Dokumentautomatisering med Acrobat Sign för Microsoft Power Platform
Lär dig aktivera och använda Acrobat Sign- och Adobe PDF Tools-anslutningar för Microsoft Power-program. Skapa arbetsflöden som automatiserar affärsgodkännanden och signaturprocesser snabbt och säkert utan kodning. Den här praktiska självstudiekursen består av fyra delar, som beskrivs i länkarna nedan:
Förutsättningar
- Microsoft 365 och Power Automate-kännedom
- Acrobat Sign-kunskap
- Microsoft 365-konto med tillgång till SharePoint och Power Automate (grundläggande för Acrobat Sign, premium för Adobe PDF-verktyg)
- Utvecklarkonto för Acrobat Sign for enterprise eller Acrobat Sign
Övningar 1 och 2
- Acrobat Sign-konto med åtkomst till API:et. Ett utvecklarkonto eller ett Enterprise-konto.
- En SharePoint-webbplats som är tillgänglig för Power Automate och som du har redigeringsbehörighet till. Fullständig administratörsåtkomst rekommenderas.
- Exempeldokument för begäran om godkännande av signatur och signering.
Övningarna 3 och 4
Ladda ned material här
Del 1: Lagra signerat avtal i SharePoint med Acrobat Sign part1
I del ett kommer du att använda en Power Automate-flödesmall för att konfigurera ett automatiskt arbetsflöde som sparar alla signerade avtal på din SharePoint-webbplats.
-
Gå till Power Automate.
-
Sök efter Acrobat Sign.
-
Markera Spara ett slutfört Acrobat Sign-avtal i SharePoint-biblioteket.
-
Granska skärmen och konfigurera eventuella anslutningar. Aktivera Acrobat Sign-anslutningen.
-
Klicka på den blå
+-symbolen.
-
Ange e-postadressen för ditt Acrobat Sign-konto och klicka på lösenordsfältet i det nya fönstret.
Vänta en stund tills Adobe har kontrollerat ditt konto.
note note NOTE Den här kontrollen dirigerar dig till lämplig inloggning om du använder ett Adobe ID eller vår SSO för företaget. -
Slutför inloggningen.
-
Klicka på Fortsätt för att gå till redigeringsskärmen för flöde.
-
Ge utlösaren ett namn.
-
Konfigurera SharePoint-inställningarna.
Webbplatsadress: Din SharePoint-webbplats
Mappsökväg: Sökväg till de delade dokument som du vill använda
Filnamn: Acceptera standardnamnet
Filinnehåll: Acceptera standardinnehållet -
Spara flödet.
-
Gå till skärmen Flödesöversikt med den blå bakåtpilen. Du kommer att testa detta flöde i del 2.
Du kommer att testa detta flöde i nästa del.
Del 2: Automatisk godkännandeprocess för att få e-signatur med Acrobat Sign part2
I del två bygger vi ut den första delen med ett mer robust flöde och testar båda flödena för att se dem i aktion.
-
Välj Mallar till vänster i Power Automate-gränssnittet.
-
Sök efter "chefsgodkännande".
-
Välj Begär godkännande från hanteraren för en vald fil.
Granska anslutningarna och lägg till de anslutningar du saknar.
note note NOTE Om det här är det första flödet du gör med godkännanden kommer de att vara helt konfigurerade när flödet körs. -
Klicka på Fortsätt för att gå till skärmen för flödesredigering.
Det här flödet har många förkonfigurerade steg, inklusive felkontroll och kapslade villkorliga steg.
-
Konfigurera för en vald fil på följande sätt:
Webbplatsadress: Din SharePoint-webbplats
Biblioteksnamn: Din dokumentlagringsplats -
Lägg till indata enligt följande:
Typ: E-post
Namn: Signerarens e-postadress
-
Konfigurera Hämta filegenskaper: enligt följande:
Webbplatsadress: Din SharePoint-webbplats
Biblioteksnamn: Din dokumentlagringsplats -
Bläddra nedåt och leta efter Om ja.
-
Klicka på Lägg till en åtgärd i rutan Om ja (inte längst ned) för att lägga till stegen som ska skickas för signering.
-
Sök efter SharePoint hämta filinnehåll och välj Hämta filinnehåll.
-
Konfigurera Hämta filinnehåll på följande sätt:
Webbplatsadress: Din SharePoint-webbplats.
Filidentifierare: Sök efter "identifierare" och välj Identifierare i steget Hämta filegenskaper. -
Sök efter "Adobe" och välj Acrobat Sign för att lägga till ytterligare en åtgärd.
-
Ange "ladda upp" i sökrutan för Acrobat Sign och välj Ladda upp ett dokument och hämta ett dokument-ID.
-
Sök efter den dynamiska variabeln Namn om du vill hämta namnet på objektet/dokumentet som markerats i utlösaren under Filnamn.
-
Klicka på Uttryck i variabelassistenten under Filinnehåll.
