Delegieren von Aufgaben, Problemen und Genehmigungen
In diesem Video wird beschrieben, wie Sie Aufgaben, Probleme und Genehmigungen delegieren können. Zum Aktivieren der Delegation müssen System- oder Gruppen-Admins die Funktion in „Setup“ unter „Projektpräferenzen“ aktivieren. Sobald diese Funktion aktiviert ist, können Benutzende alle ihre Aufgaben und Probleme für einen bestimmten Zeitraum an eine andere Person delegieren, indem sie die Schaltfläche „Delegieren“ im Widget „Meine Aufgaben“ verwenden. Die Delegierung gilt sowohl für Aufgaben als auch für Probleme, und beides muss derselben Person zugewiesen werden. Delegierungen können mit oder ohne Enddatum festgelegt werden, und Benutzende können Delegierungen jederzeit manuell stoppen.
Genehmigungen können von Benutzenden über das Widget „Warten auf Genehmigung“ delegiert werden. Die Delegierung gilt für bestehende und neue Genehmigungen innerhalb des angegebenen Zeitraums, jedoch nur für Projekte, Aufgaben und Probleme. Sie gilt nicht für Dokumente, Korrekturabzüge oder Arbeitszeittabellen. Benachrichtigungen für delegierte Aufgaben, Probleme und Genehmigungen können von Admins aktiviert werden, um sowohl die delegierende Person als auch die beauftragte Person zu informieren. Delegierte Genehmigungen werden im System gekennzeichnet, sodass ersichtlich ist, wer sie an wen delegiert hat. Aktualisierungen im Zusammenhang mit Genehmigungen werden auf der Registerkarte „Aktualisieren“ angezeigt, und die Systemaktivität kann auf der Registerkarte „Systemaktivität“ eingesehen werden.
Die wichtigsten Punkte
- Aktivieren einer Delegierung: Die Delegierung von Aufgaben, Problemen und Genehmigungen muss zunächst von System- oder Gruppen-Admins in den Einstellungen unter „Projektpräferenzen“ aktiviert werden.
- Delegieren von Aufgaben und Probleme: Über die Schaltfläche „Delegieren“ im Widget „Meine Aufgaben“ können Benutzende alle ihre Aufgaben und Probleme zusammen (nicht getrennt) für einen bestimmten Zeitraum an eine einzige Person delegieren. Delegierungen können mit oder ohne Enddatum festgelegt und manuell gestoppt werden.
- Delegieren von Genehmigungen: Genehmigungen für Projekte, Aufgaben und Probleme können über die Schaltfläche „Genehmigung delegieren“ im Widget „Warten auf Genehmigung“ delegiert werden. Genehmigungen von Dokumenten, Korrekturabzügen oder Arbeitszeittabellen können jedoch nicht delegiert werden.
- Benachrichtigungen: E-Mail-Benachrichtigungen für delegierte Aufgaben, Probleme und Genehmigungen können von Admins aktiviert werden, um sowohl die delegierende Person als auch die beauftragte Person zu informieren.
- Tracking von Delegationen: Delegierte Aufgaben und Genehmigungen werden im System markiert, sodass ersichtlich ist, wer sie delegiert hat und an wen. Aktualisierungen im Zusammenhang mit Genehmigungen werden auf der Registerkarte „Aktualisieren“ angezeigt, und die Systemaktivität kann auf der Registerkarte „Systemaktivität“ eingesehen werden.