Zusammenarbeit zwischen Workfront und AEM Assets

14 Minuten

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Die Verwaltung von Metadaten in Adobe Workfront und Adobe Experience Manager Assets ist eine grundlegende Herausforderung für Digital-Operations-Teams. Dieser Leitfaden, der sich auf professionelle Erkenntnisse von Autumn Earle und John Lemme stützt, führt durch die Strategien, Rollen und Lösungen, mit denen Unternehmen Datenintegrität, betriebliche Effizienz und skalierbare Governance erreichen können.

Einführung

Wenn Ihre Teams ihre Zeit zwischen Adobe Workfront und AEM Assets aufteilen, ist ein sauberer Abgleich der Metadaten die treibende Kraft bei der Content Velocity. In einem kürzlich durchgeführten Webinar – Lernen von Kolleginnen und Kollegen haben die Verfassenden dieses Artikels erläutert, wie sie die Zuordnung zwischen Workfront und AEM zuverlässig gestalten. Zu den behandelten Themen gehörten die Nutzung eines Systems mit einem Eintrag pro Feld, leichte Änderungskontrolle und ereignisbasierte Synchronisierung mit dem nativen Connector. Sie sprachen auch über Anwendungsfälle von Fusion, bei denen Governance oder eine systemübergreifende Logik erforderlich ist.

In diesem Artikel lernen Sie Folgendes:

Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Implementierung: Schrittweiser Ansatz für die Implementierung des nativen Connectors Workfront → AEM Assets
Best Practices für Metadaten: Zuordnung von Metadatenfeldern zwischen Workfront-Formularen und AEM-Schemata
Governance-Leitlinien: Benötigte Rollen und Dokumentation für eine zuverlässige Skalierung
Nativer Connector vs. Fusion: Wann sollte für Leitlinien und Orchestrierung der native Connector und wann Fusion verwendet werden?

Die Sitzung richtete sich an Geschäfts- und Technikverantwortliche aus den Bereichen Digital Operations, DAM und Projekt-Management. Das Ziel: Entmystifizierung der Metadatenzuordnung zwischen Workfront und AEM Assets, Bewältigung gemeinsamer Herausforderungen und Austausch von Best Practices zur Verbesserung der Metadatenintegrität und Nutzung von Automatisierung.

Metadaten – Grundlagen

Metadaten sind das Organisationsprinzip beim Digital Asset Management. In AEM sind die Metadaten mit dem Asset verbunden und bilden die Grundlage für Suchvorgänge, Workflows und Richtlinien. In Workfront werden die Metadaten über benutzerdefinierte Formulare auf Projekt-, Aufgaben- und Dokumentebene erfasst. Eine zentrale Datenquelle pro Feld und eine grundlegende Änderungskontrolle verhindern spätere Nacharbeiten.

Rolle der Metadaten: Metadaten sind für die effiziente Verwaltung digitaler Assets und Projekte unerlässlich, da sie organisierte Informationen und Kontrolle bieten.
Datenquelle: Eine zentrale Datenquelle gewährleistet Konsistenz, genaue Berichte und Compliance in allen Systemen für digitale Assets.
Änderungskontrollmechanismen: Die Implementierung einer Änderungskontrolle ist unerlässlich, um Aktualisierungen zu verwalten und die Integrität der Metadaten plattformübergreifend zu erhalten.

TIP

Wenn Sie gerade erst anfangen, finden Sie vielleicht dieses Webinar über die Voraussetzungen für die Verwendung des nativen Connectors nützlich.

Stellen Sie vor der Integration von Workfront und AEM Assets Folgendes sicher:

Workfront ist konfiguriert: Dieser Prozess wird in der Adobe Admin Console mit einer zugewiesenen Organisations-ID durchgeführt
Produkte sind zugewiesen: Sowohl Workfront als auch AEM Assets (oder Assets Essentials) sind der Person, die die Integration einrichtet, als Produkte zugewiesen

Diese Schritte sind entscheidend für die Aktivierung des nativen Connectors und die Gewährleistung eines nahtlosen Datenflusses.

Abstimmung: das „M-Team“

Für den Erfolg von Metadaten ist eine funktionsübergreifende Team-Leistung erforderlich. Die folgenden Rollen sind von wesentlicher Bedeutung:

Projektleitung: Überwachung von Zeitplänen, Ressourcen und Kommunikation
Stakeholder: Definition von Anforderungen und Erfolgskriterien
Team für technische Integration: Konfiguration von Systemen und Verwaltung von API-Verbindungen
DAM-Admins: Verwaltung von Metadaten und Sicherstellung der Asset-Bereitschaft
Änderungs-Management und Schulungsleitung: Förderung der Benutzerakzeptanz und Durchführung von Schulungen

Jede Rolle trägt zu einer ganzheitlichen Strategie bei, die dafür sorgt, dass Metadaten mit den Unternehmenszielen in Einklang stehen.

