实现数据捕获的现代化不仅仅是为了摆脱纸质文档，还在于创建高效、可扩展且用户友好的流程。Adobe Experience Manager (AEM) Forms 为构建响应式表单和简化工作流提供了全面的工具包。本指南将指导您了解主要功能和实操步骤，以便在日常工作中充分利用 AEM Forms。
了解 AEM Forms
在深入研究功能之前，重要的是要了解 AEM Forms 能带来什么。本质上来讲，AEM Forms 是用于创建、管理和分发数字表单的端到端解决方案。它通过自动化取代了手动重复性任务，使团队能够专注于策略和用户体验，而不是繁琐的表单构建工作。
快速入门：灵活创作
实现表单现代化的首要步骤之一是学习如何高效地创建表单。AEM Forms 的灵活创作工具有助于通过以下方式简化表单创建：
- 拖放组件：使用直观的 UI 构建无需编码的表单。
- 体验片段：创建表单一次，然后跨多个页面或网站重复使用。
- 自适应表单嵌入：确保表单在各种设备和屏幕尺寸上都能无缝运行。
这些功能可帮助您减少在重复性任务上花费的时间，并在数字资产之间保持一致性。以下是易于使用的灵活创作功能的屏幕截图。
使用生成式 AI 功能加速表单创建
AEM Forms 包含 Adobe AI 助手，它具有生成式 AI 功能，可简化复杂的工作流，从而促进：
- 基于提示的表单创建：使用简单的提示生成整个表单和提交路径。
- 品牌一致性：应用预制的模板和设计元素以使表单符合品牌形象。
AI 助手对于大规模创建表单特别有用，无需大量开发人员参与。
使用 OOTB 连接器实现数据连通
集成是使表单具有可操作性的关键。AEM Forms 为常见平台提供了开箱即用连接器，包括：
- Adobe Experience Platform (AEP)：将表单数据发送到 AEP 以获得统一的客户轮廓。
- Adobe Sign：为法务和合规性工作流启用数字签名。
- Salesforce 和 Microsoft Dynamics：将表单连接到 CRM 系统以进行商机和帐户管理。
这些连接器降低了复杂性并确保数据在系统之间安全地流动。有关更多详细信息，请查看以下 Experience League 资源：
确保安全性和合规性
Forms 通常处理敏感数据，因此合规性至关重要。AEM Forms 整合了广泛的安全性和合规性功能，保护机密和敏感信息以满足监管要求，包括：
- 符合 GDPR 要求的功能：按照设计要求管理数据主体请求和隐私。一般建议不要将数据直接存储在 AEM 或 AEM Forms 中，而应使用 Adobe Experience Platform 等数据平台。
- 审核跟踪：无需自定义开发即可跟踪更改和提交以供核实验证。
- 最佳做法：避免将数据直接存储在 AEM 中；请使用 AEP 等平台进行安全存储。
增强用户体验
AEM Forms 的 OOTB 功能旨在为所有设备上的最终用户提供无缝体验。单个表单只需创建一次，即可在所有设备和屏幕尺寸上使用。
AEM Forms 专为无障碍访问和易用性打造，提供以下功能：
- 响应式设计：一个表单适用于所有设备。
- 验证和规则：无需编码即可应用 OOTB 验证或创建自定义规则。
- 无障碍访问标准合规性：自适应表单符合 WCAG 2.1 AA 的要求，提供包容性的体验。
相较于 AEM Sites 的 AEM Forms 优势
虽然 AEM Sites 为满足您的营销需求提供了多种功能 ， 并附带用于创建简单表单的基本表单组件，如“联系我们”表单，但 AEM Forms 才真正是处理复杂表单的首选解决方案。
为了满足更复杂的需求，AEM Forms 提供了这些仅靠 AEM Sites 无法实现的功能：
- 规则编辑器：无需编写代码即可添加动态逻辑（例如，根据用户输入显示/隐藏字段）。
- 连接器：使用开箱即用的连接器，它们经过预配置，可处理特定平台的身份验证和数据结构映射。
- 增强型组件：应用日期选取器、文件附件和签名字段等高级元素。
- 验证：使用一组标准的通用验证规则配置验证检查，或者覆盖这些规则并添加自定义逻辑。
- 提交配置：将数据提交到 REST 端点或触发 AEM 工作流以进行自动操作。
我们来深入探讨一下各项功能，展示说明 AEM Forms 如何帮助增强构建者的使用体验并改善最终用户的感受。
规则编辑器
规则编辑器是一个功能强大的工具，允许创作人员将动态逻辑和交互功能添加到表单中，而无需开发人员介入。它使非技术型业务用户无需从头开始编写复杂代码，即可控制表单的行为。规则编辑器允许您创建“智能”表单，而不是静态输入字段，这些表单会实时响应用户输入。
最常见的用例之一是根据用户选择显示/隐藏字段。例如，如果用户选择国家/地区为“加拿大”，则会显示“省份”下拉列表。但是，如果用户选择“美国”，则会显示“州”下拉列表。规则编辑器的用例要复杂得多。它甚至允许开发人员通过代码编辑器输入自定义 JavaScript。
连接器
Adobe Forms 提供了“开箱即用”的连接器，它们经过预先配置，可为特定平台处理身份验证和数据结构映射。Salesforce 是最常用的连接器之一。您可以对 Salesforce 对象进行读写访问。例如，商机、联系人、客户等。Microsoft Dynamics 也是一种常用连接器，通过 OData 实现连接，以管理 Dynamics 中的实体。
