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Importar dados para o Adobe Workfront usando um modelo do Kickstart

Last update: Wed Jul 17 2024 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)
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Kickstarts são pastas de trabalho do Excel especialmente formatadas que você pode preencher com dados que deseja importar para o Workfront. A Adobe Workfront fornece um modelo de Início que você pode usar para fazer isso, conforme explicado em Importador de dados de Início.

Esse processo é dividido em três tarefas principais:

  • Primeiro, você exporta um modelo do Kickstart como um arquivo de planilha
  • Em segundo lugar, você preenche a planilha com seus dados
  • Por fim, importe a planilha preenchida para o Workfront

Cada um desses procedimentos é descrito na ordem correta neste artigo.

Requisitos de acesso

Expanda para visualizar os requisitos de acesso para a funcionalidade neste artigo.

Você deve ter o seguinte acesso para executar as etapas deste artigo:

table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 layout-auto html-authored no-header
plano do Adobe Workfront Qualquer
Licença do Adobe Workfront

Novo: Padrão

ou

Atual: Plano
Configurações de nível de acesso Você deve ser um administrador do Workfront.

Para obter mais detalhes sobre as informações nesta tabela, consulte Requisitos de acesso na documentação do Workfront.

Limitação

Você pode importar um grande número de objetos para o Workfront usando um template do Kickstart. No entanto, considere as seguintes limitações:

  • Importar dados dessa maneira não atualiza as informações nos registros que já existem no Workfront.
  • Você pode importar somente novos registros e suas informações.
  • Importe não mais do que 2.000 registros de cada vez para garantir que a importação não expire

Exportar um modelo do Kickstart como um arquivo de planilha

Ao exportar um modelo de Início, você recebe uma pasta de trabalho em branco da planilha do Excel. Depois que a planilha for baixada no computador, você poderá usá-la para preenchê-la com suas informações e importá-la de volta para o Workfront.

Para exportar um modelo do Kickstart:

  1. Clique no ícone Menu Principal Menu Principal no canto superior direito do Adobe Workfront ou (se disponível) clique no ícone Menu Principal Menu Principal no canto superior esquerdo e clique no ícone Instalação Instalação .

  2. Clique em Sistema > Importar Dados (Kick-Starts).

  3. Selecione os tipos de informações que deseja incluir.

    Cada opção selecionada representa uma coleção de várias guias na planilha exportada. Por exemplo, se você selecionar a opção Relatório, todos os objetos necessários para criar um relatório serão incluídos na planilha (exibições, filtros, agrupamentos, relatórios).

    Você pode usar todos os tipos de objetos listados abaixo para importar dados para o Workfront. (A única exceção é a opção Níveis de Acesso. A data sheet Níveis de acesso em uma exportação é fornecida para fins de referência; ela permite que você atribua um nível de acesso a uma nova conta de usuário por ID.)

    O modelo para cada tipo de objeto pode ser exportado nos formatos de arquivo a seguir e contém as seguintes planilhas:

    table 0-row-3 1-row-3 2-row-3 3-row-3 4-row-3 5-row-3 6-row-3 7-row-3 8-row-3 9-row-3 10-row-3 11-row-3 12-row-3 13-row-3 14-row-3 15-row-3 16-row-3 17-row-3 18-row-3 19-row-3 20-row-3 21-row-3 22-row-3 23-row-3 24-row-3 25-row-3 26-row-3 27-row-3 28-row-3 29-row-3 30-row-3 31-row-3 32-row-3 33-row-3 34-row-3 layout-auto
    Objeto Exporta como Planilha exportada

    Painel

    Todos os painéis no sistema estão disponíveis para exportação. Você pode selecionar até 100 painéis específicos em uma única exportação.

    		 Exporta como arquivo ZIP

    Parâmetro

    Texto descritivo

    Opção de parâmetro

    Grupo de Parâmetros

    Parâmetro da Categoria

    Categoria

    Relatório

    Seção de Guias do Portal

    Painel

    Preferências

    Relatório

    Todos os relatórios do sistema estão disponíveis para exportação. É possível selecionar até 100 relatórios específicos em uma única exportação.