Feldabstimmung und Zuordnungsstrategie

Feldabstimmung – Grundlagen: Die Abstimmung von Feldtypen, Benennungskonventionen und Wertformaten gewährleistet systemübergreifende Konsistenz.
Verwendung der Metadatenmatrix: Eine Metadatenmatrix visualisiert die Beziehungen zwischen Feldern und identifiziert die maßgeblichen Datenquellen in Workfront-Planung.
Vermeidung von Duplizierung: Die Definition von Systemverantwortlichkeiten für Felder trägt dazu bei, Datenduplizierung zu vermeiden und Governance zu wahren.
Fundament für Skalierbarkeit: Konsistente Metadatenstrategien unterstützen skalierbare, integrierte und robuste Metadaten-Frameworks

Best Practices:

Normalisierung von Konventionen: Namen, Typen und zulässige Werte
Definieren eines „System of Record“ für jedes Feld: Synchronisationsrichtung (uni/bi), Trigger (Ereignis/Zeitplan) und Konfliktregeln
Dies als eine lebendige Matrix für die Metadatenzuordnung: Versionierung unter Änderungskontrolle und Wahrung der Konsistenz

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Demos zu nativem Connector und Fusion

TIPP: Klicken Sie auf die „Punkte“ unter jedem Karussell, um durch die Demos zu navigieren.

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Demo zum nativen Connector – Schritt 1: Workfront-Startseite

Navigieren Sie zur Startseite Ihrer Workfront-Instanz.
Wählen Sie das Symbol Einstellungen in den Menüoptionen der linken Seitenleiste.
HINWEIS: Wenn sich Ihr Menü auf der rechten Seite befindet, muss Ihre Admin Console aktualisiert werden, damit diese Verbindung hergestellt werden kann.

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Demo – Schritt 2: Workfront-Dokumenteinstellungen

Wählen Sie unter Dokumente die Option Experience Manager Assets.
Klicken Sie auf das Plus-Symbol und auf Experience Manager-Integration hinzufügen.

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Demo – Schritt 3: Workfront-/AEM-Verbindung

Fügen Sie einen Namen für Ihre Verbindung hinzu.
Wählen Sie AEM-Umgebung aus der Repository-Dropdown-Liste aus.

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Demo – Schritt 4: Metadaten-Zuordnung für die Workfront/AEM-Verbindung

Ordnen Sie in diesem Abschnitt ALLE Metadaten zu, die unter jedem Asset in AEM vorhanden sein sollen.
Voraussetzungen:
- Mit allen Metadaten für das Projekt und das Asset werden benutzerdefinierte Formulare in Workfront erstellt.
- Das Metadatenschema wird in AEM erstellt und dem/den entsprechenden Ordner(n) zugewiesen.
- Die Metadatentypen werden abgestimmt (d. h. „Region“ wird für beide Systeme nur einmal ausgewählt).
HINWEIS: Wenn Sie eine Option wie „Dokumentbeschreibung“ auswählen, stellen Sie sicher, dass Sie das richtige übergeordnete Element auswählen.

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Demo – Schritt 5: Workfront-Projektdetails

Navigieren Sie zu Ihrem Workfront-Projekt.
Bestätigen Sie, dass alle Projektdetails im benutzerdefinierten Formular ausgefüllt sind.

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Demo – Schritt 6: Workfront-Projektdokumente (1 von 3)

Wählen Sie auf der Registerkarte „Dokumente“ das Symbol Neue hinzufügen links oben im Projekt aus.
Wählen Sie Dokumentdetails aus und fügen Sie eine Beschreibung hinzu.

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Demo – Schritt 6: Workfront-Projektdokumente (2 von 3)

Fügen Sie gegebenenfalls rechts oben in der Suchleiste ein benutzerdefiniertes Formular hinzu und füllen Sie es aus.

HINWEIS: Ich stelle Ihnen einen Entwurf für ein Fusion-Szenario zur Verfügung, mit dem Sie beim Hochladen eines Dokuments dynamisch ein benutzerdefiniertes Formular an ein Dokument anhängen können, das an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden kann.

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Demo – Schritt 6: Workfront-Projektdokumente (3 von 3)

Klicken Sie in der Portfoliohierarchie auf den Projektnamen, um zur Hauptregisterkarte „Dokumente“ zurückzukehren.
Wählen Sie den Pfeil nach rechts und klicken Sie auf die AEM-Verbindung, an die Sie das Asset senden möchten.
Bestimmen Sie den Ordner, in dem sich das Asset befinden soll, und klicken Sie auf „Ordner auswählen“.
Benutzende sollten eine Erfolgsmeldung und ein rotes Adobe-Symbol neben dem an AEM übertragenen Asset sehen.

