, o operador pode exibir as informações e aprovar ou rejeitar a tarefa. Um comentário também pode ser inserido na janela de aprovação.

O conteúdo dos e-mails de notificação pode ser personalizado. Consulte Conteúdo de notificação.

Ativar/desativar notificação

Por padrão, as mensagens de notificação são enviadas se a aprovação da tarefa relacionada estiver habilitada no template de campanha, da campanha ou do delivery. As notificações podem, porém, estar desabilitadas para autorizar aprovações somente do console.

Para fazer isso, edite a janela de aprovação da campanha ou do template da campanha (guias Edit > Properties > Advanced campaign settings… > Approvals) e selecione Do not enable notification sending.

Conteúdo de notificação

O conteúdo da notificação é definido em um template específico: Notification of validations for the marketing campaign. Esse modelo é salvo na pasta Administration > Campaign management > Technical delivery templates da árvore do Adobe Campaign.

Revisar e aprovar deliveries

O Adobe Campaign permite configurar processos de aprovação para os principais estágios da campanha de marketing em modo de colaboração.

Para remessas diretas de mala direta, os operadores do Adobe Campaign podem exibir o arquivo de extração antes que ele seja enviado ao roteador e, se necessário, podem alterar o formato e reenviar a extração. Consulte Aprovar um arquivo de extração.

Para cada campanha, você pode aprovar o target, o conteúdo (consulte Aprovar conteúdo) e os custos do delivery. Os operadores do Adobe Campaign responsáveis pela aprovação podem ser notificados por email, podendo aceitar ou rejeitar a aprovação por meio do console ou por meio de uma conexão com a web. Consulte Etapas para aprovar um delivery.

Quando essas fases de validação estiverem concluídas, o delivery poderá ser iniciado. Saiba mais.

Etapas para aprovar um delivery

Os estágios que exigem aprovação aparecem no painel de campanha (por meio do console da interface da Web). Eles também aparecem na tabela de rastreamento de delivery e no painel do delivery.

Neste ponto, o status da campanha é To validate.

OBSERVAÇÃO

Para selecionar os processos que exigem uma aprovação, modifique o template de campanha. Para obter mais informações, consulte Templates de campanha.

OBSERVAÇÃO

Em um workflow de direcionamento, se um erro vinculado a um problema de configuração ocorrer durante a preparação da mensagem, o link Restart message preparation será mostrado no painel. Corrija o erro e clique neste link para reiniciar a preparação da mensagem, ignorando o estágio de definição de metas.

Para cada delivery na campanha, você pode aprovar os seguintes processos:

  • Definição de metas, conteúdo e orçamento

    Quando as opções Enable target approval, Enable content approval ou Enable budget approval são selecionadas na janela de configurações de aprovação de tarefas, os links relevantes são mostrados no painel da campanha para os deliveries relacionados.

    OBSERVAÇÃO

    A aprovação de orçamento só estará disponível se a aprovação de definição de metas estiver habilitada na janela de configurações de aprovação. O link para aprovação do orçamento é exibido somente após o target ter sido analisado. Além disso, esse link é exibido junto com o link para aprovação do target.

    Se as opções Assign content editing ou External content approval forem selecionadas na janela de configurações de aprovação, o painel exibirá os links Available content e External content approval.

    A aprovação de conteúdo permite que você acesse as provas enviadas.

  • Aprovação de extração (delivery de mala direta)

    Quando a opção Enable extraction approval está selecionada na janela de configurações de aprovação, o arquivo extraído deve ser aprovado antes que o roteador possa ser notificado.

    Um link Approve content fica disponível no painel de campanha conforme mostrado abaixo:

    Os arquivos de extração podem ser pré-visualizados por meio da caixa de aprovação e, em seguida, aceitos ou rejeitados.

    OBSERVAÇÃO

    A pré-visualização do arquivo de extração indica apenas uma amostra de dados. O arquivo de saída inteiro não está carregado.

