Konfigurera e-postmeddelandeinställningar i Workfront Proof
E-postmeddelanden informerar medarbetare om den senaste aktiviteten i korrektur, som kommentarer, svar eller beslut.
Du kan ange e-postmeddelanden för granskare inom följande områden:
E-postmeddelanden för granskare kan anges på sidan Nytt korrektur, sidan New version, och hanteras i avsnittet Workflow på sidan Proof details. Mer information finns i Skapa korrektur i Workfront Proof
- Sidan Nytt korrektur
- Sidan New version
- Avsnittet Workflow på sidan Proof details.
Mer information finns i Skapa korrektur i Workfront Proof
Alla användare kan också ange egna e-postaviseringsinställningar som automatiskt tillämpas när ett korrektur delas med dem om medarbetarna har sina inställningar eller kontoadministratörer har sina rekommendationer om hur ofta aviseringar ska göras. Detta kan anges som korrekturstandard på användarnas informationssidor.
Alla användare kan också ange egna e-postaviseringsinställningar som automatiskt tillämpas när ett korrektur delas med dem.
Användare med Administrator- eller Billing Administrator-profiler kan också ange korrekturinställningar för andra användare i sina konton inifrån kontoinställningarna.
Mer information om profiler finns i Korrekturbehörighetsprofiler i Workfront Proof.
Åtkomstkrav
Du måste ha följande åtkomst för att kunna utföra stegen i den här artikeln:
| table 0-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Produkt | Fristående Workfront Proof |
Konfigurera korrekturinställningar i personliga inställningar (Workfront Proof användare endast)
Du kan konfigurera korrekturinställningar för korrektur som du skapar.
-
Klicka på Settings > Personal settings.
-
Klicka på fliken Proofing defaults.
-
Klicka på Default email notification settings för att expandera den.
-
I listrutan till höger om följande två inställningar väljer du ett av alternativen som förklaras i tabellen nedan.
- Default email alert: Påverkar alla korrektur som delas med dig. Den här inställningen kan åsidosättas på korrekturnivån.
- Default email alert for new guest reviewers: Påverkar granskare som inte tidigare fanns som kontakter i ditt konto.
note note NOTE Om du inte väljer något av följande alternativ skickar Workfront Proof dig en daglig sammanfattning om aktiviteten på dina korrektur. table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 layout-auto html-authored no-header All activity Workfront skickar ett e-postmeddelande till granskaren varje gång det finns någon aktivitet i korrekturet, t.ex. en ny kommentar, ett svar eller ett beslut.
Detta är ett bra alternativ för den som hanterar korrekturläsningen eftersom det gör att personen kan se aktiviteten som den är.
Användarna får ingen e-postavisering om sin egen aktivitet.
Replies to my comments Ett e-postmeddelande skickas till granskaren endast om någon uttryckligen svarar på kommentaren (detta utesluter att personen själv svarar på sina kommentarer). Det innebär att om någon i korrekturet gör en ny kommentar så meddelas inte granskaren.
Den här inställningen rekommenderas för dina kunder på korrekturet så att de inte meddelas om några andra kommentarer på korrekturet och endast får svar på sina egna kommentarer.
Även om granskare med den här e-postaviseringsinställningen inte meddelas om andra nya kommentarer, kan de fortfarande visa alla kommentarer i korrekturläsaren.
Mer information om kommentarer finns i Visa och svara på korrekturkommentarer.
Decisions Workfront skickar ett e-postmeddelande till granskaren endast när någon fattar ett beslut.
Detta kan vara användbart för den som hanterar godkännandeprocessen (t.ex. en projektledare) och måste övervaka korrekturets förlopp och se vilka användare som har fattat sitt beslut.
Du meddelas inte om ditt eget beslut såvida du inte väljer ett bekräftelsealternativ för e-post när du skickar ditt beslut.
Final decision Workfront skickar ett e-postmeddelande när den sista godkännaren på beviset har fattat sitt beslut.
