Introduktion till AEM Document Security Extension for Microsoft® Office introduction-to-aem-document-security-extension-for-microsoft-office

Adobe® Experience Manager Document Security Extension för Microsoft® Office säkerställer att endast de personer du har behörighet att använda Word-, Excel- och PowerPoint-filer som innehåller din immateriella egendom. Genom att använda Document Security Extension för Microsoft® Office kan du använda fördefinierade sekretessinställningar för dina filer.

Document Security Extension for Microsoft® Office utökar tillägget LiveCycle Rights Management och Document Security för Adobe Experience Manager Forms för att skydda Word-, Excel- och PowerPoint-filer och tillåter att behöriga användare som har programmet installerat kan använda profilskyddade filer enligt de sekretessinställningar som anges i policyn.

Hur dokumentsäkerhet skyddar immateriell egendom how-document-security-protects-intellectual-property

Dokumentskydd säkerställer att bara de personer du ger behörighet kan använda filer som innehåller din immateriella egendom. Med dokumentskydd kan du skydda filer med hjälp av sekretessregler. A policy är en samling information som innehåller sekretessinställningar och en lista över behöriga användare. De inställningar du anger i en profil avgör hur en mottagare kan använda en fil som du tillämpar profilen på. Du kan till exempel ange om mottagarna ska kunna skriva ut eller kopiera text eller spara ändringar.

Administratörer och användare av dokumentsäkerhet kan skapa profiler. Administratörer skapar organisationsprofiler som är tillgängliga för alla behöriga användare. Administratörer eller koordinatorer för principuppsättningar kan också skapa grupper med profiler som kallas principuppsättningar som är tillgängliga för en delmängd av användare. Användare kan skapa egna profiler, som bara de kan använda. Administratörer, principuppsättningskoordinatorer och användare kan skapa profiler med hjälp av webbsidorna Dokumentsäkerhet.

Även om profiler lagras på dokumentsäkerhet kan du tillämpa dem på filer via Word, Excel eller PowerPoint. När du tillämpar en profil på en fil skyddas informationen som filen innehåller av de sekretessinställningar som anges i profilen. När du distribuerar den profilskyddade filen kan bara de mottagare som har behörighet av profilen få åtkomst till filens innehåll.

Om du använder en skyddsprofil får du full kontroll över filen även sedan du distribuerat den. Du kan granska händelser för att spåra när och hur mottagarna använder filen, göra ändringar i profilen, hindra användare från att fortsätta få åtkomst till filen och ändra principen som är kopplad till filen.

Hur policyer fungerar how-policies-work

Profilerna innehåller information om behöriga användare och sekretessinställningar som ska gälla för immateriell egendom. Användare kan vara alla användare som känns igen av dokumentsäkerhet genom att inkluderas i en länkad LDAP- eller Active Directory-lista. Användare kan också vara personer som har bjudits in att registrera sig hos Dokumentsäkerhet eller för vilka administratören har skapat ett konto.

Sekretessinställningarna i en profil avgör hur mottagarna kan använda filer som skyddas av profilen. Profiler kan t.ex. anges i profiler om mottagarna kan skriva ut filer, kopiera innehåll till andra filer eller spara ändringar i skyddade filer. Olika sekretessinställningar kan även anges i profiler för olika användare.

När du tillämpar en profil på en fil skyddas informationen som filen innehåller av de sekretessinställningar som anges i profilen. När du distribuerar filen autentiserar Dokumentskydd mottagarna som försöker öppna filen och ger behörighet enligt de behörigheter som anges i profilen.

När en profil har tillämpats på en fil kan sekretessinställningarna för profilen ändras när som helst. På så sätt kan du lägga till eller ta bort behöriga användare eller ändra behörigheten för användare när de har tagit emot filen. Den profil som tillämpas på filen kan ändras och åtkomst till filen kan återkallas så att alla som har en kopia av filen inte längre kan öppna den.

