该内容治理战术手册将帮助您作为 AEM as a Cloud Service 的新管理员和开发人员掌控局面。 在可下载的战术手册中，我们将带您了解在实施过程中制定强大内容治理策略时应遵循的准则和流程。

了解角色、工作流程和实施

组织必须确保所有内容都符合有关创建、标记、使用和维护的内部标准。 让面向公众的材料坚守这些标准有助于保持品牌形象。 要顺利完成工作流程，必须为创作数字资产制定清晰的内部准则。 建立审查和更新内容的流程，从而及时更新所有内容。

管理数字资产的准则和流程属于内容治理的范畴。 本战术手册将探讨：

我想了解什么是内容治理

内容治理是一套管理公司内容供应链的策略和流程。 它有助于建立一个框架，您的团队可以使用该框架来确保在整个内容生命周期中满足准则、分发和标准的要求。

为什么内容治理很重要？

内容治理对组织而言至关重要。 它影响内容供应链的总体成功以及组织的声誉和品牌。 它可以确保内容的准确性、与品牌策略的一致性以及质量。 借助内置的内容治理，Adobe Experience Manager Sites 和 Assets 可帮助简化您的内容治理工作，并为您提供管理内容供应链所需的工具。

内容治理、系统监管以及法律和公司治理之间存在什么关系？

内容治理始终受其法律和技术环境所影响。 Experience Manager 内容治理以针对系统架构定义的法律和公司治理文档以及总体系统监管要求为依据。 示例包括：

• 法律和监管要求将所有营销材料保存七年，这将为生成内容的内容生命周期和工作流程提供依据。
• 有关用户组创建和访问控制的系统监管标准与 Experience Manager 文件夹结构相关联，并将影响内容策略和治理。 系统监管和资产治理需要协同工作，以实现安全性和可用性。
• 若内部公司治理不允许使用机器学习 (ML) 或人工智能 (AI)，这会影响某些 Experience Manager 功能的激活。

为什么内容治理在实施过程中很重要？

在初始讨论期间和整个实施阶段，开发团队应参与内容治理策略，以帮助在 Experience Manager 中配置必要的安全措施，例如 Sites 或 Assets 未内置提供的自定义工作流程和功能。 此外，站点管理员将在整个过程中帮助设置适当的群组、权限和策略以确保连续性。

我想了解开发人员在实施 Sites 和 Assets 时应采取的五个关键行动

1. 连接并配置新内容。 要在 Experience Manager 中实现引入新内容的无缝工作流程，您需要设置和配置 Adobe Asset Link 之类的连接器。 这样可以让新内容受控地流入 Experience Manager，并在创建新资产时轻松重用已批准的内容。
2. 创建自定义工作流程和审批流程。 Experience Manager Sites 和 Assets 包含许多实用的工作流程，但在很多情况下都需要扩展这些工作流以添加流程或功能。
3. 实施敏感内容的存档和保存流程。 许多行业对如何保存、存储和存档内容有严格的要求。 通常，团队需要实施内容治理中的自定义流程来满足这些要求。
4. 确保将所有自定义字段或功能添加到资产生命周期中。 有时，您必须向图像添加额外的元数据或将新流程的执行自动化。 在这些情况下，开发人员将确保新的自定义功能可满足业务要求。
5. 定义页面模板。 开发人员和管理员可以启用 Experience Manager Sites 来设置页面的整体结构和布局。 您可以预定义一组组件和功能以及特定的品牌风格，使客户体验中的页面具有一致的外观。

我想了解从开发人员到内容作者和从业者的交接

在交接过程中，开发团队和创作团队应该相互协商，以明确已经构建和自定义的内容并解答任何问题。 开发团队还需要提供创作团队需要处理的配置文档。 对开发团队来说，共享示例页面和示例结构以供创作团队在构建其他内容时使用也很有帮助。