    O Kick-Starts não é compatível com filtros do modo de texto. Para uma exportação bem-sucedida, os filtros de relatórios devem ser alternados para o Modo Padrão.

    		 Exporta como arquivo ZIP

    Parâmetro

    Texto descritivo

    Opção de parâmetro

    Grupo de Parâmetros

    Parâmetro da Categoria

    Categoria

    Relatório

    Preferências
    Aprovação Exporta como arquivo do Excel

    Aprovador de estágio

    Estágio de aprovação

    Aprovação

    Processo de aprovação

    Preferências
    Dados personalizados Exporta como arquivo do Excel

    Parâmetro

    Texto descritivo

    Opção de parâmetro

    Grupo de Parâmetros

    Parâmetro da Categoria

    Categoria

    Preferências
    Tipo de Despesa Exporta como arquivo do Excel

    Tipo de Despesa

    Preferências
    Tipo de hora Exporta como arquivo do Excel

    Tipo de hora

    Preferências
    Equipe Exporta como arquivo do Excel

    Integrante da Equipe

    Equipe

    Preferências
    Usuário Exporta como arquivo do Excel. Para ver a lista completa de opções, clique em Mais Opções.

    Usuário

    Preferências
    Nível de acesso Exporta como arquivo do Excel

    Nível de acesso

    Preferências
    Atribuição Exporta como arquivo do Excel

    Atribuição

    Preferências
    Empresa Exporta como arquivo do Excel

    Empresa

    Preferências
    Modelo de email Exporta como arquivo do Excel

    Modelo de email

    Preferências
    Despesa Exporta como arquivo do Excel

    Despesa'

    Preferências
    Página Externa Exporta como arquivo do Excel

    Página Externa

    Preferências
    Filtro Exporta como um arquivo ZIP

    Filtro

    Preferências
    Grupo Exporta como arquivo do Excel

    Grupo

    Preferências
    Agrupamento Exporta como um arquivo ZIP

    Agrupamento

    Preferências
    Hora Exporta como arquivo do Excel

    Hora

    Preferências
    Problema Exporta como arquivo do Excel

    Problema

    Preferências
    Função no trabalho Exporta como arquivo do Excel

    Função de trabalho

    Preferências
    Caminho de Etapas Exporta como arquivo do Excel

    Etapa

    Caminho de Etapas

    Preferências
    Nota Exporta como arquivo do Excel

    Nota

    Preferências
    Portfólio Exporta como arquivo do Excel

    Portfólio

    Preferências
    Projeto Exporta como arquivo do Excel

    Fila

    Projeto

    Regra de Encaminhamento

    Enfileirar tópico

    Preferências
    Estimativa de Recursos Exporta como arquivo do Excel

    Estimativa de Recursos

    Preferências
    Risco Exporta como arquivo do Excel

    Risco

    Preferências
    Tipo de Risco Exporta como arquivo do Excel

    Tipo de Risco

    Preferências
    Scorecard Exporta como arquivo do Excel

    Pergunta do Scorecard

    Opção de scorecard

    Scorecard

    Preferências
    Tarefa Exporta como arquivo do Excel

    Tarefa

    Preferências
    Modelo Exporta como arquivo do Excel

    Fila

    Modelo

    Regra de Encaminhamento

    Enfileirar tópico

    Preferências
    Atribuição de Modelo Exporta como arquivo do Excel

    Atribuição de Modelo

    Preferências
    Modelo de Tarefa Exporta como arquivo do Excel

    Modelo de Tarefa

    Preferências
    Planilha de horas Exporta como arquivo do Excel

    Perfil da Planilha de Horas

    Planilha de horas

    Preferências
    Exibir Exporta como arquivo ZIP

    Exibir

    Preferências

  4. Clique em Baixar.

  5. Continue com Preencha o modelo de planilha com seus dados para preencher a planilha de modelo em branco com suas informações.

Preencha o modelo de planilha com seus dados populate-the-spreadsheet-template-with-your-data

Visão geral das guias (folhas de dados) incluídas na planilha

TIP
Para entender melhor como você precisará formatar as informações em cada coluna ao preencher o modelo de Início, considere fazer uma prática executada exportando um Início com dados existentes do Workfront nos objetos que você está tentando importar. Para obter instruções, consulte Exportar dados do Adobe Workfront via Kick-Starts.