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Demo – Schritt 7: AEM Assets

Klicken Sie auf den blauen Titel des Assets. Ihr Browser sollte nun eine neue Registerkarte in AEM öffnen, die Ihr Asset anzeigt.
Je nachdem, ob Sie AEM Assets (rechts) oder Standard-AEM (unten) verwenden, sieht Ihre Ansicht anders aus.
Öffnen Sie entweder die Eigenschaften oder die Details des Assets, um die Metadaten zu sehen, die während der Verbindung synchronisiert wurden.

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Fusion-Demo – Schritt 1: Fusion-Module

Das erste Authenticator-Modul stellt die Verbindung zum nativen Connector her.
Das zweite Modul verschiebt die Dokumente.
Beachten Sie, dass diese Funktion derzeit undokumentierte API-Aufrufe verwendet.

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Demo – Schritt 2: Workfront-Dokumenteinstellungen

Verbindung: Ihre Verbindung muss in der Adobe Developer Console eingerichtet werden.
URL: Dies ist die URL der API. Diese ändert sich nicht.
sendDocumentToExternalProvider ist der Befehl, der den Upload auslöst.

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Demo – Schritt 2b: Verbindung zum Connector

Die documentID ist das Dokument, das Sie hochladen möchten.
Die destinationFolderID ist der AEM Assets-Ordner, in den das Dokument hochgeladen wird.
Die providerID ist die spezifische Experience Manager-Integration, die Sie verwenden möchten.

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Demo – Schritt 3: Dateien verschieben

Verbindung: Ihre Verbindung muss in der Adobe Developer Console eingerichtet werden.
URL: Dies ist die URL der API. Diese ändert sich nicht.
„sendDocumentToExternalProvider“ ist der Befehl, der den Upload auslöst.
Die documentID ist das Dokument, das Sie hochladen möchten.
Die destinationFolderID ist der AEM Assets-Ordner, in den das Dokument hochgeladen werden soll.
Die providerID wird nicht benötigt.

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Nativer Connector vs. Fusion

Für die Synchronisierung von Metadaten haben Unternehmen zwei wesentliche Optionen:

Nativer Connector: Ereignisgestützte Synchronisierung, unkomplizierte Zuordnungen, minimale bewegliche Teile
- Ermöglicht dynamische Synchronisierung: Aktualisierungen in Echtzeit oder nach Zeitplan, ausgelöst durch Ereignisse wie Uploads von Assets oder Änderungen des Projektstatus. Dies reduziert manuelle Eingriffe und das Risiko von Überschreibungen.
Fusion-Automatisierung: Wenn Sie Validierung/Leitlinien, Lookups oder Multisystem-Orchestrierung benötigen oder das Auslösen von Connector-Aktionen im benötigten Umfang automatisieren möchten
- Erweiterung der Funktionen durch Automatisierung komplexer Datenintegritätsprüfungen, Integration von Workfront und AEM mit anderen Tools und Durchsetzung von Governance-Richtlinien im Hintergrund

Die Integration von Governance ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Metadatenqualität und -Compliance und erfordert dokumentierte Richtlinien und Protokolle.

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Häufige Herausforderungen mit Metadaten

Organisationen stehen oft vor Herausforderungen wie:

Benutzerfehler durch verwirrende Optionen oder schlechtes Timing
- Diese werden oft dadurch verursacht, dass Metadaten zum falschen Zeitpunkt abgefragt werden oder dass eine verwirrende Vielzahl von Optionen angeboten wird. Sie können zu Benutzerfrustration und zu Problemen mit der Datenqualität führen.
Inkonsistente Daten in verschiedenen Systemen, die zu Prozessfehlern führen
- Viele Ursachen können zu schlechten Daten führen, z. B. Unterschiede zwischen den Geschäftsbereichen, technologische Beschränkungen, Benutzerfehler oder Mangel an strikter Governance. Dies kann dazu führen, dass ungenaue Berichte erstellt werden, potenzieller Kundschaft die falschen Assets angezeigt werden oder die Automatisierung versagt.
Mangel an Governance, was zu fragmentierten Workflows führt
- Zu einer guten Governance gehören klare Leitlinien, Mechanismen zur Sicherstellung ihrer Einhaltung und regelmäßige Audits, um die Schulungsmaterialien auf dem neuesten Stand zu halten und Probleme mit der Datenqualität aufzudecken. Unzureichende Governance fördert die Bildung von Silos und verhindert, dass Ihre Abteilung als Team arbeitet.
Berechtigungskonflikte, die zu Engpässen führen
Redundanzen und übermäßig viele Metadatenfelder

Die Bewältigung dieser Probleme erfordert strukturierte Lösungen, einschließlich einer klaren Dokumentation, wirksamer Richtlinien und Automatisierungs-Tools.

