Importar dados para o Workfront usando um modelo do Kickstart
Kickstarts são pastas de trabalho do Excel especialmente formatadas que você pode preencher com dados que deseja importar para o Workfront. A Adobe Workfront fornece um modelo de Início que você pode usar para fazer isso, conforme explicado em Importador de dados de Início.
Esse processo é dividido em três tarefas principais:
- Primeiro, você exporta um modelo do Kickstart como um arquivo de planilha
- Em segundo lugar, você preenche a planilha com seus dados
- Por fim, importe a planilha preenchida para o Workfront
Cada um desses procedimentos é descrito na ordem correta neste artigo.
Requisitos de acesso
Você deve ter o seguinte acesso para executar as etapas deste artigo:
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
---|---|
plano do Adobe Workfront | Qualquer |
Licença do Adobe Workfront |
Novo: Padrão ou Atual: Plano |
Configurações de nível de acesso | Administrador do Sistema |
Para obter mais detalhes sobre as informações nesta tabela, consulte Requisitos de acesso na documentação do Workfront.
Limitação
Você pode importar um grande número de objetos para o Workfront usando um template do Kickstart. No entanto, considere as seguintes limitações:
- Importar dados dessa maneira não atualiza as informações nos registros que já existem no Workfront.
- Você pode importar somente novos registros e suas informações.
- Importe não mais do que 2.000 registros de cada vez para garantir que a importação não expire
Exportar um modelo do Kickstart como um arquivo de planilha
Ao exportar um modelo de Início, você recebe uma pasta de trabalho em branco da planilha do Excel. Depois que a planilha for baixada no computador, você poderá usá-la para preenchê-la com suas informações e importá-la de volta para o Workfront.
Para exportar um modelo do Kickstart:
-
Clique no ícone Menu Principal no canto superior direito do Adobe Workfront ou (se disponível) clique no ícone Menu Principal no canto superior esquerdo e clique no ícone Instalação .
-
Clique em Sistema > Importar Dados (Kick-Starts).
-
Selecione os tipos de informações que deseja incluir.
Cada opção selecionada representa uma coleção de várias guias na planilha exportada. Por exemplo, se você selecionar a opção Relatório, todos os objetos necessários para criar um relatório serão incluídos na planilha (exibições, filtros, agrupamentos, relatórios).
Você pode usar todos os tipos de objetos listados abaixo para importar dados para o Workfront. (A única exceção é a opção Níveis de Acesso. A data sheet Níveis de acesso em uma exportação é fornecida para fins de referência; ela permite que você atribua um nível de acesso a uma nova conta de usuário por ID.)
O modelo para cada tipo de objeto pode ser exportado nos formatos de arquivo a seguir e contém as seguintes planilhas:
table 0-row-3 1-row-3 2-row-3 3-row-3 4-row-3 5-row-3 6-row-3 7-row-3 8-row-3 9-row-3 10-row-3 11-row-3 12-row-3 13-row-3 14-row-3 15-row-3 16-row-3 17-row-3 18-row-3 19-row-3 20-row-3 21-row-3 22-row-3 23-row-3 24-row-3 25-row-3 26-row-3 27-row-3 28-row-3 29-row-3 30-row-3 31-row-3 32-row-3 33-row-3 34-row-3 layout-auto Objeto Exporta como Planilha exportada Painel
Todos os painéis no sistema estão disponíveis para exportação. Você pode selecionar até 100 painéis específicos em uma única exportação.
Exporta como arquivo ZIP Parâmetro
Texto descritivo
Opção de parâmetro
Grupo de Parâmetros
Parâmetro da Categoria
Categoria
Relatório
Seção de Guias do Portal
Painel
Preferências
Relatório
Todos os relatórios do sistema estão disponíveis para exportação. É possível selecionar até 100 relatórios específicos em uma única exportação.
O Kick-Starts não é compatível com filtros ou agrupamentos do modo de texto. Para uma exportação bem-sucedida, os filtros e agrupamentos de relatórios devem ser alternados para o Modo Padrão.
