使用適用於 Microsoft Power Platform 的 Acrobat Sign 進行文件自動化

Last update: Sat Jul 20 2024 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)

主題：

建立對象：

中繼
使用者
開發人員

瞭解如何為 Microsoft Power Apps 啟用和使用 Acrobat Sign 和 Adobe PDF Tools 連接器。建立工作流程，無需任何程序代碼即可快速且安全地自動化業務審批和簽名流程。這個實作教學課程有四個部分，概述下列連結：

第 1 部分：使用 Acrobat Sign 將已簽署的合約儲存在 SharePoint 中

第 2 部分：自動化核准流程，以使用 Acrobat Sign 取得電子簽名

第3部分：配備Adobe PDF工具的自動化檔 OCR

第 4 部分：使用Adobe PDF工具自動化檔元件

必要條件

Microsoft 365 與 Power Automate 的熟悉程度
Acrobat Sign 知識
Microsoft 365 帳戶，可存取 SharePoint 和 Power Automate （Acrobat Sign 基本、進階Adobe PDF工具）
Acrobat適用於企業的 Sign 或 Acrobat Sign 開發人員帳戶

練習 1 和 2

Acrobat可存取API的 Sign 帳戶。開發人員帳戶或企業帳戶。
您具有編輯許可權的 Power Automate 可存取 SharePoint 網站。建議您擁有完整的管理員訪問許可權。
簽名核准要求和簽署的範例檔。

練習 3 和 4

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第 1 部分：使用 Acrobat Sign 將已簽署的合約儲存在 SharePoint 中 part1

第一部分中，您將使用Power Automate Flow 範本來設定自動化工作流程，將所有已簽署的合約儲存至SharePoint網站。

流覽至「Power Automate」。
Search Acrobat簽署。
選擇 「儲存Acrobat簽署已完成的合約至 SharePoint 資料庫。
檢閱畫面並設定任何需要的連線。啟用 Acrobat Sign 連線。
按兩下藍色 + 元件。

輸入您的 Acrobat Sign 帳戶電子郵件，然後按下新視窗中的密碼欄位。

Acrobat登入畫面螢幕擷取

稍候片刻，等待Adobe檢查您的帳戶。

note note
NOTE
如果您使用的是Adobe ID或公司 SSO，這項檢查會將您路由至適當的登入。

完成登入。
按兩下 「繼續 」以前往「流程」編輯畫面。
為觸發程式命名。
設定您的 SharePoint 設定。

網站位址： 您的 SharePoint 網站
檔案夾路徑： 您要使用的共享文件路徑
檔名： 接受預設值
檔案內容： 接受預設值
儲存流程。
使用藍色後箭頭導覽至流程概觀畫面。您將第 2 部分測試此流程。

接下來，您會測試此流程。

第 2 部分：自動化核准流程，以使用 Acrobat Sign 取得電子簽名 part2

在第二部分中，我們以更強大的「流程」建立第一個部分，並測試兩個「流程」，以瞭解它們的實際運作。

從 Power Automate 介面選 取左側的範本 。
Search進行「管理者核准」。

針對選取的檔案選 取「請求管理員核准」。

選取所選檔案請求管理員核准的螢幕擷圖

檢閱連線並新增任何您缺少的連線。

note note
NOTE
如果這是您核准後進行的第一個流程，系統會在流程執行時完全設定。

按兩下 「繼續 」以前往流程編輯畫面。

此流程具有許多預先設定的步驟，包括錯誤檢查和巢狀條件式步驟。
設定選取的檔案，如下所示：
網站位址： 您的 SharePoint 網站
資料庫名稱： 您的檔案存放庫
請按照下列方法新增輸入：
類型：電子郵件
名稱：簽署者電子郵件
設定「 取得檔案內容」： 如下所示：
網站位址： 您的 SharePoint 網站
資料庫名稱： 您的檔案存放庫
向下捲動並尋找「 如果有的話」。
按兩下 「如果是」方塊（不是最底部的）中的 「新增動作」，以新增要傳送以供簽署的步驟。
Search SharePoint 取得檔案內容，然後選擇「取得檔案內容」。
設定「 取得檔案內容 」，如下所示：