Strategische Lösungen und Automatisierung

Zur Bewältigung von Metadatenherausforderungen sollten Unternehmen die folgenden Best Practices befolgen:

Governance-Richtlinien: Die Automatisierung kann sowohl Standards durchsetzen als auch Ausnahmen identifizieren. Kein manueller Governance-Prozess ist perfekt – lassen Sie die Automatisierung das Fangnetz sein.
Datenübertragungen zwischen Systemen: Die Automatisierung des Datentransfers zwischen Systemen ermöglicht es den Mitarbeitenden, mit aussagekräftigen Werten zu arbeiten und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Zuordnung konsistent und korrekt erfolgt. Außerdem verhindert sie Benutzerfehler.
Asset- vs. Projektunschärfe: Behalten Sie Asset-Fakten in AEM; behalten Sie Workflow-/Projektdaten in Workfront; synchronisieren Sie nur, was von Asset-Verbrauchenden benötigt wird
Zentralisierte Daten: Mit Fusion können Sie Metadatenwerte basierend auf einem Schlüssel nachschlagen. Bei Komponenten wie Web-Inhalten können Sie so leichter steuern, wann Metadaten geändert werden und wer sie ändern darf.
Benutzerautomatisierung: Mühsame und fehleranfällige Arbeiten können automatisiert werden, sodass Ihre Mitarbeitenden mehr Zeit für die Wertschöpfung aufwenden können, anstatt sich abzumühen.

Die Bewältigung dieser Herausforderungen erfordert durchdachte Planung, klare Kommunikation und den strategischen Einsatz von Automatisierung.

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Wesentliche Dokumentation: Ressourcen, die Sie nutzen sollten

Eine solide Metadatenstrategie stützt sich auf mehrere wichtige Dokumente, die hier beispielhaft vorgestellt werden.

Diese Ressourcen bieten Struktur und Klarheit für ein einheitliches Metadaten-Management.

TIPP: Klicken Sie auf die blauen Links, um Dateien herunterzuladen. Bei .xml- und .json-Code-Beispielen fahren Sie mit dem Mauszeiger über das Code-Feld und verwenden Sie die Kopierfunktion oben rechts, um die bereitgestellten .xml- und .json-Dateien zu exportieren und als lokale Dateien im richtigen Format zu speichern.

1. Workfront-Projektvorlage

Ein Projektbeispiel aus der Praxis, in dem demonstriert wird, wie Sie eine Metadatenstrategie in umsetzbare Phasen, Arbeitsergebnisse und Resultate übersetzen
Bewegen Sie den Mauszeiger über den .xml-Code unten, klicken Sie oben rechts auf „Kopieren“, fügen Sie den Code in eine lokale Datei ein und speichern Sie diese als lokale .xml-Datei

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?>

<Title>Metadata Strategy Example Project</Title>

<Author>AtTask Export;690283d50006f4fba99ccb40139a3750;20251110125935</Author>

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<Name>Standard</Name>

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<Name>Autumn Earle</Name>

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<Name>Strategy Planning</Name>

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<Name>Create Metadata Governance Policy</Name>

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<Name>Create Metadata Integration flow</Name>

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<Name>Create Metadata Mapping Matrix in WF Planning</Name>

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<Name>Implementation</Name>

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<Name>Create Workfront Custom Form(s) for Project/Asset Metadata</Name>

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<Name>Create AEM Asset Schema</Name>

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<Name>Create new connection to AEMaaCS in Settings</Name>

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<Name>Map metadata in native connector</Name>

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<Name>Map folder structure (if applicable)</Name>

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<Name>Test Native Connection to AEM w/ metadata</Name>

<Notes>This task should include an approval process</Notes>

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<Name>Promote to Production Environments (if applicable)</Name>

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<Value>69036ec7000453beeeebdb014099fce2</Value>

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<Name>Training & Adoption</Name>

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<Name>Create Training & Adoption Plan</Name>

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<Name>Create Change Control Document</Name>

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<Name>Phase 1: Core User Enablement</Name>

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<Name>Phase 2: General User Rollout</Name>

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<Name>Optional: Create Fusion QC Scenario</Name>

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<Name>Libby Rogers</Name>

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<Name>Autumn Earle</Name>

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</Project>

2. Governance-Richtlinie für Metadaten

Ein Beispiel für eine Richtlinie, in der Rollen, Zuständigkeiten und Entscheidungsrechte festgelegt werden, um klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten für die CSC-Governance zu schaffen
Governance-Richtlinie für Metadaten herunterladen

3. Matrix für die Metadatenzuordnung

Ein praktisches Arbeitsblatt zur Dokumentation, Standardisierung und Abstimmung von Metadatenelementen in verschiedenen Systemen für einheitliche Nutzung und Berichte
Matrix für die Metadatenzuordnung herunterladen

4. Dokument zur Änderungskontrolle

Ein strukturiertes Verfahren zur Prüfung, Genehmigung und Nachverfolgung von Metadatenänderungen, um Risiken zu minimieren und die Konsistenz im Zeitverlauf zu wahren
Dokument zur Änderungskontrolle herunterladen

