透過電子郵件共用排程活頁簿

Last update: Mon Jun 23 2025 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)

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建立對象：

使用者

NOTE

除了排程活頁簿以透過電子郵件共用（如本節所述）之外，您還可以排程要匯出至雲端目的地的活頁簿，如排程要匯出至雲端目的地的活頁簿所述。

儲存活頁簿並完成分析後，您就可以使用排程功能輕鬆與團隊中的其他人共用活頁簿。「排程」功能可讓您建立排程，自動更新活頁簿中的資料，並透過電子郵件將 Excel 活頁簿 .xlsx 檔案作為附件，在特定日期和時間傳送給您指定的客群。設定排程可讓收件者定期自動更新。您也可以使用排程功能來傳送一次活頁簿，而不排程自動更新。

您可以為單一活頁簿建立多個排程。例如，您可以每天將活頁簿傳送給您的團隊，也可以建立兩個不同的排程，每週將活頁簿傳送給主管一次。

「排程」功能也可以讓您設定活頁簿的密碼保護，以及編輯先前排程的活頁簿。

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請參閱排程活頁簿以取得示範影片。

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排程活頁簿

使用Report Builder中心的「排程」按鈕快速建立排程，以便將活頁簿Excel檔案(.xlsx)自動散發給個人或群組。

按一下 Report Builder 中心內的「排程」按鈕。

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按一下「排程活頁簿」或左上角的加號按鈕，以建立新的排程活頁簿。

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排程窗格會顯示活頁簿的一些預先定義資訊，例如活頁簿名稱和上次修改活頁簿的日期。

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(選用) 輸入檔案名稱。

活頁簿檔案名稱會預設為活頁簿的名稱，但您可以視需要變更此名稱。如果您要將相同的活頁簿傳送給多個客群，而您想要將它命名為讓特定客群更好記的名稱，就可以變更名稱。
(選用) 選取 「將時間戳記附加到檔案名稱」。

您可以在檔案名稱附加時間戳記，以識別活頁簿的更新日期。這有助於快速查看在特定日期傳送的活頁簿版本。檔案名稱預覽 會顯示分發活頁簿時，活頁簿檔案名稱在電子郵件中的顯示方式。時間戳記格式為 YYYY-MM-DD。
(選用) 選取 「.zip壓縮」 來壓縮檔案並設定檔案的密碼保護。

進行此選擇時，系統會提示您輸入密碼以開啟檔案。如果您對資料安全性有疑慮，並想以密碼保護活頁簿，這個方法就很有用。若要使用密碼保護檔案，就必須選取 「.zip壓縮」。密碼必須至少為 8 個字元，並包含一個數字和一個特殊字元。

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輸入 收件者。您可以輸入組織中可識別的人員名稱，也可以輸入組織內外人員的電子郵件地址。
輸入電子郵件的主旨以及收件者的說明。主旨預設為活頁簿檔案名稱，但您可以視需要修改主旨。您可以在說明區段中新增詳細資料。

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設定排程選項，以設定您要透過電子郵件將活頁簿傳送給收件者的日期和時間。

選擇開始和結束日期與時間範圍。這可以是今天的日期或未來的日期。

從下拉式選單中選取 「頻率」。您可以將頻率設定為特定日期的每小時、每日、每週、每月或每年。例如，您可以設定排程，在每個月的第一個星期日晚上傳送活頁簿，讓收件者在星期一早上第一時間就能在收件匣中看到該電子郵件。

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設定排程後，按一下 「依排程傳送」。

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您會在Report Builder中心底部看到確認快顯通知，而排程活頁簿會列在「活頁簿」索引標籤下方。

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