-
Lägg till en enstaka apostrof och klicka sedan tillbaka till Dynamiskt innehåll, ta bort apostrofen, välj Filinnehåll och klicka sedan på OK.
Se till att det inte finns några ytterligare apostrofer och det ser ut som provet nedan.
-
Sök efter "skapa" i Acrobat Sign sökområde för att lägga till en annan Acrobat Sign-åtgärd.
-
Välj Skapa och godkänn från ett uppladdat dokument och skicka för signering.
-
Konfigurera den information som krävs:
Välj Namn från den dynamiska variabelassistenten i Avtalsnamn.
Välj Dokument-ID från den dynamiska variabelassistenten i Dokument-ID.
Välj Signerarens e-postadress från den dynamiska variabelassistenten i Deltagarens e-postadress.
Ange 1 i deltagarordning.
Välj Signerare i listrutan i Deltagarroll.
-
Spara flödet.
Testa flödet
Testa den i dokumentarkivet på SharePoint-webbplatsen.
-
Markera dokumentet och välj Automatisera och Flöde som du just skapade.
-
Starta flödet för att validera anslutningarna (endast den första körningen av flödet).
-
Skriv ett meddelande till godkännaren i Meddelande.
-
Ange e-postadressen för dokumentsigneraren i E-postadress till signerare.
-
Klicka på Kör flöde.
Den konfigurerade godkännaren för användaren som startar flödet får en begäran om godkännande. Du kan godkänna via e-post eller genom Power Automate-åtgärdsobjektmenyn.
Signera dokumentet när det har godkänts. Beroende på din användare och om de är inloggade på Sign kan du behöva öppna signeringsfönstren i ett privat webbläsarfönster.
Slutför signeringen och titta sedan tillbaka i SharePoint-mappen.
Del 3: Automatiserad dokument-OCR med Adobe PDF Tools part3
I del tre får du lära dig hur du automatiserar OCR i PDF när de importeras till Microsoft SharePoint. Detta åtgärdar ett problem som uppstår med skannade PDF-dokument som inte är sökbara i SharePoint.
Konfigurera en mapp i SharePoint
Gå till Microsoft SharePoint där du vill lagra dokument.
-
Klicka på + New för att skapa en ny mapp med namnet "Bearbetade avtal".
-
Klicka på + New för att skapa en ny mapp med namnet "Gamla kontrakt".
Dessa mappar refereras nu som en del av ditt Power Automate-flöde.
Skapa ett flöde från en mall
-
Logga in på https://flow.microsoft.com.
-
Klicka på Mallar i sidofältet.
-
Markera Konvertera nyligen tillagda filer till PDF för textsökning i SharePoint.
-
Klicka på symbolen + bredvid Adobe PDF Tools.
-
Gå till https://www.adobe.com/go/powerautomate_getstarted på en ny flik.
-
Klicka på Kom igång.
-
Logga in med ditt Adobe ID.
-
Ange namn och beskrivning för autentiseringsuppgifter och klicka på Skapa autentiseringsuppgifter.
Håll fönstret med autentiseringsuppgifterna öppna. Du måste ange dem i Microsoft Power Automate.
-
Ange autentiseringsuppgifterna och klicka på Skapa i Microsoft Power Automate.
-
Klicka på Fortsätt.
Nu kan du se en vy över arbetsflödet och du måste konfigurera den för din miljö.
-
Markera fältet Webbplatsadress och välj vilken SharePoint-webbplats du använder under utlösaren När en fil skapas i en mapp.
-
Klicka på mappikonen och gå till mappen Gamla kontrakt som finns under Mapp-ID.
-
Redigera åtgärden Skapa fil längst ned i flödet:
Ändra Webbplatsadress till din webbplatsadress.
Ange platsen för den bearbetade avtalsmappen i mappsökvägen. -
Klicka på Spara i det övre högra hörnet.
-
Klicka på Testa.
-
Välj Manuellt.
-
Klicka på Testa.
Prova ditt nya flöde
-
Gå till mappen Gamla avtal i SharePoint.
-
Gå till E03/Old Contracts i övningsfilerna du hämtade.
-
Kopiera filerna ReleaseFormXX.pdf till mappen Old Contracts i SharePoint.
Om du nu går till mappen Bearbetade avtal kan du se PDF tillgängligt efter att flödet har beviljats några minuter. Om du öppnar PDF kan du se att texten går att markera.
Dessutom indexerar SharePoint dokumentet så att du kan söka i dokumentens innehåll från sökfältet i SharePoint.
Del 4: Automatiserad dokumentsamling med Adobe PDF Tools part4
I del fyra får du lära dig hur du slår samman många dokument utifrån den information som ges när du väljer och startar ett flöde från Microsoft SharePoint. I detta scenario kommer flödet att
- Be om information för att välja vad som ska ingå i ett paket för en kund.
- Baserat på den information som ges sammanfogas många dokument. Dokumenten innehåller ett försättsblad och valfria informationsdokument.
- Det sammanfogade dokumentet sparas i SharePoint.
Importera övningsfiler till SharePoint
-
Öppna mappen E04 i övningsfilerna.
