Best Practice – Organisationseinheiten

Was ist eine Best Practice für Adobe Workfront?

Best Practices sind Richtlinien, die eine effektive, effiziente Vorgehensweise darstellen, die von Ihnen und den Benutzenden in Ihrem Unternehmen leicht übernommen werden können und die sich in Ihrem Unternehmen erfolgreich wiederholen lassen.

Bei der Durchsicht dieser Empfehlungen sollten Sie bedenken, dass einige Best Practices von Workfront universell sind, während andere eher themenspezifisch sind. Verwenden Sie diese Best Practices als Rahmen, um die Einrichtung und Verwendung Ihrer Workfront-Systeme zu unterstützen.

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Wenn Sie durch diese Seite scrollen, finden Sie zunächst eine allgemeine Liste aller Best Practices zu dem Thema. So können Sie die Empfehlungen durchgehen, ohne in die Details des „Warum“ einzutauchen.

Im Bereich „Warum sind das Best Practices?“ nach der Übersichtsliste finden Sie weitere Details zu einigen der Best Practices und dazu, warum Prozesse, Werkzeuge usw. als solche angesehen werden und Sie sie in Ihrer Workfront-Instanz implementieren sollten.

Best Practices – Organisationseinheiten

Warum sind das Best Practices?

Best Practice

Ermitteln Sie die wichtigsten Berichtskategorien und -anforderungen, bevor Sie Organisationseinheiten in Workfront einrichten.

Das sind die Gründe

Wenn Sie wissen, welche Metriken Sie suchen und welche Informationen Sie in Workfront über Benutzende und deren Arbeit erfassen möchten, können Sie sich auf den Aufbau Ihrer Organisationseinheiten konzentrieren, um diese Anforderungen zu erfüllen.

Best Practice

Beurteilen Sie Ihre bestehende Workfront-Organisationsstruktur regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie Ihren Anforderungen entspricht.

Das sind die Gründe

Wenn Ihr Unternehmen wächst oder Workfront innerhalb Ihres Unternehmens expandiert, werden Sie neue und andere Wege finden, um die Effizienz von Prozessen und die Beziehung der Benutzenden zur Arbeit zu verbessern. Eine regelmäßige Bewertung der Organisationsstruktur bietet Ihnen also die Möglichkeit zu erkennen, ob diese Struktur noch funktioniert oder aktualisiert werden muss.

Best Practice

Prüfen Sie Ihre Benutzerbasis vierteljährlich oder mindestens alle sechs Monate.

Das sind die Gründe

Wenn Ihr Unternehmen Workfront einsetzt und im Laufe der Zeit die Nutzung des Tools erhöht, sammeln sich im System Informationen an. Dazu gehören die Anzahl der Benutzenden, der verwendeten Lizenzen, der Unternehmen, Gruppen oder Teams usw.

Im Laufe der Zeit kann es auch in Ihrem Unternehmen zu Veränderungen kommen. Möglicherweise wurde eine Abteilung im letzten Quartal umstrukturiert. Vielleicht haben einige Mitarbeitende beschlossen, sich nach anderen Möglichkeiten umzusehen. Dies bedeutet, dass Benutzende Workfront-Lizenzen erwerben und möglicherweise Lücken in Teams oder Gruppen bestehen, die sich auf die Schätzungen oder die Arbeitszuweisung auswirken könnten.

Eine vierteljährliche Überprüfung der Organisationseinheiten und Benutzenden in Workfront ist der Schlüssel für einen reibungslosen und effizienten Betrieb Ihres Systems. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass die Workfront-Auslastung konstant bleibt oder wächst und dass Mitarbeitende für das fortlaufende Arbeits-Management Workfront und nicht E-Mails oder Tabellen verwenden.

Best Practice

Identifizieren und Trainieren von Benutzenden als Gruppenadmins.

Das sind die Gründe

Wählen Sie Personen aus, die mit Adobe Workfront vertraut sind und wissen, wie ihre Gruppen das System verwenden – und die die Zeit haben, Gruppenadmins zu sein.

Gruppenadmins können für die von ihnen verwalteten Gruppen und Untergruppen den Status festlegen, die Projekteinstellungen ändern oder Arbeitszeittabellenprofile erstellen. Sie können auch Benutzende für ihre Gruppen verwalten, Zugriffsebenen anpassen und Layout-Vorlagen zuweisen.

Dies entlastet die Systemadmins bei einem Teil der täglichen Einrichtungsarbeiten und der Wartung von Workfront. Außerdem erhält jede Gruppe mehr Kontrolle über ihre eigenen Einstellungen und Betriebseinstellungen, ohne andere Gruppen in Workfront zu stören.

Best Practice

Für Ihre internen Benutzenden wird in der Regel nur ein einziges Unternehmen benötigt.

Das sind die Gründe

Eine Workfront-Firma sollte für das gesamte Unternehmen und nicht nur für einen Teilbereich des Geschäfts zuständig sein. Wenn Sie Ihre internen Benutzenden in verschiedene Firmen aufteilen, kann dies zu Problemen mit den Arbeitsberechtigungen für Workfront führen. Am besten lassen sich interne Benutzende in Workfront-Gruppen organisieren.

