排程活頁簿

儲存活頁簿並完成分析後,您就可以使用排程功能輕鬆與團隊中的其他人共用活頁簿。「排程」功能可讓您建立排程,自動重新整理活頁簿中的資料,並透過電子郵件將 Excel 活頁簿 .xlsx 檔案作為附件,在特定日期和時間傳送給您指定的對象。設定排程可讓收件者定期自動更新。您也可以使用排程功能來傳送一次活頁簿,而不排程自動更新。

您可以為單一活頁簿建立多個排程。例如,您可以每天將活頁簿傳送給您的團隊,也可以建立兩個不同的排程,每週將活頁簿傳送給主管一次。

「排程」功能也可以讓您設定活頁簿的密碼保護,以及編輯先前排程的活頁簿。

排程活頁簿

使用 Report Builder 中心的「排程」任務按鈕,快速建立排程,以便您自動將活頁簿 Excel 檔案 (.xlsx) 分發給個人或群組。

  1. 按一下 Report Builder 中心內的「排程」按鈕。

  2. 按一下「排程活頁簿」或左上角的加號按鈕,以建立新的排程活頁簿。

    替代說明

    排程窗格會顯示活頁簿的一些預先定義資訊,例如活頁簿名稱和上次修改活頁簿的日期。

    替代說明
  3. (選用) 輸入檔案名稱。

    活頁簿檔案名稱會預設為活頁簿的名稱,但您可以視需要變更此名稱。如果您要將相同的活頁簿傳送給多個對象,而您想要將它命名為讓特定對象更好記的名稱,就可以變更名稱。

  4. (選用) 選取​「將時間戳記附加到檔案名稱」

    您可以在檔案名稱附加時間戳記,以識別活頁簿的更新日期。這有助於快速查看在特定日期傳送的活頁簿版本。檔案名稱預覽​會顯示分發活頁簿時,活頁簿檔案名稱在電子郵件中的顯示方式。時間戳記格式為 YYYY-MM-DD。

  5. (選用) 選取​「.zip壓縮」​來壓縮檔案並設定檔案的密碼保護。

    進行此選擇時,系統會提示您輸入密碼以開啟檔案。如果您對資料安全性有疑慮,並想以密碼保護活頁簿,這個方法就很有用。若要使用密碼保護檔案,就必須選取​「.zip壓縮」。密碼必須至少為 8 個字元,並包含一個數字和一個特殊字元。

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  6. 輸入​收件者。您可以輸入組織中可識別的人員名稱,也可以輸入組織內外人員的電子郵件地址。

  7. 輸入電子郵件的​主旨​以及收件者的說明。主旨預設為活頁簿檔案名稱,但您可以視需要修改主旨。您可以在說明區段中新增詳細資料。

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  8. 設定排程選項,以設定您要透過電子郵件將活頁簿傳送給收件者的日期和時間。

    選擇開始和結束日期與時間範圍。這可以是今天的日期或未來的日期。

    從下拉式選單中選取​「頻率」。您可以將頻率設定為特定日期的每小時、每日、每週、每月或每年。例如,您可以設定排程,在每個月的第一個星期日晚上傳送活頁簿,讓收件者在星期一早上第一時間就能在收件匣中看到該電子郵件。

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  9. 設定排程後,按一下​「依排程傳送」

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    您會在 Report Builder 中心底部看到確認快顯通知,而排程的活頁簿會列在「活頁簿」標籤下。

    替代說明

僅傳送活頁簿一次

您也可以只傳送活頁簿一次。

  1. 取消勾選​「顯示排程選項」

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  2. 按一下​「立即傳送」

檢視及編輯排程的活頁簿

您可以在「活頁簿」標籤下的同一位置檢視及管理所有已排程的活頁簿。

  1. 在 Report Builder 中心的「排程」區段中,按一下「活頁簿」標籤。使用此檢視查看所有已排程活頁簿的清單。

  2. 選取活頁簿。系統會顯示數種工具,讓您編輯活頁簿、變更排程、暫停並重新啟動排程,或刪除排程。

    替代說明
  • (選用) 按一下鉛筆圖示,即可編輯活頁簿排程。

  • (選用) 按一下時鐘圖示,即可檢視每個排程任務的歷史記錄。

  • (選用) 按一下暫停圖示,即可暫停並重新啟動發佈排程。如果您需要在傳送活頁簿之前修改活頁簿,這個方法會很實用。想要重新啟動發佈時,請再按一下暫停圖示。

  • (選用) 按一下垃圾桶以刪除排程。

查看已排程任務的狀態

歷史記錄視圖可讓您查看每個已排程任務的狀態。另有一列單獨記錄每個排程任務的狀態變更。在以下範例中,新的小時排程​於 1 月 5 日下午 3:04 啟動。下午 3:05 前,排程已成功重新整理並已傳送給收件人。下一個活頁簿 (錯誤活頁簿) 在重新整理流程期間發生錯誤。如果活頁簿無法傳送,歷史記錄索引標籤會顯示流程中該錯誤發生的位置,協助您進行疑難排解。在此情況下,可能是因為某些資料區塊錯誤 (可能是缺少元件) 導致活頁簿無法成功重新整理。

綠色核取記號表示該活頁簿已成功傳送。內含驚嘆號的紅色三角形則表示發生錯誤。

透過按一下搜索欄右側的欄設定圖示,您可以選擇要在歷史記錄索引標籤中顯示的欄。

替代說明

您可以前往活頁簿索引標籤,選取活頁簿,然後按一下「歷史記錄」圖示篩選歷史記錄,只查看單一已排程活頁簿的歷史記錄。

您也可以從「活頁簿」索引標籤檢視特定活頁簿的歷史記錄。在「活頁簿」標籤中,選取活頁簿,然後按一下歷史記錄圖示。

替代說明

活頁簿篩選器便會顯示在歷史記錄頂端。若要再次檢視所有排程任務的歷史記錄,請按一下篩選器旁的 x。

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