網站位址： 您的 SharePoint 網站。
檔案標識碼： Search為「標識符」，然後從 「取得檔案內容」步驟中選擇「標識碼」 。
Search「Adobe」，然後選擇 「Acrobat簽署 」以新增其他動作。
在「Acrobat Sign 的搜尋方塊中輸入「上傳」，然後選取「 上傳檔」並取得檔 ID。
Search「動態變數 名稱」，以取得在觸發程式中選取的專案/檔的名稱，位於「檔名」下方。
按兩下 「檔案內容」下方變數助理中的「 運算式」。
新增單一縮寫符號，然後按下返回「 動態內容」，刪除縮寫符號，選 取「檔案內容 」，然後按兩下「 確定」。

確定沒有額外的省略號，而且看起來就像下列範例一樣。
Search在「Acrobat Sign」搜尋區域中進行「建立」，以新增另一個「簽署」Acrobat動作。
從已上傳的文件中選取「 建立和合約」，並傳送以供簽署。
設定所需資訊：
從「合約名稱」的動態變數助理中 選擇 「名稱」。從「檔案ID」的動態變數助理中選擇「檔案ID 」。從「參與者電子郵件 」的動態變數助理中 選擇 「簽署者電子郵件」。依參與者順序輸入「1」。從「參與者角色」下拉式清單中選擇「簽署者」。
儲存流程。

測試流程

前往 SharePoint 網站的檔存放庫進行測試。

選取文件，然後選擇 您剛建立的「自動」和「流程」。
啟動流程以驗證連線（僅限流量第一次執行）。
在「訊息」中輸入給核准者的 漂亮訊息。
在「簽署者電子郵件」中 輸入文件簽署者的電子郵件。
按兩下「 執行流程」 。

為開始流程的用戶設定的核准者會收到核准要求。您可以透過電子郵件或透過Power Automate 動作專案功能表核准。核准後，請簽署檔。視您的使用者而定，如果使用者已登入 Sign，您可能需要在私人瀏覽器視窗中開啟簽署視窗。

在私人瀏覽器視窗中開啟的螢幕擷圖

完成簽署，然後在 SharePoint 檔案夾中回顧。

SharePoint 檔案夾的螢幕擷圖

第3部分：配備Adobe PDF工具的自動化檔 OCR part3

第三部分中，您將瞭解如何在 PDF 中匯入至 Microsoft SharePoint 時自動執行 OCR。這可解決掃描的 PDF 檔在 SharePoint 中無法搜尋的問題。

瀏覽器中 PDF 檔案的螢幕擷圖

在 SharePoint 中設定資料夾

前往您要儲存檔的 Microsoft SharePoint。

按兩下 「+New 」，建立名為「處理過的合約」的新資料夾。
按兩下 「+New 」，建立名為「舊合約」的新檔案夾。

這些資料夾現在會參考您 Power Automate 流程的一部分。

從範本建立流程

登入 https://flow.microsoft.com。
按兩下 側邊欄中的「範本 」。
選取 「在 SharePoint 中將新增的檔案轉換為可搜尋文字的 PDF」。
按兩下「 工具Adobe PDF旁的 + 符號。
在新索引標籤中流覽至「https://www.adobe.com/go/powerautomate_getstarted_tw」。
按一下 「開始使用」。
使用您的 Adobe ID 登入。
輸入「認證名稱」和「認證說明」，然後按兩下「 建立認證」。

開啟憑證時保持窗口狀態。您需要將它們輸入 Microsoft Power Automate。
輸入憑證，然後按下 Microsoft Power Automate 中的「建立」。
按一下「繼續」。

現在您可以查看工作流程的檢視，並且需要為您的環境進行設定。
選取「網站位址」字段，然後在名為「 在檔案夾 中建立檔案時」的觸發器下選擇您正在使用的 SharePoint 網站。
按兩下資料夾圖示，導覽至位於「資料夾ID」下方的「舊合約」資料夾。
編輯流程底部的「建立檔案」動作：

將網站地址變更為您的網站位址。在「檔案夾路徑」中指定「已處理合約」資料夾的位置。
按兩下 右上角的「儲存」。
按兩下「 測試」 。
手動選取。
按兩下「 測試」 。