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Starten eines Workflows

Workflows werden grundsätzlich manuell gestartet, Nach dem Starten können sie jedoch inaktiv bleiben, je nachdem, welche Informationen über eine Planung (siehe Planung) oder Aktivitätsplanung angegeben wurden.

Die mit der Workflow-Ausführung in Zusammenhang stehenden Prozesse (starten, anhalten, aussetzen etc.) laufen asynchron ab, d. h. der jeweilige Befehl wird gespeichert und erst dann ausgeführt, wenn ein Server verfügbar ist.

Anhand der Schaltflächen der Symbolleiste kann die Ausführung des Workflows gesteuert und überwacht werden.

Die im Menü Aktionen und im Kontextmenü verfügbaren Befehle werden nachstehend erläutert.

Aktionen-Symbolleiste

Die Symbolleiste wird in diesem Abschnitt beschrieben. Die Schaltfläche Aktionen bietet weiterführende Optionen, um auf die Ausführung eines oder mehrerer Workflows Einfluss zu nehmen. Auf die Aktionen können Sie außerdem über das Menü Datei > Aktionen oder durch Rechtsklick und Auswahl der Option Aktionen im Kontextmenü zugreifen.

• Starten

  Dieser Befehl startet die Ausführung eines Workflows. Sein Status wechselt von In Bearbeitung, Ausgesetzt oder Abgeschlossen in Gestartet. Die Workflow-Engine übernimmt die Ausführung des Workflows. Bei zuvor ausgesetzten Workflows wird die Ausführung an der Stelle wieder aufgenommen, wo sie ausgesetzt wurde. In den anderen Fällen starten die Workflows jeweils mit der ersten Aktivität.

  Der Start eines Workflows ist ein asynchroner Prozess, d. h. der jeweilige Befehl wird gespeichert und erst dann ausgeführt, wenn ein Server verfügbar ist.

• Aussetzen

  Dieser Befehl überführt den Workflow in den Status Ausgesetzt. Bis zur Wiederaufnahme werden keine weiteren Aktivitäten gestartet, laufende Aktionen werden jedoch nicht unterbrochen.

• Anhalten

  Dieser Befehl hält die Ausführung eines laufenden Workflows an. Der Status der Workflow-Instanz wechselt zu Abgeschlossen. Laufende Aktionen werden nach Möglichkeit unterbrochen. Gestartete Importe oder SQL-Abfragen werden sofort abgebrochen.

  WICHTIG

  Das Anhalten eines Workflows ist ein asynchroner Prozess: Die Anfrage wird registriert und der oder die Workflow-Server brechen die laufenden Vorgänge ab. Das Anhalten einer Workflow-Instanz kann daher einige Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn der Workflow auf mehreren Servern ausgeführt wird, von denen jeder die laufenden Aufgaben abbrechen muss. Um Probleme zu vermeiden, warten Sie, bis der Stopp-Vorgang abgeschlossen ist, und führen Sie nicht mehrere Stopp-Anfragen für denselben Workflow durch.

• Unbedingter Stopp

  Bei Auswahl dieses Befehls wechselt der Workflow-Status zu Abgeschlossen. Dieser Befehl darf nur als letztes Mittel eingesetzt werden, wenn das normale Anhalten auch nach mehreren Minuten keine Wirkung zeigt. Verwenden Sie den unbedingten Stopp nur, wenn Sie sicher sind, dass der Workflow keine reellen laufenden Prozesse aufweist.

  VORSICHT

  Die Verwendung dieses Befehls sollte erfahrenen Benutzern vorbehalten bleiben.

• Neu starten

  Dieser Befehl hält einen Workflow zunächst an und startet ihn dann erneut.In den meisten Fällen ermöglicht diese Vorgehensweise einen schnelleren Neustart als die separate Verwendung der Anhalten- und Starten-Schaltflächen. Dies ist insbesondere dann nützlich, wenn das Anhalten eines Workflows geraume Zeit in Anspruch nimmt, da der Befehl "Starten" erst wieder verfügbar ist, wenn der Workflow tatsächlich angehalten wurde.

  Die Befehle Starten/Aussetzen/Anhalten/Neu starten sind auch über die entsprechenden Schaltflächen der Symbolleiste verfügbar. Weiterführende Informationen finden Sie in diesem Abschnitt.

• Verlaufsbereinigung

  Mit dieser Aktion können Sie den Workflow-Verlauf bereinigen. Weitere Informationen finden Sie unter Verläufe bereinigen.

• Im Simulationsmodus starten

  Mithilfe dieses Befehls wird der Workflow im Simulationsmodus gestartet. In diesem Modus werden nur die Aktivitäten ausgeführt, die keine Auswirkungen auf die Datenbank oder das Dateisystem haben. Dies können Aktivitäten vom Typ Abfrage, Vereinigung, Schnittmenge usw. sein. Aktivitäten mit Auswirkungen (beispielsweise Export, Import usw.) sowie die darauf folgenden Aktivitäten im selben Zweig werden nicht ausgeführt.

