Adobe Workfront Planning - bästa praxis

✅ När du loggar in på Planning för första gången följer du vår process för introduktion i appen, som tydligt anger värdet av Planning och vägleder dig om hur du navigerar och använder produkten effektivt. Detta gör att du enkelt kan förstå dess funktioner och hur du enkelt kan börja arbeta.

✅ Börja med att utforska våra fördefinierade arbetsytemallar för idéer om hur man använder dem. Du kan använda de fördefinierade posttyperna och fälten som finns i en mall eller lägga till egna.

✅ Identifiera de användningsområden du främst vill lösa med Workfront Planning. De flesta organisationer vill till exempel förbättra synligheten i strategiska aktiviteter, som kan inkludera att skapa en bättre"kampanjkalender". I det fallet vill du börja med att svara på några frågor:

• Vem ber om det?
• Vad kallas de saker de vill ha i kalendern?
  Kampanjer? Tactik? Initiativ? Verksamheter? Händelser?
• Vilka typer av frågor vill de svara på med den här kalendern?
• Har vi några överlappande kampanjer för samma målgrupp?
• Vad har vi för budget för den kampanjen, taktiken, aktiviteten eller händelsen?

Svaren på dessa frågor styr vad du behöver bygga inuti Workfront Planning.

Tänk också på att det kan finnas andra planerare som för närvarande inte använder Workfront. Dessa planerare kan arbeta med Excel-kalkylblad, Word-dokument, PowerPoint osv. Tänk på hur de kan komma åt dina data i Workfront Planning.

✅ Utnyttja Workfront Planning fullt ut genom att ersätta användningen av Portfolio och program i Workfront Workflow med någon annan överordnad struktur i Workfront Planning.

Idag representerar Workfront kunder sitt strategiska arbete genom portfolior och program, i vissa fall som projekt av olika slag. I och med lanseringen av Planning bör allt sådant strategiskt arbete hanteras med anpassade posttyper i Workfront Planning, medan Workfront kommer att centreras kring den körningsfas som utgörs av projekt och uppgifter.

✅ Design för den lägsta volymen av arbetsytor på organisationsnivå. Du kan skapa arbetsytor för specifika enheter för operativ organisation, så att de matchar det unika sätt som varje enhet fungerar på.

Att ha informationen i en enda Workspace säkerställer att relationen mellan alla data enkelt kan hanteras.

Försök till exempel att skapa en enda arbetsyta för all marknadsföring.

Det är ok att skapa en ny arbetsyta för ett team som har en helt annan operativ struktur:

En produktutvecklingsyta bör till exempel skilja sig från en marknadsyta.

⛔ Skapa inte unika arbetsytor för varje team eller process i en organisation.

Marknadsföringsorganisationen bör sträva efter att behålla endast en arbetsyta för att bibehålla synligheten och tillåta data att samlas på global planeringsnivå.

Undvik att skapa liknande eller dubblerade arbetsytor för team som följer liknande processer (t.ex. EMEA Marketing jämfört med APAC Marketing), särskilt där dessa team kan arbeta som leder upp till vanliga strategiska kampanjer.

✅ Skapa och etikettera avsnitt som hjälper användarna att förstå hur ni organiserar er operativa livscykel.

Du kan till exempel skapa ett avsnitt med namnet Core records där du placerar dina kampanjer, taktik och slutprodukter på din arbetsyta.

✅ gruppera posttyper som liknar.

Du kan till exempel skapa ett avsnitt med namnet Geografier som innehåller posttyper som: Region, Land och Ort.

✅ Ta dig tid att identifiera vilken information du behöver spåra (vilka posttyper jag behöver) och hur informationen behöver kopplas samman. Tala med de intressenter som ska använda arbetsytan för att ta hänsyn till alla deras behov. Du kan också skapa anpassade avsnitt med olika posttyper för att presentera informationen på ett mycket användbart sätt.

⛔ Duplicera inte posttyper för en annan period (skapa till exempel inte separata posttyper för Kampanjer 2024 och Kampanjer 2025).

När du skapar olika posttyper bryts dataflödet när du vill jämföra data över flera år. Vyerna i dag är per posttyp, så så när året avslutas kommer vyn av den posttypen inte längre att visa framtida artiklar. Det bästa sättet är att ha en posttyp för arbetstypen och segmentera data med filter eller arkivering om det behövs.

✅ Lägg till en ny posttyp om objektet ska användas i samband med flera andra posttyper

En kampanj kan till exempel ha en anslutning till flera målgrupper, och en aktivitet kan ha en anslutning till en enda målpublik. Därför bör Campaign, Tactic och Audience vara posttyper i stället för flervalsfält.

