新增使用者並建立使用者群組

瞭解如何在Learning Manager應用程式中新增使用者或使用者群組。

管理使用者群組

在本訓練中,您將瞭解如何依名稱、電子郵件ID以及結合多個自動產生的使用者群組來建立使用者群組。

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概觀 overview

在Learning ManagerAdobe中,您可擔任以下角色:

  • 管理員: 管理員定義組織的培訓策略。 管理員可以新增學習者、搜尋學習者的所需技能、管理和指派課程、建立學習計畫、認證和學習計畫,以及管理整個組織的報表。
  • 作者: 作者是教學設計人員和內容創作者。 作者可以將模組和課程新增至Learning Manager。
  • 經理: 經理管理團隊的學習活動。 經理可以指派團隊成員參加課程、核准團隊成員的請求,並在完成培訓後提供團隊成員績效的意見回饋。 經理也可以檢視其團隊的報告,以追蹤其績效。
  • 學習者: 學習者可存取指派給他們的課程、學習方案和認證。 學習者也可使用目錄瀏覽所有可用的課程,並註冊課程、學習計畫或認證。

身為管理員,您可以透過三種方式新增使用者:

  • 內部
  • 外部
  • 使用者群組

新增單一使用者 addasingleuser

使用單一使用者選項將內部學習者新增至Adobe學習管理員。

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若要新增使用者,

  1. 以管理員身分登入Adobe Learning Manager 。

  2. 在首頁上,按一下 Add Users. 在此頁面上,您可以使用CSV一次新增一個或多個使用者。 您也可以為內部員工建立自助註冊連結,或建立外部學習者設定檔。

  3. 若要新增單一使用者,請按一下 Add 右上角,然後選擇選項 Single User.

  4. 若要新增單一使用者,請按一下 Add 右上角,然後選擇選項 單一使用者.


    新增單一內部使用者

  5. Add User 對話方塊,輸入學習者的詳細資訊。 針對欄位 Manager’s Name,選取系統中現有使用者的名稱。


    新增使用者對話方塊

  6. 若要新增學習管理員使用者,請按一下「 」 Add. 新增使用者後,使用者會收到驗證郵件。 學習者接著會啟動帳戶並開始使用Learning Manager。 如果您需要新增有限數量的學習者至Learning Manager帳戶,此工作流程將有所幫助。 但是,如果您計畫註冊大型組織的所有員工,則可以在單次嘗試中新增他們。 如需詳細資訊,請參閱下一節。

大量新增使用者 addusersinbulk

通常,大多陣列織都使用HR管理系統(HRMS),HRMS會維護所有的員工記錄,例如,指定、地點、加入日期或員工階層。 您可以將此資料匯出為CSV格式。 若要匯入CSV,請遵循下列步驟:

  1. 按一下 Add ,然後選擇選項 Upload a CSV.


    上傳CSV以大量新增使用者

  2. 您上傳的CSV包含欄位,如下所示:


    CSV的結構

    您必須維護主CSV,並在主CSV上執行所有新增和刪除。 主要CSV包含以下欄位:

    • 名稱 *
    • 電子郵件 *
    • 設定檔
    • 經理

    (*)必填欄位。

  3. 在您按一下選項之後 Upload a CSV,下列對話方塊隨即顯示。


    上傳CSV對話方塊

  4. 選擇CSV或拖放檔案。 選擇檔案後,將資料欄位與CSV檔案中的欄位對應。 按一下必要的下拉式清單,然後選擇正確的欄位。


    以CSV格式對應欄位

  5. 若要開始匯入使用者,請按一下 Save. 您可以看到確認訊息。


    成功上傳CSV的確認訊息

  6. 新使用者現在已新增至您的AdobeLearning Manager帳戶。 若要選取新使用者,請選取名稱旁的核取方塊,以便選取所有人。


    新增的使用者

NOTE
如需詳細資訊,請參閱常見問題集、 大量新增使用者.

選取使用者後,您可以執行下列動作:

註冊使用者 registerauser

選取使用者後,按一下 Actions 按一下「 」 Register.

