Einrichten von Ereignisbenachrichtigungen
Systemadmins legen fest, welche Benachrichtigungen Benutzer und Benutzerinnen erhalten sollen Workfront.
Die Liste der Ereignisbenachrichtigungen ist nach Typ gruppiert. Für jede aufgelistete Ereignisbenachrichtigung werden fünf Informationen angezeigt:
- Aktiv: Mit der Spalte Aktiv können Sie eine Benachrichtigung systemweit aktivieren oder deaktivieren.
- Name: Dies ist der Name der Benachrichtigung in Workfront.
- Beschreibung: In der Beschreibung wird kurz erläutert, welche Maßnahmen ergriffen wurden, um eine Benachrichtigung auszulösen, oder welche Maßnahmen als Reaktion auf den Erhalt der Benachrichtigung getroffen werden müssen.
- E-Mail-Betreff: Was in der Betreffzeile angezeigt wird, wenn die E-Mail an Benutzer und Benutzerinnen gesendet wird.
- Gruppenzugriff: Entsperren Sie Benachrichtigungen, damit sie von Gruppenadmins verwaltet werden können.
Aktivieren von Benachrichtigungen
Um Benachrichtigungen auf globaler Systemebene zu verwalten, stellen Sie sicher, dass auf der Suchleiste Systemereignisbenachrichtigungen angezeigt wird.
Aktivieren Sie eine bestimmte Benachrichtigung, um sie für alle Benutzenden verfügbar zu machen, indem Sie auf die Umschaltfläche klicken, damit das Blau angezeigt wird. Wenn das Blau ausgeblendet ist, ist die Benachrichtigung deaktiviert.
Die Spalte
Nach der Aktivierung einer Ereignisbenachrichtigung werden Nachrichten sofort gesendet, wenn das Ereignis eintritt.
Zulassen der Verwaltung durch Gruppenadmins
Gruppenadmins können von Systemadmins die Berechtigung erhalten, die Benachrichtigungsliste je nach Funktionsweise ihrer Gruppen und Untergruppen und den Workflows weiter anzupassen.
Die Spalte
Damit Gruppenadmins Benachrichtigungen für ihre Gruppen und Untergruppen verwalten können, müssen die Benachrichtigungen auf Systemebene entsperrt werden.
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Navigieren Sie dazu auf der Seite „E-Mail-Benachrichtigungen“ zur Registerkarte „Ereignisbenachrichtigung“.
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Stellen Sie sicher, dass in der Suchleiste „Systemereignisbenachrichtigungen“ angezeigt wird.
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Entsperren Sie eine einzelne Benachrichtigung für alle Gruppenadmins, indem Sie in der Spalte „Gruppenzugriff“ auf den Umschalter klicken, sodass das Symbol in Blau angezeigt wird.
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Entsperren Sie mehrere Benachrichtigungen gleichzeitig, indem Sie das Kontrollkästchen links neben jeder Benachrichtigung aktivieren und in der Symbolleiste über der Liste auf das Symbol zum Entsperren klicken.
Die Spalte
Sperren Sie eine entsperrte Benachrichtigung, indem Sie auf den Umschalter klicken, sodass das Symbol in Grau angezeigt wird. Sperren Sie mehrere Benachrichtigungen gleichzeitig, indem Sie die Kontrollkästchen aktivieren und dann in der Symbolleiste auf das Symbol zum Entsperren klicken.
Die Spalte
Entsperrte Benachrichtigungen werden für Gruppenadmins der obersten Ebene angezeigt, damit sie bestimmen können, ob diese Benachrichtigung für ihre Gruppen und Untergruppen erforderlich ist. Untergruppen übernehmen die Benachrichtigungskonfigurationen von der jeweiligen obersten übergeordneten Gruppe.
Verwalten von Gruppenbenachrichtigungen
Sobald die Systemadmins Benachrichtigungsoptionen entsperrt haben, können Gruppenadmins die Benachrichtigungen einer Gruppe über die Seite der einzelnen Gruppe verwalten, indem sie im Menü des linken Bedienfelds auf „Ereignisbenachrichtigungen“ klicken. Anschließend können Sie Benachrichtigungsoptionen aktivieren oder deaktivieren.
Die Spalte
Bei Bedarf können Systemadmins die Benachrichtigungen einer Gruppe auf der Seite „Benachrichtigungen“ verwalten, indem sie den Gruppennamen in die Suchleiste oben im Fenster eingeben.
Die Spalte
Profi-Tipps
Es gibt einige Benachrichtigungen in Workfront, bei denen empfohlen wird, sie den Benutzenden zur Verfügung zu stellen.
Für die meisten Benutzenden:
- Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, die primär zugewiesenen Benutzer aller abhängigen Aufgaben per E-Mail benachrichtigen
- Jemand bezieht mich in eine gezielte Aktualisierung ein
- Jemand kommentiert mein Arbeitselement
- Das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe, der ich zugewiesen bin, wird geändert
Insbesondere für Projekt-Managerinnen und -Manager:
- Ein Projekt, an dem ich mitarbeite, ist jetzt aktiv
- Ein Projekt, das in meinem Besitz ist, ist in Verzug geraten
- Ein Problem wird einem Projekt in meinem Besitz hinzugefügt
- Meilensteinaufgabe ist für ein Projekt, für das ich verantwortlich bin, abgeschlossen