Best Practice

Erstellen Sie Unternehmen für externe Kunden oder Anbieter, die Sie in Ihrer Workfront-Instanz verfolgen möchten oder die Anmelderechte für Ihre Instanz benötigen.

Das sind die Gründe

Wenn Sie eine Firma mit externen Anbietern erstellen, können Sie diesen Anbietern gestatten, den Fortschritt der für sie erstellten Inhalte oder Produkte zu überprüfen und gleichzeitig den Zugriff auf sie im System einzuschränken.

Der Zugriff auf Workfront wird durch eine Kombination aus Objektfreigabe und Zugriffsebenen für Benutzende in der Firma des Anbieters gewährt. Sie können beispielsweise Beschränkungen festlegen, sodass diese Benutzenden nur Personen in ihrem eigenen Unternehmen sehen können, und/oder Sie können Berechtigungen für bestimmte Elemente – z. B. Warteschlangen und Anfragen – erteilen, sodass nur Benutzende von einer bestimmten Firma diese sehen können. Dies hilft, den Datenschutz der in Workfront gespeicherten Informationen zu gewährleisten.

Best Practice

Halten Sie Workfront-Gruppen auf ein Minimum beschränkt und ordnen Sie sie den Abteilungen Ihres Unternehmens zu.

Das sind die Gründe

Gruppen werden vor allem von Abteilungen benötigt, die ihre Arbeit in Workfront verwalten. Möglicherweise benötigt die Marketing-Abteilung eine eigene Gruppe, wohingegen Benutzende aus anderen Abteilungen, die nur in Workfront arbeiten, in die Standardgruppe aufgenommen werden können.

Best Practice

Verwenden Sie Gruppen zur Darstellung der Abteilungsstruktur und Teams zur Darstellung der Arbeitsstruktur.

Das sind die Gründe

Eine Hauptgruppe ist sowohl für Benutzende als auch für Projekte ein Pflichtfeld. Dies bietet eine gute Möglichkeit, Benutzende und deren Arbeit auf hoher Ebene zu organisieren und darüber zu berichten.

Wenn es jedoch darum geht, eine Zuweisung (über eine Aufgabe im Projekt oder eine Anfrage-Warteschlange) an eine Gruppe von Personen vorzunehmen, kann dies nur an ein Team vorgenommen werden.

Best Practice

Nutzen Sie Gruppenadmins, um Systemadmins bei der Verwaltung von Benutzenden und Einstellungen zu unterstützen.

Das sind die Gründe

Systemadmins haben Zugriff auf alles in Workfront, einschließlich der globalen Systemeinstellungen. Die Einstellungen, auf die Gruppenadmins zugreifen können, werden von Systemadmins gesteuert und gelten nur für diese spezielle Gruppe.

Gruppenadmins ermöglichen es den Systemadmins, viele Aufgaben zu delegieren, sodass sie sich auf übergeordnete Themen konzentrieren können, anstatt sich um die tägliche Pflege von Workfront zu kümmern. Gruppenadmins können leichter mit den Bedürfnissen ihrer Gruppen in Kontakt bleiben, was einen besseren Service für die Benutzenden bedeutet.

Best Practice

Gruppenadmins können ihre eigenen Untergruppen erstellen.

Das sind die Gründe

Gruppenadmins können ihre eigenen Untergruppen erstellen und verwalten. Auch wenn Systemadmins Untergruppen erstellen können, kann die Übertragung dieser Aufgabe an Gruppenadmins eine enorme Zeitersparnis bedeuten. Dies kann auch zu einem besseren Workfront-Erlebnis für Gruppenmitglieder führen, da Gruppenadmins mit den Anforderungen und Workflows der Gruppe und Untergruppe besser vertraut sind.

Best Practice

Weisen Sie den Stamm-Teams Layout-Vorlagen zu.

Das sind die Gründe

Es ist wichtig, dass Ihre Teams arbeitstechnisch auf demselben Stand sind. Dazu müssen sie leichteren Zugang zu denselben Berichten und Instrumenten erhalten. Mit Layout-Vorlagen können Sie diese Umgebung erstellen und Prozesse, die Ihr Team bereits eingerichtet hat, erweitern und gegebenenfalls verbessern.

Best Practice

Verwenden Sie größere Organisationseinheiten, um Elemente für mehrere Personen freizugeben.

Das sind die Gründe

Verwendung einer größeren Organisationseinheit wie Gruppen und Teams bei der Freigabe von Elementen in Workfront-Projekten, Berichten usw.– bedeutet, dass Sie das Objekt schnell und einfach für eine ausgewählte Gruppe von Personen gleichzeitig freigeben können. Das Hinzufügen einzelner Benutzernamen zum Freigabefenster kann umständlich und zeitaufwendig sein.

So kann die Freigabe eines Elements auch besser aufrechterhalten werden. Wenn Team-Mitglieder in Workfront aktualisiert werden, werden die Freigabeberechtigungen für ein Element automatisch aktualisiert, indem neuen Team-Mitgliedern Zugriff auf das Element gewährt und früheren Team-Mitgliedern der Zugriff entzogen wird.