我想了解作者或 DAM 管理员在实施 Sites 和 Assets 时应考虑的五个关键因素

1. 组织内容。 以直观的方式组织内容和资产，以方便将来使用。 有关如何组织内容的有用示例，特别是对于多语言分发的情况，请访问此处。 另请参阅 Adobe 精英用户针对 AEM Assets 文件夹结构和命名提供的最佳实践指南。
2. 创建分类策略。 如果没有分类策略，在 Experience Manager 中创建的标记对于团队而言可能难以查找和管理。 分类可以按层级结构组织，上面是广泛的类别，下面是子类别。 请参阅此处以了解标签和分类的快速入门最佳实践，其中包含 Adobe 精英用户提供的关于在 AEM Assets 中进行分类和标记的其他最佳实践指南。
3. 确保元数据合规。 遵循元数据的内部标准是资产管理中的重要一环。 这样团队成员和外部搜索引擎才能轻松找到您的资产。 Adobe 精英用户提供的关于元数据的最佳实践指南是一项很有帮助的资源。
4. 为群组分配权限。 需要测试每个群组的权限，以使他们能够正确使用内容。 全面测试所有权限并了解用户和群组可以执行和不能执行的操作。 另请参阅 Adobe 精英用户提供的关于访问和权限的最佳做法指南。下方提供有示例安全性矩阵表。

5. 遵守法规和准则。 管理和维护内容以提高准确性，并满足任何法规和公司准则的要求。 建立内容护栏不仅对于品牌一致性至关重要，而且对于满足 508 合规性以及同意或 Cookie 管理要求也很重要。 除了以上关于配置 AEM Assets 功能以推进内容访问控制和治理的建议之外，请参阅治理以及培训和赋能的最佳实践指南，获取进一步指导。

我想更深入地了解元数据

资产应始终包含元数据。 添加元数据有许多好处。 这样可以让您的团队和最终用户更轻松地查找资产。 此外还能让搜索引擎更好地查找您的图像和体验。

元数据、子标题和标记的注意事项

组织应就哪些元数据字段为可选字段或必填字段达成一致。 这样作者能够更轻松地查找资产。 例如，大多数公司都要求每个资产都有标题和描述，但图像的创建者和使用条款可能是可选的。

智能标记是由 Adobe Sensei 生成式 AI 提供支持的关键字，会在上传资产时应用于资产。 该系统识别相关术语，并将相应的基于文本的标记应用于客户的资产。 智能标记有助于添加描述性关键字，以方便搜索和查找。 客户还可以通过增强型智能标记训练算法使用他们自己的术语。

有关标记和分类的详细信息和最佳实践，请参阅这些最佳实践。

如果未应用正确的智能标记，可使用智能标记训练来帮助训练 Adobe Sensei，以根据您的品牌准则正确标记您的资产。

公司应定义明确的标记和分类策略，然后再上传和标记其内容。 如果没有明确定义标记资产的策略和方法，则创建和使用标记时可能会出现混乱或无法考虑周全。 这可能会导致标记缺乏条理、未被使用和被误用，增加维护难度。

我想了解核心组件的最佳实践

核心组件是任何成功实施的基石。 以下是在 Experience Manager 中使用核心组件的一些最佳实践：

关注点分离

将后端逻辑与组件的表示层分开。 使用 Sling 模型实现后端逻辑，使用 HTML 模板语言 (HTL) 处理视图。 这样可以明确区分业务逻辑与组件前端。 这也使组件更加灵活且可重用。

适应性

在设计组件时务必要充分考虑可重用性。 您不应构建只能在一处使用的大型整体化组件， 而应该构建可在多个页面上重复使用并且未来还可以扩展的模块化组件。

自定义组件与核心组件

最好尽可能多地使用核心组件以缩短开发时间，不过这并非在所有情况下都可行。 许多客户会在一定程度上使用自定义组件，并且有些实例需要自定义组件。 其中包括：

• 特定于企业的设计元素和功能
• 自定义或内部 API 的集成
• 高级用户交互

自定义组件通常是核心组件的扩展，而不是全新的组件。

超级作者与内容作者

多数大型团队都有一位或多位超级作者。 超级作者通常能够创建模板、在这些模板中分配权限、删除内容以及执行生成报告等其他操作。

内容作者通常只能访问特定的内容。 例如，他们无法编辑页眉或页脚等全局元素，也无法删除或移动资产或内容。 内容作者几乎都无法将页面发布到实时站点。 他们需要通过适当的审批工作流程来让内容获得批准并发布。

