新增使用者並建立使用者群組

瞭解如何在Learning Manager應用程式中新增使用者或使用者群組。

管理使用者群組

INFO
在本訓練中,您將瞭解如何依名稱、電子郵件ID以及結合多個自動產生的使用者群組來建立使用者群組。

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概觀 overview

在Adobe Learning Manager中,您可以擔任下列角色:

  • 管理員: ​管理員定義組織的訓練策略。 管理員可以新增學習者、搜尋學習者的所需技能、管理和指派課程、建立學習計畫、認證和學習計畫,以及管理整個組織的報表。
  • 作者: ​作者是教學設計人員和內容建立者。 作者可以將模組和課程新增至Learning Manager。
  • 經理: ​經理管理團隊的學習活動。 經理可以指派團隊成員參加課程、核准團隊成員的請求,並在完成培訓後提供團隊成員績效的意見回饋。 經理也可以檢視其團隊的報告,以追蹤其績效。
  • 學習者: ​學習者可存取指派給他們的課程、學習計畫及認證。 學習者也可使用目錄瀏覽所有可用的課程,並註冊課程、學習計畫或認證。

身為管理員,您可以透過三種方式新增使用者:

  • 內部
  • 外部
  • 使用者群組

新增單一使用者 addasingleuser

使用單一使用者選項將內部學習者新增至Adobe Learning Manager。

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在本次訓練中,您將瞭解如何將內部學習者新增至Adobe Learning Manager。

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若要新增使用者,

  1. 以管理員身分登入Adobe Learning Manager。

  2. 在首頁按一下​ Add Users。 在此頁面上,您可以使用CSV一次新增一個或多個使用者。 您也可以為內部員工建立自助註冊連結,或建立外部學習者設定檔。

  3. 若要新增單一使用者,請按一下右上角的​ Add,然後選擇選項​ Single User

  4. 若要新增單一使用者,請按一下右上角的​ Add,然後選擇選項​ 單一使用者


    新增單一內部使用者

  5. 在​ Add User ​對話方塊上,輸入學習者的詳細資料。 針對欄位​ Manager’s Name,選取系統中現有使用者的名稱。


    新增使用者對話方塊

  6. 若要在Learning Manager中新增使用者,請按一下​ Add。 新增使用者後,使用者會收到驗證郵件。 學習者接著會啟動帳戶並開始使用Learning Manager。 如果您需要新增有限數量的學習者至Learning Manager帳戶,此工作流程將有所幫助。 但是,如果您計畫註冊大型組織的所有員工,則可以在單次嘗試中新增他們。 如需詳細資訊,請參閱下一節。

大量新增使用者 addusersinbulk

管理使用者

在本訓練中,您將學習如何指派和移除角色、傳送歡迎電子郵件,以及刪除和清除使用者。

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通常,大多陣列織都使用HR管理系統(HRMS),HRMS會維護所有的員工記錄,例如,指定、地點、加入日期或員工階層。 您可以將此資料匯出為CSV格式。 若要匯入CSV,請遵循下列步驟:

  1. 按一下右上角的​ Add,然後選擇選項​ Upload a CSV


    上傳CSV以大量新增使用者

  2. 您上傳的CSV包含欄位,如下所示:


    CSV的結構

    您必須維護主CSV,並在主CSV上執行所有新增和刪除。 主要CSV包含以下欄位:

    • 名稱*
    • 電子郵件*
    • 設定檔
    • 經理

    (*)必要欄位。

  3. 按一下選項​ Upload a CSV ​之後,會顯示下列對話方塊。


    上傳CSV對話方塊

  4. 選擇CSV或拖放檔案。 選擇檔案後,將資料欄位與CSV檔案中的欄位對應。 按一下必要的下拉式清單,然後選擇正確的欄位。


    在CSV中對應欄位​**

  5. 若要開始匯入使用者,請按一下​ Save。 您可以看到確認訊息。


    成功上傳CSV的確認訊息

  6. 新使用者現在已新增至您的Adobe Learning Manager帳戶。 若要選取新使用者,請選取名稱旁的核取方塊,以便選取所有人。


    新使用者已新增

NOTE
如需詳細資訊,請參閱常見問題集,大量新增使用者

選取使用者後,您可以執行下列動作:

註冊使用者 registerauser

選取使用者後,按一下右上角的​ Actions ​並按一下​ Register

選取的使用者會收到歡迎電子郵件。 如果學習者已有的Adobe ID,可按一下此連結。 如果他們沒有現有的Adobe ID,他們可以繼續並按一下歡迎連結以建立Adobe ID並將其連結到他們的Learning Manager帳戶。

指派角色 assignarole

將學習者新增至Adobe Learning Manager帳戶後,如果您想要變更其角色,請按一下頁面右上角的「動作」 。 選擇選項​ Assign Role。 您可在此決定是否要將作者存取權或管理員存取權授予學習者。 在您指派角色後,此學習者便擁有該帳戶的作者存取權,並可新增模組及建立課程。


指派角色給使用者

移除角色 removearole

您也可以移除使用者的「作者」或「管理員」存取權。 選取一或多個學習者,按一下​ Actions,然後選取​ Remove Role。 選擇一個選項(例如​ Remove Author),系統會撤銷此學習者的作者存取權。

NOTE
您無法手動將Manager角色指派給系統中的某人。 當一個或多個員工新增到經理控制面板下時,管理員會自動存取該控制面板。

刪除使用者 deleteauser

若要刪除使用者,請按一下​ Actions,然後選擇​ Delete User。 在確認對話方塊中,按一下​ Yes,學習者即被刪除。


刪除使用者的確認訊息

編輯使用者 editauser

在使用者清單中,選擇使用者,然後按一下該使用者。 在使用者詳細資料上,按一下​ Edit ( )按鈕。 在​ Edit User ​對話方塊上,進行必要的編輯並儲存變更,請按一下​ Save


編輯使用者對話方塊

作用中的欄位

管理使用者屬性

INFO
在本次訓練中,您將瞭解如何新增、自訂及設定作用中欄位。

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Adobe Learning Manager會保留使用者屬性及其值區分大小寫。 例如,使用者屬性的區分大小寫為'location',其值將保留並以相同方式顯示。 如果有任何問題,管理員現在可以編輯屬性名稱和值,以更正任何區分大小寫的錯誤。

管理員可以造訪​ Admin app > Users > User groups ​並按一下群組名稱來執行此操作。

管理員可以透過UI為學習者新增及更新允許的屬性值。

作用中欄位的型別:

  • 可分組:學習者會根據值分組
  • 可報告:會根據作用中欄位建立報告使用者群組
  • 可匯出:欄位將顯示在使用者群組報表的匯出中。

您也可以讓組織中的員工向Adobe Learning Manager帳戶註冊成為學習者,不需您擔任管理員的相關協助。 管理員可建立自助註冊連結並與員工共用,員工可使用其Adobe憑證進一步註冊至Learning Manager。

在頁面的右上角,按一下​ Add,然後選取​ Self-Registration


建立連結,以自我註冊為學習者

Add Self-Registration Profile ​對話方塊隨即顯示。 為此設定檔命名。 然後新增經理的姓名。 請務必知道經理必須已在Learning Manager中註冊學習者。


新增自我註冊的設定檔

在您按一下​ Save ​之後,就會產生一個URL,您可以與學習者共用,讓他們可以按一下該URL並自行註冊。

註冊外部學習者 enrollexternallearners

在Adobe Learning Manager中,您也可以為存取您帳戶受限制的外部合作夥伴或機構建立註冊連結,並向他們提供學習資料。

內部註冊和外部註冊之間有些差異。

內部使用者
外部使用者
使用Adobe ID或SSO憑證登入。
使用任何電子郵件ID登入。
遊戲化可供使用。
遊戲化可供使用。 管理員必須在「遊戲化」設定中為外部學習者啟用遊戲化。
可使用學習者階層。
無法使用學習者階層。

若要註冊外部使用者,請遵循下列步驟:

  1. 在左側導覽窗格中,按一下​ External

    註冊外部使用者

  2. 在頁面的右上角,按一下​ Add

  3. 在​ 新增外部註冊設定檔 ​對話方塊中,新增下列詳細資料:

    • 合作夥伴組織的設定檔名稱。
    • 合作夥伴組織經理的電子郵件地址。
    • 此合作夥伴的外部註冊名額限制。
    • 到期日:設定停止允許此群組新註冊的截止日期。 到期日之後,只有現有的註冊使用者才能存取此訓練。

    新增外部註冊設定檔對話方塊

    • 在​ Advanced Settings ​區段中,輸入下列內容:

      • Login Requirement: ​指定以天為單位的值。 如果學習者在上述期間未登入,則會被刪除。
      • Allowed Domains: ​已列入白名單的電子郵件網域名稱清單(以逗號分隔)。
      • Email Verification Required: ​選取此選項,讓學習者必須驗證電子郵件。

    在進階設定區段中輸入詳細資料

  4. 按一下​ Save ​後,您會看到下列確認訊息。 您必須與外部合作夥伴共用URL。

啟用外部設定檔 enableanexternalprofile

建立外部設定檔後,您必須啟用其狀態。 從外部設定檔清單中,選擇所需的設定檔,然後切換狀態按鈕。


啟用外部設定檔

這會啟用外部註冊連結。 歡迎電子郵件會自動傳送給合作夥伴。 您也可以複製連結,並透過按一下「複製URL」圖示()與他們共用,或透過按一下「郵件」圖示()將歡迎電子郵件重新傳送給合作夥伴組織。

合作夥伴經理可與必須參加PrLearning Manager時間培訓的員工共用連結。 當他們按一下連結時,填寫一些詳細資料以在Learning Manager上建立設定檔後,即可自行註冊。 這些使用者不會與內部員工一起出現在學習者標籤上。 您可以在​ External Learners ​標籤下看到他們的名稱。

暫停外部設定檔 pause

將外部使用者群組新增至Learning Manager後,您也可以暫停外部使用者的註冊程式。 當您暫停時,會封鎖外部使用者的註冊程式。 不過,此程式只有在使用者尚未透過接受邀請註冊時才有效。

若要暫停外部使用者群組,請選擇一個或多個群組,從頁面的右上角按一下​ Actions,然後按一下​ Pause

繼續外部設定檔 resumeanexternalprofile

您隨時都可以撤銷外部夥伴的暫停狀態,並繼續正常服務。 按一下頁面右上角的​ Actions ​並選取​ Resume

下列狀態適用於外部使用者:

  • 非使用中狀態 — 在此狀態下,外部使用者的註冊已過期。 管理員透過新增使用者工作流程新增外部使用者時,可設定其到期日。
  • 作用中狀態 — 在此狀態下,外部使用者可以註冊Learning Manager應用程式,並登入應用程式。
  • 暫停 — 在此狀態下,外部使用者的註冊程式被封鎖。 但是,現有的使用者可以繼續登入。

檢查已使用的座位 checkusedseats

在外部設定檔清單上,按一下​ Seats Used。 您可以檢視合作夥伴組織中新增的學習者數。


檢查已使用的座位

刪除使用者 Deleteauser-1

選擇使用者,然後從右上角按一下​ Actions > Delete User

變更設定檔 changeprofile

若要將使用者移動到另一個外部設定檔,請選擇使用者,從右上角按一下​ Actions > Change Profile。 從設定檔清單中選擇設定檔,然後按一下​ Change

指派角色 Assignarole-1

選擇使用者,從右上角按一下​ Actions > Assign Role > 製作<role>。 使用者獲得新角色。

移除角色 Removearole-1

選擇使用者,從右上角按一下​ Actions > Remove Role > 移除<role>。 選取的角色會從指派給使用者的角色清單中移除。

建立使用者群組 createusergroups

使用者群組是指與類別相關的一組使用者。 使用者群組可協助管理員根據學習者的屬性來選取組織內的學習者,然後將學習內容指派給他們。 此外,這些使用者群組可讓管理員將自訂的圖志和目錄指派給學習者,並顯示其進度的自訂報告。