✅ Lägg till en ny posttyp om objektet behöver lagra ytterligare metadatavärden som kan vara användbara i sökningar

En kanalposttyp, till exempel E-post, kan exempelvis lagra en lista över vilka slutprodukter som stöds, antingen som interna metadata eller som en anslutning till en fristående slutprodukter -posttyp.

⛔ Lägg inte till en ny posttyp om de data du lagrar bara är relevanta för en enskild posttyp.

En Campaign-posttyp kan till exempel ha ett envalsfält med namnet Kampanjstorlek som bara är relevant när det är direkt kopplat till en viss kampanj.

✅ Skapa och etikettera posttyper som representerar en enskild konstruktion eller ett enda substantiv, till exempel Kampanjer.

⛔ Skapa inte en posttyp som visas bättre.

Kalender är till exempel ett dåligt val för en posttyp eftersom det inte är själva posttypen, utan en vy med poster.

✅ Använd unika primära fältvärden för att göra det enklare att hitta och"hämta" poster när du skapar anslutningar.

När du skapar en anslutning söker användarna efter värdena i fältet Primär och om de inte är unika vet användarna inte vilken de ska välja.

⛔ Undvik att använda icke-unika värden som primärfält eftersom det kan skapa förvirring för användare som måste söka i det primära fältet när de använder anslutningsväljarmenyn.

✅ är en av de kraftfullaste funktionerna i Workfront Planning. Du kan ansluta posttyper till varandra eller posttyper med objekttyper från andra program som Adobe Workfront (anslutning till Projekt, Portfolio, Program, Företag och Grupper) och Adobe Experience Manager Assets (anslutning till resurser och mappar).

Genom att koppla objekt och posttyper får du en fullständig översikt över hur allt i företaget är sammankopplat.

Du har till exempel posttypen Campaign och posttypen Tactics, och du kan skapa en anslutning mellan de här två posttyperna för att se vilka Tactics som är kopplade till en viss Campaign.

När du har definierat anslutningen kan alla personer på arbetsytan börja lägga till värden för kampanjer genom att dubbelklicka i anslutningsfältet där de ser en lista över alla taktik som är tillgängliga. På så sätt kan ni snabbt hitta vilken taktik som behöver kopplas till era kampanjer.

✅ När du har upprättat anslutningen mellan poster eller objekttyper kan du koppla enskilda poster till varandra och visa fält från den länkade posten eller objekttypen i en Workfront Planning-post. Du minskar antalet platser där du måste uppdatera samma information och se till att de matchar perfekt.

När du till exempel har en anslutning mellan posttypen Campaign och posttypen Tactics, ser du den primära fältinformationen, men när du lägger till uppslagsfält kan du hämta ytterligare information från den posttypen, till exempel Startdatumet för den taktiken. Data för dessa sökfält fylls i automatiskt efter att posterna har lagts till.

✅ Skapa en posttyp för saker som representerar en enskild konstruktion eller ett substantiv (till exempel Kampanjer).

⛔ Skapa inte en posttyp som visas bättre.

Kalender är till exempel ett dåligt val för en posttyp eftersom det inte är själva posttypen, utan en vy med poster.

✅ Använd vyer med filter och grupperingar för att visa en ögonblicksbild av det du behöver se. Du kan filtrera och gruppera data så att de blir mer användbara för att förstå vad som planeras. Du kan gruppera posterna efter metadatafält.

Du kan till exempel ha en tidslinjevy för posttypen Campaign som du kan gruppera efter målgrupper och filtrera den efter Datum så att endast det aktuella året visas.

✅ Definiera inställningarna för tidslinjevyn, till exempel Stapelstil och Färg , för att få en mer visuellt förstorande vy. Du kan anpassa stapelformatet genom att definiera om du vill se en miniatyrbild med en meningsfull bild och lägga till fler fält som ska visas i fältet (till exempel Ägare eller Status).

Som standard visas bara det primära fältet. Du kan också definiera färgen på stapeln efter fältvärden (du kan till exempel anpassa färgerna på staplarna genom att matcha den med statusfältet) eller efter den gruppering du har använt. Som standard matchar färgen färgen färgen för posttypen.

Endast posttypsfärger eller fält med alternativ som är kopplade till färger kan påverka färgerna för postfälten på tidslinjen.

✅ När du skapar en arbetsyta är den bara tillgänglig för dig. Ingen annan kan hitta det utan systemadministratörer. När arbetsytan har definierats och du är redo att ta med teamet för att starta samarbetet, måste du dela den med dem och definiera deras behörighetsnivå.