Den här varningen används ofta av designern som vanligtvis inte behöver delta i själva granskningsdiskussionen. När det slutliga beslutet fattas meddelas formgivaren och kan sedan vidta eventuella nödvändiga åtgärder.
Den här varningen kan även vara användbar för en avdelningsledare som behöver få ett meddelande endast när granskningsprocessen är klar.
Hourly Summary Workfront skickar ett e-postmeddelande till granskaren varje timme med en sammanfattning av alla kommentarer, svar och beslut som har fattats inom en timme.
E-postmeddelandet skickas bara när andra aktiviteter än din egen inträffar under den senaste timmen.
Den här varningen är ett bra sätt att se en översikt över projektet.
Ett exempel på hur man kan använda den här sammanfattningen är en erfaren granskare som behöver en översikt över projektet, men som inte behöver underrättas omedelbart om all aktivitet på beviset.
Daily Summary Workfront skickar ett e-postmeddelande med alla kommentarer, svar och beslut listade endast dagar när det finns aktiviteter utöver din egen.
Den här varningen är ett bra sätt att se en sammanfattning av projektet utan att behöva överbelastas med flera uppdateringar under dagen.
Ett exempel på hur den här sammanfattningen används är en avdelningsledare som vill övervaka projektets övergripande förlopp.
Mer information finns i Hantera meddelanden om korrekturkommentarer och beslut.
No email Workfront skickar inga e-postaviseringar.
Det här är användbart för en person som bara läggs till i ett korrektur för referens och som inte behöver informeras om några ändringar.Systemstandard är Daily summary (visas även som Not Set). Om du eller dina granskare inte gör några andra ändringar har alla dina korrektur den här inställningen.
-
Ändra något av följande:
table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header Email confirmation when proofs are ready Ange om du vill få ett Proof made-e-postmeddelande när du skapar ett korrektur. Mer information finns i E-postmeddelandet Proof Made Format of emails sent to me Välj mellan e-postmeddelanden med HTML och e-postmeddelanden med vanlig text.
ANMÄRKNING
Standardinställningarna för korrektur åsidosätts av inställningarna på korrekturnivå. Om korrekturmeddelanden via e-post inaktiveras för hela kontot i inställningarna för Account skickas inga e-postaviseringar till medarbetarna, även om Disabled email alert inte har valts för korrektur.
-
Ändra något av följande under Message settings:
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 Korrekturmall Beskrivning Proof subject template Visas på sidan Nytt korrektur, Ny version, Meddelande och Påminn. Kan redigeras innan det skickas. Proof message template Visas på sidan Nytt korrektur, Ny version, Meddelande och Påminn. Kan redigeras innan det skickas.
Ändra e-postaviseringar för en mottagare
Du kan ändra e-postaviseringar för en viss mottagare i en gruppåtgärd.
-
Klicka på Contacts i den vänstra navigeringspanelen.
-
Klicka på More-menyn
-
Öppna avsnittet Shared items.
-
Markera kryssrutan till vänster om varje objekt som du vill ändra e-postaviseringen för.
-
Klicka på More ovanför listan med delade objekt och klicka sedan på Change email alert i listrutan.
-
Ändra e-postaviseringen och klicka sedan på Submit.
Konfigurera korrekturinställningar för en användare
Om du är Workfront Proof-administratör kan du ange standardvärden för korrektur för användare i ditt konto.
-
Klicka på Settings > Account settings.
-
Öppna fliken Users.
-
Öppna More-menyn
-
Klicka på View users details i listrutan.
-
Klicka på Default email alert settings under Settings för att expandera den.
-
Välj ett av alternativen som förklaras i tabellen nedan i listrutan till höger om följande två inställningar:
- Default email alert: Påverkar alla korrektur som delas med dig. Den här inställningen kan åsidosättas på korrekturnivån.
- Default email alert for new guest reviewers: Påverkar granskare som inte tidigare fanns som kontakter i ditt konto.
note note NOTE Om du inte väljer något av följande alternativ för en användare skickar Workfront Proof en daglig sammanfattning om aktiviteten på sina korrektur till användarna. table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 layout-auto html-authored no-header All activity Workfront skickar ett e-postmeddelande till granskaren varje gång det finns någon aktivitet i korrekturet, t.ex. en ny kommentar, ett svar eller ett beslut.