若要存取「使用者群組」,請在左側導覽窗格中按一下​ User Groups


建立使用者群組

Adobe Learning Manager中有兩種型別的群組,自訂和自動產生。 當您將學習者新增至帳戶時,有些群組會根據其一般屬性自動建立。

若要檢視自動建立的群組,請按一下索引標籤​ Auto-generated


檢視自動產生的群組

您可以看到有不同的群組,例如「所有內部使用者」、「所有經理」、以「成本中心」為基礎的群組、以部門為基礎的群組以及以經理團隊為基礎的群組。

除了自動產生的群組之外,您也可以建立自訂群組。 若要新增自訂群組,請按一下右上角的​ Add

  1. 輸入群組的名稱和描述。

  2. 在「隨型別搜尋」欄位中輸入使用者名稱或設定檔,並從下拉式清單中選取,以新增使用者。

  3. 若要新增更多學習者,請按一下​ Add More Users

  4. 若要建立使用者群組,請按一下​ Save

此自訂群組現在已建立並新增至設定檔。 您建立的使用者群組本質上為動態的。 如果新使用者新增了類似的屬性,則會自動新增到使用者群組。

排除使用者群組

有時您會想要從大型使用者群組中排除一小部分使用者。 若要透過「學習計畫」將這組特定使用者註冊到培訓中,或設定正確的可見性目錄,則必須執行此操作。 在此版本的Learning Manager中,您可在建立自訂使用者群組時排除學習者或使用者群組。 在新增使用者群組對話方塊中,排除學習者區段可讓您達成此目的。


排除使用者群組

例如,如果您想要設定「學習計畫」,讓屬於「地點=加州」(Store-5 (位於加州)除外)的所有使用者都能註冊。

進階設定 advancedsettings

資料來源 datasources

當您想要將使用者或學習資料從您組織的資料庫匯入/同步至Learning Manager應用程式時,可使用此功能。 您也可以設定此同步的頻率。

按一下​ Advanced ​區段下左窗格上的​ Data Sources

匯入或同步處理使用者的資料來源

從​ Source ​下拉式清單中選擇資料來源型別、選取更新頻率,如果需要立即同步或按一下​ Save,請按一下​ ​Sync now​ ​內部使用者的資料來源型別為SFDC、FTP等。

您可以新增多個資料來源。

作用中的欄位 activefields

除了在使用者註冊期間提供的欄位之外,此功能可讓管理員新增更多作用中的欄位。

按一下使用者頁面中可用的​ Active Fields。 學習者只能從自訂值中指定的值中選擇。


使用中的欄位

設定欄位 configurefields

內部使用者

您可以為內部使用者的使用者欄位新增自訂值。

若要新增自訂值,請遵循下列步驟:

  1. 按一下​ Modify Values ​以取得內部使用者。


    修改內部使用者的值

  2. 自訂欄位​ 中的 ​值對話方塊就會顯示。


    自訂欄位對話方塊中的值

  3. 從​ Select Field ​下拉式選單中選取要新增的值。

  4. 在​ New Value ​欄位中輸入新值。

  5. 按一下​ Done

  6. 按一下右上角的「儲存」以​ Save ​個變更。

外部使用者

新增與內部使用者類似的自訂值。


修改外部使用者的值

設定 settings

使用者顯示區

如果啟用​ 在學習者登入時僅顯示未填寫的欄位 ​選項,使用者在登入時只會看到空白欄位。


顯示未填寫的欄位

使用此選項,管理員可以決定是否要顯示欄位,或是在這些欄位填入後隱藏它們。

限制報告中的作用中欄位 restrictactivefields

Learning Manager 27.7為作用中欄位引進了兩個新選項 — Reportable ​和​ Exportable


使用中欄位中的 選項

對於CSV欄位和手動新增欄位,如果作用中欄位標示為​ Reportable,則作用中欄位可在儀表板報表內的篩選器中搜尋。


儀表板報告中的篩選器

如果作用中欄位標示為​ Exportable,則下載任何Excel報表時,作用中欄位會顯示在Excel檔案中。

這些選項會針對內部和外部作用中欄位顯示。

您只能刪除自訂作用中欄位。

使用者顯示

您可以對學習者隱藏整個「完成您的設定檔」頁面。 學習者登入後,頁面不會隨即顯示。

請注意,現有的預設行為不會變更。 這是一項可選功能,現在可供管理員使用。

啟用下列選項:


使用者顯示區段

FTP和Box聯結器支援手動CSV欄位 import-connector

使用者通常會在學習者登入Learning Manager時手動提供作用中欄位。 目前在Learning Manager中可實現此功能,即使用者手動匯入CSV時。

CSV可能未包含所有作用中的欄位。 對於所有未在上傳CSV中更新的「作用中」欄位,使用者需要輸入此類「作用中」欄位的資料。

目前,所有「作用中」欄位都必須對應至來源CSV中的某個欄位。

有時候使用者不想將作用中欄位對應到CSV中指定的欄位。 在這種情況下,使用者可以將作用中欄位對應到值​ DontImportFromSource。 從FTP和Box聯結器匯入使用者時,從下拉式清單中選取此值。

自訂角色 customroles

將您選擇的任何欄位新增為使用者資訊的一部分,然後按一下​ Save。 新增欄位後,您還可以交叉檢查​ Edit users ​對話方塊中欄位的可用性。

新增欄位後,您可以注意到標有刻度的欄位來源為資料來源或CSV,如下面的快照所述。 管理員可以透過啟用或停用這些欄位來編輯這些來源欄位。

Learning Manager中作用中欄位的​

系統會以下列方式擷取作用中欄位的值:

  1. Learning Manager應用程式會從與您帳戶相關聯的資料來源匯入中繼資料。
  2. 從手動匯入的CSV檔案擷取的中繼資料。
  3. 學習者登入時填滿中繼資料
  4. 管理員輸入使用者的資料。
NOTE
Learning Manager應用程式會自動根據這些中繼資料建立使用者群組。

新增自訂值

您可以在內部和外部使用者欄位中為使用者欄位新增自訂值。

若要新增自訂值,請遵循下列步驟:

自訂欄位可以新增和刪除,它們適用於所有使用者。 CSV欄位可以啟用或停用,只有在您於「使用中」欄位中進行修改後上傳CSV時,這些欄位才會生效。 所有內部作用中的欄位都適用於所有型別的內部使用者。 外部欄位僅適用於外部使用者。 如果自訂欄位出現在CSV中,下次上傳時會自動轉換為CSV欄位並啟用。

CSV欄位的值 valuesforcsvfields

如果已啟用​ Restrict Selection ​核取方塊,使用者只能從CSV欄位的預先定義欄位中選擇。


限制選取核取方塊

匯入記錄 importlogs

您可以在此空間檢視管理員使用大量匯入功能新增之使用者的CSV匯入記錄。 您也可以按一下頁面右上角的​ Add,使用CSV上傳功能新增使用者。

多值作用中欄位

使用此功能,一個使用中欄位可以有多個欄位。 帳戶中最多可以有三個多值作用中欄位。 多值作用中欄位可供外部和內部使用者使用。

一旦您將使用中的欄位標示為多值,就無法將它轉換回單一值。 這是不可逆的。

無法將現有的單一值欄位標示為多值欄位。

若要建立多值作用中欄位,請遵循下列步驟:

  1. 新增使用中欄位。

    新增使用中的欄位
    新增使用中的欄位

  2. 按一下「新增」。

  3. 在「設定」標籤中,將新欄位標示為多值。

    標籤為多值
    標籤為多值

    還有另一個核取方塊​ Learner Configurable,當停用時,學習者將無法在「設定檔」頁面上看到欄位。

  4. 使用CSV或按一下「修改值」來新增值。

    新增值
    新增值

  5. 按一下​ 完成

NOTE
一旦建立了使用者群組並填入欄位,便無法將多個值轉換為單一值,反之亦然。

透過CSV新增多值作用中欄位

請遵循下列步驟:

  1. 以欄的形式建立包含新使用中欄位的CSV (逗號分隔或單一值)。
  2. 匯入CSV。
  3. 在自訂欄位中的值對話方塊中,將欄位標示為多值。
  4. 再次匯入CSV。

CSV必須有一個與標示為多值的作用中欄位同名的欄。

CSV包含欄位:

  • User:使用者群組已建立為角色。
  • Roles:具有值的多值作用中欄位。

如果CSV重新上傳為新值或刪除的值,則作用中的欄位和群組也會據此更新。

報表

所有報表都包含多值作用中欄位及其值。

管理員可以新增自動產生的作用中欄位,並設定使用者活動和培訓報告。

學習者成績單報告包含所有使用中的欄位和逗號分隔值。 然後,管理員可以相應地篩選資料。

使用者群組報表

Adobe Learning Manager的全新使用者群組報表可讓您檢視管理員離任時未受管理的群組,協助管理使用者群組。 管理員可以存取「Users > User Group」區段下的報告。 它提供每個群組的詳細資訊,包括:

  • 使用者群組型別
  • 群組名稱
  • 說明
  • 建立者(名稱)
  • 建立者(電子郵件)
  • 建立時間(UTC時區)
  • 使用者人數

若要下載報表,請遵循下列步驟:

  1. 以​ Admin ​登入。
  2. 選取​ Users > User Group
  3. 選取​ Actions > Download User Group Report


下載使用者群組報告

常見問題 faq

如何在Learning Manager中註冊使用者?

新增使用者並為使用者指派角色後,您可以透過執行以下步驟來註冊使用者:

  1. 選取一個或多個使用者後,按一下右上角的​ Actions,然後按一下​ Register

  2. 在快顯視窗中,按一下​ Yes

選取的使用者會收到歡迎電子郵件。 如果學習者已有的Adobe ID,可按一下此連結。 如果他們沒有現有的Adobe ID,他們可以繼續並按一下歡迎連結以建立Adobe ID並將其連結到他們的Learning Manager帳戶。

按一下電子郵件中的任一連結對學習者而言是強制性的,因為這有助於Learning Manager驗證學習者的帳戶。

如何編輯使用者資料?

若要編輯使用者,請遵循下列步驟:

  1. 在使用者清單中,按一下您要編輯資料的使用者。
  2. 按一下鉛筆圖示,如下所示。

在​ 編輯使用者 ​對話方塊中,相應地更新欄位。 若要儲存變更,請按一下​ Save

如何在Learning Manager中暫停並繼續外部使用者?

在外部使用者清單中,選擇要刪除的使用者。 按一下右上角的​ Actions > Pause

如需詳細資訊,請參閱暫停外部設定檔

暫停設定檔之後,外部設定檔會顯示狀態為​ 已暫停

如何將歡迎電子郵件傳送至新建立的外部設定檔?

新增外部使用者時,在​ Add External Registration Profile ​對話方塊中,輸入外部管理員的電子郵件。 當您按一下「儲存」時,歡迎電子郵件也會傳送至您指定的電子郵件地址。 如果您要再次傳送歡迎郵件,請按一下信封圖示,如下所示:

如何建立自訂使用者群組?

按一下「Users > User Groups」,然後在[使用者群組]頁面上按一下「Add」。 在「新增使用者群組」對話方塊中,將使用者個別新增為團隊新增使用者。

如何停用已填入的活動欄位?

如果您希望學習者僅能看到他們未填寫的有效欄位,請遵循下列步驟:

  1. 按一下​ Users > Active Fields

  2. 按一下​ Settings ​並啟用選項​ Show only unfilled fields on Learner login

  3. 按一下​ Save

如何防止學習者在作用中欄位中輸入隨機值?

您可以限制學習者的選擇,讓他們只能選擇預先定義的值,而不能輸入任何隨機值。 請遵循下列步驟:

  1. 按一下​ Users > Active Fields
  2. 啟用選項​ Restrict Selection
  3. 按一下​ Done
如何區分CSV作用中欄位和自訂作用中欄位?
您只能啟用或停用CSV作用中的欄位,但無法刪除它們。 另一方面,您無法啟用或停用自訂作用中欄位。
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