Quando você abre um modelo de Kick-Starts em branco, várias guias (folhas de dados) estão disponíveis. Eles dependem dos objetos selecionados para download. Cada um representa um objeto no aplicativo, como projeto, tarefas, horas, painel e usuários:

Quando você abre uma dessas guias, a linha 2 exibe os campos para cada objeto que pode ser definido durante uma importação. Em um cabeçalho de coluna, depois da palavra "set", o nome do campo é exibido como aparece no banco de dados. Esses campos atuam como cabeçalhos de coluna.

IMPORTANT
Para evitar erros, verifique o seguinte:
  • Não exclua a primeira linha vazia de uma planilha de início rápido.
  • Não exclua, modifique ou reorganize esses campos (cabeçalhos de coluna) de forma alguma. Por exemplo, não altere a ordem ou os nomes deles.
  • Adicione valores a cada campo exibido em negrito no cabeçalho da coluna. Eles representam campos obrigatórios.
No entanto, se um campo obrigatório contiver um valor padrão definido nas preferências do sistema, não será necessário preenchê-lo.
Por exemplo, na guia Projeto PROJ, os campos setCondition e setConditionType podem ficar vazios, mas as colunas setGroupID e setName não podem.
  • Determinados campos, incluindo setResourceRevenue e setEnteredByID, são gerados automaticamente pelo sistema. Se você inserir dados para esses campos na planilha, o processo de início os substituirá quando você fizer upload da planilha.

Importar um registro import-a-record

Cada linha da planilha corresponde a um objeto exclusivo.

  1. Adicionar informações na coluna isNew:

    • Se o objeto que você está importando for novo, digite TRUE para importar os dados na linha. Esse valor diferencia maiúsculas de minúsculas e sempre deve estar em letras maiúsculas

    • Se o objeto já estiver na Workfront, digite FALSE na coluna isNew para ignorar a linha. Esse valor diferencia maiúsculas de minúsculas e sempre deve estar em letras maiúsculas

      • Os registros que já existem no Workfront não são atualizados.
      • Se você baixou um modelo com dados do Workfront, os objetos existentes já estão marcados com FALSE.
      • Se você baixou um modelo em branco, não é necessário adicionar novas linhas para objetos existentes.

  2. Adicione informações na coluna ID de uma das seguintes maneiras:

    • Se o objeto que você está importando for novo (e você digitou TRUE na coluna isNew), digite qualquer número para a ID. Esse número deve ser exclusivo na planilha. Por exemplo, se você importar três objetos, poderá fornecer a eles a ID 1, 2, 3, respectivamente.

    • Se o objeto já existir no Workfront (e FALSE estiver na coluna isNew) e você estiver importando novas informações sobre objetos existentes, a ID deverá ser o GUID alfanumérico que existe no Workfront para esse objeto.

    note tip
    TIP
    Para descobrir o GUID exclusivo de um objeto no Workfront, você pode criar um relatório para esse objeto e adicionar a coluna ID ao relatório. O valor de cada objeto nessa coluna é o GUID do objeto.
    • Os registros que já existem no Workfront não são atualizados.
    • Se você baixou um modelo com dados, os objetos existentes já contêm o GUID como a ID.
    • Você pode importar um novo objeto com base em um objeto existente alterando FALSE para TRUE na coluna isNew, alterando a ID e fazendo os ajustes de dados necessários antes da importação.

    ID de exemplo para um Grupo

    • Ao importar um projeto, você deve indicar uma ID de grupo.

      • Se o grupo já existir no Workfront, você deverá adicionar sua ID exclusiva ao campo setGroupID para o projeto.
      • Se o grupo não existir no Workfront, você poderá adicionar a planilha Grupo ao arquivo de importação, definir o campo isNew como TRUE na planilha Grupo e indicar uma ID numérica para o novo grupo na coluna ID. O campo setGroupID do novo projeto deve corresponder à ID numérica do novo grupo.