  • Aprovar remessas associadas

    A opção Enable individual approval of each associated delivery é usada para um delivery principal associado a deliveries secundários. Por padrão, essa opção não está selecionada, para que uma aprovação geral do delivery principal possa ser realizada. Se essa opção estiver selecionada, cada delivery deverá ser aprovado individualmente.

Selecionar processos para aprovar

As fases de aprovação são definidas com o modelo associado à campanha. Você deve selecionar os elementos que serão aprovados do modelo e especificar os operadores do Adobe Campaign que serão responsáveis por essas aprovações. Para obter mais informações sobre templates de campanha, consulte esta seção.

OBSERVAÇÃO

A configuração de aprovação para a campanha (ou para o template de campanha) será aplicada a todos os deliveries futuros vinculados a esta campanha. Quaisquer alterações de configuração não serão aplicadas às remessas anteriores.

Essas informações podem ser sobrepostas para cada campanha e delivery.

Para uma campanha, clique na guia Edit > Properties, em seguida no link Advanced campaign settings… e finalmente na subguia Approvals para acessar a página de configuração de aprovações.

Você pode selecionar e desmarcar os processos a aprovar e designar os operadores do Adobe Campaign responsáveis pela aprovação. Eles podem ser operadores individuais, um grupo de operadores ou uma lista de operadores.

Para selecionar uma lista de operadores, clique no link Edit… à direita do campo que designa o primeiro revisor e adicione quantos operadores forem necessários, conforme mostrado abaixo:

OBSERVAÇÃO
  • Se uma lista de revisores for definida, um trabalho será aprovado assim que um revisor aceitá-lo. O link de aprovação relevante não é mais oferecido no painel. Quando o envio de notificações estiver habilitado, se outro revisor clicar no link de aprovação na mensagem de notificação, será exibida uma notificação de que outro operador já aprovou a tarefa.
  • Você pode definir um agendamento de aprovação para a campanha na seção inferior da janela de edição do revisor. Por padrão, os revisores têm três dias a partir da data de envio para aprovar um processo. É possível configurar um lembrete que é enviado automaticamente para os operadores relacionados antes do prazo de aprovação.
  • Você pode adicionar lembretes desta seção.

Para cada delivery, clique no botão Audit e na guia Approvals para exibir e editar datas de aprovação e lembretes automáticos.

OBSERVAÇÃO

Essa guia fica disponível após o início do processo de aprovação de conteúdo.

Aprovar um conteúdo

ATENÇÃO

Para aprovar um conteúdo, um ciclo de prova é obrigatório. As provas permitem aprovar a exibição de informações e dados de personalização e verificar se os links estão funcionando. Saiba como criar uma prova nesta seção.

As funcionalidades de aprovação de conteúdo detalhadas abaixo estão relacionadas ao delivery de prova.

É possível configurar um ciclo de aprovação de conteúdo. Para fazer isso, selecione a opção Enable content approval na janela de configurações de aprovação. As principais etapas do ciclo de aprovação de conteúdo são:

  1. Depois de criar um novo delivery, o gerente de campanha clica no link Submit content no painel de campanha para iniciar o ciclo de aprovação de conteúdo.

    OBSERVAÇÃO

    Se a opção Enable the sending of proofs (para deliveries de email) ou Enable the sending and approval of proofs (para deliveries de correspondência direta) foi selecionada na janela de configurações de aprovação, as provas serão enviadas automaticamente.

  2. Um email de notificação é enviado para a pessoa responsável pelo conteúdo, que pode escolher se deve ou não aprová-lo:

    • por e-mail de notificação:

      OBSERVAÇÃO

      O e-mail de notificação contém um link para as provas já enviadas e possivelmente a renderização da mensagem para os vários webmails se a opção Deliverability estiver habilitada para esta instância.