5. Plan für Schulung und Akzeptanz

Ein leicht verständlicher Unterstützungsleitfaden, der Teams dabei hilft, Metadatenstandards zu verstehen und bei der täglichen Arbeit konsequent anzuwenden
Plan für Schulung und Akzeptanz herunterladen

6. Fusion-Szenario-Blueprint (siehe die .json-Datei unten)

Eine vorkonfigurierte Integrationsvorlage, die demonstriert, wie Sie mit Workfront Fusion das Anhängen von Metadaten an ein Asset aus den Projektdetails automatisieren
Fahren Sie mit dem Mauszeiger über den .json-Code unten, klicken Sie oben rechts auf „Kopieren“, fügen Sie den Inhalt in eine lokale Datei ein und speichern Sie diese als .json-Datei

{

"name": "AE-Attach-CustomForm-UploadedDocument",

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"version": 1,

"parameters": {

"maxResults": 2,

"__IMTHOOK__": 111601

"mapper": {},

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"name": "Watch for Uploaded Documents"

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"__IMTHOOK__": {

"label": "My Adobe Workfront webhook"

}

"parameters": [

{

"name": "__IMTHOOK__",

"type": "hook",

"label": "Webhook",

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{

"name": "maxResults",

"type": "uinteger",

"label": "Maximum number of returned events",

"required": true

}

"interface": [

{

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"type": "text"

{

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{

"name": "subscriptionVersion",

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{

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"name": "accessorIDs",

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"type": "text"

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"name": "customerID",

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"name": "ownerID",

"type": "text"

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"type": "number"

}

"type": "collection"

{

"name": "oldState",

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{

"name": "ID",

"type": "text"

{

"name": "accessorIDs",

"spec": {

"type": "text"

"type": "array"

{

"name": "categoryID",

"type": "text"

{

"name": "currentVersionID",

"type": "text"

{

"name": "customer:isAdvancedDocMgmtEnabled",

"type": "boolean"

{

"name": "customerID",

"type": "text"

{

"name": "description",

"type": "text"

{

"name": "groups",

"type": "text"

{

"name": "lastUpdateDate",

"type": "date"

{

"name": "lastUpdatedByID",

"type": "text"

{

"name": "name",

"type": "text"

{

"name": "ownerID",

"type": "text"

{

"name": "referenceNumber",

"type": "number"

}

"type": "collection"

{

"name": "eventTime",

"type": "collection"

}

]

}

{

"id": 14,

"module": "workfront-workfront:readv2",

"version": 1,

"parameters": {

"__IMTCONN__": 120610

"mapper": {

"object_code": "PROJ",

"ID": "{{17.newState.projectID}}",

"fieldNames": [

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"690283450004c1144b8e48189bcea81a"

"customFields": [

"DE:Requested By",

"DE:Job Number",

"DE:Project Overview/Brief",

"DE:Request Type",

"DE:Campaign Name",

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"DE:Channel",

"DE:Country",

"DE:Product",

"DE:Fiscal Year",

"DE:Who else needs visibility into this request/project?",

"DE:Project Goal",

"DE:Key Objectives & Success Metrics",

"DE:Budget",

"DE:Target Due Date",

"DE:Region"

]

"metadata": {

"designer": {

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"y": 0,

"name": "Read Project Details"

"restore": {

"__IMTCONN__": {

"label": "AE Perficient SB-Prod (Autumn Earle | perficientincpartnersandbox.my.workfront.com)"

"object_code": {

"mode": "chose",

"label": "Project"

"fieldNames": {

"mode": "chose",

"label": [

null

]

"customForms": {

"mode": "chose",

"label": [

null

]

"references": {

"mode": "chose"

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"mode": "chose"

"customFields": {

"mode": "chose",

"label": [

null,

null

]

}

"parameters": [

{

"name": "__IMTCONN__",

"type": "account",

"label": "Connection",

"required": true

}

"expect": [

{

"name": "object_code",

"type": "select",

"label": "Record Type",

"required": true,

"validate": {

"enum": [

"ARVPRC",

"ASSGN",

"BLIN",

"BILL",

"RATE",

"CMPY",

"DOCU",

"DOCFDR",

"DOCV",

"EXRATE",

"EXPNS",

"EXPTYP",

"GROUP",

"HOUR",

"HOURT",

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"ITRN",

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"JRNLE",

"MILE",

"MPATH",

"NOTE",

"NTAG",

"PORT",

"PRGM",

"PROJ",

"PRTU",

"RESVT",

"RISK",

"RSKTYP",

"SPAPVR",

"TASK",

"TEAMOB",

"Template",

"TTSK",

"TSHET",

"UPDATE",

"USER",

"USRDEL"

]

