Usar novas aprovações e revisões de documentos juntas
- Tópicos:
- Documentos e conteúdo digital
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As novas aprovações de documentos no Workfront apresentam um novo conjunto de recursos para ajudar você a revisar e aprovar documentos. Você pode usar o novo fluxo de trabalho de aprovações de documentos com o visualizador de provas existente para adicionar comentários e marcação a documentos em revisão.
Existem algumas diferenças principais no fluxo de trabalho ao usar as novas aprovações e provas de documentos juntas:
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Os botões de decisão não aparecem no visualizador de provas
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Os participantes são mostrados no Resumo do documento, não no fluxo de trabalho de comprovação
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Enviado, Aberto, Comentário, Detalhes de decisão (SOCD) na lista de documentos estão relacionados à revisão e não refletem o status de decisão do documento.
Carregar um documento e criar uma prova
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Vá para o projeto, tarefa ou problema em que deseja adicionar um novo documento.
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Clique na guia Documentos e no menu suspenso Adicionar novo.
Ou
Arraste e solte o documento na lista de documentos.
NOTESe você tiver o Gerar provas automaticamente ao carregar documentos habilitado no seu perfil de usuário, o sistema criará automaticamente uma prova simples. -
Passe o mouse sobre o documento, clique no link Criar Prova que aparece abaixo do nome do documento e selecione Prova Simples. Você precisa criar uma prova simples porque não usará o fluxo de trabalho de prova para aprovações.
Os usuários atribuídos como participantes podem usar o visualizador de provas para adicionar comentários e marcações no documento. Prossiga para a próxima seção para saber como adicionar participantes de revisão.
Abrir o Resumo do documento e atribuir os participantes
Você tem a opção de atribuir revisores, aprovadores ou uma combinação de ambos:
- Os revisores podem adicionar comentários e marcar ativos. Depois de concluído, eles podem marcar sua revisão como concluída. Não é necessário marcar a revisão como concluída para que o documento avance no processo de aprovação.
- Aprovadores podem adicionar comentários e marcar ativos. Eles devem tomar a decisão de mover o processo de aprovação para frente.
Para atribuir participantes:
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Selecione o documento que você carregou e abra o documento Resumo.
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Role para baixo até a seção Aprovações e clique em Adicionar.
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(Opcional) Escolha um modelo de aprovação existente. Os usuários com uma licença Standard podem criar Modelos de aprovação reutilizáveis na área Configuração. Para obter mais informações, consulte Criar um Modelo de Aprovação para ativos e documentos.
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(Opcional) Defina um prazo para a aprovação. Os usuários e as equipes são notificados por email 72 horas e, em seguida, 24 horas antes do prazo especificado.
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Para adicionar um aprovador, clique no botão Aprovador e comece a digitar o nome de um usuário ou de uma equipe.
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Para adicionar um revisor, clique no botão Revisor e comece a digitar um nome de usuário ou de equipe.
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Depois de adicionar todos os revisores e aprovadores, clique em Enviar solicitação. Os participantes são notificados por email.
Crie uma nova versão conforme necessário
Se precisar de outra rodada de revisão e aprovação, crie uma nova versão de prova. Você pode exibir informações sobre versões anteriores e participantes no Resumo do documento.
Para adicionar uma nova versão:
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Arraste e solte o novo arquivo sobre o documento anterior no Workfront. Isso cria uma nova versão automaticamente.
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Depois que o documento terminar de ser carregado, selecione-o e clique em Criar prova > Prova simples.
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Selecione o documento novamente e abra o Resumo do documento.
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Role para baixo até a seção Aprovações e clique em Adicionar.
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(Opcional) Escolha um modelo de aprovação existente. Os usuários com uma licença Standard podem criar Modelos de aprovação reutilizáveis na área Configuração. Para obter mais informações, consulte Criar um Modelo de Aprovação para ativos e documentos.
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(Opcional) Defina um prazo para a aprovação. Os usuários e as equipes são notificados por email 72 horas e, em seguida, 24 horas antes do prazo especificado.
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Para adicionar um aprovador, clique no botão Aprovador e comece a digitar um nome de usuário ou de equipe,, ou escolha um aprovador da versão anterior.
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Para adicionar um revisor, clique no botão Revisor e comece a digitar um nome de usuário ou de equipe, ou escolha um revisor da versão anterior.
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Depois de adicionar todos os revisores e aprovadores, clique em Enviar solicitação. Os participantes são notificados por email.
Revise a prova e tome uma decisão
O documento não passará para um status de aprovado até que todos os aprovadores atribuídos escolham "aprovado".
Se qualquer aprovador escolher "precisa de trabalho", o status do documento será alterado imediatamente para Precisa de trabalho. O documento precisará ser revisado e carregado como uma nova versão com um novo workflow de aprovação.
IMPORTANTPara revisar e aprovar um documento:
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Vá para a notificação por email de revisão e clique em Ir para revisão.
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Depois de entrar no Workfront, clique em Ir para prova.
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Revise o conteúdo e adicione comentários ou marcações. Para obter mais informações sobre como usar o visualizador de provas, consulte Revisar provas no Adobe Workfront: índice do artigo.
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Quando terminar a revisão, feche o visualizador de provas.
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Se você estiver na página Detalhes do documento, os botões de decisão estarão localizados no canto superior direito da tela.
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Escolha uma das seguintes decisões:
- Aprovar: o documento não precisa de alterações e está pronto para uso.
- Aprovar com alterações: o documento precisa de alterações e está pronto para uso quando elas forem feitas. Aprovação adicional não é necessária.
- Precisa do trabalho: o documento precisa de alterações e não está pronto para uso. Depois que as alterações especificadas forem feitas, o documento deverá ser carregado como uma nova versão e passar por outra rodada de aprovações. Para obter mais informações sobre como carregar uma nova versão, consulte Criar uma nova versão conforme necessário neste artigo.
Depois de tomar uma decisão, o proprietário do documento é notificado por email.