我想了解实施前后的角色和团队

每个组织和团队的结构各不相同，但往往都采用最常见的角色。 这些团队成员在实施阶段提供支持，并且在实施后是工具的主要利益相关者。

Sites 和 Assets 的大型团队

• 产品负责人 (1)：产品负责人是主要的利益相关者，从头到尾监督项目。 产品负责人与营销团队合作，了解业务逻辑以及如何将其转换为技术团队可理解的内容。
• 技术主管和架构师 (1)：技术主管和架构师是技术方面的主要利益相关者。 他们与实施团队合作确立架构原则和技术协调。 技术主管也是权限管理的负责人，不过可能会培训管理员如何更新权限。 他们负责领导技术文档的无缝交接，并与业务用户和作者保持一致。
• 开发团队 (2-4)：开发团队负责处理启动后出现的错误和问题，以及创建技术文档来协助技术团队、业务用户和内容创建者之间的交接过程。 他们还可以在初始实施期间提供协助。
• QA 团队 (3-5)：QA 团队的主要职责是从功能和非功能角度测试体验。 他们帮助识别和报告问题，并与开发人员合作，以帮助解决和缓解这些问题。 团队通常由一位 QA 主管管理，并有 3-4 位 QA 工程师一起协助测试。 质量保证通常在最初的几个开发冲刺之后，一些核心开发已经完成并可进行测试时引入。
• 内容作者 (3-4)：内容作者的主要职责是为网站和其他体验创建内容。 内容作者在 Experience Manager Sites 和 Assets 中工作，上传资产、应用元数据，并创作符合营销目标的组件。 内容作者可以参与整个实施过程，并且应该在模板和组件可用后立即开始创作内容。
• 数字资产管理 (DAM) 管理员 (1-2)：DAM 管理员专注于 Experience Manager Assets 的结构、治理和组织。 他们通常比作者拥有更高级的控制权限，比如能够生成报告或围绕在 DAM 中存档和优化存储制定策略。

优化存储和正确组织您的 DAM 可以为公司节省时间和资金。 此外，DAM 管理员还可以培训和支持您组织中的新用户。 这通常比外聘顾问更高效、更经济。

Sites 和 Assets 的小型团队

• 产品负责人 (1)：产品负责人通常要执行多项任务，包括管理和内容创建。 小型团队的产品负责人往往要帮助进行网站 QA。
• 内容作者和 DAM 管理员 (1-2)：较小的团队通常只需要一名内容作者或 DAM 管理员，他们通常是营销部门的一部分。
• 技术主管或架构师 (1)：小型团队的技术主管或架构师是技术方面的主要利益相关者。 他们还可以助力开发。
• 开发人员 (1)：开发团队的规模各不相同，但开发人员始终是帮助实现新功能和解决技术问题所必不可少的。

风险

如果缺乏专门的内容治理，DAM 系统会面临几项重大风险。

• 不受控制的资产积累：DAM 有可能变成资产的垃圾场，损害其效用和条理性。
• 协议被侵蚀：遵守协议的情况也可能退步，即使只有少数用户绕过协议，也会开创先例，促使其他人员随意放置资产。
• 资产标记不完整：项目的时间限制可能会导致资产在上传时没有必要的元数据或标记，从而降低了可搜索性和可访问性。
• 资产命名不明确：资源文件名不明确（例如“test1.jpg”、“newtest.pdf”）的情况可能会增加，使资产检索变得复杂。
• 未来的重新实施：如果 DAM 因标记不良、命名不当等原因而变得混乱，用户的挫败感可能会上升，导致可能需要在 5 到 10 年内进行代价高昂的重新实施以恢复可管理性。
• 变更管理方面的困难：适应性降低：随着业务需求的发展，管理 DAM 的更新和变更将变得更加困难，进而拖累效率和适应性
  。

技术专家和从业者之间的协作

DAM 管理员会监督 Experience Manager Assets 的实施和使用。 然而，他们的角色可能大不相同。 数字资产管理员主要处理治理和通信，而 DAM 管理员则处理技术方面。

数字资产管理员（功能）

• 管理 Experience Manager Assets 以支持所有业务线和所有渠道，并作为 DAM 内容和流程方面的主题专家。
• 使用 Assets 报告和定期审核来检查治理情况并识别不合规项目。 帮助企业或合作伙伴保证内容的合规性。
• 开发和维护元数据标准、DAM 文件夹结构和分类的治理。
• 记录 DAM 流程和标准，并传达给合作伙伴
  。
• 随时了解最新的业务需求和趋势，并定期进行用户体验研究，以确保元数据结构和分类满足所有用户的需求。
• 实施例行 DAM 清理和存档规范。
• 作为资产查询的联系人。
• 帮助培训新用户和现有用户，并根据需要提供支持。