• Vorgezogene Ausführung der ausstehenden Aufgaben

  Dieser Befehl bietet die Möglichkeit, so schnell wie möglich alle ausstehenden Aufgaben zu starten. Wenn Sie eine bestimmte Aufgabe starten möchten, klicken Sie auf die entsprechende Aktivität und wählen Sie Aufgabe(n) jetzt bearbeiten.

• Als Vorlage speichern

  Dieser Befehl erstellt eine neue, auf dem markierten Workflow basierende Workflow-Vorlage. Geben Sie im Feld Ordner den gewünschten Speicherordner an.

  Die Optionen Ausgewählte Zeilen gebündelt aktualisieren… und Ausgewählte Zeilen fusionieren… sind allgemeine Optionen der Plattform, die in allen Aktionen-Menüs zur Verfügung stehen. Lesen Sie diesbezüglich diesen Abschnitt.

Best Practices für die Workflow-Ausführung

Es wird empfohlen, Workflows nicht öfter als alle 15 Minuten auszuführen, da die Gesamtleistung des Systems beeinträchtigt werden kann und Blockierungen in der Datenbank entstehen können.

Vermeiden Sie es, Ihre Workflows in einem angehaltenen Zustand zu belassen. Wenn Sie einen temporären Workflow erstellen, stellen Sie sicher, dass er korrekt beendet werden kann und nicht in einem pausierten Zustand bleibt. Wenn er pausiert ist, bedeutet dies nämlich, dass Sie die temporären Tabellen beibehalten müssen und somit die Größe der Datenbank erhöhen. Weisen Sie unter „Workflow-Eigenschaften“ Workflow-Supervisoren zu, um eine Warnung zu senden, wenn ein Workflow fehlschlägt oder vom System ausgesetzt wird.

So vermeiden Sie, dass Workflows ausgesetzt werden:

• Prüfen Sie Ihre Workflows regelmäßig, um sicherzustellen, dass keine unerwarteten Fehler auftreten.
• Bauen Sie Ihre Workflows möglichst einfach auf, indem Sie beispielsweise große Workflows in mehrere kleine unterteilen. Mit der Aktivität Externes Signal können Sie Workflows durch andere Workflows auslösen.
• Vermeiden Sie es, Aktivitäten mit Flüssen in Ihren Workflows zu deaktivieren, die Threads offen lassen und zu vielen temporären Tabellen führen, die viel Platz verbrauchen können. Behalten Sie in Ihren Workflows keine Aktivitäten im Status Nicht aktivieren oder Aktivieren, aber nicht ausführen.

Stoppen von nicht verwendeten Workflows. Workflows, die weiterhin ausgeführt werden, halten Verbindungen zur Datenbank aufrecht.

Verwenden Sie den bedingungslosen Stopp so selten wie möglich. Verwenden Sie diese Aktion nicht regelmäßig. Wenn Verbindungen, die von Workflows zur Datenbank erzeugt werden, nicht sauber geschlossen werden, beeinträchtigt dies die Leistung.

Führen Sie nicht mehrere Stopp-Anfragen für denselben Workflow aus. Das Anhalten eines Workflows ist ein asynchroner Prozess: Die Anfrage wird registriert und der oder die Workflow-Server brechen die laufenden Vorgänge ab. Das Anhalten einer Workflow-Instanz kann daher einige Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn der Workflow auf mehreren Servern ausgeführt wird, von denen jeder die laufenden Aufgaben abbrechen muss. Um Probleme zu vermeiden, warten Sie, bis der Stopp-Vorgang abgeschlossen ist, und vermeiden Sie, einen Workflow mehrmals anzuhalten.

Kontextmenü

Durch Markierung und Rechtsklick auf eine oder mehrere Aktivitäten eines Workflows können Sie speziell auf diese einwirken.

Im Kontextmenü stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Öffnen… - ermöglicht den Zugriff auf die Eigenschaften der Aktivität.

Protokoll anzeigen - zeigt das Ausführungsprotokoll der Aufgaben der ausgewählten Aktivität an. Weitere Informationen finden Sie unter Protokoll anzeigen.

Aufgabe(n) jetzt bearbeiten - startet so schnell wie möglich alle ausstehenden Aufgaben der Aktivität.

Workflow ab dieser Aufgabe neu starten - startet den Workflow ab der ausgewählten Aufgabe neu und verwendet dabei die durch die vorangehende Ausführung in der Aktivität gespeicherten Ergebnisse.

Ausschneiden/Kopieren/Einfügen/Löschen - ermöglicht das Ausschneiden, Kopieren, Einfügen oder Löschen der ausgewählten Aktivität(en).

Als Bild kopieren - erstellt einen Screenshot sämtlicher Aktivitäten des Workflows.

Normale Ausführung/Aktivieren, aber nicht ausführen/Nicht aktivieren - sind auch im Tab Erweitert der Aktivitätseigenschaften verfügbar. Sie werden unter Ausführung ausführlich beschrieben.

Speichern/Abbrechen - speichert oder verwirft die im Workflow vorgenommenen Änderungen.

Das Kontextmenü wird in diesem Abschnitt näher erläutert.