Aufgaben, Probleme und Genehmigungen effektiv delegieren
In diesem Video wird erläutert, wie Aufgaben, Probleme und Genehmigungen delegiert werden. Um die Delegierung zu aktivieren, muss der System- oder Gruppenadministrator die Funktion in „Setup“ unter „Projektvoreinstellungen“ aktivieren. der Aktivierung können Benutzer über die Schaltfläche „Delegieren“ im Widget „Meine Aufgaben“ alle Aufgaben und Probleme für einen bestimmten Zeitraum an eine andere Person delegieren. Delegierung gilt sowohl für Aufgaben als auch für Probleme gemeinsam und muss derselben Person zugewiesen werden. Delegierungen können mit oder ohne Enddatum festgelegt werden und Benutzerinnen und Benutzer können die Delegierungen jederzeit manuell stoppen.
Für Genehmigungen können Benutzer sie über das Widget „Warten auf meine Genehmigung“ delegieren. Delegierung gilt für bestehende und neue Genehmigungen innerhalb des angegebenen Zeitraums, aber nur für Projekte, Aufgaben und Probleme, nicht für Dokumente, Korrekturabzüge oder Arbeitszeittabellen. Benachrichtigungen für delegierte Aufgaben, Probleme und Genehmigungen können vom Administrator aktiviert werden, um sowohl den Delegierenden als auch den Delegierten zu informieren.
Delegierte Genehmigungen werden im System gekennzeichnet und geben an, wer sie an wen delegiert hat. Aktualisierungen im Zusammenhang mit Genehmigungen werden auf der Registerkarte Aktualisieren angezeigt, und die Systemaktivität kann auf der Registerkarte Systemaktivität eingesehen werden.
Wichtige Schlussfolgerungen
- Aktivieren einer Delegierung: Die Delegierung von Aufgaben, Problemen und Genehmigungen muss zunächst von System- oder Gruppen-Admins in den Einstellungen unter „Projektpräferenzen“ aktiviert werden.
- Delegieren von Aufgaben und Problemen: Benutzer können alle ihre Aufgaben und Probleme zusammen (nicht separat) über die Schaltfläche „Delegieren“ im Widget „Meine Aufgaben“ an eine einzelne Person für einen bestimmten Zeitraum delegieren. Delegierungen können mit oder ohne Enddatum festgelegt und manuell angehalten werden.
- Genehmigungen delegieren: Genehmigungen für Projekte, Aufgaben und Probleme können über die Schaltfläche „Genehmigung delegieren“ im Widget „Warten auf meine Genehmigung“ delegiert werden. Genehmigungen für Dokumente, Korrekturabzüge oder Arbeitszeittabellen können nicht delegiert werden.
- Benachrichtigungen: E-Mail-Benachrichtigungen für delegierte Aufgaben, Probleme und Genehmigungen können von Admins aktiviert werden, um sowohl die delegierende Person als auch die beauftragte Person zu informieren.
- Delegierungen verfolgen: delegierten Aufgaben und Genehmigungen werden im System gekennzeichnet und geben an, wer sie an wen delegiert hat. Aktualisierungen im Zusammenhang mit Genehmigungen werden auf der Registerkarte Aktualisieren angezeigt, und die Systemaktivität kann auf der Registerkarte Systemaktivität eingesehen werden.