Om principen tillåter åtkomst offline kan mottagarna även använda principskyddade filer offline (utan en aktiv Internet- eller nätverksanslutning) under den tidsperiod som anges i principen.

Så här fungerar profilskyddade filer how-policy-protected-files-work

För att en användare ska kunna öppna och använda principskyddade Word-, Excel- och PowerPoint-filer måste principen inkludera användaren som mottagare eller tillåta anonym åtkomst. Användaren måste ha Document Security Extension för Microsoft® Office installerat. Om du vill ge en profilskyddad fil till någon som inte har Document Security Extension för Microsoft® Office kan du antingen ge dem en kopia av programvaran eller berätta för dem hur de laddar ned den från din webbplats. Om du inte har installationsprogrammet kan du hämta det från nedladdningssida.

När en användare försöker öppna en profilskyddad fil ansluter Document Security Extension för Microsoft® Office till Document Security för att autentisera användaren. Om Dokumentsäkerhet är konfigurerat för att granska filanvändningen ser användaren ett meddelande om att filanvändningen håller på att granskas. Dokumentskydd avgör vilka filbehörigheter som användaren och användaren kan använda filen enligt principinställningarna under följande förhållanden:

  • För den giltighetsperiod som anges i policyn.

  • Tills en administratör eller den person som tillämpade profilen antingen återkallar åtkomsten till filen eller ändrar profilen.

    Om den person som tillämpade profilen ändrar profilen eller nekar åtkomst till filen, ändras eller tas användarens behörigheter bort för filen även om användaren redan har filen. Om själva filen har återkallats kan användaren få en uppdaterad kopia via en URL.

    Principskyddade filer kan öppnas offline (utan Internet- eller nätverksanslutning) om principen tillåter åtkomst offline, under den offlinelåneperiod som anges i principen. När offlineleasingperioden är slut måste användaren vara online och synkronisera med Document Security, som påbörjar en ny låneperiod.

    Om profilen tillåter att filen sparas och en användare sparar en kopia av den principskyddade filen, används profilen automatiskt och används för den sparade filen. Händelser, till exempel försök att öppna den nya filen, granskas också och registreras på samma sätt som för den ursprungliga filen.

Skydda filerna med dokumentskydd using-document-security-to-protect-your-files

Du kan använda profiler för att skydda dina filer i olika situationer.

Till exempel tar en tillverkare emot anbud från leverantörer som tillhandahåller delar till en ny produkt. Tillverkaren skall förse anbudsgivarna med äganderättsskyddad information för att kunna färdigställa inlämnade anbud. Tillverkaren använder Dokumentskydd för att skydda filerna med en profil som gör att budgivarna kan öppna filerna och visa informationen. Anbudsgivarna hindras dock från att ändra, skriva ut eller kopiera filerna, och alla som inte har behörighet hindras från att öppna filerna.

När tillverkaren har godkänt ett av anbuden uppdaterar han policyn för att ge budgivaren tillstånd att skriva ut, kopiera och spara ändringar lokalt samt att ta bort de anbudsgivare som inte lyckades så att de inte längre har behörighet att öppna filerna.

När man arbetar med den vinnande budgivaren ändrar tillverkarens tekniker några av designspecifikationerna i filerna. För att publicera de nya specifikationerna återkallar tillverkaren åtkomsten till vissa av filerna och publicerar nya versioner. När ingenjörer försöker öppna filen ser de ett meddelande om att åtkomsten till filen har återkallats. Meddelandet innehåller en URL där de kan hämta en ny version av filen.

Ytterligare information additional-information

Resurserna i den här tabellen kan hjälpa dig att lära dig mer om AEM dokumentsäkerhet:

Mer information om
Se
Administratörshjälp för AEM
Administratörshjälp på administrationssidorna för dokumentsäkerhet klickar du på länken Hjälp i det övre högra hörnet på en sida.
Uppdateringar, teknisk information och ytterligare information om den här produktversionen
Experience Cloud tekniska support
recommendation-more-help
e019d36a-5782-4f1f-8835-f824243a300e