Exporta como arquivo ZIP Parâmetro
Texto descritivo
Opção de parâmetro
Grupo de Parâmetros
Parâmetro da Categoria
Categoria
Relatório
Preferências
Aprovação Exporta como arquivo do Excel Aprovador de estágio
Estágio de aprovação
Aprovação
Processo de aprovação
Preferências
Dados personalizados Exporta como arquivo do Excel Parâmetro
Texto descritivo
Opção de parâmetro
Grupo de Parâmetros
Parâmetro da Categoria
Categoria
Preferências
Tipo de Despesa Exporta como arquivo do Excel Tipo de Despesa
Preferências
Tipo de hora Exporta como arquivo do Excel Tipo de hora
Preferências
Equipe Exporta como arquivo do Excel Integrante da Equipe
Equipe
Preferências
Usuário Exporta como arquivo do Excel. Para ver a lista completa de opções, clique em Mais Opções. Usuário
Preferências
Nível de acesso Exporta como arquivo do Excel Nível de acesso
Preferências
Atribuição Exporta como arquivo do Excel Atribuição
Preferências
Empresa Exporta como arquivo do Excel Empresa
Preferências
Modelo de email Exporta como arquivo do Excel Modelo de email
Preferências
Despesa Exporta como arquivo do Excel Despesa'
Preferências
Página Externa Exporta como arquivo do Excel Página Externa
Preferências
Filtro Exporta como um arquivo ZIP Filtro
Preferências
Grupo Exporta como arquivo do Excel Grupo
Preferências
Agrupamento Exporta como um arquivo ZIP Agrupamento
Preferências
Hora Exporta como arquivo do Excel Hora
Preferências
Problema Exporta como arquivo do Excel Problema
Preferências
Função no trabalho Exporta como arquivo do Excel Função de trabalho
Preferências
Caminho de Etapas Exporta como arquivo do Excel Marco
Caminho de Etapas
Preferências
Nota Exporta como arquivo do Excel Nota
Preferências
Portfólio Exporta como arquivo do Excel Portfólio
Preferências
Projeto Exporta como arquivo do Excel Fila
Projeto
Regra de Encaminhamento
Tópico da fila
Preferências
Estimativa de Recursos Exporta como arquivo do Excel Estimativa de Recursos
Preferências
Risco Exporta como arquivo do Excel Risco
Preferências
Tipo de Risco Exporta como arquivo do Excel Tipo de Risco
Preferências
Scorecard Exporta como arquivo do Excel Pergunta do Scorecard
Opção de scorecard
Scorecard
Preferências
Tarefa Exporta como arquivo do Excel Tarefa
Preferências
Modelo Exporta como arquivo do Excel Fila
Modelo
Regra de Encaminhamento
Tópico da fila
Preferências
Atribuição de Modelo Exporta como arquivo do Excel Atribuição de Modelo
Preferências
Modelo de Tarefa Exporta como arquivo do Excel Modelo de Tarefa
Preferências
Planilha de horas Exporta como arquivo do Excel Perfil da Planilha de Horas
Planilha de horas
Preferências
Exibir Exporta como arquivo ZIP Exibir
Preferências
-
Clique em Baixar.
-
Continue com Preencha o modelo de planilha com seus dados para preencher a planilha de modelo em branco com suas informações.
Preencha o modelo de planilha com seus dados populate-the-spreadsheet-template-with-your-data
Visão geral das guias (folhas de dados) incluídas na planilha
Quando você abre um modelo de Kick-Starts em branco, várias guias (folhas de dados) estão disponíveis. Eles dependem dos objetos selecionados para download. Cada um representa um objeto no aplicativo, como projeto, tarefas, horas, painel e usuários:
Quando você abre uma dessas guias, a linha 2 exibe os campos para cada objeto que pode ser definido durante uma importação. Em um cabeçalho de coluna, depois da palavra "set", o nome do campo é exibido como aparece no banco de dados. Esses campos atuam como cabeçalhos de coluna.
- Não exclua a primeira linha vazia de uma planilha de início rápido.
- Não exclua, modifique ou reorganize esses campos (cabeçalhos de coluna) de forma alguma. Por exemplo, não altere a ordem ou os nomes deles.
- Adicione valores a cada campo exibido em negrito no cabeçalho da coluna. Eles representam campos obrigatórios.
- Determinados campos, incluindo setResourceRevenue e setEnteredByID, são gerados automaticamente pelo sistema. Se você inserir dados para esses campos na planilha, o processo de início os substituirá quando você fizer upload da planilha.
Importar um registro import-a-record
Cada linha da planilha corresponde a um objeto exclusivo.
-
Adicionar informações na coluna isNew:
-
Se o objeto que você está importando for novo, digite TRUE para importar os dados na linha. Esse valor diferencia maiúsculas de minúsculas e sempre deve estar em letras maiúsculas
-
Se o objeto já estiver na Workfront, digite FALSE na coluna isNew para ignorar a linha. Esse valor diferencia maiúsculas de minúsculas e sempre deve estar em letras maiúsculas
- Os registros que já existem no Workfront não são atualizados.
- Se você baixou um modelo com dados do Workfront, os objetos existentes já estão marcados com FALSE.