}

{

"name": "ID",

"type": "text",

"required": true

{

"name": "fieldNames",

"type": "select",

"label": "Outputs",

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"multiple": true,

"required": true,

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{

"name": "customForms",

"type": "select",

"label": "Output custom form",

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{

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"type": "select",

"label": "References",

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"validate": false

{

"name": "collections",

"type": "select",

"label": "Collections",

"dynamic": true,

"multiple": true,

"validate": false

{

"name": "customFields",

"type": "select",

"label": "Select Custom Form Field",

"dynamic": true,

"multiple": true,

"validate": false

}

"interface": [

{

"name": "ID",

"type": "text"

{

"name": "DE:Requested By",

"type": "text"

{

"name": "DE:Job Number",

"type": "text"

{

"name": "DE:Project Overview/Brief",

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{

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"type": "text"

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{

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{

"name": "DE:Channel",

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{

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{

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{

"name": "DE:Fiscal Year",

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{

"name": "DE:Who else needs visibility into this request/project?",

"type": "text"

{

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{

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{

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{

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"type": "date"

{

"name": "DE:Region",

"type": "text"

}

]

}

{

"id": 10,

"module": "workfront-workfront:miscAction",

"version": 1,

"parameters": {

"__IMTCONN__": 120610

"mapper": {

"object_code": "DOCU",

"action": "assignCategories",

"objID": "{{17.newState.ID}}",

"objCode": "DOCU",

"categoryIDs": [

"690283450004c1144b8e48189bcea81a",

"6913c60f00015e06e14d43cf65325160"

]

"metadata": {

"designer": {

"x": 600,

"y": 0,

"name": "Attach Asset Custom Forms to Doc"

"restore": {

"__IMTCONN__": {

"label": "AE Perficient SB-Prod (Autumn Earle | perficientincpartnersandbox.my.workfront.com)"

"object_code": {

"mode": "chose",

"label": "Document"

"action": {

"mode": "chose",

"label": "assignCategories"

"categoryIDs": {

"mode": "chose",

"items": [

"undefined",

"undefined"

]

}

"parameters": [

{

"name": "__IMTCONN__",

"type": "account",

"label": "Connection",

"required": true

}

"expect": [

{

"name": "object_code",

"type": "select",

"label": "Record Type",

"required": true,

"validate": {

"enum": [

"APPROVAL",

"ASSGN",

"CMPY",

"CUSTPR",

"DOCU",

"DOCFDR",

"DOCV",

"EXPNS",

"EXTDOC",

"GROUP",

"OPTASK",

"JRNLE",

"NOTE",

"PORT",

"PRGM",

"PROJ",

"TASK",

"TTSK",

"USER"

]

}

{

"name": "action",

"type": "select",

"label": "Action",

"required": true,

"validate": false

{

"name": "objID",

"type": "text",

"dynamic": true

{

"name": "objCode",

"type": "text",

"dynamic": true

{

"name": "categoryIDs",

"type": "array",

"dynamic": true

}

]

}

{

"id": 4,

"module": "workfront-workfront:updateARecord",

"version": 1,

"parameters": {

"__IMTCONN__": 120610

"mapper": {

"ID": "{{17.newState.ID}}",

"object_code": "DOCU",

"customForms": [

"6913c60f00015e06e14d43cf65325160",

"690283450004c1144b8e48189bcea81a"

"customFormsCollection": {

"DE:Requested By": "{{17.oldState.ownerID}}",

"DE:Campaign Name": "{{14.`DE:Campaign Name`}}",

"DE:Audience": "{{14.`DE:Audience`}}",

"DE:Channel": "{{14.`DE:Channel`}}",

"DE:Country": "{{14.`DE:Country`}}",

"DE:Product": "{{14.`DE:Product`}}",

"DE:Fiscal Year": "{{14.`DE:Fiscal Year`}}",

"DE:Project Goal": "{{14.`DE:Project Goal`}}",

"DE:Key Objectives & Success Metrics": "{{14.`DE:Key Objectives & Success Metrics`}}",

"DE:Budget": "{{14.`DE:Budget`}}",

"DE:Target Due Date": "{{14.`DE:Target Due Date`}}",

"DE:Region": "{{14.`DE:Region`}}",

"DE:Permission Usage": "permission xyz",

"DE:Approval Status": "Approved",

"DE:Created By": "{{17.newState.ownerID}}",

"DE:Target Publishing Date": "01/14/2025",

"DE:Signed Release Form Available?": "Yes",

"DE:Content Type": "Image",

"DE:Language": "en-us"

}

"metadata": {

"designer": {

"x": 900,

"y": 0,

"name": "Update Custom Form Metadata on Doc"

"restore": {

"__IMTCONN__": {

"label": "AE Perficient SB-Prod (Autumn Earle | perficientincpartnersandbox.my.workfront.com)"

"object_code": {

"mode": "chose",

"label": "Document"

"fieldNames": {

"mode": "chose"

"customForms": {

"mode": "chose",

"label": [

null,

null

]

"customFormsCollection": {

"nested": {

"DE:Audience": {

"mode": "edit"

"DE:Channel": {

"mode": "edit"

"DE:Country": {

"mode": "edit"