Du kan välja mellan följande behörighetsnivåer:

• Hantera: Personer kan redigera, ta bort och dela arbetsytan.
• Contribute: Användare kan skapa, redigera och ta bort poster.
• Visa: Personer kan visa poster.

✅ Även om många kunder känner att de skulle ge Hantera behörigheter till arbetsytor till de flesta, bör du begränsa Hantera behörigheter till en viss grupp med betrodda personer som inte av misstag tar bort en posttyp eller på annat sätt skapar onödiga posttyper och fält. De kan redigera, dela och till och med ta bort arbetsytan. Den här behörighetsnivån ger dem fullständig administrativ åtkomst till Workspace.

En standardanvändarlicens krävs för att någon ska ha behörigheten Hantera på en arbetsyta.

✅ Ge användare Contribute behörigheter om du vill att de bara ska kunna skapa, redigera och ta bort poster, men du vill inte att de ska ändra strukturen och schemat för arbetsytan. Med Contribute-behörigheter kan de inte skapa posttyper eller ändra fälten på befintliga posttyper.

En standardanvändarlicens krävs för att någon ska ha Contribute-behörighet till en arbetsyta.

✅ Ge användarna behörighet att visa om du bara vill att de ska kunna visa poster.

✅ Begränsa Hantera-behörigheter till personer som du vill kunna redigera, ta bort och dela vyn. Det innebär att de kan ändra filter, grupperingsfält eller någon konfiguration av vyn. Ändringarna påverkar vyns huvudkonfiguration för alla andra som också använder vyn.

En standardanvändarlicens krävs för att någon ska ha behörigheten Hantera för en vy.

✅ Ge användarna Visa åtkomst för att kunna använda vyn. De kommer att kunna ändra vissa av filtren, grupperingarna och sorteringen, men dessa ändringar är bara tillfälliga. Ändringarna sparas inte för alla andra användare som kommer åt vyn. Ändringarna påverkar inte vyns huvudkonfiguration för alla andra som också använder vyn. Ändringarna är bara synliga för den användare som använder de ändrade inställningarna. När skärmen har uppdaterats återställs ändringarna till standardvärdet.

✅ Ge alla på arbetsytan behörighet att visa när du vill att alla som kan visa arbetsytan ska kunna se posterna och fälten i den specifika vyn. På så sätt behöver du inte lägga till någon manuellt i delningsbehörighetsrutan för vyn.

Workspace-delning definierar andras åtkomst till arbetsytan, dess posttyper, poster och deras fält.

Visningsdelning definierar om användaren kan se den vy som du har skapat och om han eller hon kan ändra filtret, grupperingsfälten eller någon annan konfiguration av vyn. Synligheten för posterna som visas i vyn styrs av delning med Workspace och inte av Visa delning.

För Workspace-delning: Ljus- och Contribute-licensanvändare kan bara få åtkomst till en arbetsyta via Visa. Om du vill ge någon Contribute- eller Manage-behörighet till en arbetsyta måste du ha en standardlicens.

Vydelning: Standardlicensanvändare som har behörigheten Hantera på en arbetsyta kan skapa en vy. Ljus- och Contribute-licensanvändare kan bara använda de vyer som standardanvändare har skapat och delat med sig. Om inget har delats kan användarna annars se standardtabellvyn.

✅ Du bör se till att posttypstrukturen är konfigurerad först genom att lägga till de nödvändiga fälten i tabellen. De här fälten beskriver dina poster och är tillgängliga i formulärbyggaren.

Det bästa är om du bygger formuläret för begäran eller inmatning när posttypens struktur är klar, så att inga nyckelfält saknas.

✅ inskickningsbehörigheter beror på vilka inställningar du har konfigurerat för varje formulär.

När du har publicerat formuläret i formulärbyggaren kan du hantera behörigheter för att styra vem som kan skicka begäranden.

Du kan välja mellan följande tre delningsalternativ:

• Alla som visar eller har högre åtkomst till arbetsytan: Tillåter alla användare med behörighet att visa eller högre på arbetsytan att skicka en begäran som skapar en post.
• Alla som har Contribute eller senare åtkomst till arbetsytan: Begränsar överföringar till användare med Contribute eller högre behörighet till arbetsytan.
• Alla med länken: Gör det möjligt för alla som har formulärlänken att skicka en begäran.
• Förfallodatum: Se till att du anger ett förfallodatum för den offentliga länken för att förbättra säkerheten.