選取的使用者會收到歡迎電子郵件。 如果學習者已有的Adobe ID,可按一下此連結。 如果他們沒有現有的Adobe ID,他們可以繼續並按一下歡迎連結以建立Adobe ID並將其連結到他們的Learning Manager帳戶。

指派角色 assignarole

將學習者新增至Learning ManagerAdobe帳戶後,如果您想變更其角色,請按一下頁面右上角的「動作」。 選擇選項 Assign Role. 您可在此決定是否要將作者存取權或管理員存取權授予學習者。 在您指派角色後,此學習者便擁有該帳戶的作者存取權,並可新增模組及建立課程。


指派角色給使用者

移除角色 removearole

您也可以移除使用者的「作者」或「管理員」存取權。 選取一或多個學習者,按一下 Actions,並選取 Remove Role. 選擇一個選項,例如, Remove Author,則會撤銷此學習者的作者存取權。

NOTE
您無法手動將Manager角色指派給系統中的某人。 當一個或多個員工新增到經理控制面板下時,管理員會自動存取該控制面板。

刪除使用者 deleteauser

若要刪除使用者,請按一下 Actions,並選擇 Delete User. 在確認對話方塊中,按一下 Yes,則會刪除學習者。


刪除使用者的確認訊息

編輯使用者 editauser

在使用者清單中,選擇使用者,然後按一下該使用者。 在使用者詳細資訊上,按一下 Edit ( )按鈕。 在 Edit User 進行必要的編輯並儲存變更,請按一下 Save.


編輯使用者對話方塊

作用中的欄位

管理使用者屬性

在本次訓練中,您將瞭解如何新增、自訂及設定作用中欄位。

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Adobe Learning Manager會保留使用者屬性及其值區分大小寫。 例如,使用者屬性的區分大小寫為「location」,其值將保留並以相同方式顯示。 如果有任何問題,管理員現在可以編輯屬性名稱和值,以更正任何區分大小寫的錯誤。

管理員可透過造訪來達成此目的 Admin app > Users > User groups 並按一下群組名稱。

管理員可以透過UI為學習者新增及更新允許的屬性值。

作用中欄位的型別:

  • 可分組:學習者會根據值分組
  • 可報告:會根據作用中欄位建立報告使用者群組
  • 可匯出:欄位將顯示在使用者群組報表的匯出中。

您也可以讓組織中的員工註冊成為學習者,以AdobeLearning Manager帳戶,不需您擔任管理員的協助。 管理員可建立自助註冊連結並與員工共用,員工可使用其Adobe憑證進一步註冊至Learning Manager。

在頁面的右上角,按一下 Add,並選取 Self-Registration.


建立學習者自助註冊的連結

Add Self-Registration Profile 對話方塊隨即顯示。 為此設定檔命名。 然後新增經理的姓名。 請務必知道經理必須已在Learning Manager中註冊學習者。


新增個人檔案以進行自我註冊

在您按一下 Save,接著會產生URL,您可以與學習者共用,讓他們可以按一下URL並自行註冊。

註冊外部學習者 enrollexternallearners

在Adobe Learning Manager中,您也可以為存取您帳戶受限的外部合作夥伴或代理商建立註冊連結,並向他們提供學習材料。

內部註冊和外部註冊之間有些差異。

內部使用者
外部使用者
使用Adobe ID或SSO憑證登入。
使用任何電子郵件ID登入。
遊戲化可供使用。
遊戲無法使用。
可使用學習者階層。
無法使用學習者階層。

若要註冊外部使用者,請遵循下列步驟:

  1. 在左側導覽窗格中,按一下 External.

    註冊外部使用者

  2. 在頁面的右上角,按一下 Add.

  3. 新增外部註冊設定檔 對話方塊,新增下列詳細資料:

    • 合作夥伴組織的設定檔名稱。
    • 合作夥伴組織經理的電子郵件地址。
    • 此合作夥伴的外部註冊名額限制。
    • 到期日:設定停止允許此群組新註冊的截止日期。 到期日之後,只有現有的註冊使用者才能存取此訓練。

    新增外部註冊設定檔對話方塊

    • Advanced Settings 區段,輸入下列內容:

      • Login Requirement: 以天為單位指定值。 如果學習者在上述期間未登入,則會被刪除。
      • Allowed Domains: 以逗號分隔的白名單電子郵件網域名稱清單。
      • Email Verification Required: 選取此選項,讓學習者必須驗證電子郵件。

    在「進階設定值」段落中輸入詳細資訊

  4. 在您按一下 Save,您會看到下列確認訊息。 您必須與外部合作夥伴共用URL。

啟用外部設定檔 enableanexternalprofile

建立外部設定檔後,您必須啟用其狀態。 從外部設定檔清單中,選擇所需的設定檔,然後切換狀態按鈕。


啟用外部設定檔

這會啟用外部註冊連結。 歡迎電子郵件會自動傳送給合作夥伴。 您也可以複製連結,並透過按一下「複製URL」圖示()與他們共用,或透過按一下「郵件」圖示()將歡迎電子郵件重新傳送給合作夥伴組織。

合作夥伴經理可與必須參加PrLearning Manager時間培訓的員工共用連結。 當他們按一下連結時,填寫一些詳細資料以在Learning Manager上建立設定檔後,即可自行註冊。 這些使用者不會與內部員工一起出現在學習者標籤上。 您可以在底下檢視其名稱, External Learners 標籤。

暫停外部設定檔 pause

將外部使用者群組新增至Learning Manager後,您也可以暫停外部使用者的註冊程式。 當您暫停時,會封鎖外部使用者的註冊程式。 不過,此程式只有在使用者尚未透過接受邀請註冊時才有效。

若要暫停外部使用者群組,請選擇一個或多個群組,然後按一下 Actions ,然後按一下 Pause.