Detta är ett bra alternativ för den som hanterar korrekturläsningen eftersom det gör att personen kan se aktiviteten som den är.
Användarna får ingen e-postavisering om sin egen aktivitet.
Replies to my comments Ett e-postmeddelande skickas till granskaren endast om någon uttryckligen svarar på kommentaren (detta utesluter att personen själv svarar på sina kommentarer). Det innebär att om någon i korrekturet gör en ny kommentar så meddelas inte granskaren.
Den här inställningen rekommenderas för dina kunder på korrekturet så att de inte meddelas om några andra kommentarer på korrekturet och endast får svar på sina egna kommentarer.
Även om granskare med den här e-postaviseringsinställningen inte meddelas om andra nya kommentarer, kan de fortfarande visa alla kommentarer i korrekturläsaren.
Mer information om kommentarer finns i Visa och svara på korrekturkommentarer.
Decisions Workfront skickar ett e-postmeddelande till granskaren endast när någon fattar ett beslut.
Detta kan vara användbart för den som hanterar godkännandeprocessen (t.ex. en projektledare) och måste övervaka korrekturets förlopp och se vilka användare som har fattat sitt beslut.
Du meddelas inte om ditt eget beslut såvida du inte väljer ett bekräftelsealternativ för e-post när du skickar ditt beslut.
Final decision Workfront skickar ett e-postmeddelande när den sista godkännaren på beviset har fattat sitt beslut.
Den här varningen används ofta av designern som vanligtvis inte behöver delta i själva granskningsdiskussionen. När det slutliga beslutet fattas meddelas formgivaren och kan sedan vidta eventuella nödvändiga åtgärder.
Den här varningen kan även vara användbar för en avdelningsledare som behöver få ett meddelande endast när granskningsprocessen är klar.
Hourly Summary Workfront skickar ett e-postmeddelande till granskaren varje timme med en sammanfattning av alla kommentarer, svar och beslut som har fattats inom en timme.
E-postmeddelandet skickas bara när andra aktiviteter än din egen inträffar under den senaste timmen.
Den här varningen är ett bra sätt att se en översikt över projektet.
Ett exempel på hur man kan använda den här sammanfattningen är en erfaren granskare som behöver en översikt över projektet, men som inte behöver underrättas omedelbart om all aktivitet på beviset.
Daily Summary Workfront skickar ett e-postmeddelande med alla kommentarer, svar och beslut listade endast dagar när det finns aktiviteter utöver din egen.
Den här varningen är ett bra sätt att se en sammanfattning av projektet utan att behöva överbelastas med flera uppdateringar under dagen.
Ett exempel på hur den här sammanfattningen används är en avdelningsledare som vill övervaka projektets övergripande förlopp.
Mer information finns i Hantera meddelanden om korrekturkommentarer och beslut.
No email Workfront skickar inga e-postaviseringar.
Det här är användbart för en person som bara läggs till i ett korrektur för referens och som inte behöver informeras om några ändringar.Systemstandard är Daily summary (visas även som Not Set). Om du eller dina granskare inte gör några andra ändringar har alla dina korrektur den här inställningen.
-
Ändra något av följande i återstående Default email alert settings:
table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header Email confirmation when proofs are ready Ange om du vill få ett Proof made-e-postmeddelande när du skapar ett korrektur. Mer information finns i E-postmeddelandet Proof Made. Format of emails sent to me Välj mellan e-postmeddelanden med HTML och e-postmeddelanden med vanlig text.
ANMÄRKNING
Standardinställningarna för korrektur åsidosätts av inställningarna på korrekturnivå. Om korrekturmeddelanden via e-post inaktiveras för hela kontot i inställningarna för Account skickas inga e-postaviseringar till medarbetarna, även om Disabled email alert inte har valts för korrektur.