DAM 管理员（技术）

• 采用系统报告、监控工具和定期审核来衡量 Experience Manager Assets 的技术状况并识别风险。
• 实施由内部 Adobe 团队或 DAM 管理员定义的结构和权限。
• 就如何使用 Experience Manager Assets 向开发团队和业务线提供有关系统架构的指导。
• 记录构建和管理 Experience Manager Assets 功能、组件和工具的程序。
• 培训业务团队成员和开发合作伙伴，使得 Experience Manager Assets 的新功能满足技术要求，并根据需要进行测试和实施。
• 计划新软件版本的安装以及应用程序系统的升级。 此外还可评估和安装补丁和新应用程序。
• 充当 Experience Manager 技术治理和绩效方面的主题专家。

我想查看用户、群组和工作流程的示例

以下是用户和群组配置文件的实际插图，以及详细说明权限的安全矩阵。

• 作者创建页面或编辑现有页面。 他们上传和修改资产，包括触发特定审批工作流程的元数据和标记。
• 创意团队查看、上传和编辑资产和内容。
• 开发 QA 团队仅具有查看权限。 他们进行功能健全测试，并确保没有视觉错误。 他们还会检查辅助功能和分析。
• 产品负责人对内容进行最终签核和批准。
• 当页面和相关资产已发布并获得批准后，领导层会收到通知。

大型团队工作流程

1. 创意人员为体验创建内容。
2. 作者上传并配置内容，包括元数据，从而触发工作流程。
3. QA 团队检查整个页面，并进入工作流程的下一步。
4. 产品负责人已最终签发更改和完成工作流程批准。
5. 领导层在工作流程获得批准并发送通知领导层群组的电子邮件后会看到结果。

小型团队工作流程

1. 创意人员创建和创作内容并触发工作流程。
2. QA 团队检查整个页面，并进入工作流程的下一步。
3. 产品负责人已最终签发更改和完成工作流程批准。

我想更好地了解如何评估 DAM 管理员的角色

随着 DAM 系统逐渐成熟，DAM 管理员的角色变得日益重要。

机构知识：随着时间的推移，您的 DAM 管理员将积累丰富的机构知识，成为有效管理数字资产的宝贵资源。

团队扩展：随着内容的增加和 ROI 的提高，将有可能扩展团队。 这些团队成员将在 DAM 管理员的指导下工作，高效地管理更大量的内容摄取。

系统开发：依靠深入的系统知识，DAM 管理员能够随着业务增长或需求发展而协助进行开发和研究未来的增强功能。

强化的建议：凭借丰富的实践经验，DAM 管理员非常适合针对系统改进提出明智的建议，从而进一步优化 DAM 的表现和用户体验。

我想了解实施后的 Experience Manager 治理

在初始实施后，技术团队和业务团队之间应定期进行检查。 这些检查应该讨论用户体验、识别问题，并收集关于任何新功能或特性的反馈。 此外，还应该定义并建立进一步的流程，以报告作者和业务用户遇到的错误或技术问题。 技术团队应及时解决这些问题，并向作者和商业用户传达最新信息。 实施这些流程将提高系统效率并提升最终用户的体验。

三个月时的注意事项

治理委员会：最佳实践是在发现和实施过程中建立一个治理委员会。 在功能方面提供指导的利益相关者可以帮助选择业务和技术代表，由其继续维护系统长期正常运行所需的分类和权限。

工作流程优化：在初始实施后，您的团队可能会发现内容工作流程中的步骤要么过于复杂，要么不够充分。 审查并优化内容工作流程以最大限度地提高工作效率是很好的做法。

其他培训：在初始实施后，您的团队需要额外支持或培训的方面将变得清晰。 特定于平台的详细信息，比如增强元数据、添加自定义属性或向工作流程中添加新产品或集成，通常需要额外的支持。

六个月时的注意事项

角色和职责：当初始实施完成，并且您的团队已建立并优化了某些内容工作流程后，建议对角色和职责进行审查。 通常，对 QA 或内容作者这样的角色的需求将会减少。 这些团队成员通常会转移到不同的项目，或在当前项目中找到不同的角色。

12 个月时的注意事项

定期流程和标准审查：在实施一年后，您的团队应审查当前的所有流程和工作流程，以确保其符合当前的业务需求和要求。 他们可能会发现某些流程不再适合当前需求，或者可以进行优化以提高生产效率。 每年审查当前流程以最大限度地提高生产效率。

内容跟踪和优化：在实施满一年后，审查您的内容策略和绩效。 例如，评估某些行动号召的效果是否优于其他行动号召，或者某些图像是否比其他图像更具影响力。 与分析团队一起检查内容的效果如何，确认正在跟踪该信息，然后采取适当的操作来增强内容。