      Exemplo: Para um projeto, o valor exibido na coluna setGroupID deve ser um dos seguintes:

      • O GUID para um Grupo existente na sua instância do Workfront
      • O valor (número) na coluna ID da planilha Grupo se você estiver criando um novo Grupo durante a importação

  3. Insira valores para os campos obrigatórios e quaisquer outros campos que você deseja preencher durante a importação.

  4. (Opcional) Para adicionar dados personalizados:

    • Crie uma nova coluna para cada campo personalizado que deseja incluir no processo de importação.

    • Nomeie cada nova coluna para seu campo personalizado correspondente da seguinte maneira: DE:[Nome do campo personalizado como ele aparece no Workfront]. Por exemplo, você pode criar o seguinte campo personalizado: "DE: Departamentos".

    • Na coluna setCategoryID, digite o GUID do formulário personalizado existente no qual este campo personalizado reside. Esse campo é necessário ao importar dados personalizados.

    • Se precisar adicionar vários valores de dados no campo personalizado (como botões de opção, caixas de seleção ou listas), use o delimitador de dados personalizado da barra vertical "|" listado na guia Preferências para separar os valores.

      Exemplo: Digite A|D na coluna DE:Departamentos para preencher os departamentos A e D no formulário personalizado.

Incluir datas include-dates

O Workfront pode processar a maioria dos formatos de data. No entanto, você deve garantir que a coluna de data na planilha seja formatada como uma data. A importação falhará se a coluna estiver formatada como geral, um número ou texto.

TIP
O formato mais popular é o formato MM/DD/AAAA.
Por exemplo: 10/07/2023.

A Workfront também aceita valores de tempo como parte da data.

Por exemplo: 10/07/2022 13h30 ou 10h/2022 13h.

Se você omitir uma hora na data, a Workfront executará um dos seguintes procedimentos:

  • O horário assume que é 12h. Para ver o resultado de data esperado, o fuso horário do sistema deve corresponder ao seu fuso horário.
  • Se estiver em um objeto associado a um agendamento, o horário diferirá para o horário mais antigo permitido pelo agendamento.
NOTE
Ao usar um carimbo de data e hora UNIX, você deve incluir três zeros adicionais no final do valor.
Por exemplo, se o carimbo de data e hora for 7336899000, você deve inserir 7336899000000 na célula.

Usar curingas use-wildcards

Você pode usar os seguintes curingas ao preencher sua planilha de modelo do Kickstart:

Curinga
Comportamento
$$TODAY

Quando usado em um campo setDate, este curinga define a data como meia-noite do dia em que você importa o Kick-Start.

Você pode modificar o curinga usando a sintaxe padrão permitida com o curinga em um filtro.

Exemplo: Se quiser que um projeto inicie na segunda-feira da semana em que é importado, independentemente do dia em que você realmente realizar a importação, você poderá usar $$TODAYbw. Isso define a data de início planejada do seu projeto como 12h de domingo. Como o cronograma do projeto provavelmente não permite o trabalho nesse momento, ele começará às 9:00 da manhã de segunda-feira.

$$NOW

Quando usado em um campo setDate, este curinga define a data de acordo com o momento em que você cria o registro durante a importação do Kick-Start.

Você pode modificar o curinga usando a sintaxe padrão permitida com o curinga em um filtro.

Exemplo: Se quiser que um projeto seja iniciado 3 horas após ser importado, você poderá usar $$NOW+3h.

$$USER.ID
Quando usado em um setAssignedToID ou outro campo baseado em userID, esse curinga atribui o trabalho ou associa o registro ao indivíduo que está executando a importação.
$$CUSTOMER

Este curinga foi adicionado especificamente para importações de usuário do Kickstart. Quando uma conta do Workfront é criada, um usuário com nível de acesso de Administrador do sistema é criado. O nome de usuário atribuído ao administrador padrão pode ser usado como um prefixo ao criar outros usuários na conta.