    • por console ou interface da Web, controle de delivery, painel de delivery ou painel de campanha:

      OBSERVAÇÃO

      Este painel da campanha permite exibir a lista de provas que foram enviadas, clicando no link Inbox rendering…. Para exibir o conteúdo, clique no ícone Detail à direita da lista.

  3. Um email de notificação é enviado para a pessoa responsável pela campanha informando se o conteúdo foi aprovado ou não.

    OBSERVAÇÃO

    A pessoa responsável pela campanha pode reiniciar o ciclo de aprovação de conteúdo a qualquer momento. Para fazer isso, clique no link da linha Content status do painel da campanha (no nível de delivery) e, em seguida, clique em Reset content approval to submit it again.

Atribuir edição de conteúdo

Essa opção permite que você defina uma pessoa encarregada da edição de conteúdo, como um webmaster. Se a opção Assign content editing estiver selecionada na janela de configurações de aprovação, várias etapas de aprovação serão adicionadas entre a criação de delivery e o delivery do e-mail de notificação à pessoa encarregada do conteúdo:

  1. Depois de criar um novo delivery, a pessoa responsável pela campanha clica no link Submit content editing no painel de campanha para iniciar o ciclo de edição de conteúdo.

  2. A pessoa responsável pela edição de conteúdo receberá um e-mail informando que o conteúdo está disponível.

  3. Eles podem fazer logon no console, abrir o delivery e editá-lo usando um assistente simplificado para alterar o assunto, o conteúdo HTML e o conteúdo de texto e enviar provas.

    OBSERVAÇÃO

    Se a opção Enable the sending of proofs (para deliveries de email) ou Enable the sending and approval of proofs (para deliveries de correspondência direta) foi selecionada na janela de configurações de aprovação, as provas serão enviadas automaticamente.

  4. Depois que a pessoa encarregada da edição de conteúdo terminar de fazer alterações no conteúdo do delivery, ela poderá tornar o conteúdo disponível.

    Para isso, elas podem:

    • clicar no link Available content através do console do Adobe Campaign.

    • clicar no link da mensagem de notificação e, em seguida, aprovar a disponibilidade do conteúdo.

      O operador pode adicionar um comentário antes de enviar o conteúdo para a pessoa responsável pela campanha.

      A mensagem de notificação permite que o revisor aprove ou rejeite o conteúdo.

Aprovação de conteúdo externo

Essa opção permite que você defina um operador externo responsável por aprovar a renderização do delivery, como consistência de comunicação da marca, taxas etc. Se a opção External content approval estiver selecionada na janela de configurações de aprovação, várias etapas de aprovação serão adicionadas entre a aprovação do conteúdo e o delivery da notificação à pessoa responsável pelo conteúdo:

  1. O gerente de conteúdo externo recebe um e-mail de notificação informando que o conteúdo foi aprovado e solicitando aprovação externa.

  2. O e-mail de notificação contém links para as provas enviadas, o que permite visualizar a renderização de delivery e um botão para aprovação ou rejeição do conteúdo do delivery.

    OBSERVAÇÃO

    Esses links só estarão disponíveis se uma ou mais provas tiverem sido enviadas. Caso contrário, a renderização do delivery só estará disponível através do console ou da interface da Web.

Aprovar um arquivo de extração

Para entregas offline, o Adobe Campaign gera um arquivo de extração que, dependendo de como é configurado, é enviado ao roteador. Seu conteúdo depende do template de exportação usado.

Quando o conteúdo, o direcionamento e o orçamento são aprovados, o delivery é alterado para Extraction pending até que o workflow de extração das campanhas seja iniciado.

Na data da solicitação de extração, o arquivo de extração é criado, e o status do delivery muda para File to approve.

Você pode visualizar o conteúdo do arquivo extraído (clicando no nome), aprová-lo ou, se necessário, alterar o formato e iniciar novamente a extração utilizando os links no painel.

Depois que o arquivo for aprovado, você poderá enviar o e-mail de notificação para o roteador. Para obter mais informações, consulte Iniciar um delivery offline.

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