繼續外部設定檔 resumeanexternalprofile

您隨時都可以撤銷外部夥伴的暫停狀態,並繼續正常服務。 按一下 Actions ,然後選取「 」 Resume.

下列狀態適用於外部使用者:

  • 非使用中狀態 — 在此狀態下,外部使用者的註冊已過期。 管理員透過新增使用者工作流程新增外部使用者時,可設定其到期日。
  • 作用中狀態 — 在此狀態下,外部使用者可註冊Learning Manager應用程式並登入應用程式。
  • 暫停 — 在此狀態下,會封鎖外部使用者的註冊程式。 但是,現有的使用者可以繼續登入。

檢查已使用的座位 checkusedseats

在外部設定檔清單上,按一下 Seats Used. 您可以檢視合作夥伴組織中新增的學習者數。


檢查已使用的座位

刪除使用者 Deleteauser-1

選擇使用者,然後從右上角按一下 Actions > Delete User.

變更設定檔 changeprofile

若要將使用者移動到另一個外部設定檔,請選擇使用者,從右上角,按一下 Actions > Change Profile. 從設定檔清單中,選擇設定檔,然後按一下 Change.

指派角色 Assignarole-1

選擇使用者,然後從右上角按一下 Actions > Assign Role > 製作<role>. 使用者獲得新角色。

移除角色 Removearole-1

選擇使用者,然後從右上角按一下 Actions > Remove Role > 移除<role>. 選取的角色會從指派給使用者的角色清單中移除。

建立使用者群組 createusergroups

使用者群組是指與類別相關的一組使用者。 使用者群組可協助管理員根據學習者的屬性來選取組織內的學習者,然後將學習內容指派給他們。 此外,這些使用者群組可讓管理員將自訂的圖志和目錄指派給學習者,並顯示其進度的自訂報告。

若要存取「使用者群組」,請在左側導覽窗格中按一下 User Groups.


建立使用者群組

AdobeLearning Manager中有兩種型別的群組,自訂和自動產生。 當您將學習者新增至帳戶時,有些群組會根據其一般屬性自動建立。

若要檢視自動建立的群組,請按一下索引標籤 Auto-generated.


檢視自動產生的群組

您可以看到有不同的群組,例如「所有內部使用者」、「所有經理」、以「成本中心」為基礎的群組、以部門為基礎的群組以及以經理團隊為基礎的群組。

除了自動產生的群組之外,您也可以建立自訂群組。 若要新增自訂群組,請按一下右上角的「 」 Add.

  1. 輸入群組的名稱和描述。

  2. 在「隨型別搜尋」欄位中輸入使用者名稱或設定檔,並從下拉式清單中選取,以新增使用者。

  3. 若要新增更多學習者,請按一下 Add More Users.

  4. 若要建立使用者群組,請按一下 Save.

此自訂群組現在已建立並新增至設定檔。 您建立的使用者群組本質上為動態的。 如果新使用者新增了類似的屬性,則會自動新增到使用者群組。

排除使用者群組

有時您會想要從大型使用者群組中排除一小部分使用者。 若要透過「學習計畫」將這組特定使用者註冊到培訓中,或設定正確的可見性目錄,則必須執行此操作。 在此版本的Learning Manager中,您可在建立自訂使用者群組時排除學習者或使用者群組。 在新增使用者群組對話方塊中,排除學習者區段可讓您達成此目的。


排除使用者群組

例如,如果您想要設定「學習計畫」,讓屬於「地點=加州」(Store-5 (位於加州)除外)的所有使用者都能註冊。

進階設定 advancedsettings

資料來源 datasources

當您想要將使用者或學習資料從您組織的資料庫匯入/同步至Learning Manager應用程式時,可使用此功能。 您也可以設定此同步的頻率。

按一下 Data Sources 在左窗格中的 Advanced 區段。

匯入或同步使用者的資料來源

從中選擇資料來源型別 Source 下拉式清單,選取更新頻率,然後按一下 Sync now 如果您需要立即同步或按一下 Save. 內部使用者的資料來源型別為SFDC、FTP等。