- Se você baixou um modelo em branco, não é necessário adicionar novas linhas para objetos existentes.
-
-
Adicione informações na coluna ID de uma das seguintes maneiras:
-
Se o objeto que você está importando for novo (e você digitou TRUE na coluna isNew), digite qualquer número para a ID. Esse número deve ser exclusivo na planilha. Por exemplo, se você importar três objetos, poderá fornecer a eles a ID 1, 2, 3, respectivamente.
-
Se o objeto já existir no Workfront (e FALSE estiver na coluna isNew) e você estiver importando novas informações sobre objetos existentes, a ID deverá ser o GUID alfanumérico que existe no Workfront para esse objeto.
note tip TIP Para descobrir o GUID exclusivo de um objeto no Workfront, você pode criar um relatório para esse objeto e adicionar a coluna ID ao relatório. O valor de cada objeto nessa coluna é o GUID do objeto. - Os registros que já existem no Workfront não são atualizados.
- Se você baixou um modelo com dados, os objetos existentes já contêm o GUID como a ID.
- Você pode importar um novo objeto com base em um objeto existente alterando FALSE para TRUE na coluna isNew, alterando a ID e fazendo os ajustes de dados necessários antes da importação.
-
Ao importar um projeto, você deve indicar uma ID de grupo.
- Se o grupo já existir no Workfront, você deverá adicionar sua ID exclusiva ao campo setGroupID para o projeto.
- Se o grupo não existir no Workfront, você poderá adicionar a planilha Grupo ao arquivo de importação, definir o campo isNew como TRUE na planilha Grupo e indicar uma ID numérica para o novo grupo na coluna ID. O campo setGroupID do novo projeto deve corresponder à ID numérica do novo grupo.
Exemplo: Para um projeto, o valor exibido na coluna setGroupID deve ser um dos seguintes:
- O GUID para um Grupo existente na sua instância do Workfront
- O valor (número) na coluna ID da planilha Grupo se você estiver criando um novo Grupo durante a importação
-
-
Insira valores para os campos obrigatórios e quaisquer outros campos que você deseja preencher durante a importação.
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(Opcional) Para adicionar dados personalizados:
-
Crie uma nova coluna para cada campo personalizado que deseja incluir no processo de importação.
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Nomeie cada nova coluna para seu campo personalizado correspondente da seguinte maneira: DE:[Nome do campo personalizado como ele aparece no Workfront]. Por exemplo, você pode criar o seguinte campo personalizado: "DE: Departamentos".
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Na coluna setCategoryID, digite o GUID do formulário personalizado existente no qual este campo personalizado reside. Esse campo é necessário ao importar dados personalizados.
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Se precisar adicionar vários valores de dados no campo personalizado (como botões de opção, caixas de seleção ou listas), use o delimitador de dados personalizado da barra vertical "|" listado na guia Preferências para separar os valores.
Exemplo: Digite A|D na coluna DE:Departamentos para preencher os departamentos A e D no formulário personalizado.
-
Incluir datas include-dates
O Workfront pode processar a maioria dos formatos de data. No entanto, você deve garantir que a coluna de data na planilha seja formatada como uma data. A importação falhará se a coluna estiver formatada como geral, um número ou texto.
A Workfront também aceita valores de tempo como parte da data.
Por exemplo: 10/07/2022 13h30 ou 10h/2022 13h.
Se você omitir uma hora na data, a Workfront executará um dos seguintes procedimentos:
- O horário assume que é 12h. Para ver o resultado de data esperado, o fuso horário do sistema deve corresponder ao seu fuso horário.
- Se estiver em um objeto associado a um agendamento, o horário diferirá para o horário mais antigo permitido pelo agendamento.
Usar curingas use-wildcards
Você pode usar os seguintes curingas ao preencher sua planilha de modelo do Kickstart:
Quando usado em um campo setDate, este curinga define a data como meia-noite do dia em que você importa o Kick-Start.
Você pode modificar o curinga usando a sintaxe padrão permitida com o curinga em um filtro.
Exemplo: Se quiser que um projeto inicie na segunda-feira da semana em que é importado, independentemente do dia em que você realmente realizar a importação, você poderá usar $$TODAYbw. Isso define a data de início planejada do seu projeto como 12h de domingo. Como o cronograma do projeto provavelmente não permite o trabalho nesse momento, ele começará às 9:00 da manhã de segunda-feira.
Quando usado em um campo setDate, este curinga define a data de acordo com o momento em que você cria o registro durante a importação do Kick-Start.
Você pode modificar o curinga usando a sintaxe padrão permitida com o curinga em um filtro.