"DE:Product": {

"mode": "edit"

"DE:Fiscal Year": {

"mode": "edit"

"DE:Project Goal": {

"mode": "edit"

"DE:Region": {

"mode": "edit"

"DE:Approval Status": {

"mode": "chose",

"label": "Approved"

"DE:Signed Release Form Available?": {

"mode": "chose",

"label": "Yes"

"DE:Content Type": {

"mode": "chose",

"label": "Image"

"DE:Language": {

"mode": "chose",

"label": "en-us"

}

"parameters": [

{

"name": "__IMTCONN__",

"type": "account",

"label": "Connection",

"required": true

}

"expect": [

{

"name": "ID",

"type": "text",

"required": true

{

"name": "object_code",

"type": "select",

"label": "Record Type",

"required": true,

"validate": {

"enum": [

"ARVPRC",

"ASSGN",

"BILL",

"RATE",

"CMPY",

"DOCU",

"DOCFDR",

"DOCV",

"EXPNS",

"EXPTYP",

"GROUP",

"HOUR",

"HOURT",

"OPTASK",

"ITRN",

"ROLE",

"JRNLE",

"MILE",

"MPATH",

"NOTE",

"NTAG",

"PORT",

"PRGM",

"PROJ",

"PRTU",

"RESVT",

"RISK",

"RSKTYP",

"SPAPVR",

"TASK",

"TEAMOB",

"Template",

"TTSK",

"TSHET",

"USER"

]

}

{

"name": "fieldNames",

"type": "select",

"label": "Select fields to map",

"multiple": true,

"validate": false

{

"name": "customForms",

"type": "select",

"label": "Select forms to map",

"multiple": true,

"validate": false

{

"name": "customFormsCollection",

"type": "collection",

"label": "AE Project Brief Details",

"spec": [

{

"name": "DE:Requested By",

"label": "Requested By",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Job Number",

"label": "Job Number",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Project Overview/Brief",

"label": "Project Overview/Brief",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Request Type",

"label": "Request Type",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Campaign Name",

"label": "Campaign Name",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Audience",

"label": "Audience",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Channel",

"label": "Channel",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Country",

"label": "Country",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": true

{

"name": "DE:Product",

"label": "Product",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Fiscal Year",

"label": "Fiscal Year",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Who else needs visibility into this request/project?",

"label": "Who else needs visibility into this request/project?",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Project Goal",

"label": "Project Goal",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Key Objectives & Success Metrics",

"label": "Key Objectives & Success Metrics",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Budget",

"label": "Budget",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Target Due Date",

"label": "Target Due Date",

"type": "date",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Region",

"label": "Region",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

}

]

{

"name": "customFormsCollection",

"type": "collection",

"label": "AE Asset Details",

"spec": [

{

"name": "DE:Product Information - SKU/ID",

"label": "Product Information - SKU/ID",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Permission Usage",

"label": "Permission Usage",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Approval Status",

"label": "Approval Status",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Created By",

"label": "Created By",

"type": "text",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Target Publishing Date",

"label": "Target Publishing Date",

"type": "date",

"options": [],

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Signed Release Form Available?",

"label": "Signed Release Form Available?",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Product",

"label": "Product",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Content Type",

"label": "Content Type",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

{

"name": "DE:Language",

"label": "Language",

"type": "select",

"dynamic": true,

"multiple": false

}

]

}

]

}

{

"id": 37,

"module": "workfront-workfront:createARecord",

"version": 1,

"parameters": {

"__IMTCONN__": 120610

"mapper": {

"tags": [

{

"objID": "{{17.newState.ownerID}}",

"objObjCode": "USER"

}

"objID": "{{17.newState.ID}}",

"noteText": "Asset Details form has been attached and metadata updated.",

"fieldNames": [

"noteObjCode",

"objID",

"noteText",

"tags"

"noteObjCode": "DOCU",

"object_code": "UPDATE"

"metadata": {

"designer": {

"x": 1200,

"y": 0,

"name": "Notify Owner"

"restore": {

"tags": {

"mode": "chose",

"items": [

{

"objObjCode": {

"mode": "chose",

"label": "User"

}

]

"fieldNames": {

"mode": "chose",

"label": [

null,

null

]

"__IMTCONN__": {

"label": "AE Perficient SB-Prod (Autumn Earle | perficientincpartnersandbox.my.workfront.com)"

"customForms": {

"mode": "chose"

"noteObjCode": {

"mode": "chose",

"label": "Document"

"object_code": {

"mode": "chose",

"label": "Update"