Como os nomes de usuários devem ser exclusivos em todos os clientes, isso é útil quando você tem vários indivíduos com nomes de usuários muito comuns, como John Smith, que podem ter um nome de usuário "jsmith". Ao anexar a atribuição do nome de usuário ao nome de usuário do administrador padrão, você garante que cada nome de usuário seja exclusivo (por exemplo: $$CUSTOMER.jsmith).

Dica: uma maneira mais elegante de garantir que os nomes de usuários sejam exclusivos em todo o sistema é inserir o endereço de email do indivíduo no campo setUsername.

Substituição de nome de atributo para IDs attribute-name-substitution-for-ids

Embora seja uma prática recomendada usar IDs sempre que possível, às vezes é inconveniente usar IDs de referência cruzada de uma planilha para outra ao definir um valor de setAttributeID. Você pode fazer referência a valores por nome simplesmente alterando o cabeçalho da coluna.

Exemplos:

  • Importação do projeto

    Ao importar projetos, defina a setGroupID dos projetos, acessando a planilha Grupo de Grupos, anotando as respectivas IDs de Grupos e colando-as nas células corretas (setGroupID coluna) na planilha Projeto PROJ.

    Isso é viável ao trabalhar com apenas alguns grupos e projetos, mas se você estiver trabalhando com vários de cada um, não é prático.

    Para fazer a Substituição de Nome de Atributo para o exemplo descrito acima, altere o cabeçalho da coluna setGroupID para #setGroupID GROUP name. Em seguida, você pode fazer referência a cada grupo do projeto por nome.

    note note
    NOTE
    A opção para usar a Substituição de Nome de Atributo está limitada a referências somente para registros existentes. Não é possível usar a substituição de nome para objetos que você está criando na mesma importação.

  • Importação de usuário

    Ao importar usuários, preencha o setRoleID de uma lista de funções na guia Função.

    Algumas IDs de função são para registros que já existem na conta, e outras estão sendo criadas durante a importação.

    Para os novos registros de usuário atribuídos às funções existentes, é possível usar a substituição de nome. Para os novos registros de usuário atribuídos às funções importadas recentemente, não é possível.

    Veja como usar ambos os métodos no mesmo arquivo de importação:

    • Adicione uma coluna na planilha à esquerda da coluna setRoleID.

    • Nomeie a nova coluna #setRoleID ROLE name.

    • Para atribuições de função a registros existentes, insira os nomes de função na coluna #setRoleID ROLE name.

      Para atribuições de funções a novos registros de funções, insira a ID que você atribuiu na planilha Função Função do setRoleID.

      ID de Função para usuários

Importar os dados da planilha para o Workfront

Depois de preencher o modelo do Excel com seus dados, você pode fazer upload dos dados no Workfront.

A importação do Kickstart suporta os seguintes tipos de arquivos:

  • Excel (.xls ou .xlsx)

  • Arquivo compactado (.ZIP) (que contém apenas arquivos .xlsx ou .xls)

    note note
    NOTE
    Você deve usar um arquivo .ZIP ao importar planilhas do Excel que fazem referência aos seguintes objetos:
    • Relatórios
    • Documentos
    • Avatares
    • Visualizar, filtrar ou agrupar arquivos de propriedade
    Ao usar um arquivo de importação compactado, o arquivo .ZIP deve ter o mesmo nome do arquivo .xlsx ou .xls e todos os arquivos devem estar no mesmo nível de estrutura (sem pastas).

Para importar os dados da planilha do modelo para o Workfront:

  1. Clique no ícone Menu Principal Menu Principal no canto superior direito do Adobe Workfront ou (se disponível) clique no ícone Menu Principal Menu Principal no canto superior esquerdo e clique no ícone Instalação Instalação .

  2. Clique em Sistema > Importar Dados (Kick-Starts).

  3. Na seção Carregar dados com planilha do Kickstart, clique em Escolher Arquivo, procure e selecione a planilha preenchida.

  4. Clique em Carregar.

    Se o arquivo do Excel levar mais de 5 minutos para ser carregado para o Workfront, o aplicativo expirará e o Workfront não poderá carregar o arquivo.

    Tente importar seus dados em lotes menores de objetos.

  5. (Condicional) Se estiver usando o Workfront Fusion, agora você pode ativar os FLOs ou cenários.

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