Exemplo: Se quiser que um projeto seja iniciado 3 horas após ser importado, você poderá usar $$NOW+3h.
Este curinga foi adicionado especificamente para importações de usuário do Kickstart. Quando uma conta do Workfront é criada, um usuário com nível de acesso de Administrador do sistema é criado. O nome de usuário atribuído ao administrador padrão pode ser usado como um prefixo ao criar outros usuários na conta.
Como os nomes de usuários devem ser exclusivos em todos os clientes, isso é útil quando você tem vários indivíduos com nomes de usuários muito comuns, como John Smith, que podem ter um nome de usuário "jsmith". Ao anexar a atribuição do nome de usuário ao nome de usuário do administrador padrão, você garante que cada nome de usuário seja exclusivo (por exemplo: $$CUSTOMER.jsmith).
Dica: uma maneira mais elegante de garantir que os nomes de usuários sejam exclusivos em todo o sistema é inserir o endereço de email do indivíduo no campo setUsername.
Substituição de nome de atributo para IDs attribute-name-substitution-for-ids
Embora seja uma prática recomendada usar IDs sempre que possível, às vezes é inconveniente usar IDs de referência cruzada de uma planilha para outra ao definir um valor de setAttributeID. Você pode fazer referência a valores por nome simplesmente alterando o cabeçalho da coluna.
Exemplos:
-
Importação do projeto
Ao importar projetos, defina a setGroupID dos projetos, acessando a planilha Grupo de Grupos, anotando as respectivas IDs de Grupos e colando-as nas células corretas (setGroupID coluna) na planilha Projeto PROJ.
Isso é viável ao trabalhar com apenas alguns grupos e projetos, mas se você estiver trabalhando com vários de cada um, não é prático.
Para fazer a Substituição de Nome de Atributo para o exemplo descrito acima, altere o cabeçalho da coluna setGroupID para #setGroupID GROUP name. Em seguida, você pode fazer referência a cada grupo do projeto por nome.
note note NOTE A opção para usar a Substituição de Nome de Atributo está limitada a referências somente para registros existentes. Não é possível usar a substituição de nome para objetos que você está criando na mesma importação. -
Importação de usuário
Ao importar usuários, preencha o setRoleID de uma lista de funções na guia Função.
Algumas IDs de função são para registros que já existem na conta, e outras estão sendo criadas durante a importação.
Para os novos registros de usuário atribuídos às funções existentes, é possível usar a substituição de nome. Para os novos registros de usuário atribuídos às funções importadas recentemente, não é possível.
Veja como usar ambos os métodos no mesmo arquivo de importação:
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Adicione uma coluna na planilha à esquerda da coluna setRoleID.
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Nomeie a nova coluna #setRoleID ROLE name.
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Para atribuições de função a registros existentes, insira os nomes de função na coluna #setRoleID ROLE name.
Para atribuições de funções a novos registros de funções, insira a ID que você atribuiu na planilha Função Função do setRoleID.
-
Importar os dados da planilha para o Workfront
Depois de preencher o modelo do Excel com seus dados, você pode fazer upload dos dados no Workfront.
A importação do Kickstart suporta os seguintes tipos de arquivos:
-
Excel (.xls ou .xlsx)
-
Arquivo compactado (.ZIP) (que contém apenas arquivos .xlsx ou .xls)
note note NOTE Você deve usar um arquivo .ZIP ao importar planilhas do Excel que fazem referência aos seguintes objetos: - Relatórios
- Documentos
- Avatares
- Visualizar, filtrar ou agrupar arquivos de propriedade
Ao usar um arquivo de importação compactado, o arquivo .ZIP deve ter o mesmo nome do arquivo .xlsx ou .xls e todos os arquivos devem estar no mesmo nível de estrutura (sem pastas).
Para importar os dados da planilha do modelo para o Workfront:
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Clique no ícone Menu Principal no canto superior direito do Adobe Workfront ou (se disponível) clique no ícone Menu Principal no canto superior esquerdo e clique no ícone Instalação .
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Clique em Sistema > Importar Dados (Kick-Starts).
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Na seção Carregar dados com planilha do Kickstart, clique em Escolher Arquivo, procure e selecione a planilha preenchida.
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Clique em Carregar.
Se o arquivo do Excel levar mais de 5 minutos para ser carregado para o Workfront, o aplicativo expirará e o Workfront não poderá carregar o arquivo.
Tente importar seus dados em lotes menores de objetos.
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(Condicional) Se estiver usando o Workfront Fusion, agora você pode ativar os FLOs ou cenários.