}

"parameters": [

{

"name": "__IMTCONN__",

"type": "account",

"label": "Connection",

"required": true

}

"expect": [

{

"name": "object_code",

"type": "select",

"label": "Record Type",

"required": true,

"validate": {

"enum": [

"ARVPRC",

"ASSGN",

"BLIN",

"BILL",

"RATE",

"CMPY",

"DOCU",

"DOCFDR",

"DOCV",

"EXRATE",

"EXPNS",

"EXPTYP",

"GROUP",

"HOUR",

"HOURT",

"OPTASK",

"ITRN",

"ROLE",

"JRNLE",

"MILE",

"MPATH",

"NOTE",

"NTAG",

"PORT",

"PRGM",

"PROJ",

"PRTU",

"RESVT",

"RISK",

"RSKTYP",

"SPAPVR",

"TASK",

"TEAMOB",

"TMPL",

"TTSK",

"TSHET",

"UPDATE",

"USER"

]

}

{

"name": "fieldNames",

"type": "select",

"label": "Select fields to map",

"multiple": true,

"validate": false

{

"name": "customForms",

"type": "select",

"label": "Attach custom form",

"multiple": true,

"validate": false

{

"name": "noteObjCode",

"type": "select",

"label": "Object Type",

"required": true,

"validate": {

"enum": [

"PROJ",

"TASK",

"OPTASK",

"DOCU",

"ITRN",

"PORT",

"PRGM",

"Template",

"TTSK",

"TSHET",

"USER"

]

}

{

"name": "objID",

"type": "text",

"label": "Object ID",

"required": true

{

"name": "noteText",

"type": "text",

"label": "Update Text",

"required": true

{

"name": "tags",

"spec": [

{

"name": "objID",

"type": "text",

"label": "ID",

"required": true

{

"name": "objObjCode",

"type": "select",

"label": "User Or Team",

"options": [

{

"label": "User",

"value": "USER"

{

"label": "Team",

"value": "TEAMOB"

}

"required": true

}

"type": "array",

"label": "Notify"

}

]

}

"metadata": {

"instant": true,

"version": 1,

"scenario": {

"roundtrips": 1,

"maxErrors": 3,

"autoCommit": true,

"autoCommitTriggerLast": true,

"sequential": false,

"confidential": false,

"dataloss": false,

"dlq": false

"designer": {

"orphans": []

"zone": "app.workfrontfusion.com"

}

Häufige Fragen und Antworten zur Content-Lieferkette

„Können wir alles bidirektional machen?“
1. Kurze Antwort: Sie können, aber Sie sollten es in der Regel nicht tun. Wählen Sie ein System of Record pro Feld, um Überschreibungen zu vermeiden; verwenden Sie den bidirektionalen Ansatz nur für wirklich kollaborative Felder mit klaren Konfliktregeln.
„Wie behandeln wir Taxonomieabweichungen zwischen Workfront-Auswahllisten und AEM-Tags?“
1. Kurze Antwort: Verwalten Sie ein konsistentes Vokabular und verwenden Sie Fusion, um Werte vor AEM-Schreibvorgängen abzustimmen bzw. zu transformieren (Beispiel: slug → tagID).
„Wo sollten Daten zu Rechten/Nutzung gespeichert werden?“
1. Kurze Antwort: Behandeln Sie Rechte/Nutzung als administrative Metadaten in AEM mit strenger Governance; geben Sie eine schreibgeschützte Ansicht an Workfront zurück, wenn sie für Entscheidungen relevant ist.
„Verhält sich Assets Essentials bei Metadaten anders?“
1. Kurze Antwort: Essentials unterstützt die Erfassung zentraler Metadaten und Smart Tagging; die Governance-Prinzipien sind dieselben, aber die erweiterte Schema-/Tag-Verwaltung unterscheidet sich.
„Wie verhindere ich fehlerhafte Daten beim Hochladen?“
1. Kurze Antwort: Verwenden Sie Workfront-Formularlogik + Fusion-Validierung + obligatorische AEM-Felder; Fail-Fast mit hilfreichen Fehlern.

Wichtigste Erkenntnisse

Eine robuste Strategie für die Zuordnung von Metadaten ist für eine effektive Organisation und Governance von Daten unerlässlich.
Sichere Authentifizierung und Berechtigungen sind entscheidend für die Wahrung der Datenintegrität und -sicherheit.
Dynamische Synchronisierung und Automatisierung rationalisieren die Metadatenverwaltung und den digitalen Betrieb.
Governance ist schwierig, aber notwendig.

Die effektive Verwaltung von Metadaten zwischen Workfront und AEM Assets erfordert eine strategische Planung, kooperative Rollen, wichtige Dokumentation und durchdachte Automatisierung. Durch Befolgen dieser Expertenstrategien können Unternehmen häufige Herausforderungen bewältigen, die Datenintegrität verbessern und skalierbare Frameworks für künftigen Erfolg schaffen.

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Um den Seitentitel, die Artikelautorinnen bzw. -autoren und die Tags zu konfigurieren, navigieren Sie zu den Eigenschaften auf Seitenebene, indem Sie auf „Inhaltsstruktur“ -> „Seite“ -> „Eigenschaften“ klicken. (dies mit Text entfernen)

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