-
Importera mapparna Förslag, Mallar och Genererade dokument till SharePoint.
Mapparna används som referens. Du kommer särskilt att använda filen proposal.docx för ditt förslag.
I mappen Mallar finns mappen Omslag som innehåller försättsblad för olika städer. Det finns även en mapp med informationsdokument som innehåller ytterligare informationsdokument som bifogas till slutet om det här alternativet väljs.
Importera flödet till Microsoft Power Automate
-
Logga in på Microsoft Power Automate (https://flow.microsoft.com).
-
Klicka på Mina flöden.
-
Klicka på Importera.
-
Klicka på Överför och välj mappen Generateproposal_20210311231623.zip i E04/Flow/.
-
Klicka på Importera.
-
Klicka på skiftnyckelsikonen under Åtgärd bredvid Skicka förslag till kund.
-
Välj Skapa som ny under Inställningar.
-
Ange flödets namn under Resursnamn.
-
Klicka på Spara.
Upprepa detta för andra relaterade resurser och välj din anslutning.
-
Klicka på Importera när du har gjort alla anslutningar.
Ange för en markerad fil
Gör följande nu när flödet har skapats:
-
Klicka på Redigera.
-
Välj utlösaren för en markerad fil.
Lägg till SharePoint-webbplatsen i webbplatsadressen.
Lägg till ditt bibliotek i biblioteket.
Ange templateFolderPath
- Klicka på variabeln templateFolderPath.
- Ange sökvägen till den plats där mappen Mallar finns på SharePoint-webbplatsen som du importerade.
Ställ in omslagsbild för att hämta filinnehåll
-
Klicka på åtgärden Omslag, som utökar omfånget.
-
Expandera Omslag: Hämta filinnehåll.
Ange webbplatsadressen till din SharePoint-webbplats.
Ställ in vald fil
-
Expandera scopeåtgärden Vald fil.
Ändra webbplatsadressen och biblioteksnamnet till din SharePoint-webbplats respektive ditt bibliotek under Hämta filegenskaper.
Ändra webbplatsadressen till din SharePoint-webbplats under Hämta filinnehåll.
Ange informationsdokument
-
Klicka på åtgärden Informationsdokument.
-
Expandera Villkor: Lägg till informationsdokument.
-
Expandera Informationsdokument 1: Hämta filinnehåll med sökväg.
Redigera webbplatsadressen till den angivna SharePoint-webbplatsen.
Upprepa samma steg för Villkor: Lägg till informationsdokument 2.
Ställ in Skapa fil
-
Expandera Skapa fil.
Redigera webbplatsadress och mappsökväg till den SharePoint-webbplats och sökväg där den genererade dokumentmappen finns.
-
Klicka på Spara.
Testa flödet
-
Gå till mappen Förslag i SharePoint.
-
Välj mappen Förslag.docx.
-
Välj ditt flöde under menyn Automatisera.
-
Klicka på Fortsätt för att påbörja flödet.
-
Välj omslag och de informationsdokument du vill bifoga.
-
Klicka på Kör flöde.
Gå till mappen Generera dokument. Du bör nu se din genererade PDF-fil.
Lägga till Protect och andra åtgärder i Flow
Nu när du har skapat ett flöde kommer du att redigera det för att kryptera PDF-dokumentet med ett lösenord. Detta går också igenom hur du kan utnyttja andra åtgärder.
-
Gå tillbaka till slutet av flödet.
-
Klicka på +-symbolen mellan Slå samman PDF och skapa fil.
-
Välj Lägg till en åtgärd.
-
Sök efter "Adobe PDF Tools".
-
Markera Protect PDF från visning.
-
Använd dynamiskt innehåll för att ställa in filnamnsfältet till PDF-filnamn från Sammanfoga PDF.
I utlösaren finns det ett lösenordsfält som ingår i initieringsformuläret. Det kan vi använda här.
-
Sök efter lösenordsfältet med dynamiskt innehåll och placera det i fältet Lösenord.
-
Använd dynamiskt innehåll om du vill ställa in det på PDF-filinnehåll från Sammanfoga PDF i fältet Filinnehåll.
-
Ändra Skapa fil för att hämta filinnehållet från Protect PDF i stället för att sammanfoga PDF.
-
Visa Skapa fil.
-
Rensa fältet Filinnehåll.
-
Använd dynamiskt innehåll för att montera PDF-filinnehåll från Protect PDF från visning.
Testa flödet
-
Gå till mappen Förslag i SharePoint.
-
Välj förslag.docx.
-
Välj Automatisera för att välja ditt flöde.
-
Klicka på Fortsätt för att påbörja flödet.
-
Välj omslaget och de informationsdokument du vill bifoga.
-
Ställ in fältet Lösenord till det Lösenord som du vill ställa in.
-
Klicka på Kör flöde.
-
Gå till mappen Generera dokument.
Du bör se din genererade PDF-fil. Öppna filen PDF och du ombeds att ange ditt PDF-lösenord.