Adobe Forms 还具有非常灵活的通用数据连接器，允许将表单连接到您选择的数据源。您可以上传 Swagger 或 OpenAPI 文件，并且 AEM 可以自动为您生成数据模型。
增强组件
AEM Sites 提供了一些基本表单组件，但它们是简单的 HTML 字段，在这些字段中，AEM Forms 组件支持数据绑定、复杂验证和使用规则编辑器等其他功能。Adobe Forms 随附的一些最具影响力的全新组件包括：
- 日期选取器：可配置的日历小组件，支持“封锁日期”、最小/最大日期逻辑以及与保存格式不同的显示格式。
- 文件附件：用于处理拖放、文件大小限制、MIME 类型筛选和病毒扫描挂钩（对于企业表单必不可少）的复杂组件。
- 签名：允许用户使用触摸屏或鼠标对表单进行签名（通常用于法务工作流）。请注意，大多数情况下都需要签名许可证。
验证
我最喜欢的 AEM Forms 功能之一，就是 OOTB（开箱即用）验证系统。默认情况下 ， 只需单击复选框，即可将一组通用验证规则应用于表单字段。而且还能够覆盖这些规则并添加适合您的业务需求的自定义逻辑。
AEM Forms 还允许您添加自定义错误消息。验证规则和错误消息功能无需开发，内容作者可以轻松更新。
提交配置
除了表单可以提交到的 OOTB 连接器之外，还可以为您的表单设置其他提交配置。以下屏幕截图展示了各种可用的提交操作。下面列出了两个比较热门的选项。
- 提交到 REST 端点：对于更简单的表单，您可以提交到 REST 端点，后者将包含数据的简单 POST 请求直接发送到任何外部 REST 服务。
- 调用 AEM 工作流：在最近的一个项目中，我使用的配置方案之一就是调用 AEM 工作流的功能。AEM Forms 提供了这样一种功能：提交表单数据会立即启动工作流以执行一系列操作。例如，在提交表单时，它会启动一个工作流，该工作流会向一组用户发送电子邮件，要求他们跟进商机。还可以构建核心的复杂工作流，这些工作流基于表单中所选选项向多位用户或分发列表提交任务。
衡量业务影响
实现表单的现代化不仅仅是一项技术升级，还能带来可衡量的成果，包括：
- 运营效率：缩短周期并减少人工处理。
- 内容供应链速度：重复使用受管理内容，从而提高一致性和速度。
通过业务工作流提高运营效率
我们的一个客户有很多纸质表格。他们在自己的网站上设有多个链接，要求用户下载 PDF，然后将其邮寄到一个实体地址，或者签署后通过电子邮件将其发回给企业。借助 AEM Forms ， 我们将他们的整个操作流程转变为数字表单 ， 从而节省了用户和企业的大量时间。通过接入 Adobe Sign 进一步精简端到端流程，用户可以使用鼠标或其触摸屏签署表单，并将整个文档发送给业务用户。
内容供应链影响
AEM Forms 通过在表单内部中重用集中管理的内容来提高效率。AEM Forms 允许用户使用在其项目组合中通用的组件和内容。例如，AEM Assets 可用于表单上的图像和品牌化内容。AEM 内容片段可用于标准法律文本，例如条款和条件。在 AEM Forms 中重复使用内容可提高创作者在整个内容供应链中的工作效率。
核心 KPI
运营效率的提升可通过多项 KPI 来衡量，其中以下几项最为关键。
- 表单创建速度：通过快速创建表单并在不同表单间重复使用内容，团队可以跨品牌、网站或区域重复使用表单，从而节省从需求收集到发布的时间。
- 周期时间缩短：节省从表单提交到后端最终审批之间的处理时间。
常见用例
AEM Forms 支持范围广泛的实际应用，远不止简单的数据收集。以下是其功能可以产生重大影响的三种常见场景：
- 商机开发：跨网站快速部署营销表单。
- 复杂的工作流：处理多步骤表单并将数据路由到多个端点。
- 将硬拷贝表单数字化：使用 GenAI 将纸质表单转换为可重复使用的数字版本。
让我们更详细地逐一介绍一下。
商机开发
AEM Forms 最常见的用例是用于商机开发的 Web 营销表单。通过 AEM Forms，可以轻松启动和重复使用表单，还能动态地提交和配置表单，无需开发人员介入。
复杂的业务工作流
如果您的一些复杂表单需要执行多个步骤或进行签署，或者将数据提交到多个端点，AEM Forms 可以轻松处理它们。AEM Forms 还允许用户设置复杂的业务工作流，以根据在表单中选择的标准和选项，将路由逻辑发送至多个用户、分发列表或内部数据库。
数字化硬拷贝表单
将硬拷贝表单数字化是 AEM Forms 的优势所在。借助 GenAI，您只需捕获纸质表单的快照，AEM 就会自动将其转换为可重复使用的数字版本，而无需逐一创建字段。
关键要点
在实现表单现代化的过程中，不要只考虑替换纸质表单，而要专注于构建可扩展的流程。AEM Forms 提供的工具可以帮助您做到这一点。请牢记以下要点：
- 从学习创作基础知识开始：使用拖放组件和体验片段快速创建可重复使用的表单。
- 利用 AI 提高效率：生成式 AI 可帮助自动创建表单和提交路径，从而减少手动设置。
- 规划集成：探索 Adobe Experience Platform 或 Salesforce 等 OOTB 连接器，确保数据安全地流动。
- 优先考虑无障碍访问和合规性：内置的验证和 WCAG 标准确保表单适用于所有人并满足监管需求。
- 工作流思维：使用提交配置和 AEM 工作流自动路由数据和触发操作。
通过实施这些步骤，您可以将业务表单从静态输入转变为动态工具，以支持您的业务流程并改善用户体验。