您可以新增多個資料來源。

作用中的欄位 activefields

除了在使用者註冊期間提供的欄位之外,此功能可讓管理員新增更多作用中的欄位。

按一下 Active Fields 「使用者」頁面中提供。 學習者只能從自訂值中指定的值中選擇。


作用中的欄位

設定欄位 configurefields

內部使用者

您可以為內部使用者的使用者欄位新增自訂值。

若要新增自訂值,請遵循下列步驟:

  1. 按一下 Modify Values 供內部使用者使用。


    修改內部使用者的值

  2. 自訂欄位中的值 對話方塊隨即顯示。


    自訂欄位對話方塊中的值

  3. 從中選擇要新增的值 Select Field 下拉式功能表。

  4. 輸入新值 New Value 欄位。

  5. 按一下 Done.

  6. 按一下右上角的「儲存」以 Save 變更。

外部使用者

新增與內部使用者類似的自訂值。


修改外部使用者的值

設定 settings

使用者顯示

如果選項 在學習者登入時僅顯示未填寫的欄位 已啟用,使用者在登入時只會看到空白欄位。


顯示未填寫的欄位

使用此選項,管理員可以決定是否要顯示欄位,或是在這些欄位填入後隱藏它們。

限制報告中的作用中欄位 restrictactivefields

Learning Manager 27.7引進兩種新選項 — ReportableExportable,適用於作用中欄位。


作用中欄位中的選項

對於CSV欄位和手動新增欄位,如果活動欄位標籤為 Reportable,則作用中欄位可在控制面板報表內的篩選器中搜尋。


儀表板報表中的篩選器

如果作用中欄位標籤為 Exportable,則在下載任何Excel報表時, 「作用中欄位」會顯示在Excel檔案中。

這些選項會針對內部和外部作用中欄位顯示。

您只能刪除自訂作用中欄位。

使用者顯示

您可以對學習者隱藏整個「完成您的設定檔」頁面。 學習者登入後,頁面不會隨即顯示。

請注意,現有的預設行為不會變更。 這是一項可選功能,現在可供管理員使用。

啟用下列選項:


使用者顯示區段

FTP和Box聯結器支援手動CSV欄位 import-connector

使用者通常會在學習者登入Learning Manager時手動提供作用中欄位。 目前在Learning Manager中可實現此功能,即使用者手動匯入CSV時。

CSV可能未包含所有作用中的欄位。 對於所有未在上傳CSV中更新的「作用中」欄位,使用者需要輸入此類「作用中」欄位的資料。

目前,所有「作用中」欄位都必須對應至來源CSV中的某個欄位。

有時候使用者不想將作用中欄位對應到CSV中指定的欄位。 在這種情況下,使用者可以將作用中欄位對應到值 DontImportFromSource. 從FTP和Box聯結器匯入使用者時,從下拉式清單中選取此值。

自訂角色 customroles

將您選擇的任何欄位新增為使用者資訊的一部分,然後按一下 Save. 新增欄位後,您還可以反複檢查 Edit users 對話方塊。

新增欄位後,您可以注意到標有刻度的欄位來源為資料來源或CSV,如下面的快照所述。 管理員可以透過啟用或停用這些欄位來編輯這些來源欄位。

Learning Manager中作用欄位的值

系統會以下列方式擷取作用中欄位的值:

  1. Learning Manager應用程式會從與您帳戶相關聯的資料來源匯入中繼資料。
  2. 從手動匯入的CSV檔案擷取的中繼資料。
  3. 學習者登入時填滿中繼資料
  4. 管理員輸入使用者的資料。
NOTE
Learning Manager應用程式會自動根據這些中繼資料建立使用者群組。

新增自訂值

您可以在內部和外部使用者欄位中為使用者欄位新增自訂值。

若要新增自訂值,請遵循下列步驟:

自訂欄位可以新增和刪除,它們適用於所有使用者。 CSV欄位可以啟用或停用,只有在您於「使用中」欄位中進行修改後上傳CSV時,這些欄位才會生效。 所有內部作用中的欄位都適用於所有型別的內部使用者。 外部欄位僅適用於外部使用者。 如果自訂欄位出現在CSV中,下次上傳時會自動轉換為CSV欄位並啟用。

CSV欄位的值 valuesforcsvfields

使用者只能從CSV欄位的預先定義欄位中進行選擇,如果 Restrict Selection 核取方塊已啟用。


限制選取核取方塊

匯入記錄 importlogs

您可以在此空間檢視管理員使用大量匯入功能新增之使用者的CSV匯入記錄。 您也可以按一下 Add ,可使用CSV上傳功能新增使用者。

多值作用中欄位

使用此功能,一個使用中欄位可以有多個欄位。 帳戶中最多可以有三個多值作用中欄位。 多值作用中欄位可供外部和內部使用者使用。

一旦您將使用中的欄位標示為多值,就無法將它轉換回單一值。 這是不可逆的。

無法將現有的單一值欄位標示為多值欄位。

若要建立多值作用中欄位,請遵循下列步驟:

  1. 新增使用中欄位。

    新增使用中欄位
    新增使用中欄位

  2. 按一下「新增」。

  3. 在「設定」標籤中,將新欄位標示為多值。

    標籤為多值
    標籤為多值

    還有另一個核取方塊, Learner Configurable,停用時,學習者將無法在「設定檔」頁面上看到欄位。

  4. 使用CSV或按一下「修改值」來新增值。

    新增值
    新增值

  5. 按一下 完成.

NOTE
一旦建立了使用者群組並填入欄位,便無法將多個值轉換為單一值,反之亦然。

透過CSV新增多值作用中欄位

請遵循下列步驟:

  1. 以欄的形式建立包含新使用中欄位的CSV (逗號分隔或單一值)。
  2. 匯入CSV。
  3. 在自訂欄位中的值對話方塊中,將欄位標示為多值。
  4. 再次匯入CSV。

CSV必須有一個與標示為多值的作用中欄位同名的欄。

CSV包含欄位:

  • User:使用者群組已建立為角色。
  • Roles:具有值的多值作用中欄位。

如果CSV重新上傳為新值或刪除的值,則作用中的欄位和群組也會據此更新。

報表

所有報表都包含多值作用中欄位及其值。

管理員可以新增自動產生的作用中欄位,並設定使用者活動和培訓報告。

學習者成績單報告包含所有使用中的欄位和逗號分隔值。 然後,管理員可以相應地篩選資料。

常見問題 faq

如何在Learning Manager中註冊使用者?

新增使用者並為使用者指派角色後,您可以透過執行以下步驟來註冊使用者:

  1. 選取一個或多個使用者後,按一下 Actions ,然後按一下 Register.

  2. 在快顯視窗中,按一下 Yes.

選取的使用者會收到歡迎電子郵件。 如果學習者已有的Adobe ID,可按一下此連結。 如果他們沒有現有的Adobe ID,他們可以繼續並按一下歡迎連結以建立Adobe ID並將其連結到他們的Learning Manager帳戶。

按一下電子郵件中的任一連結對學習者而言是強制性的,因為這有助於Learning Manager驗證學習者的帳戶。

如何編輯使用者資料?

若要編輯使用者,請遵循下列步驟:

  1. 在使用者清單中,按一下您要編輯資料的使用者。
  2. 按一下鉛筆圖示,如下所示。

編輯使用者 對話方塊中,更新相應的欄位。 若要儲存變更,請按一下 Save.

如何在Learning Manager中暫停並繼續外部使用者?

在外部使用者清單中,選擇要刪除的使用者。 在右上角,按一下 Actions > Pause.

如需詳細資訊,請參閱 暫停外部設定檔.

暫停設定檔後,外部設定檔會將狀態顯示為 已暫停.

如何將歡迎電子郵件傳送至新建立的外部設定檔?

新增外部使用者時,在 Add External Registration Profile 對話方塊中,輸入外部管理員的電子郵件。 當您按一下「儲存」時,歡迎電子郵件也會傳送至您指定的電子郵件地址。 如果您要再次傳送歡迎郵件,請按一下信封圖示,如下所示:

如何建立自訂使用者群組?

按一下 Users > User Groups 而在使用者群組頁面上,按一下 Add. 在「新增使用者群組」對話方塊中,將使用者個別新增為團隊新增使用者。

如何停用已填入的活動欄位?

如果您希望學習者僅能看到他們未填寫的有效欄位,請遵循下列步驟:

  1. 按一下 Users > Active Fields.

  2. 按一下 Settings 並啟用選項 Show only unfilled fields on Learner login.

  3. 按一下 Save.

如何防止學習者在作用中欄位中輸入隨機值?

您可以限制學習者的選擇,讓他們只能選擇預先定義的值,而不能輸入任何隨機值。 請遵循下列步驟:

  1. 按一下 Users > Active Fields.
  2. 啟用選項 Restrict Selection.
  3. 按一下 Done.
如何區分CSV作用中欄位和自訂作用中欄位?
您只能啟用或停用CSV作用中的欄位,但無法刪除它們。 另一方面,您無法啟用或停用自訂作用中欄位。
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